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Comunicación escrita

Identificar objetivo del mensaje

Remitir a la persona indicada

Aplicar las 3 C

Estructurar los mensajes

Usar vocabulario y tono adecuado

Cuidar gramática y ortografía

La comunicación no violenta (CNV) fue desarrollada por Marshall Rosenberg y busca conectar con uno mismo y los demás desde la empatía y el respeto. Considera que todas las acciones parten de necesidades. Fomenta la capacidad de expresar los deseos y sentimientos sin emitir juicios valorativos y de manera clara. Contribuye a la resolución de conflictos y fortalecimiento de relaciones horizontales.

¿Qué es?

Comunicación No Violenta

Pasos Comunicación No Violenta

2

3

4

Ser testigo de la situación sin juzgar ni evaluar, escuchar al otro.

Reconocer las emociones que la situación provoca en mí.

¿Cuál es la necesidad no cubierta relacionada con esta situación?

Llegar a acuerdos mediante una petición clara

1

Observar

Sentir

Identificar necesidades

Pedir

Invitados

Agenda

Cámara

Interacción

IA

Atención

Tips para reuniones virtuales

Atención

Evita el multitasking. Procura poner tu atención total en el sesión, escuchar activamente para poder contruibuir.Es difícil mantener la atención por más de 30 minutos. A la hora de agendar evalúa el tiempo que realmente necesitas. En lugar de hacer una sola sesión de 1 hora, podrías dividirla en sesiones de 15 min con los stakeholders. Todo dependerá del objetivo de la reunión.

En esta etapa podrás desarrollar una propuesta constructiva para llegar a un acuerdo equitativo y productivo con el otro. Gracias a los pasos anteriores, tendrás una mayor disposición para expresar de una forma directa y honesta una petición. Esto es así porque, por un lado, has evitado lanzar juicios de valor o atacar a los demás, favoreciendo un ambiente más comunicativo y abierto. Además, habrás tenido tiempo para explorar qué te está pasando y cómo te sientes con lo que tendrás las ideas más claras.El modelo nos invita a promover una comunicación en la que de forma respetuosa digamos que emociones nos produce la situación, qué es lo que necesitamos y cuál es la propuesta clara, real, conciliadora y positiva para resolverlo.

Formula una petición clara, positiva y factible

Revisa el correo antes de enviarloSi lo haces, puedes evitar errores, como faltas de ortografía, problemas gramaticales, errores de formato y otros fallos. Revisa tu contenido más de una vez, lee el correo electrónico en voz alta y pide a alguien más que lo revise para detectar cualquier cosa que hayas pasado por alto. También puedes enviarte un correo electrónico de prueba para verificar que no tiene errores. Comprueba que todos los archivos adjuntos y los enlaces también funcionan correctamente.

¿Qué necesitas comunicar?Definir el público meta y el objetivo de la comunicación es clave. ¿El contenido es informativo o buscas una respuesta o determinada acción de los destinatarios?

Invitados

Invita solo a las personas que tienen una relación directa con el tema y tienen poder de desición. Si solo debes informar a algún interesado puedes hacerlo mediante comunicación escrita.Revisa que todos hayan aceptado la invitación, evita reagendar a última hora sin explicación.

Revisar los destinatariosEnvía la información solo a las personas interesadas y que tienen la capacidad de responder o resolver la situación. Evita incluir a personas en copia si no es vital que estén informadas.Puedes utilizar el @ para indicuiar específicamente qué acción se requiere de cada persona, recuerda sugerir fechas límites para los entregables.En la sección "Conoce al equipo" ubicada en el índice de contenidos podrás acceder al detalle de los equipos y funciones de Contraloría financiera.

En general, los juicios de valor suelen ser instantáneos y a veces se dan en nosotros de forma automática e inconsciente, sin darnos tiempo a preguntarnos por qué están ahí y de dónde vienen. De esta forma, el uso de este tipo de juicios se utiliza, en la mayoría de los casos, como mecanismo de defensa o de ataque, y suelen resultar muy violentos para la otra persona. Para evitar esto, puedes tomarte un momento para observar la situación, entenderla y describirla siendo consciente de los juicios de valor que aparecen en tu mente. La finalidad de esto es que consigas tener el control de estos juicios y queseas capaz de no emitirlos.

Observar y describir

Aplica las 3 C de la comunicación:

• Claridad: Garantiza que los mensajes se entienden sin confusiones, malas interpretaciones ni dudas
• Conciso: Elimina la verborrea innecesaria para que el mensaje vaya al grano
• Coherente: Establece un flujo de comunicación fiable para que las interacciones sean fluidas y eficaces

Cuida el vocabulario y tonoUn vocabulario variado ayuda a elegir la palabra más adecuada para describir algo. Esto no solo hace que los escritos empresariales sean más comprensibles, sino también más concisos. Puedes decir las cosas con menos palabras y de forma más impactante. Además, se deben evitar palabras demasiado técnicas que estén lejos de la compresión del lector.Un tono armonioso, educado y considerado crea una impresión positiva y garantiza que la comunicación se mantenga fiel a los valores de la organización.

Interacción

Utiliza las funciones interactivas integradas en sus herramientas de videoconferencia, como dividir a los participantes en salas más pequeñas, utilizar pizarras colaborativas o herramientas lúdicas.Esto promueve el trabajo colaborativo y asegura que la atención de los participantes esté en la llamada.

Una vez consigas desprenderte de los juicios de valor, podrás centrarte en identificar qué sentimientos estás experimentando con la situación (sea conflictiva o no). La idea es que puedas entender qué es lo que te causa a nivel emocional el hecho que acabas de describir. Así, en vez de emitir un juicio o atacar verbalmente a la otra persona, conseguirás expresar lo que te está provocando en ti esta situación. Recuerda que no hay emociones buenas o malas, algunas son placenteras y otras displacenteras, pero todas cumplen una función. Por ejemplo, la ira indica que se está sobrepasando un límite. No reprimas tus emociones, escúchalas.

Identifica y expresa tus sentimientos

Inteligencia Artificial

Apoyate en la IA para sistematizar la conversación, analizar y definir acciones posteriores a la reunión. El asistente de teams permite personalizar la agenda de manera previa e ingresar notas de manera colaborativa en tiempo real. En la llamada puedes habilitar la grabación y transcripción de la reunión y luego analizarla mediante Copilot para derivar minutas y tareas automáticamente.

Cámaras

Si es posible mantén las cámaras encendidas. Investigadores estiman que el 93% de la comunicación es no verbal. Por lo que es importante mantener contacto visual con tus interlocutores.Además, es vital observar las microexpresiones que brindan mucha más información que las palabras.

Acá es necesario que entiendas cuáles son las necesidades personales/profesionales que no te está permitiendo abarcar la situación generada. De esta manera, si has podido identificar qué sentimientos te está provocando la situación, te va a resultar más fácil reconocer la necesidad que está ligada a ellos. Por ejemplo, se puede sentir enfado y que lo que haya detrás sea una necesidad de ser escuchado dado que la otra persona está gritando mucho, no deja hablar o no cede la palabra.

Descubre qué necesidad hay detrás

Estructurar los mensajes de acuerdo al objetivoDependiendo del tema de tu comunicación, puedes optar por presentar tu información y opiniones utilizando un enfoque basado en causa/efecto, problema/solución, orden cronológico y otros factores.Incluir subtítulos, enlistar los temas, enumerar, e incluir la final una conclusión o llamado a la acción es clave. Se recomienda ir de lo general a los específico y ser claro en qué solicitas a cada destinatario.

Agenda

Establece una agenda u orden del día y compartelo previamente con los participantes.Respeta el tiempo de los demás. Procura iniciar y concluir la reunión a tiempo y seguir la agenda acordada.Recuerda concretar desiciones en la relación a cada punto, definir tareas, responsables y fechas límites. Procura no dejar temas en el aire.