SIST DE AMD Y CONT ESTRATEGICO
Actividad 10. Proyecto integrador Etapa 3
- MARCO ANTONIO GÓMEZ GONZÁLEZ
- CRISTHIAN DANIEL CORONA FLORES
- CARLOS EDUARDO BLANDO CRUZ
20 de Octubre 2024
Etapa 1. Definición de organización a trabajar
1. Piensa en una organización existente o ficticia y menciona su giro o actividad.
Café Aroma
Su giro principal es ofrecer una experiencia única de café de especialidad, combinando diferentes métodos de preparación y ofreciendo una variedad de granos de origen sostenible.
2. Enseguida, realiza una descripción de los siguientes conceptos de su planeación estratégica:
Misión
Visión
Proporcionar una experiencia excepcional de café de especialidad, centrada en la sostenibilidad y la calidad, donde nuestros clientes puedan disfrutar de momentos únicos, ya sea en compañía o trabajando en un ambiente acogedor.
Convertirnos en la cafetería líder en nuestra comunidad, reconocida por nuestra dedicación a la calidad del café, la innovación en el servicio y el compromiso con prácticas sostenibles, inspirando a otros a valorar el café como una forma de arte y conexión.
2. Enseguida, realiza una descripción de los siguientes conceptos de su planeación estratégica:
Valores, Atributos Culturales y Filosofía
Políticas Organizacionales
-Sostenibilidad: Promovemos prácticas ecológicas en la selección de granos y el manejo de recursos.-Calidad: Solo utilizamos ingredientes frescos y de la mejor calidad. -Comunidad: Fomentamos un ambiente inclusivo y acogedor, donde todos se sientan bienvenidos. -Innovación: Siempre estamos buscando nuevas formas de mejorar nuestra oferta y experiencia. -Pasión por el café: Valoramos el arte detrás de cada taza y compartimos ese amor con nuestros clientes.
-Selección de Proveedores: Solo trabajamos con productores que sigan prácticas sostenibles y éticas.-Capacitación Continua: Todos los empleados deben participar en formaciones regulares sobre café, atención al cliente y sostenibilidad. -Responsabilidad Social: Implementamos iniciativas que beneficien a la comunidad local, como talleres de formación y eventos culturales. -Ambiente de Trabajo: Promovemos un entorno laboral inclusivo y respetuoso, donde se valore la diversidad.
3. Por último, diseña un objetivo de corto, mediano o largo plazo bajo la metodología SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y en tiempo). Te sugerimos revisar el siguiente recurso:
Aumentar las ventas de café de especialidad en un 25% en los próximos 12 meses mediante la implementación de un programa de lealtad y la realización de eventos mensuales de cata de café.
SMART:Específico: Aumentar las ventas de café de especialidad. Medible: Un incremento del 25% en las ventas. Alcanzable: Con la implementación de un programa de lealtad y eventos de cata, es realista lograr este aumento. Relevante: Alinear con la misión de ofrecer una experiencia excepcional de café y fomentar la comunidad. Tiempo: Lograrlo en un plazo de 12 meses.
Actividad 6. Proyecto integrador etapa 2
Debilidades
Amenazas
-Altos gastos en insumos, renta y personal.-Si se limita a la comunidad, puede ser vulnerable a cambios demográficos. -Temporada o clima. -Competencia fuerte que puede ofrecer productos similares. - Dificultades para promocionar el negocio de manera efectiva.
-Otras cafeterías y cadenas grandes en la misma área.-Variaciones en los gustos de los consumidores. -Disminución en el gasto de los consumidores en productos no esenciales. -Creciente preocupación por el medio ambiente puede afectar la elección de productos. -Situaciones imprevistas que pueden afectar el funcionamiento normal del negocio.
Fortalezas
Oportunidades
-Aumento en la demanda de cafés especiales y orgánicos.-Asociaciones con proveedores locales para productos frescos. -Introducción de delivery o catering para eventos. -Ofrecer catas de café, clases de barista, etc., para atraer a nuevos clientes. -Aumentar la visibilidad a través de marketing digital.
-Zona de alto tráfico, más clientes.-Amplia gama de cafés, tés, pasteles y alimentos saludables. -Espacios cómodos para trabajar, socializar o relajarse. -Personal capacitado que ofrece un servicio amable y rápido. -Programas de fidelización o promociones para clientes frecuentes.
Estrategia 1: Implementación de un Programa de Fidelización de Clientes
Desarrollar un programa de lealtad que ofrezca incentivos a los clientes frecuentes, como descuentos, productos gratuitos después de ciertas compras o promociones exclusivas. Acciones: -Los clientes acumularían puntos por cada compra, que podrían canjear por productos. -Utilizar redes sociales y carteles en la cafetería para informar a los clientes sobre el programa. -Analizar mensualmente el incremento en las visitas de clientes leales y ajustar las recompensas según la respuesta.
Estrategia 2: Mejora de la Experiencia del Cliente en el Local
Crear un ambiente acogedor y atractivo que incentive a los clientes a quedarse más tiempo y regresar con frecuencia. Acciones: -Incorporar áreas cómodas para sentarse, decoración atractiva y conexión Wi-Fi gratuita. -Proporcionar formación continua en atención al cliente para asegurar un servicio excepcional. -Organizar noches temáticas, música en vivo o talleres para crear un sentido de comunidad y atraer más clientes.
Estrategia 3: Marketing Digital y Presencia en Redes Sociales
Establecer una estrategia de marketing digital para aumentar la visibilidad de la cafetería y atraer a nuevos clientes. Acciones: -Publicar fotos y videos de los productos en redes sociales (Instagram, Facebook, TikTok), destacando promociones y eventos. -Invitar a influencers a probar los productos y compartir su experiencia en sus plataformas. -Utilizar anuncios en redes sociales para llegar a un público más amplio, segmentando según demografía e intereses.
1. Análisis de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)
El uso de KPIs permite medir el desempeño en áreas específicas que contribuyen al logro del objetivo SMART. Estos indicadores proporcionan datos cuantitativos y cualitativos que ayudan a evaluar el progreso. Aplicación: -Seleccionar indicadores relevantes, como el número de clientes recurrentes, el promedio de ventas por cliente, la tasa de conversión de promociones, y el nivel de satisfacción del cliente (medido a través de encuestas). -Asignar metas específicas para cada KPI que se alineen con el objetivo SMART. Por ejemplo, aumentar el número de clientes recurrentes en un 20% en seis meses. -Revisar los KPIs semanal o mensualmente para identificar tendencias y áreas de mejora. Utilizar herramientas de análisis de datos o software de gestión para facilitar el seguimiento.
2. Reuniones de Seguimiento y Retroalimentación
Realizar reuniones periódicas con el equipo para revisar el progreso hacia el objetivo SMART y discutir los resultados obtenidos a partir de los KPIs. Esta técnica fomenta la colaboración y la comunicación en el equipo. Aplicación: -Establecer un calendario para reuniones (semanales o mensuales) en las que se revisen los resultados y se analicen los KPIs. -Compartir gráficos y estadísticas que muestren el progreso hacia el objetivo, destacando tanto los éxitos como las áreas que requieren atención. -Invitar a los miembros del equipo a aportar ideas sobre cómo mejorar el desempeño y alcanzar el objetivo. Esto puede incluir discusiones sobre nuevas estrategias o ajustes en las existentes.
Actividad 10. Proyecto integrador Etapa 3
Sistema de Información y Control CorrectivoCon este sistema podemos aplicar monitoreo y corregir problemas relacionados con la calidad del servicio, el manejo de inventarios y las ventas, ayudando a mejorar la operación en tiempo real. 1.Monitoreo de la Calidad del Servicio: -Implementar encuestas digitales que se envían a los clientes después de su visita para evaluar su experiencia en áreas como atención, velocidad del servicio, limpieza y calidad de los productos. -Monitorear reseñas y comentarios en plataformas como Google, o redes sociales para identificar problemas recurrentes que necesiten ser corregidos. -Llevar un registro de quejas y sugerencias, con acciones correctivas asignadas a cada problema identificado, mejorar la rapidez de preparación de bebidas si hay quejas por tiempos de espera.
2.Gestión de Inventarios:-Utilizar un software que registre la entrada y salida de productos para detectar cuándo los niveles están bajos o cuándo hay sobrestock. Emitir alertas automáticas para reordenar ingredientes y evitar problemas de abastecimiento. -Realizar auditorías semanales o mensuales para comparar los registros del sistema con el inventario físico, identificando discrepancias que puedan ser causadas por errores en los pedidos o pérdidas. 3.Análisis de Ventas y Rentabilidad: -Generar reportes diarios o semanales que muestren los productos más vendidos, el ticket promedio y las horas de mayor afluencia. Si un producto no tiene buena rotación, el sistema indicará la necesidad de ajustar las estrategias de promoción o retirar el producto del menú. -Revisar los márgenes de ganancia en cada producto para identificar si hay inconsistencias entre los costos de insumos y los precios de venta. En caso de detectar márgenes muy bajos, el sistema recomendaría ajustes de precio o la búsqueda de nuevos proveedores.
Sistema Correctivo1.Tras revisar el sistema de encuestas y los comentarios de los clientes, se detecta que hay constantes quejas por la lentitud del servicio en horas pico. 2.Se lleva a cabo un análisis para determinar si el problema se debe a la falta de personal, a la ineficiencia en los procesos de preparación, o a una mala organización del flujo de trabajo. 3.Se implementan acciones correctivas como la reestructuración de turnos del personal o la optimización de los procedimientos de preparación de bebidas. 4.Después de implementar los cambios, se monitorean nuevamente las encuestas y comentarios para evaluar si la percepción del cliente ha mejorado y si las quejas disminuyen. Beneficios: -Al identificar los errores después de que ocurren, el sistema correctivo permite aprender de ellos y evitar que se repitan. -Cada vez que se corrige un problema, se mejora la eficiencia operativa y se ajustan los procesos, impactando positivamente en la satisfacción del cliente y la rentabilidad. -Al documentar los problemas y las acciones correctivas, se fomenta la transparencia en el manejo de la operación y la responsabilidad de los empleados en mejorar los resultados.
KPI1. Optimización de ventas nos permite a los gerentes identificar si los clientes están comprando productos de mayor valor o si solo se concentran en productos más económicos. Un ticket promedio bajo puede indicar la necesidad de implementar estrategias de ventas adicionales o promociones para aumentar el valor de cada transacción. Si el ticket promedio no está alcanzando las expectativas, la cafetería puede ajustar su oferta de productos, crear combos o paquetes que incentiven al cliente a gastar más. Este KPI también puede influir en la gestión del personal, ya que, en horarios de mayor ticket promedio, es importante tener el equipo adecuado para manejar el servicio sin retrasos. 2.Un alto índice de retención sugiere que los clientes están satisfechos con la experiencia y es probable que continúen visitando la cafetería, lo que genera ingresos estables. Si el índice es bajo, debemos investigar las razones como problemas de servicio, calidad del producto, ambiente y tomar medidas correctivas.Este KPI permite evaluar la efectividad de programas de fidelización o promociones. Si se implementan estrategias de retención como tarjetas de puntos, el índice de retención debería reflejar una mejora.Una baja retención puede indicar la necesidad de invertir en marketing o mejorar la atención al cliente para fomentar una relación a largo plazo con los clientes.
Conclusión
La realización de este proyecto ha permitido adquirir valiosas habilidades y conocimientos que pueden aplicarse tanto en la gestión de una cafetería como en cualquier entorno de negocios. Uno de los aprendizajes clave fue la importancia de los indicadores clave de desempeño (KPI) en la toma de decisiones. Aprendí que la medición continua de métricas como el ticket promedio por cliente y el índice de retención de clientes es esencial para evaluar el rendimiento y hacer ajustes estratégicos que optimicen tanto la rentabilidad como la satisfacción del cliente. La implementación de un sistema de control correctivo destacó como una herramienta vital para identificar problemas operativos y de calidad, y para corregirlos de manera oportuna. Esto me enseñó la relevancia de no solo reaccionar ante los problemas, sino también aprender de ellos para evitar que se repitan, fomentando así una cultura de mejora continua. Finalmente, comprendí la importancia de las estrategias enfocadas para cumplir con un objetivo SMART bien definido, como lo es la introducción de programas de fidelización, la optimización de la experiencia del cliente y el uso efectivo de las redes sociales. Estos enfoques, combinados con una sólida gestión de inventarios y ventas, crean una base para el crecimiento sostenible de un negocio. Este proyecto ha reforzado la capacidad de integrar datos, análisis y acciones estratégicas para alcanzar objetivos comerciales de manera más eficiente y enfocada en resultados, todo ello dentro del contexto de una operación de cafetería.
Referencias
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