VegaVacaMArthaPatricia_Diagnostico y Auditoria_Auditoria_241024

Grupo 5EX1

Martha Patricia Vega Vaca

Diagnóstico y Aduitoría Archivística Mtra. en GDyAA. Evelin Adriana Zea Elizalde.

24 de octubre de 2024

Auditoría

Anexos

Normatividad archivística

Índice

Bibliografía

Conclusiones

Plan Anual de Desarrollo Archivítico

Guía para la auditoría archivística

Metodología para la auditoria archivística

Auditoría Documental

Fundamentos de la Auditoría

Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de mejora. Realizar una auditoría empresarial es el equivalente a realizar un examen médico a una persona, donde a partir de una evidencia o "examen" se pueden detectar fallas, promover mejoras y reunir información objetiva del estado de la organización para tomar decisiones.

Fundamentos de la Auditoría

Una auditoría es un proceso de verificación y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo planeado y las directrices estipuladas. La finalidad de una auditoría es diagnosticar; identificar qué actividades se desarrollan según lo esperado, cuales no y aquellas que son susceptibles de mejora. Realizar una auditoría empresarial es el equivalente a realizar un examen médico a una persona, donde a partir de una evidencia o "examen" se pueden detectar fallas, promover mejoras y reunir información objetiva del estado de la organización para tomar decisiones.

Fundamentos de la Auditoría

Entre las principales razones para realizar una Auditoría se consideran las siguientes: • Evaluación previa a un contrato. • Verificación interna del cumplimiento de requisitos y las normas. • Verificación del contrato del cumplimiento de requisitos. • Cambios en el sistema. • Problemas de calidad. • Corregir posibles errores.

Razones para realizar una auditoría

Auditoría mediante la cual se obtienen evidencias a través del análisis de los documentos de un proceso (manual, procedimiento, instructivos, plan de calidad, norma, etc.) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.

Auditoría Documental

Indicadores

• Cantidad de desviaciones
• Nivel de cumplimiento de puntos de control
• Desviaciones de auditoría
• Cumplimiento de la planeación por niveles
• Resolución de desviación
• Desviaciones por secciones

Objetivos

• Verificar que se están cumpliendo los estándares de calidad, seguridad, prevención de riesgos, respeto al medio ambiente, etc. con los que la empresa quiere y dice trabajar.
• Obtener información acerca de cómo se están realizando los procesos para detectar posibles áreas de mejora.
• Demostrar que la organización y sus procesos siguen los requisitos de las normas.

Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoría

La auditoría archivística es la verificación de los procedimientos y acciones archivísticos de acuerdo con la legislación y normatividad en materia de archivos vigente que garantice la correcta gestión documental y administración de archivos a través de la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y la conservación de los archivos de las dependencias públicas.

Auditoría Archivística

La metodología empleada para la realización de la auditoría archivística se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, reflejados en las cédulas analíticas.

Metodología para la auditoría archivística

• Verificar que el sistema institucional de archivos esté formalmente establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos, financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento.
• Regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo.

Nivel estructural

• Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, establecidos en el artículo 19 de la Ley Federal de Archivos, para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.

Nivel Documental

Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la Ley Federal de Archivos tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales.

Nivel Normativo

Es un documento que se basa en:

• Ley Federal de Archivos;
• Reglamento de la Ley Federal de Archivos;
• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública; y,
• Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Guía para la auditoría archivística

Valorar las actividades desempeñadas dentro del sistema institucional dearchivos, permitiendo el mejoramiento continuo de los servicios archivísticos yestableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.

Evaluar el cumplimento normativo y los procesos técnicos archivísticos quedeben cumplir las dependencias y entidades de la Ćĕċ para garantizar laintegridad, accesibilidad y conservación de los documentos |a través de sistemasmodernos de gestión documental.

Objetivos de la Guía de Auditoría Archivística

Fungir como una herramienta de trabajo que permita a los ÓrganosInternos de Control ( OIC) verificar y evaluar los procesos encaminados a laclasificación, organización, seguimiento, localización, transferencia, resguardo,conservación, selección y destino final de los documentos de archivo que segeneren, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio,emitiendo para ello las recomendaciones necesarias.

Se utilizan cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en:

• El área coordinadora de archivos,
• Unidades de correspondencia,
• Archivos de trámite,
• Archivo de concentración y,
• Archivo histórico

Método de Aplicación

Revisión de documentos y registros. Se verificará que se dé cumplimiento a lanormatividad en materia de archivos.

Inspección física. Realizar visitas de inspección a los archivos de trámite,concentración y, en su caso, históricos.

Entrevista en sitio. Aplicación del cuestionario de diagnóstico al coordinador de archivos y a los responsables del archivo de trámite, concentración y, en su caso, histórico.

Métodos

Herramienta de planeación orientada a mejorar las capacidades de administración de archivos de las dependencias y entidades públicas.

Las actividades están orientadas básicamente a la organización y control de archivos, dando continuidad a la gestión documental,

Contempla actividades que dan observancia a la adopción de buenas prácticas, como sistematizar el proceso de gestión y atención de solicitudes de información y de datos personales, así como a la normatividad en materia de archivos, para controlar de manera eficiente y sistemática el ciclo vital de los documentos, garantizando el sustento documental de las atribuciones y funciones

Busca responder a la necesidad archivística, interactuando con los responsables de los archivos y representantes del Grupo Interdisciplinario, dando cumplimiento a la normatividad establecida que permita controlar y estandarizar la integración de expedientes en los archivos.

Se conforma para eficientar y regular el manejo y organización de los expedientes y archivos mediante procesos archivísticos, con base en los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos

Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

El PADA contempla diversos programas o proyectos encaminados a la optimización de la gestión de documentos, por lo que debe cubrir tres niveles:

Nivel Normativo

Nivel Documental

Nivel Estructural

Cumplimiento de las disposiciones emanadas de la normatividad vigente y aplicable en materia de archivos, tendiente a regular la producción, uso y control de los documentos, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales están vinculadas con la transparencia, el acceso a la información —y su clasificación— y la protección de datos personales.

Elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y consulta archivística para propiciar la organización, administración, conservación y localización expedita de los archivos. - Cuadro general de clasificación archivística. - Catálogo de disposición documental. - Guía de archivo documental. - Inventarios (general, de transferencia y baja). - Clasificación de expedientes con base en el Cuadro general de clasificación archivística. - Valoración documental y destino final de la documentación. - Transferencias primarias y secundarias con base en las vigencias. documentales establecidas en el Catálogo de disposición documental. - Préstamo de expedientes. - Difusión de los acervos históricos, en caso de contar con ellos.

Establecimiento formal del Sistema Institucional de Archivos, que debe contar con la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y financieros necesarios para un adecuado funcionamiento. - Sistema Institucional de Archivos: área coordinadora de archivos, unidad de correspondencia, archivos: de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. - Infraestructura: inmueble, mobiliario, suministros, sistemas de mitigación de riesgos. - Recursos humanos: personal perfilado para los archivos. Capacitación y profesionalización en la materia.

Estructura del PADA

• Requisitos
• Alcance
• Entragables
• Actividades
• Recursos (Humanos y materiales)
• Tiempo de Implementación (Cronograma)
• Costos

Planeación

Objetivos

Justificación

Marco de Referencia

Elementos del PADA

La normatividad archivística es la agrupación de leyes, lineamientos, reglamentos y documentos que rigen el funcionamiento de las entidades, así como el desempeño de quienes trabajan en las mismas, para lograr cumplir satisfactoriamente con los objetivos y metas determinadas en la entidad.

• Ley General de Archivos.
• Ley Federal de Archivos.
• Reglamente de la Ley Federal de Archivos
• Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G).
• Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias – ISAAR(CPF).
• Norma Internacional para la descripción de funciones - ISDF.
• Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo – ISDIAH.
• Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos, artículo 6: [...] el derecho a la información será garantizado por el Estado
• Ley General de los Bienes Nacionales
• Ley Federal sobre monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos,

Normatividad Archivística

Acuerdos:

• Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
• Acuerdo por el que se dan a conocer los formatos correspondientes a la autorización de salida del país de documento declarado patrimonio documental de la Nación; y de enajenación por venta de un acervo o documento.
• Acuerdo por el que se da a conocer el nuevo formato de solicitud de salida del país de patrimonio documental de la Nación.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.
• Acuerdo por el que se disponen diversas medidas para la procuración de justicia por delitos cometidos contra personas vinculadas con movimientos sociales y políticos del pasado.
• Acuerdo por el que se emiten los criterios técnicos para el destino final de los documentos: transferencia secundaria.
• Acuerdo por el que se emiten los criterios técnicos para el destino final de documentos: baja documental.
• Acuerdo por el que se establecen diversas acciones para la transferencia de documentos históricos que se encuentren relacionados con violaciones de derechos humanos y persecuciones políticas vinculadas con movimientos políticos y sociales, así como con actos de corrupción en posesión de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Normatividad Archivística

Lineamietos y Manuales:

• Manual de digitalización de documentos (abril 2022)
• Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.
• Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.
• Lineamientos para concentrar en las instalaciones del Archivo General de la Nación el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los poderes de la unión, de las entidades federativas, de los municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal.
• Lineamientos para efectuar la transferencia secundaria de los Archivos Presidenciales.
• Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos.
• Lineamientos para la organización y funcionamiento del Consejo Académico Asesor del Archivo General de la Nación.
• Lineamientos para la apertura de los archivos, expedientes e información que fueron transferidos al Archivo General de la Nación, en cumplimiento del acuerdo por el que se disponen diversas medidas para la procuración de justicia por delitos cometidos contra personas vinculadas con movimientos sociales y políticos del pasado
• Lineamientos para la creación y funcionamiento de los sistemas que permitan la organización y conservación de la información de los archivos administrativos del Poder Ejecutivo Federal de forma completa y actualizada.

Normatividad Archivística

Lineamietos y Manuales:

• Lineamientos para que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal transfieran los documentos históricos relacionados con violaciones de derechos humanos y persecuciones políticas vinculadas con movimientos políticos y sociales, así como con actos de corrupción.Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el dictamen y acta de baja documental o de transferencia secundaria para los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo Federal, previsto en el artículo 106, fracción VI, de la Ley General de Archivos.
• Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables
• Código penal para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República en materia de fuero federal

Normatividad Archivística

• La Auditoría es un proceso que se realiza con la finalidad de identificar la situación de una organización.
• La Auditoría Archivística se enfoca en la verificación de los procedimientos y acciones archivísticos de acuerdo con la legislación y normatividad vigente que garantice la correcta gestión documental y administración de archivos a través de la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y la conservación de los archivos de las dependencias públicas.
• La auditoria archvística debe elaborase en tres niveles: esctructural, documental y normativo
• El plan anual de desarrollo archivístico es una herramienta de planeación orientada a mejorar las capacidades de administración de archivos.

Conclusiones

Bibliografía / Enlaces

• https://portal-transparencia.funcionpublica.gob.mx/acceso-a-la-informacion/solicitudes-de-acceso-a-la-informacion/solicitudes-relevantes/auditorias/
• https://landing.kawak.net/conceptos-y-definiciones-clave-de-auditoria#quesunaauditora
• https://ansv.gov.co/es/atencion-ciudadania/glosario/auditoria-documental
• https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/146403/Guia_para_la_auditoria_archivistica.pdf
• https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/909847/PLAN_DE_DESAROLLO_ARCHIVISTICO_2024.pdf
• https://www.infoem.org.mx/sites/default/files/GuiaparaElaborar_PADA.pdf
• https://www.gob.mx/pronabive/documentos/normatividad-archivistica
• https://www.gob.mx/sener/articulos/plan-anual-de-desarrollo-archivistico-221647?idiom=es
• https://landing.kawak.net/conceptos-y-definiciones-clave-de-auditoria#quesunaauditora

¡Gracias!

Anexos (Cuestionario de Auditoría Archivística)

Puedes describir brevemente en qué consiste la línea temporal de tu presentación y exponer los hitos alcanzados oralmente para que nadie se duerma.

paso 2

Puedes describir brevemente en qué consiste la línea temporal de tu presentación y exponer los hitos alcanzados oralmente para que nadie se duerma.

paso 3

Puedes describir brevemente en qué consiste la línea temporal de tu presentación y exponer los hitos alcanzados oralmente para que nadie se duerma.

paso 1