NOVICOLOR

Seminario de habilidades de liderazgo NOVICOLOR

Taller de introducción a la gestión eficiente de actividades en mi entorno laboral

Objetivo de la sesión

En esta sesión el participante identificará su nivel de administración de actividades y el índice de urgencia en su vida profesional, practicará al menos 3 técnicas para mejorar su gestión de tareas y analizará el impacto que una adecuada administración en sus actividades tiene en su vida personal y profesional.

SOBRE EL INSTRUCTOR

David Cañas Martínez

Consultor de cultura organizacional, productividad y habilidades blandas en DOConsultores, firma de consultoría propia.

Tengo más de 15 años de experiencia profesional relacionados al factor humano.

He impartido talleres de habilidades blandas y liderazgo a más de 1,000 personas a lo largo de la República Mexicana, atendiendo principalmente a niveles gerenciales y directivos en empresas de diversos sectores, entre ellos el educativo.Cuento con más de 7 años de experiencia en consultoría de negocios en múltiples sectores productivos a lo largo de la República Mexicana, enfocándome en la mejora de la productividad y eficiencia organizacional.

DIAGNÓSTICO Y PRESENTACIÓN DEL EQUIPO

CONCEPTOS BÁSICOS

MITOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

• “El trabajador más lleno de trabajo es el más eficiente”.

• “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”.

• Tratar de hacerlo todo tú mismo, sin delegar o contratar a alguien más que te ayude para mantener enfocado en las tareas más importantes.

• No automatizar las tareas repetitivas como correos, mensajes o temas personales.

• Hacer multitasking te hace más productivo.

REALIDADES DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

LA MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Dwight Eisenhower

TABLERO KAN BANTaiichi Ohno

APLICACIONES RECOMENDADAS

ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO

¿Qué es delegar?

01

Se resume como lo siguiente:

Enseñanza -aprendizaje

Delegar

Desarrollo profesional

Capacidad

Confianza

+ info

Implica otorgar a otros la responsabilidad y autoridad para completar parte de su trabajo o realizar tareas en su nombre. Delegabilidad es encomendar a otra persona una responsabilidad de la que el delegador sigue siendo responsable.

ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO

La delegabilidad es una de las herramientas más efectivas que tienes como líder para motivar y retener a tus empleados. Aquellos que necesitas para maximizar tu eficiencia y llevar a tu organización hacia el futuro, son los que prosperan con los nuevos desafíos y oportunidades.

Cuanto más fuerte sea tu equipo, más fácil es delegar

¿Cuando delegamos?

02

Proceso de empowerment

1. Comunicación

2. Cooperación

3. Diálogo

4. Colaboración

5. Delegabilidad

Establece un sistema para formular objetivos, planes y metas en cascada para toda la organización, basada en modelos de mejora continua. Permite la asignación clara de responsabilidades en relación con las metas y los procesos, como medio de implicación de las personas.

¿Qué te detiene para delegar (más)?

04

Principales motivos

2

4

3

5

1

Creer que solo hay una forma correcta

Deseo de control

Nuestro propio ego

Competencia

Preocupación

6

Sensación de urgencia

7

Ira

8

Falta de confianza en la capacidad de los demás

Definición de una emoción y por qué la sentimos.

Entendimiento de las emociones y sus efectos.

Beneficios de saber dominar nuestras emociones.

Técnicas y herramientas para controlar nuestras emociones y no que ellas nos controlen.

Introspección del participante acerca del dominio de las emociones.

¿A quiénes (sí/no) delegar?

08

Quien sí...

Quien sepa

Quien pueda

Quien quiera

Quien tenga conocimiento suficiente de los hechos objeto de la delegación

Quien tenga la competencia profesional precisa y tenga tiempo para poderla llevar a cabo

Quien tenga la motivación suficiente para asumir la delegación o esté demandando mayores iniciativas

Quien no...

Falta de experiencia

Evitación de responsabilidades

4

1

5

6

3

2

Incompetencia

Desorganización

Sobrecarga de trabajo

Sobredependencia del jefe

¿Cómo delegar?

09

MODELO DE LIDERAZGO SITUACIONAL DE HERSEY & BLANCHARD

MATRIZ DE MICHAEL HYATT

Matriz de estilos de delegabilidadde Dermot Crowley

1

3

2

Proceso para delegar como los mejores

Determina los recursos necesarios y el nivel de autoridad del delegado

Determina a quién

Diagnóstico

Determina las actividades

6

4

5

Proceso para delegar como los mejores

Determina el tipo de seguimiento

Da seguimiento y retroalimenta

Asigna la tarea

¿Qué significa enfocarme en resultados?

01

Un enfoque de gestión mediante el cual todos los actores que contribuyen directa o indirectamente al logro de un conjunto de resultados se aseguran de que sus procesos favorecen la consecución de los resultados finales deseados. Los actores utilizan a su vez la información y las evidencias relativas a los resultados reales para fundamentar sus decisiones sobre el diseño, la dotación de recursos y la implementación de los programas y las actividades, así como para rendir cuentas y elaborar informes.

Se resume como lo siguiente:

Es una alta inclinación en trabajar por objetivos.

Enfoque en resultados

Es necesario establecer procesos de monitoreo.

Las decisiones se basan en la rendición de cuentas y elaboración de informes

¿Cuándo debemos enfocarnos realmente en resultados?

04

¿Cuándo?

Evaluación del desempeño

Auditoría a la efectividad de los procesos

Rentabilidad del negocio

Nivel de satisfacción

¿Cómo desarrollar el enfoque en resultados dentro de una institución?

06

Desarrollo del enfoque en resultados

2

4

3

5

1

Definir los objetivos del negocio

Definir el tipo de cultura organizacional que necesitamos para el éxito

Comunicar las actividades por puesto de trabajo y los objetivos que buscan alcanzar

Implementar indicadores de proceso y desempeño

Establecer los objetivos departamentales

Definición de una emoción y por qué la sentimos.

Entendimiento de las emociones y sus efectos.

Beneficios de saber dominar nuestras emociones.

Técnicas y herramientas para controlar nuestras emociones y no que ellas nos controlen.

Introspección del participante acerca del dominio de las emociones.

8

10

9

7

Obtener la certificación en sistemas de gestión de la calidad

Incorporar talento con experiencia y conocimientos para implementar la gestión por objetivos

Contratar un consultor externo para la implementación de todos los puntos anteriores

Establecer procesos de mejora progresiva como 6 sigma o DMAIC

Desarrollo del enfoque en resultados

6

Implementación de procesos de rendición de cuentas

Definición de una emoción y por qué la sentimos.

Entendimiento de las emociones y sus efectos.

Beneficios de saber dominar nuestras emociones.

Técnicas y herramientas para controlar nuestras emociones y no que ellas nos controlen.

Y yo ¿Cómo puedo desarrollar mi enfoque en resultados?

07

Ciclo de Deming

Planear

Hacer

Verificar

Actuar

¿Cómo puedo planear mejor?

08

Planeación

Recopilar datos para profundizar en el conocimiento

Detallar las especificaciones de los resultados esperados

Definir las actividades para lograr el producto o servicio, verificando los requisitos

Establecer objetivos y procesos para conseguir resultados de acuerdo con los requerimientos

Herramientas de planeación

Lluvia de ideas

Método de diseño intuitivo (Poka-Yoke)

Análisis del Modo y Efectos de la Falla(AMEF)

Diagrama de Gantt

Estas herramientas pueden servir para dos cosas: – Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas. – Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro.

¿Cómo verificamos las actividades?

09

Herramientas de verificación

Estas herramientas pueden servir para: – Controlar el estado actual de un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.

01

02

03

04

05

Cuadro de mando integral

Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la dirección de los procesos de la empresa

Diagrama de correlación

Representación gráfica que muestra la relación de una variable con respecto a otra

Diagrama de Pareto

La famosa curva 80%-20% para organizar datos y centrar los esfuerzos en lo más importante

Diagrama de Ishikawa

Estudio para localizar las causas de los problemas

Listas de Verificación

También llamados check list

¿Qué significa ACTUAR?

10

Cerrar el ciclo con la retroalimentación para acercar los resultados obtenidos a los objetivos, definiendo acciones de mejora o reducción de errores, fechas compromiso y responsables de su ejecución y cierre.

Herramientas de actuación

Método Kaizen

Círculos de calidad

RETO:5 Días para mejorarMIS RESULTADOS

Reto: 5 Días para mejorar MIS RESULTADOS

Día 2: Establece lo que tienes que hacer para lograrlos.

Día 4: Determina cómo revisarás el cumplimiento del plan, qué problemas (ajenos a ti o no) surgieron y cómo te afectaron.

Día 3: Planea cuándo harás lo establecido.

Día 1: Define tus 3 objetivos más importantes y el indicador de éxito.

Día 5: Ejecuta tu plan y en cada revisión genera una nueva ruta de acción, sumando lo que hallazte en el día 4 y cómo lo combatirás.

Repite esto cada semana o mes ¡Y descubre cómo avanzas en la consecusión de los resultados que necesitas o deseas alcanzar!

Entendimiento de las emociones y sus efectos.

Beneficios de saber dominar nuestras emociones.

Técnicas y herramientas para controlar nuestras emociones y no que ellas nos controlen.

Introspección del participante acerca del dominio de las emociones.

Introspección del participante acerca del dominio de las emociones.

Introspección del participante acerca del dominio de las emociones.

Trabajo en equipo ¿En el equipo de trabajo?

Equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o autoasignadas, de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador.

El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.

ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO

¿Qué beneficios nos trae el trabajar en equipo?

Aumento en la productividad y reducción de costos.

Algunos beneficios...

Mejor comunicación y mayor interacción.

Integración y complementariedad.

Mejor aprovechamiento de los recursos.

Menos estrés (en óptima operación).

Aumenta el empoderamiento y el compromiso de los miembros.

Buenas prácticaspara el trabajoen equipo

In lak'ech, hala ken

Procesos

Responsables

Buenas prácticas

Metas e indicadores

FAQ/Troubleshooting

Para que el equipo funcione se requiere...

2

4

3

5

1

Los miembros deben ser muy conscientes de los puntos fuertes y débiles de los demás.

Permitir a alguien cambiar el papel que se le ha asignado, si lo requiere la situación.

Celebrar los logros, aunque sean pequeños, y se lo pasan bien juntos.

Conceder el tiempo suficiente para realizar el trabajo.

Hacer frente a fricciones antes de convertirse en un problema.

Definición de una emoción y por qué la sentimos.

Entendimiento de las emociones y sus efectos.

Beneficios de saber dominar nuestras emociones.

Técnicas y herramientas para controlar nuestras emociones y no que ellas nos controlen.

Introspección del participante acerca del dominio de las emociones.

Establece un sistema para formular objetivos, planes y metas en cascada para toda la organización, basada en modelos de mejora continua. Permite la asignación clara de responsabilidades en relación con las metas y los procesos, como medio de implicación de las personas.

Rally Novicolor

Conclusiones

¡Hemos concluído la sesión!

Gracias a tu participación y esfuerzo hemos terminado satisfactoriamente la sesión.Te invitamos a seguirnos en todos nuestros canales para que sigas fortaleciendo tus conocimientos y nos mantengamos en contacto.

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