EPREUVE E4

E4: Optimisation des processus administratifs

Epreuve orale: Optimisation des processus administratifs

MARIE Clara

BTS SAM

Plan de présentation

1. Mon parcours de professionalisation

2. Mes fiches missions

1. Présentation de mon parcours de professionnalisation

1. Présentation de mon parcours de professionnalisation

Collège le Campigny

Blangy sur Bresle

Lycée le Hurlevent

Le Tréport

UFA le Hurlevent

Le Tréport

2. Mon parcours de professionnalisation

Ecole du sacré coeur

Plastic billat

CST PROFRET

Stage de découverte 3 ème

1 er stage de seconde

2ème stage de seconde, première et terminal

Synthèse des missions

Création d'un livret d'accueil

Création procédure

Mettre a jour le suivi des permis

Gèrer le stock de fournitures

Mission 1 : Création d'un livret d'accueil

1.1 Support opérationnel aux membres de l'entitéContexte international

Contexte

Le livret d'accueil est un document essentiel pour intégrer efficacement les nouveaux employés dans une entreprise de transport. Il fournit les informations clés sur l'organisation, les procédures internes, les valeurs de l'entreprise, ainsi que les éléments pratiques du quotidien professionnel. Dans un environnement logistique où les processus sont complexes et le respect des règles de sécurité est crucial, un livret d'accueil permet de garantir une bonne intégration des nouveaux collaborateurs tout en favorisant leur adaptation rapide et leur efficacité opérationnelle.

Enjeux et objectifs

Faciliter l'intégration : Fournir aux nouveaux arrivants toutes les informations nécessaires pour qu'ils puissent comprendre rapidement l’organisation et ses attentes. Assurer la conformité : Transmettre les règles et procédures obligatoires (sécurité, réglementation du transport, conditions de travail) pour garantir le respect des normes légales et internes. Promouvoir la culture d'entreprise : Communiquer les valeurs et la mission de l’entreprise afin de créer un sentiment d’appartenance et d’implication chez les nouveaux employés. Améliorer la productivité : Accélérer la prise de fonction des nouveaux collaborateurs en leur fournissant des informations claires et utiles dès leur arrivée.

Créer un livret d’accueil qui présente de manière claire et complète les informations nécessaires à la bonne intégration des nouveaux employés dans l’entreprise de transport, en mettant l’accent sur les procédures internes, les normes de sécurité, et les valeurs de l’entreprise.

Moyens et ressources méthodologiques

Productions réalisées

Mission 2: procédure

1.2 Gestion des dossiers en responsabilité

Contexte

Création d'une procédure d'un confrère pour la facturation

Enjeux et objectif

La mise en place d’une procédure de pré-facture client vise à améliorer la gestion des processus financiers et à renforcer la relation avec les clients. Elle répond à plusieurs enjeux importants : réduire les erreurs dans les factures, améliorer la satisfaction des clients, gagner du temps en évitant les corrections postérieures, optimiser les flux de trésorerie grâce à une facturation plus fluide, et répondre aux exigences légales ou contractuelles de certains secteurs.Les objectifs principaux sont de garantir la transparence avec les clients en communiquant les montants à valider avant facturation, de standardiser les pratiques internes, de faciliter la validation des données, de diminuer les litiges liés aux erreurs de facturation, d’améliorer la qualité des données financières pour une gestion optimisée et, enfin, de renforcer la relation de confiance avec les clients.En somme, cette démarche permet de professionnaliser les processus tout en apportant une réelle valeur ajoutée à la relation client et à la gestion financière de l’entreprise.

Moyens et ressources méthodologiques

Productions réalisées

Productions réalisées

Productions réalisées

Mission 3 : Mettre à jour le suivi des permis

1.3 Amélioration continue des processus

Contexte

Dans une entreprise de transport, les chauffeurs jouent un rôle central dans le bon déroulement des opérations logistiques et de livraison. Pour garantir la sécurité et la conformité avec les réglementations en vigueur, il est essentiel de maintenir à jour les permis de conduire des chauffeurs. Une absence de mise à jour ou une expiration de permis peut entraîner de lourdes conséquences, telles que des amendes, des retards dans les livraisons ou l’immobilisation de véhicules.

Enjeux et objectif

Sécurité et conformité légale : Assurer que chaque chauffeur possède un permis valide pour les catégories de véhicules qu’il conduit, conformément aux exigences légales. Prévention des amendes et des pénalités : Éviter les sanctions en cas de contrôles routiers ou administratifs qui pourraient révéler des permis expirés ou non valides. Continuité des opérations : Garantir la disponibilité des chauffeurs et éviter les interruptions dans les livraisons dues à des permis non valides. Préparation aux renouvellements : Anticiper les démarches nécessaires (examens médicaux, renouvellement administratif) pour éviter les périodes de non-conformité.

Mettre en place un processus efficace de suivi et de mise à jour des permis de conduire des chauffeurs pour s’assurer qu’ils sont toujours en conformité avec la législation, ce qui permet à l’entreprise de fonctionner sans interruption ni risque juridique.

Moyens et ressources méthodologiques

Productions réalisées

Mission 4: Gérer le stock des fournitures

1.4 Gestion des ressources de l'entité

Contexte

Dans une entreprise de transport, la gestion des fournitures (équipements bureautiques, matériel d'entretien, pièces détachées pour les véhicules, etc.) est essentielle pour garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des retards dans les interventions, une augmentation des coûts ou une baisse de la qualité des services fournis.

Enjeux et objectif

Anticiper les besoins en fournitures pour éviter les interruptions dans les activités de l’entreprise (retards de maintenance, absence de matériel pour les employés). Réduire les coûts associés à la gestion des stocks (surstock, coûts de stockage, coûts d’urgence). Améliorer la productivité en garantissant que les équipes ont toujours accès aux équipements nécessaires sans perte de temps.

Moyens et ressources méthodologiques

Productions réalisées

IIl me faut également le bon de commande. Ce serait bien aussi d'avoir le bon de livraison pointé avec le bon de commande.

BILAN

J'ai eu l'opportunité de réaliser plusieurs missions variées qui m'ont permis de développer des compétences essentielles dans le domaine administratif

Brevet des collèges admis

1.4 Gestion des ressources de l'entité

• Vérifier le stock des fournitures
• Faire une recherche de prix
• Passer commande

PLASTIC BILLAT

Entreprise de production de plastique situé a Gamaches

1.3 Amélioration continue des processus

• Demander le permis aux chauffeurs
• Scanner le permis
• Classer le permis

1.2 Gestion des dossiers en responsabilité

• Création de procédure
• Expliquer la procédure

Bac pro gestion administration admis

1.1 Support opérationnel aux membres de l'entité

• Recherche internet

• Création du journal sur PowerPoint

• renseignement auprès des collègues

Ecole du sacré coeur

Ecole privé situé a Gamaches de la maternelle au CM2

BTS Support a l'action managériale

CST PROFRET

Entreprise de transport situé a Blangy sur Bresle