Horoquartz

Horoquartz

Présentattion du logiciel Horoquartz

Qu'est-ce que Horoquartz ?

Horoquartz (HQ) est un logiciel de gestion des temps. Il permet de rentrer le temps de travail des salariés, ainsi que leurs temps de formations, absences, congés, etc...

SOMMAIRE

La validation des demandes d'absence

Rôle Salarié

Le planning équipe

Rôle Manager

À retenir

Le planning individuel

Page d'acceuil

Lien tutos

La correction des anomalies

Rôle salarié (Le profil employé par défaut )

Le profil employé correspond à toutes vos demandes personnelles. Cela peut comprendre : - Enregistrement du Code École - Demande d'absence - Correction badgeage - Visibilité sur CPL, CMAIF

Rôle Manager ( Suppléance)

La suppléance de votre Manager présente plusieurs rôles : - Présente un rôle salarié pour les demandes personnelles. (demandes personnelles du Manager). - Un rôle Manager pour la gestion de son équipe. - Un rôle qui s'intitule "Manager Consultation" permettant de consulter les absences sans possibilité de modifications. - Un rôle " Manager visualisation" afin de consulter les absences sans possibilité de connaître le motif.

À Retenir

Salarié en décompte horaire

Salarié en forfait jour

Salarié en temps partiel

- 4 pointages obligatoires (pointage d'arrivé, de départ déjeuner, retour déjeuner, départ fin de journée). - Pause méridienne entre 11 h 30 et 14 h 00. - Horaire variable avec borne -5h/+7h en fin de mois. - Pose Horaire Libre - Possibilité de stocker des heures. - 1540 heures à faire sur l'année - Semaine variable (32 h, 35 h, 36 h 45).

- Aucun pointage. - Obligation de déclaration de leurs temps de présence chaque mois. - 199 jours à travailler.

- 4 pointages - Obligations de poser ses repos temps partiel (REPOSTP) - Horaires variables avec bornes -5h/+7h en fin de mois - Possibilité de stocker des heures - Particularité temps réduit médicaux en horaires fixes (macro)

ATTENTION

- Avec la suppléance, toute modification est possible jusqu'au 10 du mois suivant. - Toujours faire en sorte de ne pas être en négatif et de ne pas être trop en positif dans votre borne.

La page d'accueil

Au sein de votre page d'accueil HQ, vous allez retrouver plusieurs éléments qui sont les suivants : - une partie Valider mes badgeages : affiche un aperçu des badgeages de votre équipe et offre la possibilité de les valider depuis l’écran d’accueil. - une partie Mes indicateurs : Permet de visualiser les anomalies à traiter et les demande d’absence en attente de validation. - une partie Valider mes demandes : affiche un aperçu des demandes et offre la possibilité de les valider depuis l’écran d’accueil. - Sur votre nom en haut à droite, un menu déroulant apparaît et vous permet d’accéder : « Accéder à mon compte », à vos informations de compte : informations de connexion, préférences de compte et aux différents rôles qui vous sont affectés : Salarié, Manager, Gestion de la suppléance. Enfin, la cloche située en haut à droite vous permet de retrouver : les tâches en attente, les messages en attente, les documents en attente.

La correction des anomalies

Si vous avez des anomalies à corriger, rendez-vous sur la plage correction d’anomalies.Pour y accéder, il faut passer par le menu situé en haut à gauche puis dans « mon suivi ». Dans la section « gérer » vous trouverez « correction d’anomalies ». Sur cette page, vous pouvez :

• Renseignez la période que vous souhaitez.
• Faire une restriction sur un matricule (n° d’employé).
• Faire une restriction sur un type d’anomalie ou sur un niveau de gravité (de 1 à 9).

Il existe plusieurs types d’anomalies :

• Des anomalies à viser et dont aucune action de votre part n’est requise.

• Des anomalies avec une action à réaliser.

ATTENTION Voir avec votre Manager si cette tâche vous est déléguée

Les anomalies à viser

Lorsqu’une anomalie apparaît sur le logiciel, celle-ci ne nécessite pas forcément d’action particulière de votre part mais simplement un rappel de règle au collaborateur concerné. Les anomalies dont la gravité est de 1 à 8 peuvent être visées. Les anomalies les plus communes sont :

• Les pauses méridiennes inférieur à 45 minutes. Les pauses méridiennes doivent être de minimum 45 minutes , et 30 minutes ( si autorisations d'un responsable). Elles sont comprises entre 11h30 et 14h00.

• Les pointages en dehors des horaires de l'entité.

• Les dépassements de bornes au dernier samedi du mois. Rappel de la borne +7h/-5h.

Les anomalies avec action

Les anomalies dont la gravité est de 9 nécessite une action de votre part afin de régulariser la situation. Voici les plus communes :

• Chevauchement d’absence

• Employé absent sans justificatif : il peut s’agir d’un oubli de badgeage de la part d’un collaborateur soit d’une absence pas mise. Dans ce cas, soit régulariser le collaborateur soit mettre un motif d’absence

La validation des demandes d'absences

Pour valider les demandes 3 solutions s’offrent à vous : - Valider depuis votre page d’accueil - Soit depuis votre écran « validation des demandes » - Soit depuis le planning équipe

Planning équipe

Le planning équipe permet d’avoir une vision sur l’ensemble des collaborateurs, notamment pour leurs absences, les congés, les formations… Pour y accéder, il faut passer par le menu situé en haut à gauche puis dans « mon suivi » et enfin dans la section « au quotidien » vous trouverez « planning équipe ».

• De plus, le planning équipe est modulable grâce à certaines fonctionnalités qui sont les suivantes :

• Définir la période de consultation avec la restriction de population souhaitée (1).

• Avoir tous les types d’information du planning cochés (2).

• Cliquer sur une journée d’un collaborateur pour accéder à son détail journalier (3).

• Vous pouvez filtrer votre planning par motif en cliquant sur « filtrer les informations » (4).

• Une autre fenêtre s’ouvre, vous devez remplir le type de motif puis « ajouter/supprimer des motifs » via une liste déroulante. Pour valider ce filtre, il faudra cliquer directement sur la partie grisée.

Planning équipe

Le planning équipe permet d’avoir une vision sur l’ensemble des collaborateurs, notamment pour leurs absences, les congés, les formations… Pour y accéder, il faut passer par le menu situé en haut à gauche puis dans « mon suivi » et enfin dans la section « au quotidien » vous trouverez « planning équipe ».

Lorsque l’on clique sur le petit planning bleu qui s’affiche lorsque nous sélectionnons une case voici à droite l’interface que nous retrouvons.

À gauche, il s’agit des badgeages et la ligne rouge se met au moment auquel nous nous trouvons dans la journée. S’il y a une absence, elle s’affichera ici également. Ensuite dans l’onglet « Général » on y trouve toutes les anomalies. Dans « cycle horaire » c’est seulement un code que le logiciel a pour connaître les plages horaires du gestionnaire, c’est donc relié au prochain onglet « horaire journalier ».

Planning individuel

Permet de visualiser le planning d’un collaborateur, sur une période souhaitée. Tous les différents types d’informations du planning doivent être cochés (accessible via l’icône «paramétrages»). Le bouton bleu, en bas à droite de l’écran, permet d’afficher les compteurs de congés du collaborateur.

Liens intéressants

Gestion des anomalies dans HQ

Régulariser son "Reste à faire" (salarié en décompte horaires)

Déclarer ses jours travaillés (forfait jours)

Déclarer mes jours de télétravail

Consulter les soldes de ses congés

Nous mettons à disposition les liens des tutoriels concernant Horoquartz. N’hésitez pas à y jeter un coup d'œil pour vous familiariser avec l'outil et vous exercer à l'utiliser.

Déposer une demande d'absence Jour Horaire Libre (JHL)

Poser ou annuler des congés

Enregistrer les temps "ECOLE" alternants

Gérer les anomalies dues à un pointages réalisé en dehors de la plage horaire de travail

Manager : Déclarer les heures supplémentaires de mes collaborateurs

Lien page tutos sur l'intranet Agora+

Règles d'enregistrements des absences professionnelles pour les salariés en décompte horaire