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Mairie de codalet

Reperer les aléas et comment les gérer

SOMMAIRE

Présentation de l'entrerise

Les activités a réaliser à l'accueil

les activités réalisez pendant une "journée type"

comment prioriser les activités

Matrice d'Eisenhower des activités de votre "journée type"

Analyse des raisons pour lesquelles on doit prioriser les activités

vous pouvez retrouvez l'organigramme de la marie ci-contre

La mairie de Codalet se trouve dans la commune de Codalet, au sein du département des Pyrénées-Orientales (66), en région Occitanie, France. Nous pouvons y visiter l'Abbaye de Saint-Michel, un ensemble architectural exceptionnel. La mairie joue un rôle essentiel en offrant divers services aux habitants, c'est-à-dire les mineurs, les adultes et les seniors. Étant une petite mairie, elle gère l'ensemble des services. De plus, Codalet est proche de la ville de Prades, ce qui permet d'accéder facilement aux commodités tout en bénéficiant d'un cadre de vie paisible. La mairie possède son bâtiment, mais aussi des salles louables.

Présentation de l'entrerise

Mairie de Codalet 33 Rue du Conflent 66500 CODALET tel : 04 68 96 45 77 fax :04 68 96 08 05 mairie.codalet@wanadoo.fr Horaires d’ouverture de la mairie : Mardi: 08:00 à 16:00 Jeudi: 08:00 à 16:00 Site officiel de Codalet : www.codalet.fr Gestionnaire du site : fredgalibert@orange.fr

5. Réponses aux questions

• Réponse aux appels téléphoniques et aux courriels des citoyens.
• Fourniture d'informations sur les événements locaux et les services municipaux.

6. Gestion de la correspondance

• Réception et distribution du courrier entrant.
• Préparation du courrier sortant et suivi des réponses.

7. Mise à jour des informations

• Actualisation des affichages et brochures disponibles à l'accueil.
• Diffusion d'informations sur les événements et les services via des panneaux d'affichage.

1. Accueil du public

• Réception des citoyens et des visiteurs.
• Orientation vers les différents services de la mairie.

2. Gestion des demandes de documents

• Traitement des demandes de certificats d'état civil (naissance, mariage, décès).
• Fourniture d'informations sur les démarches administratives (permis de construire, autorisations diverses).

3. Prise en charge des demandes de rendez-vous

• Planification de rendez-vous avec le maire ou les conseillers.
• Confirmation des horaires auprès des usagers.

4. Location des salles

• Information sur la disponibilité des deux salles à louer pour des événements (réunions, fêtes, ateliers).
• Prise de réservations et gestion des contrats de location.
• Réception des paiements et remise des clés aux organisateurs.

les activités réaliser a l'acceuil

-Arrivée au bureau, vérification des e-mails et du planning de la journée.-Préparation de la documentation nécessaire pour la journée-Prise en charge des demandes de rendez-vous pour le maire ou les conseillers.-Réponse aux appels téléphoniques et aux courriels des citoyens.-Réception des citoyens, réponse à leurs questions-Traitement des demandes de certificats d'état civil, d'autorisations et d'autres documents.-Gestion des demandes administratives - Reunion de mise au point avec le Maire-Formation ou mise à jour des documents -Clôture de la journée

les activités réalisez pendant une "journée type"

Évaluation des besoins : Identifier les besoins de la communauté en consultant les citoyens, les associations locales et les acteurs économiques. Des réunions publiques ou des sondages peuvent aider.Définition des objectifs : Établir des objectifs clairs et mesurables pour la mairie, en lien avec les besoins identifiés. Par exemple, améliorer les infrastructures, renforcer la sécurité, ou promouvoir la culture locale.Analyse des ressources : Évaluer les ressources disponibles (financières, humaines, matérielles) pour déterminer ce qui est réalisable à court, moyen et long terme.Classement par urgence et impact : Classer les activités selon leur urgence et leur impact potentiel sur la communauté. Utiliser une matrice d’évaluation peut être utile.Planification stratégique : Établir un plan d’action en priorisant les activités les plus cruciales et en les intégrant dans un calendrier réaliste.Suivi et ajustement : Mettre en place un système de suivi pour évaluer l’avancement des activités. Rester flexible pour ajuster les priorités si nécessaire.Communication : Informer la population des priorités et des raisons de ces choix, afin de renforcer la transparence et l’engagement citoyen.

Analyse des raisons pour lesquelles on doit prioriser les activités

Recueil des idées : Organiser des réunions avec les citoyens et les acteurs locaux pour recueillir leurs propositions.Critères de priorisation : Définir des critères clairs, comme l’urgence, l’impact sur la communauté, les coûts et la faisabilité.Évaluation : Noter chaque activité selon ces critères. Par exemple, utiliser une échelle de 1 à 5 pour chaque critère.Matrice de priorisation : Créer une matrice où vous croisez l’urgence et l’impact pour visualiser les priorités.Consultation : Présenter les résultats à un comité consultatif ou au conseil municipal pour validation et ajustements.Plan d’action : Établir un calendrier pour la mise en œuvre des activités prioritaires.Suivi : Mettre en place des indicateurs de suivi pour évaluer l’avancement et ajuster les priorités si besoin.

comment prioriser les activités

Problèmes techniques (imprimantes, logiciels)

• Problème : Les équipements informatiques tombent en panne, rendant difficile le traitement des demandes.
• Gestion : Avoir un plan de sauvegarde avec des procédures manuelles en cas de défaillance. Prendre régulièrement des mesures préventives (maintenance, mises à jour).

Conflits ou mécontentements des usagers

• Problème : Des visiteurs peuvent se montrer mécontents en raison d'attentes ou de décisions administratives.
• Gestion : écouter attentivement les préoccupations et proposer des solutions adaptées. Garder un ton calme et professionnel.

Réservation de salles non confirmée

• Problème : Des erreurs dans le calendrier de réservation peuvent entraîner des doubles réservations.
• Gestion : Utiliser un logiciel de gestion des réservations avec alertes. Confirmer les réservations par téléphone ou par email, et prévoir un délai de préavis.

Absence imprévue d'un membre du personnel

• Problème : Un membre de l’équipe peut tomber malade ou avoir un imprévu.
• Gestion : Avoir une équipe polyvalente où chaque membre peut prendre en charge plusieurs tâches. Mettre en place un planning flexible pour couvrir les absences.

Changement de réglementation

• Problème : Les règles administratives peuvent changer, rendant certaines procédures obsolètes.
• Gestion : Assurer une veille réglementaire régulière. Organiser des sessions de formation pour tenir le personnel informé des changements.

repérer les aléas et comment les gérer

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