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Unidad 4

Metodología para elaborar manuales administrativos como técnicas de organización para promover la alineación estratégica

O b j e t i v o d e l a p r e n d i z a j e

El estudiante identificará el proceso metodológico para elaborar cualquier tipo de manual administrativo como técnica de organización que promueve la alineación entrelos niveles de planeación estratégica y operacional en cualquier entidad.

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Los indicios de su elaboración y utilización se remonta al periodo de la Segunda Guerra Mundial

Concepto e importancia del manual administrativo

Cuando se identificó la necesidad de contar con instructivos para la orientación y ejecución del trabajo.

Cada hombre que trabajaba en las oficinas de servicios del ejército tenía su manual

Al resolver con estas técnicas de organización problemas de adiestramiento y supervisión, al mismo tiempo, la uniformidad en la ejecución de las tareas (Duhalt. 1973; Rodríguez, 2002).

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Duhalt (1973: 15), el manual administrativo es “un documento que compila en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo”.

manual administrativo

Franklin y Gómez (2008: 164) quienes mencionan que son documentos que contienen información sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructura y especificación de puestos y/o procedimientos de una entidad, y que es importante que los empleados los conozcan y consulten para normar su actuación y contribuir al logro de los objetivos organizacionales.

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Ventajas y desventajas de los manuales administrativos.

Ventajas

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Ventajas y desventajas de los manuales administrativos.

desVentajas

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Clasificación de los manuales administrativos

De acuerdo con las necesidades que tienen las empresas para asegurar que los procesos contribuyan a la consecución de los planes estratégicos se procede a formular los manuales administrativos.

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Manuales que contienen información aplicable para el sector público en dos o más dependencias del gobierno. En el caso de la iniciativa privada implica su aplicación a toda la entidad económica, o bien a dos o más unidades estratégicas de negocios (UEN).En el caso del gobierno, por ejemplo, el manual de organización de la Secretaría de Desarrollo Social. Para el sector privado el ejemplo sería el Manual de políticas generales de una empresa comercial.

Macroadministrativos

Criterio de evaluación: Ámbito de aplicación organizacional

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Contienen información de una o más de las áreas que conforman una dependencia del gobierno (Manual de políticas de la Dirección Administrativa de la Secretaría de Desarrollo Social) o de una de las áreas funcionalesde una empresa en el ámbito privado (Manual de procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos).

Microadministrativos

Criterio de evaluación: Ámbito de aplicación organizacional

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El objetivo que se persigue con este manual es proporcionar información sobre el origen y evolución de la organización, puede ser muy útil para el trabajador de nuevo ingreso, a fin de compartirle datos relevantes sobre los fundadores, cómo se inició el negocio y ha crecido con el paso de los años, los cambios y áreas de oportunidad que ha enfrentado la entidad para que conozca la empresa y logre identificarse con ella.

Historia

Criterio de evaluación: Contenido informativo

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La finalidad de este documento es informar sobre la estructura organizacional de la empresa, que describe mediante técnicas como los organigramas y descripción de puestos, las relaciones de autoridad, comunicación, coordinación de las diferentes áreas y roles de la organización.

Organización

Criterio de evaluación: Contenido informativo

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Manual que contiene los lineamientos que establece la organización, que orientan la actuación y la toma de decisiones para la consecución de los planes estratégicos de la entidad (misión, visión, objetivos, entre otros). Con dependencia de su ámbito de aplicación son generales o específicos. Un manual específico o microadministrativo documenta las políticas del área de crédito y cobranza.

Políticas

Criterio de evaluación: Contenido informativo

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Su objetivo es documentar paso a paso los métodos de trabajo que se siguen para ejecutar tareas específicas en el marco de las funciones conferidas a un puesto o área de la empresa. Por ejemplo, los procedimientos del área de personal, relacionados con el reclutamiento y selección, la contratación, el procesamiento de la nómina, la evaluación del desempeño, etcétera.

Procedimientos

Criterio de evaluación: Contenido informativo

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Álvarez (2001), considera que para reforzar su concepción y aplicabilidad es importante lo siguiente:

Las políticas dicen “qué hacer” y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso “cómo hacerlo”.

las políticas muestran lo que la dirección de la organización ha decidido hacer en una situación determinada.

Los procedimientos formalizan la implantación de las políticas.

A partir de las políticas se desarrollan los procedimientos y del desarrollo de procedimientos, se descubren y proponen las políticas que la organización requiere.

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Álvarez (2001), considera que para reforzar su concepción y aplicabilidad es importante lo siguiente:

Tanto las políticas como los procedimientos deben tener un propósito definido

al momento de desarrollarlas, es muy importante no perder de vista el propósito correspondiente.

una política es reforzada a través de al menos un procedimiento. Todo procedimiento es reforzado con al menos una política.

Una política sin procedimiento(s) se queda en buenos deseos. Un procedimiento sin políticas(s) está incompleto.

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Las políticas revisten al procedimiento dándole cuerpo y funcionalidad. Los procedimientos aseguran la implantación de la(s) política(s). Las políticas y los procedimientos son las caras de una misma moneda, se complementan. En conclusión, si desea reforzar e implantar una política, elabore e implante sus correspondientes procedimientos. Si desea reforzar e implantar procedimientos, diseñe y desarrolle sus correspondientes políticas.

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Este tipo de manual se caracteriza porque contiene información de dos o más de los tipos de manuales administrativos mencionados. Por ejemplo, el manual de organización y procedimientos del área de producción de una empresa, puesto que contiene información de dos tipos de manuales.

Contenido múltiple

Criterio de evaluación: Contenido informativo

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estos manuales se elaboran para observarse en un proceso o área funcional de la organización, por eso se identifican como función específica. Por lo que a partir del criterio de ámbito de aplicación caen en el tipo microadministrativo. Por ejemplo, pueden ser de organización, políticas, procedimientos o de contenido múltiple, pero contiene información oficial solo de un área como puede ser: ventas, recursos humanos, crédito y cobranza, producción, sistemas, contabilidad, almacén, finanzas, relaciones industriales.

Función específica

Criterio de evaluación: Función específica

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Existen varios tipos de manuales y cada empresa elabora aquel o aquellos según sus necesidades de información.

Consideraciones y proceso para la elaboración y actualización de los manuales administrativos

Planeación en la elaboración de manuales administrativos.

Es importante la evaluación de dos aspectos fundamentales: primero, establecer qué objetivos se pretenden alcanzar con los manuales administrativos; segundo, qué medios, procedimientos y recursos son necesarios para su elaboración.

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Definición de la responsabilidad en la formulación de los manuales administrativos.

En la empresa se tiene que definir esta responsabilidad. Al respecto, pueden ser dos las alternativas. Una que se cuente con la UOM dentro de la estructura organizacio- nal de la empresa; de lo contrario, la opción sería contratar los servicios profesionales de consultores externos.

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Programación del plan de trabajo

Elaborar de manera detallada el informe conocido como programa de trabajo. Será preciso documentar las actividades específicas a realizarse (recopilación de información, análisis de los datos, redacción, elaboración de gráficos, diseño del formato parala presentación del manual, revisión y corrección, en su caso, autorización, impresión y distribución) así como los tiempos y personal responsable.Para elaborar este programa, normalmente las técnicas utilizadas son PERT (técnica de evaluación y revisión de programas), CPM (método del camino crítico) y gráfica de Gantt. Al respecto, se propone utilizar el formato “programa de trabajo” que se presenta como anexo 1 en este texto y además se observa un breve ejemplo de su aplicación en el cuadro 4.2.

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EJEMPLO

Proceso de elaboración de manuales administrativos.

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En el proceso para elaborar cualquier tipo de manual administrativo, se consideran, de acuerdo con Rodríguez (2002), las siguientes fases esquematizadas.

Reiniciar

Ejercicio de autoevaluación

Trace un mapa mental del proceso de elaboración de un manual administrativo, complemente su trabajo con al menos dos fuentes bibliográficas adicionales al texto.

Procesamiento de la informaciónUna vez recabada la información, el analista de OyM procederá a realizar un análisis y depuración. Es importante que mantenga una actitud objetiva durante el proceso de revisión y análisis, para ello es importante elaborar las matrices de evidencia respectivas del análisis.Por ejemplo, en el formato 2 se ha documentado la información que se recopiló de la entrevista a dos personas que están en el cargo de oficinista, al analizarse las respuestas obtenidas y compararse, se estará en condiciones de elaborar la propuesta de la descripción del puesto para someter a revisión y en su caso aprobación con la autoridad respectiva de la organización.Posteriormente, el analista de OyM revisa la información proporcionada por cada entrevistado, de esta manera identifica los datos relativos al puesto, funciones y perfil para ocupar el cargo, determinando similitudes en la información o contrastes, documentando en dicho análisis la propuesta de la descripción de puestos que se presentará a revisión y aprobación de la organización.

Formato 2 Matriz de evidencia con información recabada de entrevistas (A y B) a oficinistas.

  • Formato y composición
  • Para la presentación final del manual administrativo, es importante considerar no solo la redacción, que deberá caracterizarse por un lenguaje claro y sencillo, apropiado para los usuarios.
  • También será importante planear el diseño del formato en que se habrá de hacer la impresión final del documento, para fines de aprobación y posterior distribución en la organización, pero principalmente para ayudar al usuario a localizar de manera rápida la información.
  • Para el formato y composición del manual administrativo, se estima importante considerar los siguientes aspectos:

Propuesta para presentar el contenido de un manual de organización.

Es importante señalar que los manuales administrativos no son documentos concluidos, puesto que para asegurar la utilidad de la información que contienen deben ser revisados con periodicidad, o bien cuando sea pertinente reflejar los cambios de la estructura organizacional y procedimental que desarrolla el funcionamiento de una entidad (eliminación de puestos, creación de áreas, establecimiento de políticas, modificación de procedimientos, fusión de departamentos, entre otros ejemplos).Lo fundamental es garantizar a los usuarios que dispondrán de información clara y vigente para orientar su desempeño en la organización, de allí la importancia de la actualización, la cual se aplica de dos formas: planeada y no planeada.

Revisión y actualización

Tipos de actualización de los manuales administrativos.

Una vez concluido el primer borrador del manual administrativo, el responsable de su elaboración lo somete a revisión de la autoridad respectiva de la organización, se realizan los ajustes procedentes y a continuación se gestiona la aprobación correspondiente.La aprobación del manual se realiza de dos maneras, una consiste en que la autoridad registre su firma de anuencia en cada hoja del manual; o bien, la más utilizada es colocar el oficio de autorización al principio del documento, después de la hoja de identificación o portada.Una vez aprobado, se procederá a la impresión para hacer la difusión dentro de la organización, con base en las políticas definidas como más convenientes para dar a conocer al personal el documento.Por ejemplo, la empresa puede hacer difusión de los manuales mediante reuniones de trabajo, oficios, página web, intranet; lo importante es difundir de manera oficial el manual, si no pierde la utilidad de su elaboración. Hay ocasiones que las organizaciones invierten recursos y tiempo en manuales para tenerlos guardados, en vez de que estén disponibles al personal, como fuente permanente de consulta.

Revisión y aprobación

Aspectos a evaluar en la revisión de manuales administrativos.

Diseño de gráficos Según el tipo de manual administrativo que se elabore, será necesario el diseño de gráficos para clarificar la información que se tiene interés de difundir con el personal de la organización.Entre las gráficas más utilizadas están los organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de espacios, sociogramas, entre otras. Sin embargo, es recomendable utilizar solo los gráficos que se estimen necesarios para uso del personal de la organización.

Recopilación de la InformaciónEsta etapa consiste en aplicar aquellas técnicas para recabar información (investigación documental, observación, cuestionarios y entrevistas), que se consideren pertinentes.Puede ser que se aplique más de uno de estos instrumentos para recopilar los datos necesarios, dependerá del criterio del responsable de la UOM, lo cual estará en función del tiempo y recursos disponibles, del objetivo que se pretende con el manual administrativo, del número de trabajadores a entrevistar, por ejemplo, del número de procesos a documentar, entre otras consideraciones. En caso de que exista la encomienda de elaborar un manual de puestos, se propone utilizar el instrumento que se presenta como formato 1 Guión de entevista. Cabe aclarar que se ejemplifica a manera de guía, puesto que cada organización o usuario procederá a realizar las modificaciones pertinentes al mismo según las necesidades específicas.

formato 1 Guión de entevista

RedacciónPara entrar a la actividad de redacción, es importante tener en mente el tipo de manual administrativo que se elaborará, porque ello implica los objetivos que se pretender cumplir en la organización. Además es importante tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

  • La audiencia. Es necesario conocer quiénes serán los usuarios del manual administrativo, puesto que esto determinará el lenguaje a utilizar para que la información que se documente sea precisa y entendible para ellos.
  • El objetivo que se pretende con el manual administrativo. Esto es fundamental porque el contenido informativo varía entre los tipos de manuales, ello exige establecer con claridad el ámbito de aplicación del documento (manual de organización, procedimientos, políticas, descripción de puestos, bienvenida, etcétera).
  • Corrección de estilo. Al respecto es importante que un especialista revise la redacción, y en general el formato y composición de la versión final del manual, para asegurar una clara redacción del mismo en beneficio de los usuarios.

Una vez que el manual administrativo se ha elaborado, revisado, aprobado e impreso, el paso siguiente es distribuirlo dentro de la organización, en los puestos y/o áreas que la autoridad considere más conveniente. Se recomienda que las autoridades respectivas autoricen cuál será el o los mecanismos convenientes para la distribución de estos documentos, así como las políticas relacionadas con qué áreas o puestos habrán de recibir copia de los manuales administrativos oficiales (aprobados).Como todo, no es adecuado hacer una distribución innecesaria de estos documentos, en principio por el costo y la pérdida de control que se genera, lo cual afectaría, en su momento, asegurar la entrega de las actualizaciones respectivas a los mismos. Entonces es necesario llevar un registro de recepción de las áreas y/o puestos que reciben un ejemplar del manual para efecto de mantenerlos informados de las respectivas actualizaciones.

Distribución y control