Gestión del conocimiento

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¿Qué es la gestión del conocimiento?

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La gestión del conocimiento (KM) es el proceso de identificar, organizar, almacenar y difundir información dentro de una organización. El hecho de que el conocimiento no sea de fácil acceso dentro de una organización puede ser increíblemente costoso para una empresa, ya que se dedica un tiempo valioso a buscar información relevante en lugar de completar tareas centradas en resultados.

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Un sistema de gestión del conocimiento (KMS) aprovecha el conocimiento colectivo de la organización, lo que conduce a una mejor eficiencia operativa. Estos sistemas están respaldados por el uso de una base de conocimientos. Por lo general, son fundamentales para una gestión exitosa del conocimiento, ya que brindan un lugar centralizado para almacenar información y acceder a ella fácilmente.

Tipos de conocimiento

Tipos de conocimiento

La definición de gestión del conocimiento incluye además tres tipos: conocimiento tácito, implícito y explícito. Estos tipos de conocimiento se distinguen en gran medida por la codificación de la información.Conocimiento tácito: Este tipo de conocimiento se adquiere típicamente a través de la experiencia y se comprende intuitivamente. Como resultado, es un desafío articular y codificar, lo que dificulta la transferencia de esta información a otras personas.Conocimiento implícito: Si bien alguna literatura confunde el conocimiento implícito con el conocimiento tácito, algunos académicos lo clasifican por separado argumentando que la definición de conocimiento táctico tiene más matices. Conocimiento explícito: El conocimiento explícito se captura desde varios tipos de documentos, como manuales, informes y guías, lo que permite a las organizaciones compartir fácilmente la información entre los equipos.

Proceso y herramientas de gestión del conocimiento

Un sistema eficaz de gestión del conocimiento generalmente cuenta con tres pasos principales: Creación de conocimiento: Durante este paso, las organizaciones identifican y documentan cualquier conocimiento nuevo o existente que quieran difundir en la empresa. Almacenamiento de conocimientos: Durante esta etapa, se suele utilizar un sistema de tecnología de la información para albergar el conocimiento organizacional para su distribución. Es posible que la información deba formatearse de una manera particular para cumplir con los requisitos de ese repositorio. Intercambio de conocimientos: En esta etapa final, los procesos para compartir conocimientos se comunican ampliamente en toda la organización. La velocidad a la que se difunde la información variará según la cultura organizacional. Las empresas que fomentan y recompensan este comportamiento ciertamente tendrán una ventaja competitiva sobre otras en su industria.

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Herramientas de gestión de conocimiento

Hay una serie de herramientas que las organizaciones utilizan para aprovechar los beneficios de la gestión del conocimiento. Los ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento pueden incluir:Los sistemas de gestión de documentos actúan como un sistema de almacenamiento centralizado para documentos digitales, como archivos PDF, imágenes y archivos de procesamiento de texto. Los sistemas de gestión de contenido (CMS) son aplicaciones que administran contenido web donde los usuarios finales pueden editarlo y, posteriormente, publicarlo. Estos se confunden comúnmente con los sistemas de administración de documentos, pero los CMS pueden admitir otros tipos de medios, como los audiovisuales. Las intranets son redes privadas que existen únicamente dentro de una organización, que permiten compartir permisos, herramientas y procesos entre los empleados. Los wikis pueden ser una herramienta de gestión del conocimiento popular dada su facilidad de uso. Facilitan la carga y edición de información, por lo que la carga de datos erróneos puede ser una inquietud, ya que los trabajadores pueden actualizarlos con información incorrecta u obsoleta.Los almacenes de datos agregan datos de diferentes fuentes en un único almacén centralizado y coherente para respaldar el análisis de información, la minería de datos, la inteligencia artificial (IA) y el Machine Learning. La información se extrae de estos repositorios para que las empresas puedan obtener conocimientos, lo que permite a los empleados tomar decisiones basadas en datos.

Estrategias para acelerar la gestión del conocimiento

Si bien las soluciones de gestión del conocimiento pueden ser útiles para facilitar la transferencia de conocimiento entre equipos e individuos, también dependen de la adopción por parte de los usuarios para generar resultados positivos. Como resultado, las organizaciones no deben minimizar el valor de los elementos humanos que permiten el éxito en torno a la gestión del conocimiento.Cultura organizacional: Las prácticas de gestión afectarán el tipo de organización que dirigen los ejecutivos. Los gerentes pueden construir organizaciones de aprendizaje recompensando y alentando los comportamientos de intercambio de conocimientos entre sus equipos. Este tipo de liderazgo sienta las bases para que los equipos confíen entre sí y se comuniquen de manera más abierta para lograr resultados comerciales. Comunidades de Practica: Los centros de excelencia en disciplinas específicas brindan a los empleados un foro para hacer preguntas, lo que facilita el aprendizaje y la transferencia de conocimientos. De esta manera, las organizaciones aumentan el número de expertos en la materia en un área determinada de la empresa, reduciendo las dependencias de personas específicas para ejecutar ciertas tareas.