Copy - Tout savoir sur la facturation...ou presque !

Tout savoir sur la facturation

... ou presque !

Ce module et vous

La facture est un document clé pour Engie comme pour nos clients. Elle contient de nombreuses informations. Mais heureusement, vous êtes là pour répondre aux questions de nos clients, les guider, en faciliter la compréhension...

Objectifs du module :

• Savoir interpréter une facture

• Connaître les différents types de facture et leurs usages

• Savoir comment consulter la facture d'un client

Au programme

La facture késako ?

Accéder aux factures

Spécificités de la facture

La facture en détails

Le grand quiz

Qu'est ce qui déclenche une facture ?

La facture késako ?

Quiz d'échauffement !

Selon vous, à quoi sert une facture pour nos clients Professionnels :

à rester dans la boite aux lettres, à connaître le montant à payer, à formaliser juridiquement, comptablement, fiscalement et commercialement une dépense d’énergie, à faire des origamis.

La facture, késako ?

Elle contient, sur une période donnée, en fonction du contrat souscrit par le client, le détail :

• d’informations pratiques,
• de l’abonnement,
• des index,
• des consommations d’énergie (gaz & électricité),
• des diverses taxes,
• des modalités de paiement,
• des prestations, des frais.

Pour nos clients pros, la facture est un document de référence, réglementaire et comptable.

La facture en détails

La facture : infos pratiques

date d'émission, montant, date limite de paiement ou prélèvement automatique

référence client

résumé de la facture indiquant sur quelle base elle est établie (Réelle ou estiimée)

date du prochain paiement

La facture : Vos contacts utiles

Votre service client au 09 69 32 33 00 + Le numéro des distributeurs à contacter en cas d'urgence (dépannage)

La facture : Votre contrat et vos services

L'offre énergie que vous avez souscrite (et éventuellement les options énergie verte) Les services souscrits et les prestations techniques du distributeur

La facture : Vos index de consommation

Index d'électricité en kWh ou de gaz en m3

La facture : Vos informations pratiques

L'historique de votre consommation facturée (kWh) : en fonction de l'origine de l'index

La facture : Explications des taxes

CTA : Contribution Tarifaire d'Acheminement. Elle concerne tous les clients. TICGN : Taxe Intérieure sur les Consommations de Gaz Naturel. Elle s'applique à toutes les ventes de gaz naturel en France. TVA : payée sur les débits pour la vente de gaz naturel et d'électricité, elle est récupérable sous certaines conditions. Deux taux sont applicables (20% et 5,5%).

A quoi sert une facture ?

• Informer : détailler les différents éléments facturés aux clients

• Justifier : comptablement pour un client professionnel (par exemple récupérer la TVA)
• Tracer : pour réclamer un paiement au client
• Régler : selon le choix du client
• Accompagner : grâce aux numéros d’appels d’urgence des Distributeurs en cas de dépannage

Qu'est ce qui déclenche une facture ?

Qu'est ce qui déclenche une facturation ?

Découvrons ensemble tous les types de factures dans la vie d'un contrat !

• La facture de mise en service
• Les factures cycliques
• Les factures autonomes
• La facture de résiliation

Cliquez ici pour activer le marqueur

Associez...

• La facture de mise en service : elle confirme la mise en service du contrat.
• Les factures cycliques : elles facturent la consommation du client, en fonction de son rythme de facturation.
• Les factures autonomes : elles interviennent hors cycle de facturation, à la suite d'évènements ponctuels.
• La facture de résiliation : elle confirme la résiliation du contrat du client.

...chaque type de facture à sa défintion !

Elles interviennent hors cycle de facturation, à la suite d'évènements ponctuels.

La facture de mise en service

Les facturescycliques

Evènementielle : elle confirme la mise en service du contrat du client. Elle est éditée environ 1 mois et demi après la souscription du contrat client.

Les factures autonomes

Evènementielle : elle confirme la résiliation du contrat du client.

La facture de résiliation

Elles facturent la consommation du client, en fonction de son rythme de facturation. Il existe 3 rythmes de facturation (bimestriel / mensuel / annuel).

Accéder aux factures

3 besoins, 3 applications

Dans SAP ? C'est facile, toutes les factures sont consultables

Biblos ? C’est là que toutes les documents (dont les factures) numériques inhérents au contrat du client sont archivés

Sur ISI, accédez aux 4 dernières factures du client !

ISI

Sur ISI, depuis la vue 360, se rendre sur l’onglet « facturation », pour accéder aux 4 dernières factures du client.

Cliquer sur la facture recherchée, celle-ci se télécharge.

Cliquer sur « ouvrir un fichier », la facture s’ouvre dans une nouvelle page Web.

Biblos

C’est là que toutes les documents (dont les factures) numériques inhérents au contrat du client sont archivés (contrat, factures, échanges).

1. Depuis la vue 360 d’ISI, aller à l’onglet « liens et décrochés », cliquer sur « Documents Gaz ou Elec.
2. Sélectionner les filtres, « période »/Type de document/Sens.
3. Cliquer sur « Rechercher ».
4. Les factures apparaissent, cliquer sur le lien de la facture concernée pour l’ouvrir

SAP

Dans SAP, toutes les factures sont consultables.

1. Rechercher le compte de contrat à partir du Cockpit
2. Se rendre en bas de page du cockpit et cliquer sur le N° de facture pour l'ouvrir au format PDF

Spécificités de la facture

3 rythmes de facturation et modalités de paiement

Mensuel

OU FMR

La voix du client

Bimestriel

x 12

La voix du client

x 1

Annuel

x 6

La voix du client

Les factures en fonction de leurs cycles

Facture mensuelleFMR

Facture bimestrielle

Facture annuelle

• Une facture tous les mois
• Concerne uniquement les clients dont l’installation est équipée d’un compteur communicant
• Compteur télé-relevé tous les mois à distance
• Mode de paiement = Prélèvement automatique uniquement

• Une facture tous les 2 mois
• Eligible à tous les clients
• Tous type de compteur
• Mode de paiement = Chèque

La facture peut aussi être payée par TIP ou Carte Bancaire

• Une facture par an, le client reçoit un échéancier pouvant aller de 6 échéances la 1ère année à 11 échéances les années suivantes
• Tous type de compteur
• Mode de paiement = prélèvement automatique uniquement

Comprendre la nature des factures cycliques

• Une facture cyclique sert à facturer la consommation du client.
• Cette consommation se calcule en fonction des index et sur une période donnée.
• Les factures cycliques sont éditées en fonction du rythme de facturation choisi par le client.

• Edition de facture cyclique tous les mois
• Index réel si compteur communicant
• Index estimé si le client n’a pas transmis son auto-relevé

Rythme de facturation Mensuel (FMR)

• Edition de facture cyclique tous les ans
• Index réel si compteur communicant
• Index estimé si le client n’a pas transmis son auto-relevé

Rythme de facturation Annuel

Rythme de facturation Bimestriel (uniquement pour les compteurs non communicants)

• Edition de facture cyclique tous les 2 mois
• Index réel si le client a transmis son index auto-relevé
• Index estimé si le client n’a pas transmis son auto-relevé

Qu'est-ce qu'un index ?

L’index est le chiffre affiché sur le cadran d’un compteur de gaz ou d’électricité. Il sert à calculer la consommation du client.Cet index est dit :

• « réel ou mesuré ou télé-relevé » lorsque le compteur est communicant
• « estimé ou calculé » lorsque le compteur n’est pas communicant
• « Auto relevé » lorsqu’il est transmis par le client

L’index se lit sur un compteur :

• De Gaz, en m3 (on ne lit que les 5 chiffres noirs et pas les 3 chiffres rouges)
• D’électricité, en kWh (il peut y avoir 1 index "Base" ou 2 Index "Heures Pleines" et "Heures Creuses" à collecter)

Le saviez-vous : Un compteur affiche 5 chiffres et va jusqu’à 99 999. Quand le compteur a atteint ce chiffreIl revient à 0 et un 6ieme chiffre apparait devant indiquant le nombre de tours.

Le coefficient de conversion GAZ, késako ?

C’est le distributeur GRDF qui calcule le coefficient de conversion au moment de la transmission de l’index au fournisseur pour la facturation de consommation.

Index

Le saviez vous ? Le coefficient de conversation est calculé à partir de 3 critères : - L'altitude de la commune - La composition du gaz (en zone H ou en zone B) - La pression de livraison (milibars)

m3

kWh

Consommation

Quand et pourquoi consulter une facture ?

Bonne question !

En duo, prenez 1 minute pour trouver au moins 2 raisons.

Vérifier la période de consommation facturée

Expliquer au client le solde dû et/ou sa situation de compte

Vérifier l’index facturé en cas de contestation

Echanger avec le client sur les prix facturés

Pour partager aux clients des informations utiles : n° des dépannages distributeur, référence clients, date de prochaine facture…

Le grand quiz

Quiz

Quiz

Quiz

Quiz

Quiz

Bravo!!!

Bravo!!!

Savez-vous lire une facture recto ?

Dans cette facture, identifiez en les entourant :

• Le PRM électricité
• Le PCE Gaz
• Un report de solde

• Les numéros d’appels dépannage

• La référence client

Savez-vous lire une facture verso ?

Dans cette facture, identifiez en les entourant :

• Les index

• Le type de compteur

• La puissance souscrite
• L’offre souscrite par le client
• La date de fin de contrat

Référentiel

La toile Pro est un intranet documentaire de référence : vous y retrouvez les consignes métiers (CME) qui sont les règles métiers ; et les Modes opératoires qui vous indiquent étape par étape comment faire.Dès que vous avez un doute, rendez-vous sur la Toile systématiquement pour consulter les procéduresN’hésitez pas à enregistrer l’URL en favoris

MERCI !!!

MERCI !!!

Avec la facturation mensuelle, je paie ce que je consomme réellement tous les mois. Les mensualités sont prélevées automatiquement, pas de « paperasse !

Je peux payer par chèque donc je maitrise mes paiements. Cela me permet également de sortir des fonds que tous les 2 mois.

Avec l’annualisation, pas de surprise, mes mensualités sont fixes et basées sur ma consommation de l'année précédente. Et avec le prélèvement automatiquement pas de risque d’oubli !