Capital Humano

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L.C. Angel Luis Pineda Aguirre

Presentación: Actividad 1.- Capital Humano

Alumna: Airam Macías Martínez No. De Boleta: 20240D0011

III SEMESTRE

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

Materia: 04 Administración de los Recursos en los Archivos

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Capital Humano

Conceptos, Integración y Mejora

30. Bibliografía

28-29. Conclusiones

27. Competencia y retroalimentación

24-26. Casos de Éxito

23. Reclutamiento en Práctica

22. Evaluación y mejora

21. Implementación

20. Análisis del puesto

15. Proceso

14. Introducción adecuada

13. Provisión

11. Hombre- puesto adecuado

10. Análisis del puesto

9. Mejora

8. Características

7. Integración

6. Importancia

5. Concepto

4. Introducción

Índice

El Capital Humano: Pilar de la Gestión Archivística

Los archivos, como custodios del patrimonio documental, no solo dependen de tecnologías y sistemas de organización, sino también del talento, las habilidades y el compromiso de las personas que los gestionan. El capital humano es esencial para asegurar que los procesos archivísticos se lleven a cabo de manera eficiente y profesional, garantizando el cumplimiento de los objetivos de preservación y acceso a la información.

Conjunto de habilidades, conocimientos, actitudes y valores que una persona posee, los cuales se traducen en su capacidad para generar valor dentro de una organizaciónEn el contexto de los archivos, el capital humano es fundamental para preservar, organizar y gestionar eficientemente la información, asegurando su accesibilidad y uso adecuado

Concepto de Capital Humano

• El capital humano es clave para la eficiencia y efectividad de las operaciones en un archivo.
• Los empleados sobresalientes no solo cumplen con sus tareas, sino que añaden valor con su iniciativa, creatividad y capacidad para resolver problemas.
• Diferencia crucial: mientras algunos empleados se limitan a cumplir, otros buscan mejorar continuamente los procesos y optimizar el uso de los recursos del archivo.

Importancia del Capital Humano

Integración del Capital Humano en un Archivo

El capital humano en un archivo está compuesto por estos roles clave que, en conjunto, aseguran el flujo adecuado de información, la preservación del patrimonio documental y la accesibilidad a largo plazo.

• Archivistas: Responsables de la gestión, clasificación y preservación de documentos. • Personal técnico: Manejan tecnologías y sistemas de información para asegurar la accesibilidad y organización de los archivos. • Personal administrativo: Apoyan la operación eficiente de los archivos mediante la gestión de recursos, coordinación y procesos.

Intereses

Actitudes

Habilidades

Características del Capital Humano en un Archivo

Motivación por la conservación del patrimonio documental y la mejora continua en los procesos archivísticos.

Conocimientos

Compromiso con la integridad de los archivos, ética laboral, y atención rigurosa al detalle.

Dominio de herramientas tecnológicas para la catalogación y preservación de documentos.

Competencias técnicas en gestión archivística y normativa.

Evaluación del desempeño

Desarrollo Profesional

Mejora del Capital Humano en un Archivo

La mejora del capital humano es una inversión en la eficiencia, innovación y sostenibilidad de los archivos.El desarrollo del capital humano en un archivo va más allá de la simple formación técnica. Incluye capacitación constante para adaptarse a las nuevas tendencias tecnológicas, oportunidades de desarrollo profesional para estimular la motivación y el compromiso del personal, y evaluaciones periódicas de desempeño que fomentan la retroalimentación y el ajuste de objetivos. Todo esto contribuye a que los empleados no solo cumplan, sino que superen expectativas y se conviertan en una pieza fundamental para el éxito de la institución.

Capacitación

Retroalimentación y ajuste de metas.

Oportunidades de crecimiento y especialización.

Programas de formación continua

Análisis de Puestos

Definición: Proceso de identificación de deberes y responsabilidades asociados a un puesto de trabajo.El análisis de puestos permite estructurar las responsabilidades para un mejor desempeño organizacional.• Identificación de tareas• Responsabilidades claras• Estructuración de funciones

• Competencias alineadas • Optimización del talento • Éxito en el puesto

Asegurar la compatibilidad entre las habilidades de la persona y las exigencias del puesto mejora el rendimiento y éxito organizacional.

El Hombre Adecuado para el Puesto Adecuado

1. Selección Basada en Competencias: Elegir candidatos cuyas habilidades, conocimientos y actitudes coincidan con los requisitos específicos del puesto.
2. Beneficios: Mejora el ajuste entre el candidato y el puesto, aumenta la satisfacción laboral y optimiza el desempeño general.
3. Proceso de Selección: Identificar las habilidades y características esenciales para el puesto.
4. Desarrollo de Descripciones de Puestos: Crear perfiles claros que reflejen las competencias necesarias.
5. Instrumentos de Evaluación: Utilizar entrevistas basadas en competencias, pruebas y evaluaciones psicométricas.
6. Capacitación y Desarrollo: Programas de capacitación para mantener al personal actualizado y mejorar sus habilidades.
7. Oportunidades de Crecimiento: Planes de desarrollo profesional para fomentar el avance dentro de la organización.
8. Retroalimentación y Evaluación: Establecer un sistema de retroalimentación constructiva para mejorar el desempeño.
9. Evaluación Continua: Revisar periódicamente el ajuste y rendimiento de los empleados para asegurar que se cumplan los objetivos.

Optimización del Desempeño: Asegurando el Ajuste Perfecto entre Candidato y Puesto

Provisión de Elementos Necesarios

Dotar a los empleados de las herramientas y recursos adecuados es fundamental para su eficiencia y productividad.

Para que los empleados puedan cumplir eficazmente con sus funciones, es esencial que la organización les proporcione los recursos materiales, tecnológicos y formativos necesarios. Un ambiente laboral con los recursos adecuados maximiza el rendimiento y la satisfacción de los empleados.

Importancia de la Introducción Adecuada

• Adaptación • Desempeño • Inducción:Una introducción o inducción adecuada es crucial para la integración de nuevos empleados en cualquier organización. Facilita su adaptación al ambiente laboral, les ayuda a comprender la cultura y los procesos de la empresa, y acelera su aprendizaje, lo que mejora su desempeño y contribuye al éxito organizacional

El proceso de integración del capital humano en los archivos se estructura a través de varias etapas clave para asegurar una incorporación efectiva y el desarrollo continuo del personal.

• Reclutamiento para atraer a candidatos adecuados,
• Selección para elegir a los más idóneos, Introducción para una adaptación inicial exitosa,
• Capacitación para mejorar habilidades y conocimientos,
• Desarrollo para el crecimiento profesional continuo.

Proceso de Integración del Capital Humano en los Archivos

Reclutamiento

Publicidad de vacantes

Ferias de empleo

Conexiones

Recomendaciones

Proceso de búsqueda y atracción de candidatos potenciales para llenar un puesto vacante. Implica identificar y captar talentos que cumplan con los requisitos del puesto y de la organización. Los métodos comunes incluyen la publicidad de vacantes en medios diversos, ferias de empleo para interactuar directamente con candidatos, y redes profesionales para aprovechar conexiones y recomendaciones

Selección

Entrevistas para evaluar habilidades y ajuste cultura

Pruebas de competencia para medir habilidades específicas y conocimientos

Evaluación de currículum para revisar la experiencia y formación previa

Proceso mediante el cual se evalúan los candidatos para determinar cuál de ellos es el más adecuado para el puesto disponible. Este proceso implica una serie de técnicas para asegurar que el candidato seleccionado no solo cumpla con los requisitos del puesto, sino que también se alinee con los valores y objetivos de la organización. Las técnicas comunes

1. Orientación sobre la Cultura Organizacional:
1. Valores y Misión: Explicación de los principios fundamentales y objetivos de la organización.
2. Normas y Conductas Esperadas: Comportamientos y actitudes que se esperan del personal.
3. Historia de la Empresa: Breve reseña sobre el origen y evolución de la organización.

2. Políticas: Políticas de Recursos Humanos: Reglas sobre horarios, conducta, y beneficios. Políticas de Seguridad: Procedimientos para garantizar la seguridad física y de la información. Políticas de Igualdad y Diversidad: Normas para fomentar un ambiente inclusivo y respetuoso.3. Procedimientos:Procedimientos de Trabajo: Pasos y métodos para realizar tareas específicas.Uso de Herramientas y Sistemas: Instrucciones sobre cómo utilizar el software y las herramientas necesarias para el trabajo.Protocolos de Comunicación: Canales y métodos para comunicarse con otros miembros del equipo y con la dirección

Introducción o Inducción

Proceso mediante el cual un nuevo empleado se adapta a su puesto de trabajo y a la organización en general. Este proceso busca integrar al empleado en la cultura de la empresa, familiarizarlo con sus políticas y procedimientos, y proporcionarle las herramientas necesarias para desempeñar su rol de manera efectiva.

1. Programas de Capacitación:o Capacitación Técnica: Cursos y talleres para mejorar habilidades específicas relacionadas con el trabajo, como el manejo de software de gestión documental.o Capacitación en Procedimientos: Formación sobre procedimientos internos y protocolos operativos.o Capacitación en Habilidades Blandas: Desarrollo de habilidades interpersonales, como comunicación efectiva y trabajo en equipo.2. Desarrollo Profesional:o Oportunidades de Crecimiento: Programas de mentoring, coaching y planes de carrera para fomentar el avance profesional dentro de la organización.o Especialización: Formación en áreas específicas para adquirir conocimientos profundos en un campo particular.o Evaluación y Retroalimentación: Evaluación continua del desempeño para identificar áreas de mejora y proporcionar retroalimentación constructiva.3. Evaluación del Desempeño:o Revisión de Competencias: Evaluaciones regulares para medir el progreso en relación con los objetivos y competencias establecidas.o Ajuste de Metas: Actualización de objetivos y planes de desarrollo en función de la evaluación del desempeño.

Capacitación y Desarrollo

Proceso mediante el cual se proporcionan programas y recursos para mejorar las habilidades específicas de los empleados, mientras que el desarrollo se centra en su crecimiento profesional y personal a largo plazo.

Tareas y Responsabilidades: o Descripción de Tareas: Detalle de las actividades diarias y responsabilidades del puesto. o Objetivos del Puesto: Metas específicas que el empleado debe alcanzar. Requisitos de Habilidades y Conocimientos: o Habilidades Necesarias: Competencias técnicas y habilidades prácticas requeridas para el puesto. o Conocimientos Específicos: Conocimientos teóricos y prácticos necesarios para desempeñar el rol efectivamente.

Análisis de Puestos

Definición del Propósito del Análisis: Redefinir roles, mejorar eficiencia, ajustar requisitos.• Recolección de Información • Fuentes: Entrevistas, encuestas, observación directa. • Métodos: Revisión de documentos y descripciones previas. • Identificación de Tareas y Responsabilidades • Listado: Enumerar tareas diarias y responsabilidades clave. • Prioridad: Determinar importancia y frecuencia. • Determinación de Requisitos • Habilidades: Técnicas y blandas necesarias. • Conocimientos: Nivel requerido en archivística y gestión de información. • Desarrollo del Perfil del Puesto: Incluir tareas, responsabilidades, requisitos y condiciones.• Competencias: Definir competencias clave para el puesto. • Revisión y Validación: Revisar con empleados y supervisores.• Ajuste: Modificar según retroalimentación. • Documentación y Comunicación: Documentar y actualizar la descripción.• Difusión: Comunicar a empleados y responsables de selección.

Implementación del Análisis de Puestos (pasos)

Métodos para evaluar y mejorar continuamente las capacidades del personal en archivos.

• Evaluaciones de Desempeño:
• Evaluaciones Periódicas: Realizar evaluaciones regulares del desempeño para identificar fortalezas y áreas de mejora.
• Retroalimentación Constructiva: Proporcionar comentarios detallados y útiles para el desarrollo profesional.
• Planes de Desarrollo Individual (PDI): Establecer metas y objetivos específicos basados en las necesidades de desarrollo del empleado. Monitorear el progreso y ajustar los planes según sea necesario.

• Capacitación Continua: Ofrecer cursos y talleres sobre nuevas tecnologías y metodologías en archivística. Fomentar la obtención de certificaciones profesionales y estudios avanzados.
• Evaluación de Competencias: Realizar pruebas periódicas para medir las competencias técnicas y blandas del personal. Comparar habilidades actuales con las requeridas para identificar brechas.
• Feedback de Clientes Internos: Recoger feedback de colegas y supervisores sobre el desempeño del personal. Utilizar la retroalimentación para mejorar la calidad del trabajo y las relaciones laborales.
• Revisión de Procedimientos:Realizar auditorías para evaluar la eficacia de los procedimientos actuales y la conformidad con las mejores prácticas. Ajustar y actualizar procedimientos en función de los resultados de las auditorías y el feedback recibido.

• Mentoría y Coaching: Emparejar a empleados con mentores experimentados para orientación y apoyo. Ofrecer sesiones de coaching para desarrollar habilidades específicas y resolver problemas.

Evaluación y Mejora del Capital Humano

• Plataformas Especializadas y Redes Profesionales: Publica vacantes en portales de empleo en archivística y redes como LinkedIn.
• Ferias de Empleo y Eventos del Sector: Participa en ferias especializadas y conferencias para atraer talento y establecer contactos.
• Colaboración con Instituciones Educativas: Trabaja con universidades y ofrece prácticas para identificar y formar futuros profesionales.
• Redes Sociales y Marketing Digital: Utiliza campañas en redes sociales y publicidad dirigida para atraer candidatos.
• Referencias Internas y Marca Empleadora: Implementa programas de referencia y promueve la cultura organizacional para atraer candidatos adecuados.

Reclutamiento en la Práctica

Casos de Éxito en Selección de Capital Humano

1. Entrevistas Basadas en Competencias.- Implementación de entrevistas estructuradas centradas en habilidades prácticas y conocimientos técnicos específicos, mejorando la precisión en la selección y satisfacción de nuevos empleados.
2. Pruebas de Habilidades Técnicas.- Evaluación de competencias prácticas en el uso de herramientas y software especializado, aumentando la eficiencia y reduciendo la curva de aprendizaje.
3. Simulaciones de Trabajo.- Uso de ejercicios prácticos para evaluar el manejo de situaciones reales en la gestión de archivos, mejorando la identificación de candidatos con habilidades prácticas y de toma de decisiones.
4. Evaluaciones Psicométricas.- Aplicación de pruebas para medir aptitudes cognitivas y características personales, logrando una mejor alineación con las demandas del trabajo y aumentando la retención del personal.
5. Evaluación por Pares.- Implementación de métodos de evaluación por el equipo existente, mejorando la cohesión del equipo y la adaptación de nuevos empleados al entorno laboral.

Introducción o Inducción en la Práctica

Procedimientos para una Inducción Exitosa:1. Preparación Previa: Desarrollar un plan de inducción detallado que incluya horarios, temas a tratar y recursos necesarios. Preparar manuales de empleados, políticas internas y materiales de bienvenida.2. Introducción a la Cultura Organizacional: Presentar la misión, visión, valores y normas de la organización. Guiar al nuevo empleado a través de las instalaciones para familiarizarlo con el entorno de trabajo.3. Capacitación Inicial: Proveer entrenamiento en el uso de herramientas, sistemas y procedimientos específicos del archivo. Explicar las políticas internas, procedimientos de seguridad y protocolo de manejo de documentos.4. Asignación de Mentor o Tutor; Asignar un mentor o tutor que pueda responder preguntas y guiar al nuevo empleado durante el período inicial. Programar reuniones periódicas para revisar el progreso y resolver dudas.5. Evaluación y Retroalimentación: Realizar una evaluación del desempeño al final del período de inducción para identificar áreas de mejora. Proporcionar retroalimentación constructiva y ajustar el plan de inducción si es necesario.Impacto en el Desempeño: Una inducción bien estructurada permite a los nuevos empleados adaptarse rápidamente a su rol y al entorno de trabajo. La capacitación efectiva y la orientación inicial contribuyen a una mayor eficiencia y desempeño desde el comienzo.• Una buena inducción ayuda a reducir la rotación de personal al mejorar la satisfacción y el compromiso del empleado.• Mayor Integración: Facilita la integración del nuevo empleado en el equipo, promoviendo una mejor colaboración y comunicación.

Mejora Continua en Capacitación y Desarrollo

• Archivo Nacional de los Estados Unidos
• Iniciativa: Programa integral de capacitación.
• Acciones Clave: Capacitación continua, planes de carrera personalizados, revisiones periódicas.
• Resultados: Mayor eficiencia, satisfacción del personal, mejor adaptación a nuevas tecnologías.
• Archivo Histórico de Barcelona
• Iniciativa: Rediseño del proceso de inducción.
• Acciones Clave: Orientación estructurada, mentoría, evaluación continua.
• Resultados: Reducción del tiempo de adaptación, mejor integración en el equipo, calidad del trabajo.
• Biblioteca Nacional de Francia
• Iniciativa: Sistema de gestión del conocimiento.
• Acciones Clave: Base de conocimiento, capacitación en nuevas tecnologías, red de expertos.
• Resultados: Mayor eficiencia en la gestión documental, innovación en métodos de archivo, fomento del aprendizaje continuo.

Selección por Competencias y Retroalimentación

• Selección por Competencias: Elegir candidatos basados en habilidades y competencias específicas requeridas para el puesto. Ventajas: Mejora del ajuste entre candidato y puesto, aumento de efectividad y satisfacción laboral.
• Proceso de Selección por Competencias: Identificar habilidades y comportamientos clave.
• Desarrollo de Descripciones de Puestos: Crear descripciones detalladas.
• Diseño de Instrumentos de Evaluación: Desarrollar herramientas para evaluar competencias.
• Capacitación de Entrevistadores: Formar en técnicas de evaluación.
• Implementación y Evaluación: Aplicar y ajustar el proceso basado en retroalimentación.
• Evaluación y Retroalimentación: Definir métricas y objetivos específicos.

• Comunicación Abierta: Mantener comunicación continua sobre el desempeño.
• Feedback Constructivo: Proporcionar retroalimentación específica.
• Plan de Acción: Desarrollar y seguir planes de acción para mejora.
• Reconocimiento y Evaluación del Impacto: Reconocer el buen desempeño y ajustar estrategias según el impacto de la retroalimentación

El capital humano es clave para la eficiencia en la gestión de archivos. Una selección adecuada por competencias y una capacitación continua maximizan el desempeño y la satisfacción del personal, garantizando una gestión archivística efectiva y en evolución constante.

• Revisión Continua

• Candidatos elegidos cumplan con los requisitos específicos del puesto.

• Reducir la rotación de personal y mejora la calidad del desempeño

• Centralidad del Capital Humano

• Importancia de la Capacitación

• Rol de la Evaluación y Retroalimentación
• Habilidades y actitudes necesarias para sobresalir en el puesto, mejorando el ajuste entre el empleado y el rol.

Conclusiones

• Valor del Capital Humano: El capital humano es esencial para la gestión eficaz de archivos; el conocimiento y las habilidades del personal son determinantes para alcanzar los objetivos organizacionales en el ámbito archivístico.
• Importancia de la Selección por Competencias: Implementar un proceso de selección basado en competencias asegura que los candidatos elegidos posean las habilidades y actitudes necesarias, lo que resulta en una mejor adaptación al puesto y un aumento en la eficacia del equipo.
• Necesidad de Capacitación Continua:La formación continua y el desarrollo profesional son cruciales para mantener al personal actualizado con las últimas tecnologías y metodologías, lo que permite una gestión de archivos más eficiente y moderna.
• Beneficios de la Retroalimentación Constructiva: Un sistema de retroalimentación abierta y constructiva no solo mejora el desempeño individual, sino que también contribuye al crecimiento del equipo y a una mejor adaptación a los cambios en el entorno archivístico.
• Adaptación y Evolución del Proceso: Es fundamental revisar y ajustar continuamente los procesos de selección y desarrollo del personal para asegurar que se mantengan alineados con las necesidades cambiantes del archivo y las tendencias del sector.

Bibliografía

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