Séance n°3 Travail collaboratif - coopératif

Séance n°3

Travail collaboratif - coopératif

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Définitions

Objectifs

Travail collaboratif

Index

Avantages et limites du travail collaboratif

Outils de travail collaboratif

Méthode

OBJECTIFS

LES OBJECTIFS DE LA SEANCE N°3

S'entraîner à organiser un travail de type collaboratif / coopératif

Connaître les notions Travail collaboratif Travail coopératif

Connaître les outils

DEFINITIONS

Travail collaboratif

le travail n'est pas réparti entre les participants. Tous travaillent ensemble à chaque étape de l'élaboration du projet. Ce mode de travail collectif engage une communication régulière entre les membres du groupe et une connaissance précise de la progression de l'action collective. Les interactions interpersonnelles sont permanentes afin d'assurer une cohérence globale, condition nécessaire de l'efficience de l'action et donc de l'atteinte de l'objectif fixé.

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Travail coopératif

La coopération invite à une répartition claire du travail entre ses participants. Il est assigné à chacun une tâche claire et concrète. Par la suite, les travaux individuels seront assemblés et formeront le travail final. Le travail de groupe est hiérarchiquement organisé et planifié impliquant des délais et un partage des tâches selon une coordination précise.

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Travail collaboratif / travail coopératif

TRAVAIL COLLABORATIF

PREREQUIS DU TRAVAIL COLLABORATIF

• Une communication régulière et constructive entre tous les acteurs concernés.

• Se décentrer de ses tâches et élargir son périmètre d’action. Chacun doit désormais s’aligner avec le reste de l’équipe pour atteindre l’objectif commun prédéfini.

• Un suivi de la progression. Chacun doit pouvoir suivre l’avancée de l’action collective, savoir quelles ont été les réalisations et quel chemin reste à parcourir.

• Modification des barrières hiérarchiques

Les obstacles du travail collaboratif

ENVIRONNEMENT DU TRAVAIL COLLABORATIF

• Pour favoriser le travail collaboratif, les espaces de travail sont réorganisés.

• Les bureaux sont ouverts de type open space car ils encouragent la proximité et le décloisonnent les services.

• Un environnement de travail collaboratif optimal comprend également des lieux de rencontre et d’échanges spontanés, comme des box, des bulles, des espaces de repos, etc.

EXEMPLES D'ESPACES AMENAGES

AVANTAGES ET LIMITES DU TRAVAIL COLLABORATIF

LES AVANTAGES DU TRAVAIL COLLABORATIF

• Une production plus qualitative."Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin."

• De plus en plus d’entreprises ont compris que plusieurs cerveaux valent mieux qu’un, et qu’il est de leur intérêt, pour gagner en qualité de travail, d’encourager l’intelligence collective plutôt que l’individualisme et la compétition.

• Un gain de temps.

• Grâce à la centralisation des informations rendue possible par l’utilisation d’outils et de méthodes collaboratives, les équipes gagnent du temps dans l’exécution de leurs missions

LES AVANTAGES DU TRAVAIL COLLABORATIF

• Une réactivité et une résolution des problèmes.

• Les équipes se sentent davantage investies et responsabilisées. La flexibilité et l’agilité sont encouragées. La mutualisation des savoirs et des compétences facilite le dénouement de certaines situations.

• Un bien-être au travail.

• 60 % des salariés estiment que le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur leur motivation au travail, Selon une étude Ipsos et Openmind Kfé

LES AVANTAGES LES PLUS PERTINENTS

REGARD CRITIQUE SUR LE TRAVAIL COLLABORATIF

Les limites du travail collaboratif

Les facteurs individuels et collectifs

Les principaux freins au travail collaboratif

Surmonter ces limites

LES OUTILS DU TRAVAIL COLLABORATIF

LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF

Les suites bureautiques paratagées

Les outils de partage de documents

Les outils de communication

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LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF

Les outils de gestion de tâches et de projet

Les plateformes collaboratives

Les outils de gestion de mot de passe

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LES OUTILS DE COORDINATION DE TACHES

Trello

Combo

Asana

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LES OUTILS DE COORDINATION DE TACHES

Todoist

Teamwork

Notion

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METHODE

METTRE EN PLACE UNE METHODE

Favoriser une communication transparente et régulière

Choisir les bons outils de collaboration

Définir les objectifs clairs et partagés

Créer un environnement de travail collaboratif

Suivre et ajuster

Conseils +

• Acollab est une plateforme collaborative “Made in France” entièrement personnalisable qui centralise l’ensemble des outils de collaboration sur une seule et même plateforme pour une gestion globale simplifiée.
• Atolia est une solution pensée comme un espace collaboratif tout-en-un agile et sécurisé, qui s’organise autour de groupes de travail. Elle réunit l’essentiel pour collaborer : messagerie instantanée, vidéoconférence, partage et édition de documents, gestion de projets, partage d’agendas, etc.
• SharePlace est une plateforme collaborative, basée sur l’intelligence artificielle, propose une expérience de collaboration simple et efficace, afin d’éviter la multiplication des outils. Grâce à son système d’invités gratuits et illimités, il est possible de collaborer sur de la gestion de projet, partager des documents ou communiquer de manière fluide avec des clients, des fournisseurs, ou partenaires.

• Définir des objectifs clairs et partagés: Tous les membres de l'équipe doivent savoir pourquoi ils travaillent ensemble et quels résultats ils doivent atteindre.

• Mettre en place des règles de fonctionnement: Ces règles permettront de clarifier les rôles, les responsabilités et les modes de communication.

• Utiliser les bons outils collaboratifs: Choisir les outils adaptés aux besoins de l'équipe et former les collaborateurs à leur utilisation.

• Favoriser la communication: Encourager les échanges, les feedbacks et la transparence.

• Gérer les conflits: Mettre en place des mécanismes pour résoudre les désaccords et les tensions.

• Former les collaborateurs: Les compétences en communication, en résolution de problèmes et en travail d'équipe sont essentielles pour réussir en mode collaboratif.

• Slack est un outil de messagerie instantanée, afin d’entretenir une communication régulière (un des prérequis au travail collaboratif), sans interrompre physiquement ses collaborateurs.

• Skype est un logiciel de visioconférence permet de tenir des réunions à distance. Il est indispensable dans les organisations collaboratives qui encouragent la mobilité et le télétravail !

• Teams est une plateforme collaborative qui facilite le travail en équipe et le télétravail en regroupant messagerie instantanée, visioconférence et partage de fichiers.

• Identifier les besoins : Quels outils sont nécessaires pour faciliter la communication, le partage d'informations et la gestion des tâches (plateformes de messagerie, outils de gestion de projet, espaces de stockage en ligne...).

• Simplifier : Ne surchargez pas les équipes d'outils. Privilégiez ceux qui sont faciles à prendre en main et qui répondent aux besoins spécifiques du projet.

• Former les équipes : Assurez-vous que tous les membres de l'équipe maîtrisent les outils choisis.

LastPass permet à chaque collaborateur de mémoriser et de centraliser ses mots de passe professionnels (avec des fonctionnalités de SSO, mais aussi MFA), et ce de manière très ergonomique et sécurisée.

• C’est un outil idéal pour la gestion des to do lists.

• Il peut également s’adapter pour de la gestion des tâches, mais certaines fonctionnalités sont moins poussés qu’avec d’autres outils pensés spécifiquement pour cet aspect.

• Cet outil affiche une barre de progrès qui permet de bien se rendre compte de l'avancée des sujets et des tâches qu’il reste à faire.

• C’est un des outils les plus accessible sur le marché. Comme pour tous les autres, il existe une version gratuite. Ensuite, le tarif varie entre 4€ et 8€ selon les options choisies.

LockTransfer permet un partage de documents parfaitement sécurisé avec un ou plusieurs destinataires. De plus, la solution permet la création d’espaces d’échanges sécurisés en mode collaboratif dans le cadre de projets à haute valeur ajoutée par exemple, ou simplement pour récupérer des documents auprès de vos tiers.

• C’est l’outil dont on entend de plus en plus parler dernièrement.

• C’est un espace de travail complet et collaboratif.

• Il s’est particulièrement fait connaître pour son aspect base de connaissance. Il permet en effet de centraliser facilement l’ensemble des données clés de l’entreprise, et de les rendre lisibles et facilement trouvables.

• Depuis, les usages de l’outil se sont élargis. Il existe d’ailleurs des milliers de templates publics et gratuits, qui permettent de se baser sur des formats existants et de déployer la solution rapidement et efficacement.
• Notion est proposé à un tarif mensuel allant de 8€ par personne à parfois plus de 25€ selon les cas et besoins spécifiques. L’outil est par ailleurs gratuit pour un usage personnel.

• Fixer des règles de communication : Définissez les canaux de communication (réunions, messagerie instantanée, forums...), les fréquences d'échange et les bonnes pratiques.

• Encourager l'écoute active : Favorisez un environnement où chacun se sent à l'aise pour exprimer ses idées et où les opinions de tous sont prises en compte.

• Donner du feedback régulier : Encouragez les échanges constructifs et les retours sur les actions réalisées.

• Aménager des espaces de travail adaptés : Si possible, aménagez des espaces physiques ou virtuels propices à la collaboration et à l'échange.

• Organiser des activités de team-building : Renforcez la cohésion d'équipe en organisant des activités ludiques ou des événements qui permettent de mieux se connaître.

• Reconnaître et valoriser les contributions de chacun : Encouragez l'engagement et la motivation des collaborateurs en valorisant leurs contributions.

• Impliquer les équipes dès le début : Les collaborateurs seront plus motivés s'ils se sentent impliqués dans la mise en place du travail collaboratif.

• Former les managers : Les managers ont un rôle clé à jouer dans la réussite du travail collaboratif. Il est important de les former aux bonnes pratiques.

• Être patient : Le travail collaboratif demande du temps et de la pratique. Ne vous découragez pas si les résultats ne sont pas immédiats.

• monday.com : ce logiciel s’est imposé parmi les leaders des outils de gestion des tâches, grâce à sa facilité de prise en main et son utilisation ludique et colorée. Ses différentes vues (diagramme de Gantt ou Kanban, par exemple) aident à suivre la réalisation des tâches et l’avancement des projets pour un suivi précis.

• Wrike : malgré sa simplicité d’utilisation, Wrike propose en plus un diagramme de Gantt et des tableaux de bord. Les collaborateurs gagnent alors en visibilité et les prises de décision stratégiques sont encouragées.

• Combo est un logiciel de planning des tâches de travail des salariés

• De l’organisation du planning à la gestion de la paie en passant par le suivi des absences ou l’analyse des ratios de productivité, tout y est.

• C’est un logiciel conçu spécifiquement pour certains secteurs d’activités : boulangerie, hôtellerie, sport et loisirs, commerce alimentaire, pharmacie, restauration rapide, restauration traditionnelle, points de vente. Il est par ailleurs compatible avec la plupart de vos outils préférés du quotidien (Tiller, Payfit, Menlog, Zelty, Cashpad, etc…).

• Il est possible de le tester gratuitement pendant 7 jours, sans ajouter de carte bancaire. Les tarifs sont ensuite calculés sur mesure, sous la forme d’un devis, en fonction de votre besoin.

• C’est l’un des outils les plus connus aujourd’hui.

• C’est une organisation de projet dite en planches.

• Sur l’outil, il y a un système de colonne avec dans chacune d’elle des cartes. Ces dernières peuvent être déplacées d'une colonne à l’autre selon leur statut.

• Trello s’adapte parfaitement non seulement pour la gestion de projet mais également pour la gestion de tâches au sens large.

• Il existe une version gratuite, assez limitée mais qui permet déjà de bien appréhender l’outil. Ensuite, des plans plus complets existent. Il faut compter en moyenne entre 5€ et 17€ par utilisateur et par mois selon les fonctionnalités choisies.

• Quel est le but ? : Définissez précisément les résultats attendus du travail collaboratif (améliorer la productivité, stimuler l'innovation, renforcer la cohésion d'équipe...).

• Comment les mesurer ? : Mettez en place des indicateurs de performance clairs pour évaluer l'avancée du projet et l'atteinte des objectifs.

• Communiquer largement : Assurez-vous que tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs et leur importance.

• La surcharge d'informations: Trop d'informations peuvent générer du bruit et rendre difficile l'identification des éléments clés.

• La difficulté à prendre des décisions: L'implication de plusieurs personnes peut ralentir le processus décisionnel et générer des conflits.

• La perte de temps: Les réunions interminables, les échanges de mails incessants et les outils collaboratifs mal utilisés peuvent être des gouffres de temps.

• La difficulté à gérer les personnalités: Les différences de caractère, de style de travail et de niveaux d'expérience peuvent créer des tensions au sein de l'équipe.

• La paresse sociale: Certains individus peuvent être tentés de profiter du travail des autres. Le manque d'objectifs clairs: Sans objectifs précis, les collaborateurs peuvent se perdre et ne pas savoir où ils vont.

• Les problèmes techniques: Les outils collaboratifs, bien qu'essentiels, peuvent être source de problèmes si leur utilisation n'est pas maîtrisée.

• Freins individuels: Résistance au changement, manque de confiance en soi, difficulté à déléguer, etc.

• Freins collectifs: Culture d'entreprise peu propice à la collaboration, manque de ressources, méfiance entre les équipes, etc.

• Le travail collaboratif remet en question les pratiques managériales traditionnelles et nécessite d’aplanir la structure hiérarchique.

• En fonction du degré de maturité de l’entreprise quant au travail collaboratif, l’élimination brutale de toute forme de management peut se révéler déstabilisante pour les salarié·es.
• La plateforme e-commerce Zappos, par exemple, a perdu 14 % de ses effectifs suite à la suppression des postes de managers (source : The Wall Street Journal).

• C’est pourquoi certaines sociétés envisagent plutôt de repenser le rôle du ou de la manager. Ses missions ne consistent alors plus à imposer un cadre strict ou à valider les actions de ses subordonnés ; il ou elle favorise la collaboration en encourageant l’émulation collective par un travail de guide et d’animation.

Google Docs : permet aux équipes de travailler à plusieurs simultanément sur un même document. Interstis : cette plateforme collaborative est dédiée au secteur public et fournit toutes les fonctionnalités pour avancer sur des projets et mieux communiquer entre collaborateurs (agenda collaboratif, visioconférence, messagerie, logiciel de gestion, et bien plus encore).

• Asana se définit comme un outil de gestion de communication au sein d’une équipe.

• L’outil se rapproche d’un outil de gestion de tâches, avec de nombreuses fonctionnalités très pratiques (espaces de travail, étiquettes pour classer les informations, notes, fonctionnalités commentaires, boîte de réception, etc…).

• Asana est une solution un peu plus complexe à prendre en main, mais très pertinente.

• La version “basic” est proposée gratuitement. Ensuite, le prix varie de 10€ à 25€ par utilisateur et par mois selon la formule choisie (mensuelle ou annuelle, panoplie de fonctionnalités, etc…).

• Cet outil est particulièrement adapté pour les petites équipes.

• Il est plus limité en termes de fonctionnalités mais aussi plus simple à prendre en main et à intégrer.

• Teamwork peut par ailleurs être associé à d’autres outils, souvent utilisés dans les petites et grandes entreprises (Google Drive, Hubspot, Zapieer, Dropbox, Slack, etc…).

• Le tarif varie entre 10€ et 25€ par utilisateur et par mois. Pour chaque formule, il y a par ailleurs une formule d’essai qui permet de tester l’outil gratuitement et sans engagement pendant 30 jours.

• Mettre en place un système de suivi : Suivez régulièrement l'avancement du projet et les résultats obtenus.

• Identifier les points d'amélioration : Soyez à l'écoute des retours des équipes et identifiez les éventuels problèmes ou difficultés rencontrés.

• Ajuster la méthode : N'hésitez pas à adapter votre approche en fonction des résultats obtenus et des besoins de l'équipe.