Auditoría Diagnóstico Gabriela Flores Aguilar 21102024

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Licenciatura en Archivonomía Nombre de la materia: Diagnóstico y Auditoría Archivística Profesora: Mtra. en GDyAA. Evelin Adriana Zea Elizalde FLORES AGUILAR GABRIELA Grupo 5EX01 Boleta 20230D0023 Auditoría 21 de octubre de 2024.

Auditoría Documental

Índice

Introducción 2.1 Fundamentos de la Auditoría 2.2 Auditoría documental2.2.1 Objetivos e indicadores de la Gestión en la Auditoría Metodología para la Auditoría Archivística 2.3 Nivel estructural2.3.1 Nivel Documental2.3.2 Nivel Normativo2.3.3 Guía para la Auditoría Archivística2.4 Entrevista en Sitio 2.4.1 Inspección Fsica 2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2.4.3 Normatividad Archivística Conclusiones Bibliografía

ÍNDICE

Introducción

INTRODUCCIÓN

Con la Una auditoría archivística es una actividad que se realiza para medir los resultados de los procesos de gestión documental. Es una herramienta que ayuda a controlar y administrar los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para una correcta gestión archivística.

2.1 Fundamentos de la Auditoría

2.1 FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

Los fundamentos de la auditoría documental son el análisis de los documentos de un proceso y la evaluación objetiva de las evidencias obtenidas. El objetivo es determinar si se cumplen los criterios de la auditoría.

2.1 FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

Aspectos teóricos: Principio de procedencia: Los documentos deben conservarse respetando su origen y la estructura orgánica de la institución que los generó. Ciclo de vida del documento: Los documentos atraviesan distintas etapas (creación, uso, disposición) y su gestión debe ajustarse a estas fases.

Aspectos legales:El Artículo 60. de la Ley General de Archivos menciona lo siguiente:

2.1 FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

"Artículo. 60 Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en que se encuentre, observando al menos lo siguiente: I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de los servicios, y II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría."

Conclusión:Los fundamentos de la auditoría archivística proporcionan una base sólida para garantizar una gestión documental eficiente, responsable y conforme a las normativas vigentes. Estos fundamentos, que abarcan desde el cumplimiento de las leyes y principios archivísticos hasta la preservación del patrimonio documental, tienen un impacto directo en la transparencia y la rendición de cuentas de las organizaciones.

2.1 FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

2.2 Auditoría Documental

2.2 AUDITORÍA documental

Definición: Proceso sistemático que se enfoca en la revisión y evaluación de la gestión de documentos dentro de una organización. Este tipo de auditoría es fundamental para asegurar que los documentos se manejen de manera adecuada, cumpliendo con las normativas y estándares establecidos.

2.2 AUDITORÍA documental

Conclusión: La auditoría archivística asegura que los archivos se gestionen de manera adecuada, preservando su integridad y accesibilidad tanto en formatos físicos como digitales. Además, fomenta una cultura de mejora continua, identificando áreas de oportunidad para optimizar los procesos archivísticos y adaptarlos a los avances tecnológicos, sin comprometer la seguridad ni la conservación a largo plazo de la información.

2.2.1 Objetivos e Indicadores de la Gestión en Auditoría

• Verificar el Cumplimiento Normativo: Las instituciones cumplan con las leyes y regulaciones en materia de archivos, incluyendo la correcta gestión, conservación y acceso a la documentación.
• Evaluar la Eficiencia de los Procesos Archivísticos: Los procesos de administración de archivos para identificar áreas de mejora y optimizar la gestión documental.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Objetivos:

• Asegurar la Conservación de Documentos: Los documentos sean conservados adecuadamente, cumpliendo con los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.
• Facilitar el Acceso a la Información: La transparencia y el acceso a la información pública, asegurando que los documentos sean fácilmente localizables y consultables por los usuarios autorizados.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Objetivos:

• Fomentar la Cultura de Gestión Documental: Adecuada gestión documental dentro de la institución, sensibilizando a los servidores públicos sobre su responsabilidad en la conservación y manejo de archivos.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Objetivos:

• Porcentaje de Cumplimiento Normativo: Medir el grado en que la institución cumple con las disposiciones legales y normativas en materia de archivos.
• Tiempo Promedio de Localización de Documentos: Evaluar la eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos en el archivo.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Indicadores:

• Número de Documentos Transferidos al Archivo de Concentración: Indicar la efectividad en la gestión de documentos que han cumplido su ciclo de vida en el archivo de trámite.
• Porcentaje de Documentación Digitalizada: Medir el avance en la digitalización de documentos, lo que puede facilitar el acceso y la conservación.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Indicadores:

• Frecuencia de Actualización de Instrumentos de Control: Evaluar la regularidad con la que se actualizan los catálogos, inventarios y otros instrumentos de control archivístico.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Indicadores:

La auditoría no solo contribuye al buen funcionamiento interno de las organizaciones, sino que también juega un papel fundamental en la preservación de la memoria histórica, en la protección de los derechos de los ciudadanos y en la consolidación de una gestión responsable de la información como parte integral de una gobernanza moderna y eficaz.

2.2.1 OBJETIVOS E INDICADORES DE LA GESTIÓN EN AUDITORÍA

Conclusión:

Metodología para la Auditoría Archivística

Proceso estructurado que permite evaluar la gestión documental de las entidades públicas, asegurando el cumplimiento de la normatividad vigente y la correcta administración de los archivos.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Capacitación y Sensibilización

Seguimiento y Evaluación

Elaboración del Informe de Auditoría

Análisis de Resultados

Evaluación de Procesos y Prácticas

Normativa y Documentación

Planificación de la Auditoría

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Planificación de la Auditoría:

• Definir el alcance y los objetivos de la auditoría archivística, las áreas específicas a evaluar, a organización, conservación, disponibilidad y acceso a los documentos.
• Establecer un cronograma de actividades y determinar responsables de actividades.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Normativa y Documentación:

• Analizar la legislación y normatividad aplicable.
• Recopilar y revisar documentos relevantes que regulan la actuación como políticas y manuales de procedimientos.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Evaluación de Procesos y Prácticas:

• Realizar entrevistas y encuestas al personal encargado de la gestión documental para entender los procesos actuales y las prácticas archivísticas implementadas.
• Observar directamente la organización y el estado de los archivos, verificando aspectos como la integridad, conservación y accesibilidad de los documentos

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Análisis de Resultados:

• Comparar los hallazgos con los criterios establecidos en la normativa y los objetivos del PADA.
• Identificar áreas de mejora y buenas prácticas en la gestión archivística.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Elaboración del Informe de Auditoría:

• Redactar un informe que incluya los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión documental. Este informe debe ser claro y objetivo, evitando juicios de valor .
• Presentar el informe a la dirección de la entidad y, si es necesario, a otros organismos de supervisión.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Seguimiento y Evaluación:

• Establecer un plan de acción para implementar las recomendaciones del informe de auditoría.
• Realizar un seguimiento periódico para evaluar el progreso en la implementación de las mejoras sugeridas y ajustar las estrategias según sea necesario.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Capacitación y Sensibilización:

• Proporcionar capacitación al personal sobre las mejores prácticas en gestión documental y la importancia de la auditoría archivística para fomentar una cultura de cumplimiento y mejora continua.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Conclusión:

• La metodología de la auditoría archivística proporciona un enfoque estructurado y sistemático para evaluar la gestión documental dentro de una organización. Al aplicar procedimientos claros de análisis y control, esta metodología permite verificar el cumplimiento de normativas, identificar ineficiencias y proponer mejoras en los procesos archivísticos.
• El uso de técnicas como la revisión de políticas, entrevistas, análisis de registros y observación directa asegura que la auditoría cubra todos los aspectos clave de la gestión de los archivos, desde la organización y preservación hasta el acceso y la seguridad de la información. Además, la auditoría archivística fomenta una mejora continua, garantizando que los archivos no solo cumplan con los requisitos legales, sino que también sirvan como herramientas estratégicas para una gestión eficaz y transparente de la información, preservando su valor institucional y patrimonial.

METODLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

2.3 Nivel Estructural

Verifica que el sistema institucional de archivos esté formalmente establecido y cuente con los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para su funcionamiento adecuado. Esto implica regular los procesos técnicos de operación de los diferentes tipos de archivo y asegurar condiciones físicas adecuadas para la conservación de los documentos.

2.3 nIVEL eSTRUCTURAL

Conclusión: El nivel estructural del PADA es esencial para la planificación y ejecución exitosa de acciones orientadas a mejorar la gestión documental dentro de una organización. Este nivel proporciona un marco organizativo que define claramente las prioridades, recursos, cronogramas y responsabilidades necesarias para alcanzar los objetivos archivísticos propuestos durante el año. Al establecer una estructura sólida, el PADA garantiza que las actividades de desarrollo archivístico se ejecuten de manera coordinada, eficiente y alineada con las normativas y estándares internacionales. Además, permite un monitoreo continuo del progreso, facilitando la identificación de áreas de mejora y promoviendo la implementación de estrategias para la conservación, organización y accesibilidad de los archivos.

2.3 nIVEL eSTRUCTURAL

2.3.1 Nivel Documental

Comprueba la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, lo que facilita la organización, administración, conservación y localización de los archivos. Esto es esencial para garantizar que los documentos sean accesibles y estén bien gestionados.

2.3.1 nIVEL documental

Conclusión: El nivel documental del PADA es vital para garantizar la correcta gestión, organización y preservación de los documentos dentro de una entidad. Este nivel se enfoca en aplicar procedimientos específicos para cada tipo de documento, asegurando que los archivos se administren de acuerdo con su valor, uso y ciclo de vida, tanto en formatos físicos como digitales. El nivel documental facilita la implementación de políticas adecuadas para la clasificación, descripción, conservación y disposición final de los documentos, lo que asegura su accesibilidad y su preservación a largo plazo. Además, permite optimizar los procesos de recuperación de la información, garantizando que los documentos mantengan su autenticidad, integridad y valor legal o histórico.

2.3.1 nIVEL documental

2.3.2 Nivel Normativo

Revisa el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas que regulan la producción, uso y control de la documentación oficial. Esto incluye aspectos relacionados con la transparencia, el acceso a la información, la clasificación de la información y la protección de datos personales.

2.3.2 nIVEL normativo

Conclusión: El nivel normativo del PADA es crucial para asegurar que todas las acciones y decisiones relacionadas con la gestión documental se realicen conforme a las normativas vigentes y los estándares archivísticos internacionales. Este nivel proporciona el marco legal y técnico que guía el desarrollo de políticas, procedimientos y prácticas archivísticas dentro de la organización. El nivel normativo garantiza que el PADA no solo cumpla con los requisitos legales, sino que también establezca principios claros para la preservación, organización y acceso a los archivos. Además, fomenta la transparencia y rendición de cuentas, asegurando que las actividades archivísticas estén alineadas con las mejores prácticas y contribuyan a la protección del patrimonio documental.

2.3.2 nIVEL normativo

2.3.3 Guía para la Auditoría Archivística

El Archivo General de la Nación emitió la Guía para la Auditoría Archivística con la finalidad de establecer lineamientos y procedimientos para llevar a cabo auditorías en el ámbito de la gestión de archivos.

2.3.3 guía para la auditoría archivística

https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/146403/Guia_para_la_auditoria_archivistica.pdf

2.3.3 guía para la auditoría archivística

Objetivos: Verificar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos, asegurando que se realicen las acciones necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, incluyendo garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y conservación de los archivos en las dependencias y entidades de la administración pública.

2.3.3 guía para la auditoría archivística

Conclusión: En conclusión, la Guía de Auditoría Archivística es una herramienta esencial para garantizar una gestión documental eficiente y conforme a las normativas vigentes. Proporciona un marco detallado para evaluar y mejorar los sistemas archivísticos, abarcando aspectos clave como la organización, conservación, acceso y protección de los archivos. La guía facilita la identificación de deficiencias y áreas de mejora, promoviendo la transparencia, rendición de cuentas y preservación del patrimonio documental. Además, asegura que las organizaciones implementen buenas prácticas archivísticas, tanto en el manejo de archivos físicos como digitales, fomentando una cultura de mejora continua.

2.3.3 guía para la auditoría archivística

2.4 Entrevista en Sitio

Definición: La "entrevista en sitio" es un componente clave en la metodología de la auditoría archivística, según se detalla en la "Guía para la auditoría archivística". Este proceso implica la interacción directa con el personal responsable de la gestión de archivos y tiene varios propósitos y características importantes.

2.4 entrevista en sitio

Propósitos:

• Recopilación de Información: Permite obtener información detallada sobre los procesos y prácticas de gestión documental que se llevan a cabo en la institución. Esto incluye la forma en que se manejan los documentos, se registran y se conservan .

• Evaluación de Prácticas: A través de la entrevista, se puede evaluar la efectividad de las prácticas archivísticas implementadas, así como identificar áreas de mejora y posibles incumplimientos normativos .

2.4 entrevista en sitio

Propósitos:

• Sensibilización del Personal: La entrevista también sirve para sensibilizar al personal sobre la importancia de la gestión documental y su papel en el cumplimiento de las normativas y estándares establecidos.

• Clarificación de Dudas: Permite aclarar dudas y obtener explicaciones sobre procedimientos específicos que pueden no estar documentados o ser evidentes en los registros.

2.4 entrevista en sitio

Características:

• Cuestionario de Diagnóstico: Se utiliza un cuestionario estructurado que aborda diferentes aspectos de la gestión documental, permitiendo una evaluación sistemática de los procesos archivísticos.
• Interacción Directa: La entrevista se realiza cara a cara con el coordinador de archivos y otros responsables, lo que facilita una comunicación más efectiva y la posibilidad de profundizar en temas específicos.

2.4 entrevista en sitio

Características:

• Observación Directa: Además de las preguntas, el auditor puede observar directamente las condiciones de los archivos, la organización de los documentos y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
• Registro de Hallazgos: Durante la entrevista, se registran los hallazgos y situaciones encontradas, lo que contribuye a la elaboración de un informe final sobre la auditoría.

2.4 entrevista en sitio

2.4.1 Inspección Física

Definición: Evaluación directa de las instalaciones y condiciones en las que se almacenan y gestionan los documentos.

2.4.1 INSPECCIÓN FÍSICA

Propósitos:

• Evaluación de Condiciones de Almacenamiento: Verificar condiciones físicas de los archivos, la temperatura, humedad, iluminación y seguridad, que son cruciales para la conservación de los documentos.
• Verificación de la Organización de Archivos: Evalúar la organización de los documentos en los archivos, asegurando que se sigan los procedimientos establecidos para su clasificación y almacenamiento.

2.4.1 INSPECCIÓN FÍSICA

Propósitos:

• Identificación de Riesgos: Identificar posibles riesgos que puedan afectar la integridad de los documentos, como la presencia de plagas, daños estructurales o falta de medidas de seguridad.
• Comprobación de Cumplimiento Normativo: Verificar que las prácticas de gestión documental cumplan con las normativas y estándares establecidos, lo que incluye la correcta disposición de documentos y el cumplimiento de los plazos de conservación.

2.4.1 INSPECCIÓN FÍSICA

Características:

• Visitas a las Instalaciones: Visitar a las áreas donde se almacenan los archivos, como archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos.

• Observación Directa: Observar directamente las condiciones de los documentos y del entorno de almacenamiento, lo que permite una evaluación más precisa que la que se podría obtener solo a través de documentos o entrevistas.

2.4.1 INSPECCIÓN FÍSICA

Características:

• Registro de Hallazgos: Documentar los hallazgos observados durante la inspección, lo que incluye tanto aspectos positivos como áreas que requieren atención o mejora.

• Interacción con el Personal: Integrar al personal encargado de la gestión de archivos, para obtener información adicional sobre los procedimientos y prácticas en uso.

2.4.1 INSPECCIÓN FÍSICA

2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Auditables:

• Aprobación y Publicación:
• Verificar que el PADA cuente con la aprobación de la persona titular de la entidad pública.
• Confirmar que el PADA esté publicado en el portal electrónico de la entidad dentro de los primeros 30 días del año fiscal correspondiente.

2.4.2 pada

Auditables:

• Cumplimiento de Normativo: Asegurar que el PADA contemple acciones en función de las obligaciones señaladas en la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios, así como las prioridades identificadas en el diagnóstico efectuado.

2.4.2 pada

Auditables:

• Estructura:
• Evaluar que la estructura del PADA incluya procesos, proyectos, actividades, acciones y asignación de recursos para fortalecer las capacidades del Sistema Institucional de Archivos (SIA).
• Comprobar que el PADA contemple objetivos, políticas y acciones sustentadas en la misión y visión de la entidad pública, así como en los recursos disponibles y las medidas de austeridad.

2.4.2 pada

Aspectos a Auditar:

• Capacitación:
• Verificar que el PADA incluya acciones de capacitación en materia archivística a desarrollar durante el año.
• Comprobar la existencia de un Programa Anual de Capacitación Archivística y la documentación que evidencie los eventos de capacitación realizados

2.4.2 pada

Aspectos a Auditar:

• Evaluación de Actividades:
• Revisar la efectividad de las actividades realizadas en relación con los objetivos planteados en el PADA.
• Evaluar si se han implementado mecanismos de seguimiento y evaluación para medir el impacto de las acciones llevadas a cabo.

2.4.2 pada

2.4.3 Normatividad Archivística

• Ley General de Archivos.
• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
• Lineamientos para la organización y conservación de archivos.
• Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

2.4.3 normatividad archivística

Conclusiones

La auditoría archivística es un proceso de evaluación y control diseñado para asegurar una gestión adecuada de los archivos en instituciones públicas y privadas. A través de este proceso, se verifica el cumplimiento de las normativas legales y técnicas vinculadas a la gestión documental, garantizando que los archivos se organicen, conserven y sean accesibles de manera eficiente. También permite identificar oportunidades de mejora en los procesos archivísticos, promoviendo la transparencia, la rendición de cuentas y la preservación del patrimonio documental, tanto en formatos físicos como digitales. En este sentido, la auditoría archivística es clave para optimizar la gestión de la información y fortalecer la responsabilidad institucional.

CONCLUSIONES

Bibliografía

• Archivo General del Estado de México. (2024). La importancia de la auditoría archivística. En linea: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/importancia_de_auditoria_archivistica.pdf Recuperado el 21 de octubre de 2024.
• Guía para la auditoría archivística (2015) México, Archivo General de la Nación / Secretaría de Gobernación.
• Ley General de Archivos.

BIBLIOGRAFÍA