ferramentadeautoauditoria27102011-2-12.pdf

corretiva(s)

a(s) medida(s)

), inscreva na coluna da direita

Não Conforme

NC

Sempre que assinalada a coluna a implementar, de acordo com a legislação em vigor.

C (Conforme) – o procedimento existe. NC (Não Conforme) – o procedimento não existe ou está incorreto. NA (Não Aplicável) - o procedimento não se aplica.

seguintes situações:

Avalie cada item da lista de verificação, colocando uma cruz no quadrado correspondente a uma das

Instruções de preenchimento

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www.igfse.pt

A aplicação desta ferramenta facilita a gestão criteriosa dos projetos FSE e previne o erro mas não dispensa a consulta da legislação nacional e comunitária relativa aos projetos cofinanciados no âmbito do Fundo Social Europeu. Poderá também contar com a ajuda das respostas às Perguntas Frequentes e do e-Guia Informativo “Regras de Informação e Publicidade no âmbito do QREN (2007 – 2013)”, informação disponível em

Parte do princípio de que a Entidade tem a sua situação regularizada, quer ao nível de impostos e contribuições para a segurança social, quer ao nível de eventuais restituições no âmbito do FSE.

um procedimento “NC” – Não Conforme.

A ferramenta de Autoauditoria tem por objetivo auxiliar os beneficiários na gestão de projetos cofinanciados pelo Fundo Social Europeu (FSE). Permite identificar a conformidade ou não conformidade dos procedimentos em vigor em cada projeto e convida os beneficiários a introduzir medidas corretivas, sempre que identificado

32º do DR n.º 84-A/2007, de 10/1, na sua atual redação).

1 Se a formação conferir habilitação escolar ou académica e for ministrada por estabelecimento público ou privado de ensino legalmente reconhecido, a responsabilidade e o controlo do processo técnico-pedagógico é do Ministério da tutela (cf. n.º 3 do Art.º

Infraestruturas Acompanhamento e avaliação do processo formativo: É realizado por pessoal interno

(livros, panfletos, CD, DVD, etc.) Diplomas ou certificados de frequência da ação Seminários, workshops, ações de formação ou outros eventos

ao Fundo Social Europeu), particularmente em: Anúncios publicados ou editados em qualquer meio de comunicação Capas ou contracapas de estudos, recursos técnico-pedagógicos e manuais

TV/Rádio, outros) As regras sobre informação e publicidade são respeitadas (lema escolhido pela Autoridade de Gestão (PO), insígnias nacional e da União Europeia, com menção

O programa da(s) ação(ões) de formação O cronograma da(s) ação(ões) de formação Os manuais e textos de apoio Outros recursos didáticos utilizados (meios audiovisuais, etc.) A divulgação das ações de formação (Jornais/Imprensa, Internet,

O local onde decorre(eu) a formação

O processo referencia:

local onde decorre o projeto O processo técnico de ações de caráter não formativo está atualizado e disponível no local onde decorre o projeto

PROCESSO O processo pedagógico das ações de formação está atualizado e disponível no

NC NA

medidas corretivas

SITUAÇÃO

1. Processo técnico-pedagógico

Grelha de verificação para autoavaliação

empregadora.

2 Neste contexto, formandos não vinculados traduzem-se em ativos empregados cuja formação não é por conta da sua entidade

trabalhos e estágios realizados)

Existem evidências da avaliação dos formandos (provas, testes, relatórios de

Existe justificação de faltas

Existem folhas de presença de formandos / sistema de livro de ponto

Seguro de acidentes pessoais

Montante do subsídio de formação atribuído

Indicação do local e horário da formação

contendo: Descrição da ação de formação

Existem contratos de formação com formandos não vinculados / desempregados,

Oportunidades

O processo de seleção de formandos/as respeitou o Princípio da Igualdade de

Existem fichas de inscrição Existem evidências do processo de seleção de formandos (anúncios, convites, inscrição do/a próprio/a, testes psicotécnicos, entrevistas e outras)

FORMANDOS São elegíveis (ver informação sobre os Custos Elegíveis)

encontram regularizadas RESPONSABILIDADE AMBIENTALA entidade dispõe de procedimentos a favor do desenvolvimento sustentável do planeta. São exemplos, a reciclagem de lixo, a utilização racional da água e a economia de energia elétrica, a programação de fotocopiadoras para a poupança de toner e impressão frente e verso de folhas, etc.

potenciais empregadoras) Resulta na elaboração de um relatório de avaliação A entidade ou o projeto foi sujeita/o a uma ação de acompanhamento no local (pela Autoridade de Gestão, Organismos Intermédios, coordenador da parceria, coordenador da CIF, BREPP ou outros). As inconformidades detetadas já se

É realizado através da contratação de entidades formadoras acreditadas É suportado por metodologias e técnicas (inquéritos aos formandos e/ou inquéritos aos formadores e/ou inquéritos às entidades empregadoras ou

3 Ver n.º 5 do Art.º 20º do DR n.º 84-A/2007, de 10/12, na sua atual redação).

Foi celebrado contrato escrito com a entidade formadora contratada, indicando:

setembro)

A entidade formadora contratada está certificada pela DGERT (Indicar o nº do ofício e data do despacho de certificação - ver Portaria n.º 851/2010 de 6 de

Existem evidências do processo de seleção da entidade formadora contratada (anúncio, convite, concurso público ou outra)

Designação da entidade formadora contratada

(Aplicável apenas quando a entidade, enquanto beneficiária e promotora do projeto, contratou uma ou mais entidades formadoras. Estes requisitos devem ser preenchidos para cada entidade formadora contratada)

ENTIDADE(S) FORMADORA(S) CONTRATADA(S)

realizada pelos formandos)

É efetuada a avaliação do desempenho dos formadores (incluindo a avaliação

responsáveis

Foram elaborados relatórios de acompanhamento de estágios, visitas ou outras atividades formativas e não formativas, validados pelos formadores ou outros

Existem sumários datados e validados pelos formadores

formador se enquadre) (ver FAQ “Formador sem Certificado de Aptidão Pedagógica”)

Os formadores estão devidamente certificados, de acordo com o exigido na legislação nacional aplicável (Certificado de Aptidão Pedagógica, Certificado de Competências Pedagógicas ou Certificação por outro sistema específico em que o

Foi efetuado contrato de prestação de serviços (quando externos)

Há evidência do processo de recrutamento/seleção de formadores

Os formadores estão identificados

FORMADORES

Existem procedimentos de acompanhamento da empregabilidade dos formandos (contacto pessoal, inquéritos aos formandos ou outros)

Existem Diplomas e/ou Certificados de formação

e outras)

Existem evidências do trabalho desenvolvido no âmbito das atividades de acompanhamento e avaliação do projeto (relatórios, atas de reuniões, assinaturas

OUTRO PESSOAL AFETO ÀS AÇÕES DE FORMAÇÃO Foi celebrado contrato escrito (de prestação de bens ou serviços)

boa relação custo/benefício)

Que obedecem a princípios de boa gestão financeira (economia, eficiência e

do projeto

Que não implicam um pagamento definido em percentagem do custo total

Autoridade de Gestão

Cujo pagamento não está condicionado à aprovação do projeto pela

benefício para o projeto

A cujo aumento do custo de execução correspondeu idêntico aumento de

Foram celebrados contratos:

OUTROS FORNECEDORES/PRESTADORES

Descrição detalhada dos serviços a prestar e montantes envolvidos

Obediência aos princípios de boa gestão financeira (economia, eficiência, eficácia e boa relação custo/benefício)

Duração do contrato

Os pedidos de reembolso e prestação final de contas são da responsabilidade de um TOC (ou de um responsável financeiro no caso da Administração Pública)

encontra-se devidamente preenchida

A listagem das despesas pagas por pedido de reembolso e por rubrica, via SIIFSE,

Caso os documentos originais não contenham os pontos apresentados nas duas linhas anteriores, a entidade apresenta verbete adequado produzido por software de contabilidade adequado, no qual constam essas referências

Chave de imputação dos custos comuns

Indicação das contas movimentadas na contabilidade geral

Menção “Financiado pelo FSE / PO / Nº candidatura / Valor Imputado”

Nº de lançamento na contabilidade

Os documentos originais contêm:

O arquivo de documentos da entidade permite o acesso célere aos mesmos

imputação dos custos comuns

Existe evidência dos pressupostos (adequados e razoáveis) associados à chave de

Existe identificação e evidência da chave de imputação dos custos comuns

A entidade efetua corretamente o tratamento contabilístico do IVA (IVA dedutível não pode ser imputado aos Projetos FSE)

A entidade enquadra-se no n.º 1 ou n.º 2 do art.º 2º do CCP e cumpre os procedimentos previstos neste Código. Mais sobre Contratação Pública

Verifica-se respeito pelos princípios e conceitos contabilísticos, critérios de valorimetria e métodos de custeio definidos no POC/SNC

Os Custos/Proveitos estão contabilizados de acordo com o POC aplicável ou os Ganhos/Perdas estão contabilizados de acordo com o SNC

NC NA

medidas corretivas

SITUAÇÃO

2. Processo contabilístico/financeiro

Período de elegibilidade: decorre entre os 60 dias anteriores à data de apresentação da candidatura e 45 dias após a data de conclusão do projeto, embora a Autoridade de Gestão possa alargar, a título excecional, o período de elegibilidade (a que consta do cronograma como a data final para realização da última ação), nos termos dos n.º 3 e 4 do Art.º 35 e n.º 7 e 8º do Art.º 40º do DR n.º 84-A/2007, de 10 de dezembro, alterado pelo Decreto-Regulamentar n.º 13/2008, de 18 de junho e pelo Decreto-Regulamentar n.º 4/2010, de 15 de outubro (Artigo 35.º n.º 3; Artigo 40.º n.º 7 e Artigo 44.º n.º 2). Ver FAQ sobre “Elegibilidade temporal das despesas”.

imputação de custos comuns:

As faturas, recibos ou documentos equivalentes e documentos de suporte à

A aquisição de bens e serviços está justificada através de fatura e recibo ou documentos equivalentes, fiscalmente aceites

No caso da despesa estar reportada a uma unidade de custo (de tempo ou outra), essa relação pode ser verificada

financiada e não financiada

As rendas, alugueres e amortizações respeitam a legalidade (designadamente o princípio da substância sobre a forma) e regularidade entre a atividade

Respeitam os limites máximos estabelecidos legalmente

Estão documentadas

relação custo/benefício

Cumprem com os princípios da economia, eficiência e eficácia e da boa

serviços

Têm relevância contabilística e evidência fáctica dos respetivos bens e

Os pagamentos por cheque estão refletidos no extrato bancário

Foram incorridas e pagas

São imputáveis ao projeto

Ocorreram dentro do período de elegibilidade

Permite a verificação da despesa Todas as despesas/custos:

Se a entidade estiver sujeita à apresentação da conta de gerência ao Tribunal de Contas e dispensada do cumprimento das alíneas d) e f) do n.º 1 do Art.º 31º do DR n.º 84-A/2007, de 10 de dezembro (cf. n.º 4 do mesmo artigo): Respeita o princípio da não duplicação de apoios comunitários Respeita os princípios do registo contabilístico

O pagamento aos formandos foi efetuado por transferência bancária

O pagamento aos formandos está regularizado

estrutura de financiamento

Existindo Contribuição Privada, está devidamente apurada e refletida na

estrutura de financiamento

Existindo receitas, estão devidamente apuradas, contabilizadas e refletidas na

Existindo contrato com uma entidade formadora, a faturação permite a associação das despesas que a integram às rubricas FSE

Consideram os descontos e as anulações, quando existam

Cumprem a regularidade formal (Art.os 29º e 36º do CIVA e 171º do CSC)

Identificam claramente o bem ou serviço

10

crença, idade, deficiência ou orientação sexual.

Diretiva 2000/43/CE, do Conselho, de 29 de junho de 2000 que aplica o princípio da igualdade de tratamento entre pessoas, sem distinção de origem racial ou étnica; e Diretiva 2000/78/CE, do Conselho, de 27 de novembro de 2000, que estabelece um quadro geral de igualdade de tratamento no emprego e na atividade profissional, na qual é proibida a discriminação com base na religião ou

Como ter em conta a igualdade de oportunidades num projeto FSE? Este primeiro apêndice temático à Ferramenta de Autoauditoria, baseado num teste da Inspeção Geral de Finanças, procura ajudá-lo(a) neste processo, integrando os campos que podem ser alvo de uma “auditoria temática”.

O compromisso em matéria de igualdade de oportunidades do Tratado e as disposições claras do Regulamento do FSE constituem assim obrigações para os Estados-Membros, incluindo na aplicação do princípio da integração da perspetiva de género a nível dos projetos ou das entidades beneficiárias.

Este objetivo é transversal à gestão de todos os Fundos Estruturais da União Europeia.

os seus trabalhadores e trabalhadoras.

Finalmente, os Artigos 137º e 141º referem-se à igualdade de género em relação ao mercado de trabalho, estipulando a igualdade de oportunidades e de tratamento no trabalho, bem como a obrigação, para cada Estado-Membro, de assegurar a aplicação do princípio «a trabalho igual (ou de igual valor) salário igual» para

O Artigo 3º estabelece o princípio da integração da perspetiva do género ao afirmar que a Comunidade deve, em todas as suas atividades, visar a eliminação das desigualdades e promover a igualdade entre homens e mulheres. Além disso, o Artigo 13º fornece medidas proativas de combate à discriminação em razão do sexo, raça ou origem étnica, religião ou crença, deficiência, idade ou orientação sexual.

A igualdade entre mulheres e homens constitui um valor fundamental da Comunidade e, de acordo com o Artigo 2º do Tratado da União Europeia, é uma das ações que a Comunidade deve promover ativamente.

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Igualdade de Oportunidades e Não Discriminação

____________________________________________________________________________________________________________________________

Apêndice Temático 1

11

Oportunidades

oportunidades

deficiência

género

EXEMPLOS de Indicadores Nº de homens / Nº de mulheres % de mulheres/% de homens portadores(as) de Nº de medidas tomadas Nº de sessões realizadas em favor da igualdade de Índice de satisfação dos beneficiários das sessões em favor da igualdade de oportunidades Nº de pessoas afetas à gestão do projeto com formação em Igualdade de Oportunidades

EXEMPLOS de Objetivos Identificar o nº de destinatários do projeto segundo o Integrar x % de pessoas portadoras de deficiência Tomar x medidas facilitadoras da conciliação entre as tarefas do projeto e a vida familiar e social Realizar x sessões formativas sobre Igualdade de Integrar nos conteúdos de comunicação uma linguagem neutra, inclusiva e não discriminatória

A entidade definiu objetivos mensuráveis para o cumprimento da igualdade de oportunidades.

Avaliar o grau de cumprimento da Integração do princípio da igualdade de oportunidades nas atividades

indicadores e criação de mecanismos de acompanhamento e avaliação.

EXEMPLOS

Caso a entidade pretenda elaborar um plano, sugere-se que integre o seguinte: reconhecimento da situação atual (diagnóstico), estratégias de envolvimento dos públicos-alvo, elaboração de objetivos, atividades, A estratégia para promover a igualdade de oportunidades ou, mais concretamente, a igualdade de género pode ser expressa em documentos para o efeito, como no Código de conduta, no Código de ética, entre outros.

A entidade segue algum plano de igualdade de oportunidades e não discriminação ou está integrada em alguma instituição/ministério/grupo empresarial que tenha definido um plano de ação neste âmbito.

Integrar o princípio da igualdade de oportunidades nas atividades

EXEMPLOS em especial igualdade de género. igualdade de género em todas as atividades.

Identificar as necessidades de formação interna em matéria de igualdade de oportunidades e de tratamento e Realizar ações que sensibilizem os/as trabalhadores/as da organização para os princípios e integração da

projetos

oportunidades.

Os(as) responsáveis pela elaboração do projeto e pelos dossiês afetos, pelas ações de formação e pelo recrutamento de formandos e formadores têm formação ou frequentaram cursos que de algum modo os(as) sensibilizou para promoverem a igualdade de

Estar sensibilizado(a) para o conceito de igualdade de oportunidades e para a forma como se aplica nos

NA

NC

INDICADORES

OBJETIVOS

MEDIDAS CORRETIVAS

SITUAÇÃO

Grelha de verificação para autoavaliação

12

Atualizado a 12 de julho de 2013

Se detetou alguns itens “Não Conformes”, Introduza por favor as medidas corretivas necessárias.

Concluiu a sua Autoauditoria.

Notas: Alguns objetivos e indicadores, sugeridos a título de exemplo, podem não ter aplicação no seu projeto FSE. Para saber mais sobre Igualdade de Oportunidades, consulte o Site do IGFSE.

corrigidas.

O projeto foi sujeito a avaliação por entidades externas com responsabilidade de auditoria a nível da igualdade de oportunidades e não discriminação. As eventuais inconformidades detetadas foram

Corrigir inconformidades

- Matérias lecionadas nos cursos e ações de formação - Avaliação dos formandos(as) à formação

EXEMPLOS - Folhas de presença

- Registos dos formandos/as (sexo, idade, nacionalidade, etc.) - Forma de seleção e recrutamento dos(as) formadores(as) - Forma de seleção e recrutamento dos(as) formandos(as)

fatores.

Existem evidências no dossiê técnico-pedagógico ou dossiê do projeto do cumprimento dos objetivos relativos à igualdade de oportunidades ou de outros

Ter evidências sobre a aplicação do princípio da igualdade de oportunidades

NA

NC

INDICADORES

OBJETIVOS

MEDIDAS CORRETIVAS

SITUAÇÃO