SPE 5 BLOC Améliorer et conduire changements

Mise en place d’une action collective d’amélioration, à partir d’un axe d’optimisation de l’unité

Que faut-il faire et produire ?

Comment le tuteur apprécie la situation ?

Quelles compétences opérationnelles cette situation mobilise ?

Quelles compétences managériales visées?

Posture du manager

SITUATION PROFESSIONNELLE A EXPERIMENTER 5 (SPE)

SPE : qu'est-ce que c'est ?

Fiche synthèse à télécharger

BLOC amelioration continue et conduite des changements

La finalité est de mettre en place une démarche d'amélioration continue au sein de l'équipe en stimulant l’innovation collaborative et en utilisant des outils appropriés. Cette démarche vise à augmenter la performance de l'équipe et à progresser vers les objectifs du service.

La commande de cette SPE

Etape 1 - Etat des lieux et élaboration d'une démarche d'amélioration A partir d’une étude des données collectées et en utilisant les indicateurs pertinents, vous élaborez une analyse de performance. Vous identifiez les domaines nécessitant des améliorations. Afin d'engager l’équipe sur le chemin de l’amélioration continue et d'atteindre les objectifs, vous prenez appui sur la démarche projet et les outils associés. Vous formalisez votre démarche en reprenant méthodologiquement les objectifs, les actions à mettre en œuvre, leur durée, les ressources et moyens, ainsi qu’un planning. Vous échangez et faites valider ce plan d'actions auprès de votre hiérarchie.

Etape 2 - Mise en place d'une action collective d'améliorationA partir de démarche d'amélioration, vous utilisez les outils et méthodes adaptés afin de résoudre les problèmes ou difficultés rencontrées avec l'équipe (analyse des causes, outils de résolution de problème)Vous encouragez la participation des collaborateurs dans la recherche de solutions nouvelles, en favorisant un environnement propice à l'innovation. Vous facilitez les retours d'expérience et l'apprentissage à partir des erreurs pour stimuler la créativité. Votre démarche doit promouvoir la prise d’initiative individuelle et collective.Vous déterminez des indicateurs d’analyse des résultats quantitatifs et/ou qualitatifs. Cette analyse est à mener en termes de qualité de service, d’efficience et de qualité de vie et des conditions au travail. Vous mettez en oeuvre des outils de suivi de performance pour évaluer les actions entreprises. Tout au long du projet, vous adaptez les stratégies en fonction des résultats obtenus pour maintenir la trajectoire de l'amélioration continue.

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COMMENT LE TUTEUR APPRECIE LA SITUATION ?

Le tuteur formalise ses observations et préconisations dans votre livret individuel, en s'appuyant sur :

les compétences opérationnelles

Un temps de debriefing avec votre tuteur est réalisé à l'issue de l'entretien.

+info

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Lors de l'entretien de débriefing, le tuteur s’appuiera sur la présentation orale de votre démarche, les documents produits.

Vous présentez au tuteur votre état des lieux et votre analyse de performance, ainsi que les axes d'optimisation identifiées. Vous lui précisez la problématique à traiter, les objectifs et la méthode de travail ainsi que l’état futur souhaité et les indicateurs de mesure. Vous lui expliquez le plan d'actions, les modalités de travail collaboratifs que vous mettez en oeuvre avec l'équipe, en développant votre approche pour stimuler la participation et la recherche de solutions innovantes. Vous lui soumettez l'ensemble des productions formalisées.

Indicateurs des compétences managériales, elles servent d'appui aux commentaires du tuteur

Les Compétences Opérationnelles (CO)

Improves communication on any topic.

Faire adhérer à la démarche d'amélioration continue et aux outils d'analyse de problèmes

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Improves communication on any topic.

Appliquer la méthodologie d'amélioration continue (démarche PDCA)

Improves communication on any topic.

Identifier les axes de travail contribuant à l'amélioration continue à mettre en œuvre au sein de son équipe

Improves communication on any topic.

Appliquer des méthodes d'analyse des causes et de résolution de problèmes (QQOQCP, Arbre des causes, Pareto)

Pourquoi des Situations Professionnelles à Expérimenter ?

Dans le cadre du parcours CQP MO, l'apprentissage prend appui sur l’expérimentation de situations professionnelles en organisme.Ces situations, construites sur le référentiel métier du manager opérationnel constituent des opportunités concrètes de développer sa pratique managériale.Elles permettent de conduire les actions attendues dans son contexte managérial, tout en étant accompagné par un tuteur.L’expérimentation des situations professionnelles permet de s’entraîner à la mise en œuvre effective des méthodes et outils vus lors du module de formation et de les adapter à sa situation pour un ancrage plus efficace de la pratique. Ces situations seront in fine présentées et analysées dans le Dossier de Pratiques Professionnelles, épreuve écrite de la certification.

Illustrations possibles - CO 73

Identifie les problèmes et/ou les écarts Utilise des outils de collecte de données (checklists, diagrammes de Pareto, etc.). Analyse les processus existants pour identifier les écarts ou les dysfonctionnementsUtilise des indicateurs pertinents pour mesurer la progression vers les objectifs du serviceDéveloppe des plans d’action détaillés avec des objectifs SMARTUtilise des outils de gestion de projet (diagrammes de Gantt, applicatifs de gestion de projet).Coordonne les équipes pour la mise en œuvre des actions planifiéesContrôle et ajuste en utilisant des indicateurs de performance pour suivre les progrès/évaluer les actions entreprises

CM 15 Mettre en œuvre et porter auprès de l’équipe la démarche d’amélioration continue, en utilisant les outils adaptés, afin de gagner en performance et tendre vers les objectifs du serviceCM 16 Favoriser les initiatives et les propositions des collaborateurs, en s'appuyant sur les outils et méthodes adaptés, afin de résoudre les problèmes ou difficultés rencontrées.

CM = Compétences managériales Elles sont numérotées de 1 à 17.

Cette situation mobilise 2 compétences du référentiel CQP MO

Ces compétences seront in fine évaluées lors des épreuves de certification, par le jury. Elles sont en cours d'acquisition pendant la formation. Elles sont déclinées en compétences opérationnelles qui sont des indicateurs sur lesquels le tuteur s'appuie pour observer et apprécier la SPE.

Lors de l'entretien de débriefing, le tuteur vous permet d'analyser la situation, de prendre du recul sur ce que vous avez produit et de vous situer dans la mise en œuvre des compétences opérationnelles. L’objectif est de poser ensemble des constats sur ce qu’a permis l’expérimentation, ce qu’elle révèle en termes d’acquisition et ce qui reste à consolider ou à améliorer. Il vous appartient de vous saisir des commentaires du tuteur pour interroger ce que vous avez produit et en faire émerger des leviers pour progresser.

Illustrations possibles - CO 76

Choisit une méthodologie de résolution de problème adaptéesAnime des séances collectives de résolution de problèmes en s'appuyant sur les outils pertinents

Illustrations possibles (CO 72)

Donne le sens de la démarche d'amélioration continue (PDCA) et communique à chaque étape Fait un diagnostic collectif pour identifier les problématiques de l'unité (identification des écarts et de leurs causes)A identifié les acteurs du projetA listé leurs besoins (formation, mobilisation, moyens, ressources…)Assure la formation et le soutien nécessaires aux équipesDéfini des modalités interactives ou participatives en vue de l’adhésion des acteursAdapte les stratégies en fonction des résultats obtenus pour maintenir la trajectoire de l'amélioration continue

Quelle posture managériale attendue sur l'amélioration continue et la conduite des changements?

Le manager doit attribuer un sens aux actions entreprises, assurant ainsi une direction claire et un objectif commun. Pour favoriser l'engagement des collaborateurs, il doit créer un environnement qui encourage l'autonomie, tout en maintenant la responsabilité dans la prise de décision. Le droit à l'erreur est essentiel, mais il ne doit pas être banalisé. Le manager doit fournir un espace propice à l'innovation, où les erreurs sont analysées pour améliorer les pratiques, tout en minimisantles risques. L'amélioration continue des processus est une responsabilité du manager, qui doit promouvoir le travail collaboratif et l'identification des zones à améliorer. Il doit également favoriser le partage de bonnes pratiques et le travail en mode projet pour une meilleure transversalité. La capacité à s'adapter et à diriger le changement est cruciale, en particulier avec l'utilisation de nouvelles technologies. Le manager doit encourager l'expérimentation et la nouveauté, offrant un cadre sécurisé pour l'initiative individuelle. Enfin, il doit être ouvert aux évolutions, internes et externes, pour exploiter pleinement les opportunités offertes par l'innovation.

Soft Skills clés Créativité Innovation Ouverture Adaptabilité Prise de recul

Illustrations possibles - CO 74

Analyse les données collectées pour identifier les domaines nécessitant des améliorationsIdentifie les actions d’amélioration au regard des priorités de son service Mesure les impacts des orientations stratégiques sur son service et en décline des axes de travail Se montre force de proposition sur les actions à mener