Refuser un Rapport de Présentation

Refus d'un RP

Quels sont les prérequis et les étapes qui amènent à un refus RP dans SAP TM ?

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CAS DES CONSULTATIONS : Dans le processus, les rapports de présentation « consultation » sont validés en amont du workflow par le responsable Achats. Sauf à ne pas avoir validé effectivement ce rapport en amont, tous les RP de consultation sont systématiquement validés.CAS DES AVENANTS AVEC UN IMPACT PRIX : Le RP est refusé si :

• Le prix négocié est le prix proposé par le fournisseur et est supérieur à l’estimé VTM
• L’estimé VTM semble incohérent et la négociation semble s’etre basée dessus (exemple : terme horaire à 60€, terme kilométrique à 1.3€ du KM)
• La durée restant à courir sur le contrat est courte. Une négociation peu favorable pour VTM risque d’être acceptée s’il reste 2 mois avant la fin du contrat ; refusée s’il reste 2.5 années encore à courir.

Les principaux éléments métiers amenant à un refus de RP

AUTRES CAUSES DE REJET RP AVENANT

Absence de commentaire

Commentaire incohérent

Autres données incohérentes

Date de fin du contrat dépassée

Champs vides ou mal renseignés

Résiliation incohérente

• Le statut de signature passe à « Refus RP » et l'acheteur a de nouveau la main pour corriger.

Il y a 2 raisons qui ont pu amener à un refus par le responsable achat :

• Soit le refus est lié à la forme (défaut d’explication, erreur de chiffre dans le rapport.

Dans ce cas, l’acheteur refait son RP et le soumet à nouveau en validation en précisant en commentaires les modifications apportées.

• Soit le refus a été motivé par une négociation visiblement défavorable à VTM.

Dans ce cas, l’acheteur refait le point avec le transporteur afin d’obtenir des conditions plus favorables. Une fois fait, l’acheteur resoumet en validation le rapport actualisé.

• Le commentaire saisi par le responsable au moment du refus est visualisable dans l’onglet « Note » ou dans la colonne « dernier commentaire » de la requête « Accord sur fret- RP/Signatures »,

• Le RP est toujours présent en pièce jointe et sera écrasé lors du prochain envoi pour validation RP,

Après correction, l'acheteur devra refaire l’action d’envoi en validation RP.

Les effets d'un Refus RP

Résiliation incohérente

Pour les résiliations, absence de signalement du versement d’une indemnité ou non + délai laissé au transporteur

Données incohérentes

Les données saisies sont visiblement incohérentes et ne permettent pas de comprendre

Date de fin du contrat dépassée

La date de fin du contrat semble être déjà dépassée

Champs vides ou mal renseignés

Trop de champs vides trop de champs mal renseignés (Ex : Numéro du contrat = IZ34XXXXXXX ; Nom de la ligne « PFC69XXXXXXX ») Les notifications de résiliation QS et de transfert de contrat, nécessitent également un rapport de présentation dûment renseigné.

Commentaire incohérent

Le commentaire saisi ne semble pas compréhensible ou décrit autre chose que ce qui est constaté dans les chiffres

Absence de commentaire

L'absence de commentaire dans le rapport de présentation ne permet pas de comprendre l'objet de l'avenant