Práctica 1 Diagnóstico documental de los archivos

PRáctica 1 Diagnóstico documental de los archivos

Gabriela flores aguilar5Ex01 Diagnóstico y auditoría archivística

1. introducción

El presente diagnóstico tiene como objetivo evaluar el archivo de concentración del Servicio Postal Mexicano (Sepomex), con el fin de analizar su estructura, gestión documental y el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de archivos. Mediante una revisión de los procedimientos de conservación, organización y disposición final de la documentación, se busca identificar áreas de oportunidad que permitan optimizar la eficiencia en el manejo de los archivos y garantizar la adecuada preservación de la memoria institucional y el acceso a la información.

Complejo Pantaco en Avenida Ceylán número 468, Colonia Estación Pantaco, C. P. 02520, Alcaldía Azcapotzalco, Ciudad de México.

www.correosdemexico.com.mx

1.1 Antecedentes de la institución

El Servicio Postal Mexicano es un Organismo Descentralizado. Tiene 12 Archivos de Trámite, un Archivo de Concentración y un Archivo Histórico.Estos son algunos servicios que ofreceAlta de máquina franqueadora Alta de registro postal para el servicio de cartas Alta de registro postal para el servicio de publicación periódica Arrendamiento de cajas de apartado para persona física Arrendamiento de cajas de apartado para personal moral Cancelación especial de estampilla postal

1.2 aspectos organizacionales e institucionales

Algunos datos del Servicio Postal Mexicano

El Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX), conocido como Correos de México, es una institución pública encargada de ofrecer servicios postales en todo el país. Trabaja bajo la dirección de la Secretaría de Infraestructura, Comunicaciones y Transportes (SICT), cuenta con una extensa red de oficinas y centros de distribución que garantizan cobertura nacional, incluso en áreas rurales..

A nivel internacional, Sepomex colabora con la Unión Postal Universal (UPU) y con entidades gubernamentales para la distribución de documentos. Sin embargo, sigue enfrentando desafíos como mejorar la eficiencia operativa y adaptarse a las demandas crecientes del comercio electrónico.

SEPOMEX es un organismo nacional que colabora con instituciones internacionales.

1.2.1 Misión

Ser factor de inclusión de la población, facilitador de la actividad económica y garante de las comunicaciones interpersonales, a través de la provisión de soluciones postales accesibles, confiables y de calidad.

1.2.1 Visión

Ser la empresa líder en el ramo de servicios postales, mensajería y paquetería, reconocida globalmente como confiable por sus mejores prácticas, por sus procesos de excelencia, por sus niveles de competitividad y por la calidad de sus productos y servicios, en un mundo que de forma constante se comunica de manera diferente.

1.2.4 Estructura Orgánica (área a la que pertenece el archivo)

Área a la que pertenece el Archivo de Concentración

Dependiente directamente de la persona Titular del Organismo, ésta nombró como Responsable del Área Coordinadora al Director Corporativo de Administración y Finanzas. El Archivo de Concentración es una área operativa que observa las disposiciones y requerimientos del Área Coordinadora.

1.2.5 FODA

1.3 Justificación del diagnóstico

El diagnóstico del Archivo de Concentración del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX) es esencial para garantizar la adecuada gestión y conservación de la documentación que resguarda, ya que permite preservar la memoria institucional, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en materia archivística, optimizar la asignación de recursos, facilitar el acceso a la información y prevenir riesgos de deterioro o pérdida de documentos. Al identificar debilidades y oportunidades, este diagnóstico proporciona una base sólida para implementar mejoras en infraestructura, tecnología y capacitación del personal, promoviendo así un sistema archivístico más eficiente y alineado con las mejores prácticas. En última instancia, este proceso no solo beneficia a SEPOMEX, sino que también contribuye a la transparencia y al acceso a la información para la ciudadanía, asegurando que la historia y las operaciones de la institución estén debidamente documentadas y disponibles para futuras generaciones.

1.4 Objetivos específicos

• Evaluar Condiciones: Analizar las condiciones físicas y administrativas del archivo.
• Identificar Mejoras: Detectar debilidades y oportunidades para optimizar la gestión documental.
• Definir Espacio: Determinar requisitos para un nuevo espacio adecuado para la reubicación del archivo.
• Desarrollar Capacitación: Identificar necesidades de formación del personal en gestión archivística.
• Establecer Conservación: Diseñar un plan de conservación para proteger la integridad de los documentos.

1.5 Instrumentos de Investigación para levantar el diagnostico

El Archivo de Concentración no tiene personal, por lo tanto, yo soy quien realiza los procesos de recepción y procesamiento de remesas.

1.6 gUÍA DE OBSERVACIÓN

1. Condiciones Físicas del Archivo Estructura del Edificio: ¿El espacio es adecuado y seguro para el almacenamiento de documentos? ¿Existen problemas de humedad, temperatura o iluminación? Mobiliario y Equipamiento: ¿Se cuenta con estanterías adecuadas para el almacenamiento de documentos? ¿Hay suficiente espacio para la circulación y el trabajo del personal? 2. Organización y Clasificación Sistema de Clasificación: ¿Está implementado un sistema de clasificación archivística? ¿Es fácil de entender y utilizar por el personal? Accesibilidad: ¿Los documentos son fácilmente localizables? ¿Existen índices o catálogos que faciliten la búsqueda?

1.6 gUÍA DE OBSERVACIÓN

3. Gestión Documental Recepción y Control: ¿Cómo se reciben y registran los nuevos documentos? ¿Se lleva un control adecuado de la entrada y salida de documentos? Inventario: ¿Se realiza un inventario regular de los documentos? ¿Está actualizado y es accesible? 4. Condiciones de Conservación Protección de Documentos: ¿Se utilizan materiales adecuados para la conservación de documentos? ¿Existen medidas de seguridad para proteger los documentos de daños o robos? Plan de Conservación: ¿Hay un plan establecido para la conservación y restauración de documentos?

1.6 gUÍA DE OBSERVACIÓN

5. Capacitación del Personal Formación: ¿El personal ha recibido capacitación en gestión archivística? ¿Existen oportunidades de formación continua? 6. Cumplimiento Normativo Normativas y Procedimientos: ¿Se siguen las normativas archivísticas establecidas? ¿Existen procedimientos documentados para la gestión de archivos? 7. Satisfacción del Usuario Acceso a la Información: ¿Los usuarios pueden acceder fácilmente a la información que necesitan? ¿Se reciben quejas o sugerencias sobre el acceso a los documentos?

Catálogo de Disposición Documental

Cuadro General de Clasificación Archivística

1.7 recursos archivísticos a diagnosticar (Instrumentos de control y consulta)

Bitácora de Transferencias Primarias

Inventario de Transferencia Primaria

1.7 recursos archivísticos a diagnosticar (Instrumentos de control y consulta)

1.8 conclusiones

El diagnóstico del Archivo de Concentración de SEPOMEX revela condiciones inadecuadas de conservación, con problemas de humedad y falta de organización, lo que dificulta el acceso a la información. Se carece de normativas y procedimientos claros, así como de capacitación del personal en gestión archivística. Además, no existe un plan de conservación que proteja los documentos. Se identifican oportunidades de mejora, como la reubicación del archivo a un espacio adecuado, la implementación de un sistema de clasificación, y el desarrollo de un plan de capacitación y conservación, lo que es esencial para asegurar la preservación de la memoria documental y facilitar el acceso a la información.