Lecciones aprendidas
Denisse Caballero Morales
Created on September 27, 2024
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Lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas
Como parte de las acciones de cierre del plan 20 25, ejecutamos un ejercicio de “lecciones aprendidas” con líderes de los proyectos estratégicos, project managers y equipos de proyecto.Al hacer click en los puntos, podrás ver el detalle de las respuestas a las preguntas de reflexión.
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¿Qué se disfrutó más del proyecto?
¿Qué aprendizajes clave se adquirieron en el proyecto?
¿Qué recursos o apoyos hicieron falta?
Para la gestión de futuros proyectos ¿Qué se debería comenzar a hacer?
- Claridad en las Metas y Objetivos: Definición de metas precisas y específicas antes de iniciar proyectos. Esto incluye detallar el alcance, asegurando que todos los esfuerzos se alineen con los objetivos establecidos.
- Alineación y Compromiso de los Equipos: Asegurar el compromiso de líderes y equipos desde el inicio. La comunicación temprana es clave para obtener aprobación y garantizar una comprensión común del proyecto.
- Definición y Comunicación de Roles y Responsabilidades: Identificar y asignar roles clave para el éxito del proyecto. Mapear y comunicar responsabilidades claras facilita la coordinación y evita confusiones.
- Uso Eficiente de Herramientas y Procesos: Reforzar el uso de herramientas como Teams y simplificar el monitoreo con nuevas herramientas. Definir procesos claros para actualizar y comunicar responsabilidades.
- Evaluación y Ajuste Continuo: Realizar evaluaciones periódicas y ajustes necesarios. Planificar hitos anticipadamente y adaptar estrategias basadas en resultados y cambios del entorno.
Para la gestión de futuros proyectos ¿Qué se debería comenzar a hacer?
- Colaboramos de manera eficiente y multidisciplinaria: La colaboración efectiva entre equipos diversos dentro de la institución nos permitió tomar decisiones ágiles, ejecutar proyectos y resolver problemas, impulsando el cumplimiento de nuestras metas.
- Innovamos como motor de crecimiento: La innovación fue clave en la implementación de nuevos procesos y tecnologías, posicionándonos en transformación digital y educativa así como en la creación de soluciones tecnológicas avanzadas.
- Materializamos proyectos estratégicos: Logramos llevar ideas a la acción, desde la conceptualización hasta la implementación, demostrando nuestra capacidad para convertir ideas en acciones tangibles y efectivas
- Nos adaptamos y aprendemos continuamente: Mostramos adaptabilidad al enfrentar cambios, con un enfoque en el aprendizaje continuo y la alineación con tendencias globales.
- Impactamos a públicos internos y externos: Nuestros proyectos impactaron positivamente tanto a estudiantes, colaboradores y a la comunidad externa, extendiendo así nuestra influencia más allá de los límites institucionales.
¿Qué se disfrutó más del proyecto?
- Mayor coordinación entre equipos: Se observó en algunos proyectos una falta de coordinación y colaboración proactiva entre áreas y equipos, afectando la eficiencia y el cumplimiento.
- Optimización de procesos internos y adquisición de recursos: Agilidad en procesos internos y en la adquisición de nuevos recursos, como talento y tecnología además de la falta de rapidez en la autorización y asignación de recursos.
- Claridad y comunicación de logros y alcance: Se observó una falta de claridad en los logros esperados y el alcance de algunos proyectos, así como su correspondiente comunicación.
- Respaldo y apoyo institucional: Respaldo institucional y apoyo proactivo de áreas clave.
- Desarrollo y capacitación continua: Capacitación más frecuente y de calidad y desarrollo de habilidades para los equipos de proyecto.
¿Qué recursos o apoyos hicieron falta?
- Colaboración transversal:La colaboración efectiva entre áreas es necesaria para potenciar el impacto de los proyectos. Lograr una coordinación entre departamentos es crucial para alcanzar objetivos comunes y maximizar resultados.
- Comunicación y alineación: Mantener una comunicación constante y clara con todas las áreas involucradas es esencial para garantizar que todos los actores estén alineados con los objetivos del proyecto y se tomen decisiones informadas.
- Adaptación y flexibilidad: Los procesos y estrategias deben ser flexibles para adaptarse a los cambios y ajustes necesarios durante el desarrollo del proyecto. La capacidad de iterar y ajustar según la retroalimentación es fundamental para el éxito.
- Gestión del tiempo y expectativas: Los proyectos estratégicos requieren una planeación detallada y realista, especialmente en cuanto a tiempos y procesos de autorización e implementación interna y externa, para evitar retrasos.
- Empoderamiento y decisiones: Asegurar que los proyectos estén empoderados y tengan los recursos necesarios para tomar decisiones es crucial para el éxito del proyecto. La falta de empoderamiento puede limitar la capacidad de respuesta y eficiencia en la implementación.
¿Qué aprendizajes clave se adquirieron en el proyecto?