Módulo 1 - Principais conceitos e procedimentos

Formador: CAP Luisini

Introdução ao edocki

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Interface web responsive

6.

Abrangência Funcional

Índice

Como aceder

Características

Finalidade

edocki - O que é?

5.

4.

3.

2.

1.

O edocki é o sistema de informação da Organização para a gestão da documentação não classificada, assente em fluxos de documentos desmaterializados, que são classificados e arquivados de acordo com o plano de classificação documental da Direção-Geral .

Edocki - o que é?

• Desmaterialização documental: redução da circulação física da documentação, com mais qualidade e maior rapidez. • Arquivamento digital de toda a documentação não classificada. • Classificação documental em conformidade a lista consolidada para a classificação e avaliação da informação pública. • Facilitar, flexibilizar e simplificar os fluxos documentais, permitindo a otimização das respetivas metodologias de trabalho. • Propiciar aos utilizadores novas oportunidades de ganhos em termo de gestão de tempo relacionado com a operação dos fluxos documentais

Finalidade

• Interface simples e intuitivo. • O documento tem uma numeração única. • O documento pode ser enviado entre os vários serviços da Organização. • Assegura a produção, arquivo e gestão desmaterializada de todo o tipo de documentos. • Agregação de documentos e seus fluxos digitais, utilizando o conceito de pastas eletrónicas de documentos. Cada pasta pode conter subpastas. As pastas/subpastas podem ser organizadas por separadores. • Permite assinar digitalmente documentos, utilizando um certificado digital. Permite múltiplas assinaturas no mesmo documento, podendo cada uma ter um texto de despacho associado.

Características

• A integração com o MS Office, permite a partir do interface de qualquer ferramenta Officeregistar diretamente ficheiros na gestão documental. Ao nível do Outlook, é possível efetuar o registo automático de e-mails, utilizando-se para tal um conjunto de regras pré-definidas.• A partir da informação armazenada na aplicação, de forma fácil e acessível, é possível aqualquer utilizador, definir um dashboard, com indicadores operacionais.Adicionalmente é disponibilizado um módulo de estatísticas que permite obter indicadores e relatórios que permitem analisar o nível de desempenho da organização. • Ao nível do RGPD, a solução permite definir categorias de dados pessoais, quem pode aceder a que dados, e associar as classes aos campos que possam conter esse tipo de dados.

Características

A sua interface webresponsive permite:• Acesso à informação em qualquer local, a partir de qualquer equipamento (PC, Tablet, Smartphone) • Interfaces adaptam-se automaticamente à dimensão do dispositivo • Não necessita de instalação de qualquer app

Interface web responsive

Workflow doxumental

• Saber em que momento, quem, quando e o quê
• Fluxos estruturados e ad-hoc
• Facilitador de compliance

Gestão e repositório de documentos

• Captura e indexação de documentos.
• Pesquisa por metadados
• Arquivo centralizado para todas as aplicações de negócio

Características Gerais

• Uniformização de processos de trabalho.

• Assinatura Digital.
• Cumpre requisitos RGPD
• Facilidade integração com outros SI.

ABRANGÊNCIA FUNCIONAL

O edocki está disponível a partir do portal interno\Sistemas de Informação

Como aceder ao edocki

Para efetuar o Login deverá preencher os seguintes campos:

• username (Atenção: não colocar o @emfa.gov.pt)
• Password (do Microsoft 365)

Como aceder ao edocki

Obrigado pela atenção!

FIM!