CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

¿Por qué es importante considerar el ciclo de vida de los documentos?

Es importante considerar el ciclo de vida de los documentos por varias razones

• 1. Gestión eficiente de la información: El ciclo de vida de los documentos proporciona una estructura y un marco para administrar de manera efectiva la información contenida en ellos.
• 2. Cumplimiento normativo y legal: Diversos sectores y jurisdicciones tienen regulaciones específicas que rigen la gestión de los documentos y la retención de información.
• 3. Seguridad de la información: Algunos documentos contienen información sensible o confidencial, como por ejemplo la referente a la actividad fiscal de la empresa, que requiere medidas de seguridad adecuadas

El ciclo de vida de los documentos es un concepto clave en la gestión de la información y se refiere al conjunto de etapas que un documento atraviesa desde su creación hasta su eventual disposición o archivo. En la era digital en la que vivimos, comprender este ciclo es fundamental para garantizar la integridad, la seguridad y la disponibilidad de la información contenida en los documentos a lo largo del tiempo.

¿Qué es el ciclo de vital de los documentos?

Este concepto se refiere al conjunto de etapas o fases que un documento atraviesa desde su creación o adquisición hasta su disposición final. Estas etapas incluyen su creación, organización, almacenamiento, acceso, uso, mantenimiento, disposición y preservación.

Etapas

• 1. Creación y captura
• En esta fase, los documentos son generados o adquiridos por una organización o individuo. Pueden ser creados en formato digital o físico y es crucial establecer métodos efectivos para la captura de la información relevante.
• 2. Organización y clasificación
• Una vez creados, los documentos deben ser organizados y clasificados de manera adecuada para facilitar su gestión y recuperación.
• 3. Almacenamiento y acceso
• Esta etapa es esencial para garantizar la disponibilidad y la seguridad de los documentos a lo largo del tiempo.
• 4. Uso y mantenimiento
• Durante esta etapa, los documentos son utilizados en el día a día de las operaciones y actividades de una organización o individuo. Es importante asegurarse de que se mantengan actualizados y sean accesibles para las personas que los necesitan.
• 5. Disposición y preservación
• En última instancia, llega el momento en que los documentos ya no son necesarios para las operaciones diarias y deben ser dispuestos adecuadamente.

Fases

• FASE ACTIVA: ARCHIVO DE TRAMITE.

• FASE SEMIACTIVA: ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

• FASE INACTIVA: ARCHIVO HISTORICO.

FASE ACTIVA: ARCHIVO DE TRAMITE

La fase activa de un archivo de trámite se refiere a la etapa en la que los documentos se encuentran en circulación y tramitación para resolver los asuntos que los originaron. En esta fase, los documentos están cerca del funcionario responsable y son de fácil acceso para un manejo frecuente.

FASE SEMIACTIVA: ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

La fase semiactiva de los documentos en el Archivo de Concentración es una etapa temporal de conservación de documentos, que tiene como objetivo: Permitir que las entidades productoras de los documentos puedan cumplir con sus obligaciones y exigir sus derechos. Guardar y consultar documentos o expedientes que ya no se utilizan de forma inmediata, pero que aún deben conservarse. Dar cuenta de las operaciones realizadas

FASE INACTIVA: ARCHIVO HISTORICO

La fase inactiva de los documentos es la etapa en la que los documentos ya no son obligatorios de conservar, pero se mantienen por su valor informativo y testimonial. En esta etapa, los documentos se consultan con fines distintos a los que fueron creados, adquiriendo un valor cultural e informativo para la investigación

¿Por qué es importante considerar el ciclo de vida de los documentos?

Es importante considerar el ciclo de vida de los documentos por varias razones: 1. Gestión eficiente de la información: El ciclo de vida de los documentos proporciona una estructura y un marco para administrar de manera efectiva la información contenida en ellos. 2. Cumplimiento normativo y legal: Diversos sectores y jurisdicciones tienen regulaciones específicas que rigen la gestión de los documentos y la retención de información. 3. Seguridad de la información: Algunos documentos contienen información sensible o confidencial, como por ejemplo la referente a la actividad fiscal de la empresa, que requiere medidas de seguridad adecuadas

Conclusión:

Podemos concluir que el ciclo de vida de los documentos es un proceso esencial para la gestión efectiva de la información en cualquier organización o entorno. En última instancia, el manejo documental efectivo impulsa una cultura organizativa sólida, basada en la confianza, la seguridad y la disponibilidad de la información, lo que se traduce en una toma de decisiones más informada y una ventaja competitiva sostenible.

BIBLIOGRAFÍA:

https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/infografias/dasdinfo2.pdf Cervantes, I., Gleaves, N. (actualización) (2023). Ciclo de Vida de los Documentos. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculohttps://repositorio-uapa.cuaieed.unam.mx https://repositoriouapa.cuaieed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/2463/mod_resource/content/10/UAPA-Ciclo-Vida-Documentos/index.html#:~:text=El%20ciclo%20de%20vida%20de,definitiva%20dentro%20del%20archivo%20hist%C3%B3rico