PNO Devolución de Insumos para la Salud de Clientes.

PNO Devolución de Insumos para la Salud de Clientes.

P-OTB-SGC-14 REV. 1

Empezar

Objetivo/ Alcance

Responsabilidad

Devoluciones a proveedores

Manejo de las devoluciones

La evaluación del producto devuelto

Asignación de folio e investigación de las devoluciones

OBJETIVO

Establecer los lineamientos, para la recepción y manejo de las devoluciones de los clientes al almacén de ORTHOPBONE & SPINE .

Este procedimiento aplica cada vez que se reciba de parte de un cliente la devolución de un producto comercializado por ORTHOPBONE. Este procedimiento aplica para el muestreo e inspección de los productos devueltos por parte del Área de Calidad

ALCANCE

RESPONSABILIDADES

Todo el personal del Almacén de ORTHOPBONE.

Responsable de Ventas

Responsable del Almacén

Responsable Sanitario

Devoluciones a Proveedores

Devolución por fallas a la calidad

Devoluciones por cancelación de pedido

Devolución por producto próximo a caducar

PRODUCTOS FALSIFICADOS

Los productos devueltos deben colocarse en retención temporal (cuarentena) y ser evaluados por el Responsable Sanitario o persona designada para determinar si deben liberarse o enviarse a destrucción

Registros

PRODUCTOS ROBADOS

MANEJO DE LAS DEVOLUCIONES

Responsable de almacén

Reponsable de ventas

+ info

+ info

La evaluación del producto devuelto

El producto devuelto debe cumplir con las especificaciones en cuanto a los atributos de recepción de productos de proveedor y debe cumplir con la integridad, seguridad, identidad, calidad y pureza.

Si el cliente demuestra que el producto se ha transportado, almacenado y manipulado acorde con los requisitos específicos de almacenamiento, podrán ser devueltos a las existencias vendibles.

Realizar el análisis de la ruta de distribución y analizar las condiciones de almacenamiento del producto devuelto, asi como; revisar las condiciones del etiquetado y empaque secundario del producto.

Los productos que se encuentren en su empaque secundario sin abrir y sin daños y están en buenas condiciones, no han expirado y no han sido retirados del mercado podrán ser devueltos a las existencias vendibles

Con base en el resultado obtenido de la inspección, el Responsable Sanitario debe dictaminar el producto y registrarlo en el formato Vigente “Devolución de Insumos para la Salud, de clientes”

El Responsable Sanitario o persona designada debe colocar las etiquetas de aprobación o rechazo al producto devuelto y designada debe notificar al responsable del Almacén el estatus del producto devuelto.

Si el producto devuelto es aprobado, el jefe del almacén debe integrarlo a la venta y manejar el producto conforme al procedimiento “Control de Almacenamiento” y debe notificar al Responsable de Ventas que el producto está disponible.

El Responsable Sanitario debe retirar la etiqueta “Producto en cuarentena” y colocar el producto en el área de aprobado.

Si el dictamen del producto indica que se debe confinar el producto devuelto realizar esta operación conforme al procedimiento “Destrucción (o inhabilitación) de insumos para la salud”.

El responsable del Almacén debe entregar al Responsable de Sanitario el formato de devolución de producto de clientes debidamente requisitado.

ASIGNACIÓN DE FOLIO E INVESTIGACIÓN DE LAS DEVOLUCIONES

El Responsable Sanitario debe asignar el folio de la devolución de productos de cliente, anotando las letras DVC de devolución de clientes guion medio, número consecutivo (dos dígitos), guión medio y el año (dos dígitos).

Por ejemplo: DVC-01-22

• Registrar en el formato recibido si está o no de acuerdo con la devolución y firmar; asi como justificarse.

• Si no está de acuerdo, deberá firmar el formato y realizar las acciones necesarias para avisar al cliente.
• Si está de acuerdo, entonces, debe firmar el formato y entregarlo al Responsable Sanitario.
• El Responsable Sanitario o persona designada debe realizar el muestreo e inspección del producto conforme al procedimiento “Inspección de producto en Almacén”.

• Debe revisar que los datos de los productos devueltos recibidos coincidan con el reporte de devolución del cliente.

• Revisar que todo el producto devuelto recibido contenga la cantidad indicada y que las cajas se encuentren cerradas y selladas para asegurar que no hubo pérdida durante el transporte.

• Verificar que la causa de la devolución del producto corresponda.

• Una vez cotejada toda la información y las cantidades devueltas del producto, el jefe de almacén debe colocar el producto en el área de devoluciones.
• Documentar la devolución en el formato “Devolución de producto de clientes” y lo debe entregar al Responsable de Ventas.

En el momento en que el producto se encuentre dictaminado el Responsable Sanitario debe realizar la investigación de las devoluciones conforme a lo indicado en los procedimientos P-Desviaciones / No Conformidades y “Acciones Correctivas y Acciones Preventivas”.