Formation Coxinel (FI)

COXINEL

Formation en présentiel

Accueil et présentation

Introduction, présentation et tour de table

Le parcours e-learning

Retour sur l'e-learning, acquis et notions de base

Les processus de gestion du courrier

Comprendre les différents processus et adaptation de l'outil

Pratique de l'outils

Familiarisation avec les différentes fonctionnalités

Conclusion

Consolidation des acquis et réponse aux questions

Coxinel

• Un outil de gestion de courrier​
• Retrouver tous les courriers au même endroit​

• Consulter
• Rechercher
• Produire
• Organiser

• Rédiger, collaborer, partager et archiver des courriers​
• Simplifier l’accès aux courriers ​
• Suivi des tâches et actions à effectuer ​
• Classement simplifié ​

Coxinel est l'outil que vous utiliserez dans votre travail au quotidien. Cette formation vient compléter l'e-learning que vous avez suivi et consolider vos connaissances de l'outils.

Rappel : votre usage est différent selon votre fonction au sein du Conseil départemental de l'Hérault.

ASSISTANT(E)S AVANCE(E)S

ASSISTANT(E)S REFERENT(E)S

VALIDEURS

ASSISTANT(E)S

AGENTS

4. Numérisation

1. Réception du courrier

3. Enregistrement

5. Transmission

2. Tri

Parcours d'un courrier

6. Analyse par l'assistante de la DGA

7. Réception par les pôles - directions - services traitants

8. Clôture sans réponse

11. Expédition du courrier départ

9. Réponse nécessaire

10. Circuit de validation

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Le parcours e-learning

Retour sur l'e-learning, acquis et notions de base

Les processus de gestion du courrier

Comprendre les différents processus et adaptation de l'outil

Pratique de l'outils

Familiarisation avec les différentes fonctionnalités

Conclusion

Consolidation des acquis et réponse aux questions

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Le parcours e-learning

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Les processus de gestion du courrier

Comprendre les différents processus et adaptation de l'outil

Pratique de l'outils

Familiarisation avec les différentes fonctionnalités

Conclusion

Consolidation des acquis et réponse aux questions

Processus métiers

Activité en groupe

Avec votre groupe discutez et essayez de répondre aux questions suivantes :

• Quel est actuellement votre processus de traitement des courriers dématérialisés ?
• Vos processus sont-ils tous les mêmes ?
• Qu'est ce qui diffère dans votre façon de traiter les courriers dématérialisés ?

Rendez-vous sur https://coxinel.form.herault.fr

Traiter un courrier arrivé

Traiter un courrier arrivé

Question

Ouvrez un courrier et prenez le en charge, que pouvez vous gérer comme contenu ?

Communiquer via la plateforme

Ajout d'un commentaire public

Ajout d'un commentaire privé pour le service

Ajout d'un commentaire privé pour la personne en charge du courrier

Communiquer via la plateforme

Ajout d'un commentaire privé et d'une tâche via l'affectation d'un courrier à un utilisateur

Communiquer via la plateforme

Question

1. Je veux laisser un commentaire privé que seul le service pourra voir, à quel endroit dois-je le saisir ? 2. Déposez un commentaire public dans un courrier.

Transférer un courrier

Transfert de propriété à un autre service

Attribution d'une tâche possible Ajout d'un commentaire privé

Informer en dehors de l'outils

Diffuser pour information un courrier par mail

Gérer le contenu d'un courrier

Prendre en charge un courrier permet de gérer plus de contenu, notamment la possibilité d'ajouter des documents

Gérer le contenu permet de modifier les commentaires laissés sur le courrier, d'ajouter ou de renommer des documents, de lier des courriers...

Gérer le contenu d'un courrier

Modifier un document dans Word

Une fenêtre s'ouvre après avoir cliqué sur le crayon. En cliquant sur "Ouvrir lancher.bat" Word s'ouvre avec le document à modifier.

Les modifications effectuées sur Word sont automatiquement prises en compte dans Coxinel.

Créer un courrier sortant

Possibilité de créer un courrier sortant avec un modèle pré-définit :Dans "Courrier départs", puis "Créer un courrier sortant". Choissisez ensuite le type de courrier qui vous convient :

• Courrier départ final : courrier externe au CD34
• Courrier Interne : courrier à destination d'une autre DGA, un autre pôle ou service

Il est ensuite possible de choisir un modèle de courrier en allant sur la petite flèche .

Liens entre les courriers

Plusieurs possibilités de relier des courrier entre eux :

• Via une réponse à un courrier : de manière automatique
• Au sein d'un courrier : de manière manuelle

• En cliquant sur "Répondre" on créé un nouveau courrier

• Tout en bas de la page qui s'est ouverte, on trouve le cadre "Lien vers un courrier" qui s'est automatique remplie avec le courrier à l'origine de la réponse
• Ajout d'un lien possible via le bouton "Ajouter" puis "Lien vers un courrier"

Créer un courrier sortant

Remplir l'objet du courrier et le signataire souhaité

Choisir le circuit de validation

Ajouter les destinataires

Possibilité de sauvegarder le circuit de validation comme modèle

Créer un courrier sortant

Ajouter les pièces jointes

Ajouter à un dossier d'Affaire s'il n'est pas renseigné

Effectuer une recherche de courrier

Il existe deux manières de rechercher un courrier :

• Via la recherche du bandeau d'en tête
• Via la recherche de courrier du menu de gauche

Effectuer une recherche de courrier

La recherche du bandeau d'en tête

Il est possible rechercher un courrier de votre service, DGA ou pôle :

• Gâce à sa référence interne Coxinel
• Par contenu (objet, contenu du courrier ou toute information textuelle)
• Par dossier d'affaire (= "Plan de classement").

Effectuer une recherche de courrier

Tapez votre recherche dans le cadre

La recherche du menu de gauche

Ajoutez des filtres

Choisissez où chercher

Cliquez sur "Lancer la recherche" pour obtenir les resultats

Cliquez sur "Recherche personnelle" ou "Recherche service" pour enregistrer votre recherche et la réutiliser

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Les processus de gestion du courrier

Comprendre les différents processus et adaptation de l'outil

Pratique de l'outils

Familiarisation avec les différentes fonctionnalités

Conclusion

Consolidation des acquis et réponse aux questions

Tentez de réaliser un maximum d'activités

1. Ajoutez une date d'échéance de traitement sur un courrier
2. Ajoutez un dossier d'affaire sur un courrier
3. Changez le statut d'un courrier de "A-nouveau" à "B-En cours de traitement"
4. Ajoutez un document complémentaire sur un courrier
5. Affectez à un utilisateur une tâche "1-Pour traitement" en ajoutant un commentaire public "Champ Instruction"
6. Clôturez la tâche que tu viens de créer
7. Créez un projet de courrier réponse (sans modèle) à partir d'un courrier arrivé
8. Créez un circuit de validation qui n'est pas hiérarchique et qui comprend le cabinet du président, la DSI et votre DGA
9. Ajoutez un document et un commentaire dans le fond de dossier
10. Modifiez le contenu du courrier en ajoutant un fichier comme contenu et en le modifiant via le logiciel Word
11. Personnalisez votre menu de gauche avec les bannettes qui vous seront nécessaire, faites en de même pour les notifications par email
12. Effectuez une recherche d'un courrier avec trois critères uniques, puis enregistrez la recherche

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Consolidation des acquis et réponse aux questions

Ressources supplémentaires

• Retrouvez des webinaires qui présente en détail le traitement du courrier.

• Consultez le guide utilisateur complet pour répondre à toutes vos questions.

• Explorez la foire aux questions (FAQ) de Coxinel

• Mercredi 22 janvier
• Lundi 27 janvier
• Mercredi 29 janvier

Ateliers pratiques et accompagnement

Permanence présentiel

Salle CTD129 / 14H-18H

• Plus de permanence pour le moment !

Permanence distanciel

Tous les vendredis / 14H-16H30

Ajouter les permanences à mon agenda

En savoir plus sur les permanences

Assistance

Nous sommes joignables par mail et téléphone : coxinel@herault.fr Rejoignez notre équipe d'entraide publique sur Coxinel sur Teams

Rejoindre l'équipe Teams

Rédaction d’un courrier interne sollicitant un avis, une consigne, un arbitrage du DGS / Direction du cabinet / Président.

Le courrier est ensuite numérisé par les agents du service dans le logiciel Coxinel.

Après rédaction et saisie du courrier interne dans Coxinel, celui-ci est soumis à la validation de la hiérarchie.

Permanence Teams

Principe de la permanence :

• Votre présence n'est pas obligatoire
• Ce point est ouvert à tous
• Vous partez quand vous voulez

L'objectif sera :

• Partager des informations
• Echanger sur les bonnes pratiques
• Répondre à vos questionnements

Lien de la réunion teams

Les agents du service courrier procèdent au tri (courrier Président, courrier élu, courrier DGS, courrier DGA) du courrier par Direction Générale Adjointe (DGA) et par sujet.

• Classer les courriers dans des dossiers d’affaires
• Transférer les courriers entrants
• Répondre aux courriers entrants demandés par son DGA
• Rédiger un projet de courrier départ en réponse à un courrier arrivé
• Rédiger un courrier départ sans courrier entrant
• Rédiger une note interne
• Générer le parapheur (fiche visa) du circuit de validation
• Suivi du parapheur dans le parcours de validation dans coxinel
• Récupération du parapheur après signature
• Numérisation du courrier physique signé dans coxinel

Le courrier d’un usager, d’une collectivité ou d’une institution arrive dans la collectivité.

Si le courrier nécessite une réponse, la rédaction sera effectuée par la personne compétente avec les consignes du N+1. En fonction des DGA, la rédaction dans Coxinel sera prise en compte soit par l’assistante soit par le rédacteur (Agent) lui-même.

Une fois numérisé, le courrier est transmis via Coxinel à la DGA concernée. En parallèle, l’original du courrier est transmis aux DGA à J+1.

Réception d’un courrier nécessitant une note interne à l’attention du DGS ou de la direction du cabinet.

Après rédaction et saisie dans coxinel, le courrier doit suivre un circuit de validation hiérarchique. En fonction des DGA, les validations peuvent-être différente pour répondre au mieux à la hiérarchie. Ce circuit de validation peut évoluer en fonction de l’importance de la réponse à apporter (Signature DGA ou DGS)

Une fois le courrier signé, celui-ci suit le circuit inverse et revient au rédacteur. Il doit ensuite être publié accompagné des pièces jointes si besoin dans Coxinel. Pour terminer, l’assistante, l’agent ou le rédacteur devra sélectionner dans Coxinel le bouton « Indiquer l’envoi postal » ou « Expédier par email ».

• Classer les courriers dans des dossiers d’affaires
• Transférer les courriers entrants
• Répondre aux courriers entrants demandés par son DGA
• Rédiger un projet de courrier départ en réponse à un courrier arrivé
• Rédiger un courrier départ sans courrier entrant
• Rédiger une note interne
• Générer le parapheur (fiche visa) du circuit de validation
• Suivi du parapheur dans le parcours de validation dans coxinel
• Récupération du parapheur après signature
• Numérisation du courrier physique signé dans coxinel
• Création des contacts dans Coxinel

L’assistante de la DGA réceptionne le courrier dans Coxinel ainsi que l’original, l’analyse, le présente au DGA pour validation avant de le rediriger vers les pôles, directions et services.

1. Lorsque le courrier interne est rédigé à l’attention du Président, le départ du courrier entre dans le circuit des huissiers.

1. Lorsque le courrier interne est rédigé à l’attention du Président, le départ du courrier entre dans le circuit des huissiers.

2. Lorsque le courrier interne est rédigé sans sous couvert du DGS / Direction du cabinet / Président, il est transmis parallèlement, soit par les huissiers, soit transmis par enveloppe interne au service courrier.

• Rédiger un projet de courrier départ en réponse à un courrier arrivé
• Rédiger un courrier départ sans courrier entrant
• Rédiger une note interne
• Apporter un complément sur un courrier en cours de rédaction
• Apporter une réponse à un courrier entrant

• Apporter un complément sur un courrier en cours de rédaction
• Apporter une réponse à un courrier entrant
• Commenter un courrier entrant
• Viser un courrier présent dans un circuit de validation
• Signer un courrier présent dans un circuit de validation
• Retourner un courrier à une étape précédente du circuit de validation

• Classer les courriers dans des dossiers d’affaires
• Transférer les courriers entrants
• Répondre aux courriers entrants demandés par son DGA
• Rédiger un projet de courrier départ en réponse à un courrier arrivé
• Rédiger un courrier départ sans courrier entrant
• Rédiger une note interne
• Générer le parapheur (fiche visa) du circuit de validation
• Suivi du parapheur dans le parcours de validation dans coxinel
• Récupération du parapheur après signature
• Numérisation du courrier physique signé dans coxinel
• Création des contacts dans Coxinel
• Création des dossiers d'affaires

Si aucune réponse n'est requise, le courrier est clôturé.

Le pôle/direction/service responsable réceptionne le courrier, les assistantes analysent, effectuent le classement (au niveau du dossier d’affaire) avant la diffusion au sein des pôles/directions/services. Après lecture et analyse du directeur, le courrier sera orienté avec les consignes : Réponse / Classement sans réponse / En attente / Pour avis supérieur.

Le courrier arrivé est pris en charge par les agents du service courrier.