Módulo 1 - Principais conceitos e procedimentos
Luís Oliveira
Created on October 8, 2024
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Transcript
Formador: CAP Luisini
Introdução ao edocki
Start
Interface web responsive
6.
Abrangência Funcional
Índice
Como aceder
Características
Finalidade
edocki - O que é?
5.
4.
3.
2.
1.
O edocki é o sistema de informação da Organização para a gestão da documentação não classificada, assente em fluxos de documentos desmaterializados, que são classificados e arquivados de acordo com o plano de classificação documental da Direção-Geral .
Edocki - o que é?
• Desmaterialização documental: redução da circulação física da documentação, com mais qualidade e maior rapidez. • Arquivamento digital de toda a documentação não classificada. • Classificação documental em conformidade a lista consolidada para a classificação e avaliação da informação pública. • Facilitar, flexibilizar e simplificar os fluxos documentais, permitindo a otimização das respetivas metodologias de trabalho. • Propiciar aos utilizadores novas oportunidades de ganhos em termo de gestão de tempo relacionado com a operação dos fluxos documentais
Finalidade
• Interface simples e intuitivo. • O documento tem uma numeração única. • O documento pode ser enviado entre os vários serviços da Organização. • Assegura a produção, arquivo e gestão desmaterializada de todo o tipo de documentos. • Agregação de documentos e seus fluxos digitais, utilizando o conceito de pastas eletrónicas de documentos. Cada pasta pode conter subpastas. As pastas/subpastas podem ser organizadas por separadores. • Permite assinar digitalmente documentos, utilizando um certificado digital. Permite múltiplas assinaturas no mesmo documento, podendo cada uma ter um texto de despacho associado.
Características
• A integração com o MS Office, permite a partir do interface de qualquer ferramenta Officeregistar diretamente ficheiros na gestão documental. Ao nível do Outlook, é possível efetuar o registo automático de e-mails, utilizando-se para tal um conjunto de regras pré-definidas.• A partir da informação armazenada na aplicação, de forma fácil e acessível, é possível aqualquer utilizador, definir um dashboard, com indicadores operacionais.Adicionalmente é disponibilizado um módulo de estatísticas que permite obter indicadores e relatórios que permitem analisar o nível de desempenho da organização. • Ao nível do RGPD, a solução permite definir categorias de dados pessoais, quem pode aceder a que dados, e associar as classes aos campos que possam conter esse tipo de dados.
Características
A sua interface webresponsive permite:• Acesso à informação em qualquer local, a partir de qualquer equipamento (PC, Tablet, Smartphone) • Interfaces adaptam-se automaticamente à dimensão do dispositivo • Não necessita de instalação de qualquer app
Interface web responsive
Workflow doxumental- Saber em que momento, quem, quando e o quê
- Fluxos estruturados e ad-hoc
- Facilitador de compliance
Gestão e repositório de documentos- Captura e indexação de documentos.
- Pesquisa por metadados
- Arquivo centralizado para todas as aplicações de negócio
Características Gerais- Uniformização de processos de trabalho.
- Assinatura Digital.
- Cumpre requisitos RGPD
- Facilidade integração com outros SI.
ABRANGÊNCIA FUNCIONAL
O edocki está disponível a partir do portal interno\Sistemas de Informação
Como aceder ao edocki
Para efetuar o Login deverá preencher os seguintes campos:
- username (Atenção: não colocar o @emfa.gov.pt)
- Password (do Microsoft 365)