Projet bonnes pratiques e-mail

Les bonnes pratiques de l'e-mail

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Testez vos connaissances !

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Index

Les Destinataires

L'Objet

Les Formules de Politesse

Le Corps de texte

Signature

Sécurité

Testez vos connaissances !

Les destinataires

Vérifiez bien l'adresse mail de votre destinataire.

Utilisez correctement les différentes rubriques : A, Cc, Cci.

Ne surchargez pas les boîtes mails en utilisant la fonction "répondre à tous" systématiquement.

Info

L'objet

L'objet doit être clair et concis.

Mettez le plus important au début de l'objet.

Evitez les spam words.

Les formules de politesse

Utilisez un vocabulaire professionnel.

Utilisez des formules de politesse pour commencer et pour conclure votre mail.

Evitez les formules de politesse "trop longues". Soyez clair et impactant !

Info

Le corps de texte

Utilisez des paragraphes courts et distincts.

Chaque paragraphe doit apporter une information.

Le contenu ne doit pas être trop long.

Préférez un contenu aéré, cela facilite la lecture.

La signature

Deux méthodes :

Entrer votre signature manuellement à la fin de votre mail.

Créer votre signature ultérieurement et insérer-la à la fin de votre mail.

La signature - suite

Ainsi, pour un contenu optimal et adapté, vous pouvez faire figurer dans votre signature mail les éléments suivants :

• Nom et Prénom
• Fonction
• Nom et adresse de l'entreprise
• Numéro de téléphone
• Logo et lien vers un site web

• Insérer une photo reste facultatif mais conseillé.

Signature

2 Possibilités:

a) inscrivez votre signature manuellement à la fin de votre mail. Exemple: Nom + Prénom Fonction Ou Nom + Prénom Fonction Adresse

Signature

2 Possibilités:

b) Créer votre signature ultérieurement et insérer la à la fin de votre mail :

Prénom + NOM

Fonction

Tel. 02 .. .. .. .. / 06/07 .. .. .. ..

Adresse - CP, Ville

Liens sociaux

Sécurité

Il faut toujours vérifier l’adresse mail de votre expéditeur.

Utiliser un bon mot de passe.

Au moindre doute, ne cliquez sur aucun lien et/ou ne téléchargez aucune pièce jointe.

Info

Après la théorie, place à la pratique !

Nous allons vérifier ensemble si vous avez bien assimilé l’art de la communication par e-mail. Et quoi de mieux qu’un petit quizz afin de mettre à l’épreuve vos connaissances.

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Si vous avez échoué au test, pas de panique ! Reprenez le guide et relisez les parties qui vous ont fait défaut.

Si vous avez réussi le test, bravo ! Continuez de suivre les bonnes pratiques de l’e-mail, vous contribuerez à établir une communication claire et efficace au sein de votre entreprise.

Quelques exemples de formules

Pour conclure :

• Cordialement
• Je vous prie d'agréer
• Salutations distinguées
• Je vous prie d'agréer mes meilleures salutations
• Veuillez recevoir mes salutations distinguées

Formules à éviter :

• Amitiés
• Meilleurs sentiments

Recette d’un bon mot de passe

• Il doit être unique à votre boîte mail.

• Long mais pas trop (au risque de ne pas vous en souvenir), 8 à 12 caractères sont suffisants.
• Intégrer des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
• Ne le communiquez à personne.

Cc ≠ Cci

• Cc : Ce champ différencie les destinataires « premiers » et « secondaires ». Les destinataires premiers du mail pourront voir les personnes dans ce champ.
• Cci : permet d’envoyer un mail à un grand nombre de personnes tout en masquant à chacun d’entre eux la liste de destinataires de ce mail.