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Presentación Etapas.
vanesaesquivel29005
Created on October 18, 2024
ACTIVIDAD NO. 2
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Transcript
Universidad UniverMienium.
ACTIVIDAD NO.2 Etapas del proceso administrativo.
MATERIA: ADMINISTRACION GENERAL. ALUMNA: HERNANDEZ ESQUIVEL KENIA VANESA. PROFESORA: BARRADAS SARMIENTO LILIANA. GRUPO: MLCF102 AULA: 26CICLO: 25-1
ETAPAS
DEL PROCESO ADMINIDTRATIVO.
PRIMER ETAPA:
PLANEACION.
conceptos:
Rbert N. Anthony. Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor.
Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
Rosa Elena García Cambrón. La planeación, es partir de un objetivo, mirando hacia el futuro, teniendo varias alternativas o soluciones, eligiendo la mejor alternativa para alcanzar lo deseado.
ELEMENTOS
ELECCION:
OBJETIVO:
La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.
El aspecto fundamental de planear es determinar los resultados deseados (¿qué es lo que se quiere?)
FUTURO:
CURSOS ALTERNOS DE ACCION:
la planeación trata de prever situaciones futuras y anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACION:
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacía donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:*Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina. *Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías del éxito. *Mantiene una mentalidad futurista teniendo una visión del porvenir, y un afán de mejorar y lograr las cosas. *Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando así las “corazonadas” o empirismos. *Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades. *Las decisiones se basan en hechos y no en emocionesLa planeación implica la selección de misiones y objetivos, y de las acciones para cumplirlos, terminando en una toma de decisiones, es decir, optar entre diferentes rutas o cursos de futuras acciones.
PRINCIPIOS:
Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de realizarse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. Precisión: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, establece la necesidad de utilizar datos precisos tales como estadísticas, estudios de mercado, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir el mínimo de riesgos. Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos. Unidad de dirección: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.
Cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos. Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre recursos, funciones y actividades, a fin de alcanzar con eficiencia los objetivos. Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en las forma más cuantitativamente. Participación: Trata de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
ETAPAS/FASES DE LA PLANEACION:
Propósitos y misiones. La planeación se inicia a través de la definición de los propósitos, los cuales pueden ser conceptualizados así. En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social.
Estrategias.Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para logar los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Objetivos.Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Procedimientos. Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase de producto, disponibilidad de equipo, turno de trabajo, incentivos y muchos otros factores.
Reglas. En las reglas se exponen acciones u omisiones por medio de las cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consiste en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Las reglas dejan poca duda con relación a lo que se debe hacer, pues no permite flexibilidad y desviación.
Programas. Es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Presupuestos.Son programas en los que se asignan cifras de actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos o de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos
Procedimientos Los procedimientos son aquello planes “seccionados” de tal forma que hace funcional cada acto administrativo.
SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACION.
CONCEPTOS:
Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructuración de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficacia dentro de los planes y objetivos señalados.
Robert Beckles, Ronald C. Y Bernard S. Organización es la estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.
IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son los siguientes: 1. Es de carácter continuo; Jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.) lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. 2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. 4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS:
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo
1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben realizarse con los objetivos y principios de la empresa
2. Especialización. Este principio fue establecidos por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emanen la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía
6. Difusión. Para maximizar las ventajas de las organizaciones las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas, por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
PRINCIPIOS:
8. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mercancías. En otras palabras el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ejecutarse a las condiciones del medio.
ETAPAS/PROCESOS DE ORGANIZACION.
División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
Etapa a) Jerarquización:Significa disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posee, independientemente con la función que realicen. Las jerarquías implican la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión.
Etapa b) Departamentalización: A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de: departamentalización.
Etapa c) Descripción de funciones, actividades y obligaciones: Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir con toda claridad las actividades que abran de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización; esta es la última etapa de la división del trabajo y en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores de las actividades necesarias para llevar a cabo, de la mejor manera un trabajo; la descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.
La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. La importancia de la coordinación como ya se estudio se fundamenta en la organización, puede ejemplificarse, de una manera sencilla, con la organización de un equipo de fut bol: de nada servirá contar con magníficos jugadores especialistas en su área, y el habérseles asignado su posición en el equipo (división del trabajo), si no existe sincronización, armonía comunicación y coordinación entre los integrantes, en el momento de desarrollarse el partido.
COORDINACION:
TERCERA ETAPA: DIRECCIÓN
CONCEPTO:
Robert Buchele.Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. La dirección es la supervisión cara a cara de los empleados en las actividades diarias del negocio. Otro concepto, es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad que despierte interés en otras personas
IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS.
IMPORTANCIA
PRINCIPIOS.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: Los objetivos de la empresa sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si éstas no se contraponen a su autorrealización * Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados * Principio de la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación, que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
*Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. *A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. *La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. * Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control. *A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione
* De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización forma.* De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan * De aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo
ETAPAS / PROCESOS DE DIRRECION.
LIDERAZGO
Características deseadas de un individuo para que influya en otras personas a trabajar voluntariamente en tareas relacionadas para el logro de objetivos de una organización
COMUNICACION
A. La orden es el ejercicio de la autoridad a través del cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva. B. Instrucciones. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convincentes para transmitirlas son los instructivos y las circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los aspectos que se enunciaron en el caso de las órdenes
MANDO
Es uno de los facilitadores más importantes de las actividades administrativas. Sin ella no se pueden intercambiar ideas y experiencias. Un gerente transmite ideas e información de su mente hacia otras mentes lo que piensa, cree y sabe lo transmite y condiciona las realizaciones administrativas en la vida diaria, la mera presencia de otra persona estimula la comunicación.
DELEGACION
Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es “hacer a través de otros”.
AUTORIDAD
Se afirma que la autoridad o mando tiene dos elementos básicos: El origen del mando (Quien ordena) y la Aceptación del mando (Quien obedece)
CUARTA ETAPA: CONTROL
CONCEPTOS:
1. Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. 2. Robert C. Appleby . Consiste en medir y corregir lo realizado por los subordinados tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. 3. George Terry. Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo valorándolo y si es necesario aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
IMPORTANCIA.
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
PRINCIPIOS:
Equilibrio A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Costeabilidad. Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales que este reporte.
De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el control.
De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
ESTABLECIMIENTOS DE ESTANDARES.
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización
CORRECION.
La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.
MEDICION DE RESULTADOS.
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.
ETAPAS
RETROALIMENTACION.
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
COMPARACION.
El control consiste en averiguar lo que se esta haciendo, comparar los resultados con lo que se esperaba, lo que conduce a aprobar o desaprobar los resultados, aplicando en el último caso, las medidas correctivas necesarias que deben agregarse, es decir, se mide el desempeño, luego se hace una comparación entre el desempeño real y el estándar, el cual se fija en la planeación.