S1.01 - Budget PT

SAE 1.01 - Mettre en forme le projet d'une organisation

Préparer le budget prévisionnel d'un projet

Mme Domengès

Le budget prévisionnel pour un projet

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Permet d'anticiper les dépenses (flux monétaires sortants) et les recettes (flux monétaires entrants)

Document indispensable

Il est établi en début de période

de l'évaluation des dépenses et des recettes permettant de mettre en oeuvre le projet pour la période à venir.

Reflet le plus exact possible de l'évaluation

Outil de suivi de l'évolution au fil de l'année des dépenses et des recettes au fil de l'avancée du projet

Le budget prévisionnel pour un projet

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Des normes à respecter

Les dépenses et les recettes sont classées par catégorie

Couvrir la période de réalisation du projet

Les dépenses et les recettes sont valorisées TTC

Etre toujours équilibré

Mise en situation : Projet Film/Débat

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Un groupe d'étudiants décide d’organiser une projection de film suivi d’un débat.

Etape 4 : Valoriser les contributions volontaires en nature

Etape 3 : Déterminer les ressources (recettes)

Etape 1: Utiliser un logiciel tableur

Etape 2 : Déterminer les dépenses

Etape 5 : Réaliser et contrôler l'équilibre de votre budget

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Le groupe a évalué les contributions volontaires suivantes : ● Prêt de la salle 500.00 TTC ● Personnel bénévole 40 heures

Quel que soit le type de projet sur lequel vous travaillez, les dépenses associées évolueront probablement tout au long de son cycle de vie. Même si vous ne pouvez pas prédire ce que vous dépenserez finalement, un budget prévisionnel de projet précis peut aider votre équipe de projet à se préparer à tout changement ou coût imprévu.

Le groupe a collecté un certain nombre de données issues de différents devis : ● Coût de la location du film 200.00 TTC ● Frais de location du matériel de projection 450.00 TTC ● Rémunération intervenant 190.00 TTC ● Achat de boissons et nourriture 120.00 TTC ● Frais graphisme pour les affiches 100.00 TTC ● Frais d’impression affiches 150.00 TTC

Cas particuliers : Les subventions FSDIE Constitué en partie par la CVEC (contribution de vie étudiante et de campus) dont chaque étudiant s'acquitte lors de son inscription, ce fonds est à votre disposition. Pour en bénéficier, vous devez faire une demande de subvention et votre projet doit être porté par une association, pour vous, il s’agit de votre BDE GACORIZON. Les projets subventionnés par le FSDIE participent à l’animation des campus, favorisent le lien entre les étudiants et contribuent au rayonnement de l’université, dans les domaines suivants: • Culture artistique • Sport • Santé • Soirées festives • Environnement • Solidarité • Citoyenneté • Handicap. • Culture scientifique • Culture technique La demande de subvention doit respecter les périodes annuelles ci-dessous : • Avant le 15 octobre, • Avant le 15 janvier, • Avant le 15 mars, • avant le 15 mai. La présentation du projet : En votre nom, les membres de votre BDE, seront invités à venir défendre votre projet devant les membres de la commission FSDIE. A l'issue d'une brève présentation, des questions leurs seront posées, notamment sur les aspects financiers. La commission émettra un avis qui vous sera transmis par courrier. Pour en savoir + : https://www.u-bordeaux.fr/campus/citoyennete-et-vivre-ensemble/financement-de-projets

Les actions à réaliser peuvent générer des recettes d’actions (ventes de produits, des actions (papier cadeau dans magasin avant les fêtes de noël …).Le budget prévisionnel devant être équilibré, si les dépenses prévisionnelles sont supérieures aux ventes prévisionnelles, d’autres ressources financières doivent être envisagées. Exemples : ● Des dons● Des mécénats● Des financements participatifs….● Des subventions : - Subvention FSDIE Université de bordeaux « Aide aux projets » - Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes – - Subvention Département GACO, Les subventions ne doivent pas être les seules ressources financières.

Un tableur (Excel ou autre) permet d’insérer des formules de calcul automatisées. Cette fonctionnalité offre un gain de temps important à la création et à la modification du budget prévisionnel. Le format dématérialisé assure la bonne conservation du document et sa communication facile et rapide par voie électronique. Prévoir une feuille de calcul pour : - Les dépenses et les recettes envisagées (avec détail des calculs si nécessaire) - Le budget prévisionnel (possibilité de créer une feuille par version afin de suivre son évolution jusqu'au budget final).

Depuis 1999, les prestations en nature qui ne donnent pas lieu à des flux financiers doivent être présentées en pied de budget prévisionnel et budget réel (compte de résultat) des associations. Les contributions volontaires en nature correspondent à la mise à disposition gratuite de : ● Locaux ● Matériels ● Personnel bénévole. Il est recommandé de valoriser les biens et autres services à leur coût réel, c’est-à-dire au prix du marché. Exemple : valeur locative des locaux. Pour les heures de bénévolat, elles sont valorisées au coût réel (SMIC chargé) qui aurait été versé pour des salariés. Coût réel = salaires bruts + cotisations patronales = nombre d’heures * smic horaire chargé A partir du moment où il existe des dépenses valorisées, la même somme doit être inscrite dans les recettes valorisées.

Aller dans Moodle (S1.01 Mettre en forme le projet d'une organisation) Télécharger le fichier : S.01-Budget prévisionnel - Maquette.xlsx Renommer le fichier S.01-Budget prévisionnel-Exo.xlsx et l’enregistrer dans votre emplacement sur le réseau de l’IUT.

Le groupe pense vendre : ● 150 entrées au prix unitaire TTC de 5 € ● 100 boissons à 1.5 € l’unité ● 100 pâtisseries à 2 € l’unité Le groupe a la possibilité d’obtenir des subventions : • IUT GACO : maximum : 200 € et GACORIZON : 150 € • FSDIE Université de bordeaux : si nécessaire => voir si possible

Les actions à réaliser impliquent des dépenses qu’il faut lister, chiffrer à l’aide de devis. Il s’agit de chiffrer au plus juste le coût de chaque dépense. C’est un numéro d’équilibriste car il ne faut pas chiffrer trop bas (sinon c’est sûr, au beau milieu de votre projet, vous n’aurez plus d’argent !) mais pas non plus trop haut (vous n’arriverez jamais à convaincre un partenaire que vous avez besoin de 200 € pour concevoir et faire imprimer 10 affiches A3…). Il est donc fondamental de demander des devis en amont de la réalisation du projet. C’est l’occasion de comparer plusieurs offres.

Dans le cadre de votre PT, vous devez réaliser un premier budget prévisionnel (Moodle : S1.01-Groupe n°- Budget prévisionnel). À déposer sur MOODLE dans le dossier S1.01 avant le 06/12/2024 – 18h - Sous la dénomination 23-24-BUDGET- Nom du PT ou du pôle Ex : 23-24-BUDGET- DEFIS CAMPUS Vous me le présenterez, oralement, en groupe avec les devis ou tarifs apportant la preuve de vos dépenses prévisionnelles lors de la prochaine séance (semaine 50) La note obtenue sera prise en compte dans la moyenne de la SAE