REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Monserrat Núñez Alcántara Reyna Itzel Martínez ArceAlann Joan Angeles Tovar

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Las reuniones de trabajo son la plasmación casi diaria del trabajo en equipo. Una reunión es una actividad que se realiza por un grupo reducido de per sonas, con el fin de tomar decisiones, debatir problemas, informar, elaborar pla nes de trabajo, analizar la realidad, etc.En una organización, las reuniones tienen una gran importancia, pues gracias a ellas se posibilita el trabajo colectivo a través de la participación, el diá logo, la colaboración.

¿Qué es?

Las primeras horas de la mañana suelen ser el momento en que las personas están más alertas y concentradas. Programar reuniones alrededor de las 9 am puede ser una excelente elección para aprovechar este pico de energía en el cual los participantes están frescos y listos para abordar los temas importantes del día.Es importante evitar la hora del almuerzo o los horarios muy pegados a la hora de salida. Estos períodos del día suelen ser momentos de descanso y recarga para la mayoría de las personas y es más probable que los participantes estén distraídos o menos comprometidos, lo que podría afectar la eficacia de la reunión.

Horario

El rendimiento cognitivo y la creatividad suelen ser más altos en las primeras horas de la tarde, alrededor de las 2pm.En cuanto a los días de la semana, los martes, miércoles y jueves son considerados generalmente como los más adecuados para las reuniones de equipo. Los lunes suelen ser caóticos y ocupados, ya que es el comienzo de la semana laboral y muchas personas están tratando de ponerse al día con sus tareas. Por otro lado, los viernes suelen estar marcados por una atmósfera más relajada y la anticipación del fin de semana, por lo cual es posible que no se logre una concentración total en los temas de la reunión.

Horario

El objetivo de una reunión de trabajo es cumplir tres funciones: hacer anuncios, tomar decisiones y efectuar lluvias de ideas. Para ello, se reúnen un grupo de personas que comparten conocimientos y opiniones bajo la dirección de una persona.

OBJETIVO

Para organizar una reunión eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. Si una reunión es demasiado grande, la discusión podría ser superficial y difusa. Si una reunión es demasiado pequeña, no se compartirá suficiente información, y los problemas no se resolverán adecuadamente.

PARTICIPANTES

PARTICIPANTES

En todo equipo hay quien sabe más que el resto de muchas cosas: la persona que aporta conocimientos y que, dado el caso, informa y aclara.

En muchas ocasiones, asiste a la reunión un representante de la dirección, que encarna a la empresa o la organización.

Es aquel que da y retira los turnos de palabra, reduce las tensiones, y trata de llevar al grupo al plano de las ideas y acciones.

Representa la personalidad más fuerte dentro del mismo.

Principales personas que forman parte de una reunión

Experto

Lider Institucional

Moderador

Lider

Se debe de preparar una agenda de la reunión para que esta sea exitosa y esta debe ser entregada previamente a los participantes, la cual debe contener:

AGENDA

Los temas que se cubrirán, con la cantidad de tiempo asignado a cada tema.

Resultado esperado, aquellos temas en los que debe lograrse algo específico.

Cómo se cubrirá cada tema, discusión, intercambio de ideas, o presentación.

El propósito de la reunión, fecha, hora, lugar, lista de participantes y material que deben llevar (si es oportuno).

Requerimientos

1.Objetivo claro: Definir el propósito de la reunión es el primer paso crucial. ¿Se busca tomar decisiones, compartir información, resolver problemas o generar ideas?2.Participantes adecuados: Invitar a las personas correctas que puedan aportar valor al tema a tratar. Es importante asegurar que todos los involucrados tengan la información necesaria para participar activamente.3.Duración adecuada: Establecer un tiempo límite para la reunión ayuda a mantener la concentración y evitar que se extienda innecesariamente.4.Lugar adecuado: Elegir un espacio que sea cómodo y facilite la concentración.

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Requerimientos

5.Materiales necesarios: Preparar los documentos, presentaciones o herramientas que se utilizarán durante la reunión.6.Agenda detallada: Una agenda bien estructurada con los temas a tratar, la duración estimada para cada punto y los responsables de cada sección.7.Información de contexto: Compartir información relevante sobre el antecedente del tema a tratar, las decisiones previas o las acciones tomadas anteriormente.8.Información previa: Proporcionar a los participantes documentos, informes o presentaciones relevantes con anticipación para que lleguen preparados.9.Preguntas para la discusión: Incluir preguntas específicas en la agenda para estimular la participación y el debate.

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Minuta de acuerdos

Las minutas son un documento esencial para cualquier reunión de trabajo efectiva. Sirven como registro oficial de los puntos tratados, las decisiones tomadas y las acciones a seguir. Una minuta bien elaborada facilita la comunicación, el seguimiento y la rendición de cuentas.

Reglas de minutas de acuerdos

1. Las minutas de las reuniones de ben tener tres características:
2. la relevancia de la agenda (la información registrada se relaciona con un tema de la agenda).
3. la relevancia del contenido (las minutas se deben escribir siguiendo la agenda para que sea más fácil encon trar el material pertinente con una revisión rá pida).
4. el enfoque en la decisión (las minutas deben refle jar decisio nes, conclusiones y acciones acordadas, más que los proce sos por los que se llegó a las decisiones).
5. Luego de anotar un breve resumen de cada tema, deje en blanco una línea y coloque la acción o el resultado en un recuadro. Aquí es donde se anotan los nombres, los tiempos, etcétera.

- Claridad y transparencia: Permite que todos los participantes tengan un registro claro de lo que se discutió y acordó.- Seguimiento y responsabilidad: Facilita el seguimiento de las acciones acordadas y la asignación de responsabilidades a los miembros del equipo.- Memoria colectiva: Sirve como referencia para futuras reuniones o decisiones relacionadas con el tema tratado.

Elementos importantes

3. Decisiones Tomadas: - Listado de las decisiones tomadas durante la reunión. - Descripción clara de cada decisión. - Justificación de la decisión. - Votación o consenso alcanzado. 4. Acciones a Seguir: - Listado de las acciones a realizar para implementar las decisiones tomadas. - Descripción de cada acción. - Responsable de cada acción. - Plazo para la ejecución de cada acción.

Contenido

1. Información General: - Fecha y hora de la reunión. - Nombre de los participantes. - Tema de la reunión. - Objetivo de la reunión. 2. Puntos Discutidos: - Resumen de los temas tratados en la reunión. - Puntos clave de la discusión. - Información relevante compartida. - Presentaciones o documentos utilizados.

¿Qué se necesita?

¿Qué es?

Información previa

Para la Información previa a los participantes necesitan saber sobre los temas que se van a tratar en cuanto sea posible, y por los cauces más sencillos para los asistentes a la reunión (e-mail, correo, fotocopias en secretaría...).

La información previa es un elemento crucial para que las reuniones de trabajo sean productivas y eficientes. Proporcionar información relevante a los participantes con anticipación les permite llegar preparados, participar activamente y contribuir de forma significativa.

EJERCICIO

AGENDA

Cameron, D. A. (2011). Desarrollo de habilidades directivas. México: Pearson Educación.Puchol, L. (2003). Libro de las habilidades directivas . Ediciones Díaz de Santos, S. A.: Madrid, España.Torres, B. E. (2009). Habilidades Directivas. México: Mcgraw-Hill/Interamericana Editores.Rodriguez, J. C. (2020). Ejemplo de reunión de una empresa. Obtenido de https://youtu.be/g6sC2_RtJwg?si=uvIopBO8vMBOOVvl