Comunicación Documental

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA Licenciatura en Archivonomía 2024-2025 Materia: Lenguajes Documentales Tema : Actividad 1 Unidad: I. LA COMUNICACIÓN DOCUMENTAL Nombre: Tovar Martínez Jonathan Matricula: 20210D0075 Profesor: Mtra. Zea Elizalde Evelin Adriana Fecha de Entrega: 16 septiembre de 2024

Lenguajes Documentales

ÍNDICE

1) LA COMUNICACIÓN DOCUMENTAL

2) CONCEPTO DE COMUNICACIÓN DOCUMENTAL

3) FORMAS DE COMUNICACIÓN DOCUMENTAL

4) COMUNICACIÓN DEL DOCUMENTO

5) COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Comunicación Documental: Un Puente de Información

1) LA COMUNICACIÓN DOCUMENTAL

La comunicación documental es el proceso mediante el cual se transmite información a través de documentos. Estos documentos pueden ser físicos (libros, cartas, informes) o digitales (archivos electrónicos, páginas web, bases de datos). Es, en esencia, la forma en que las ideas, conocimientos y datos se transmiten a través de soportes tangibles o virtuales.

Un Puente de Información

Elementos Clave de la Comunicación Documental

• Emisor: La persona o entidad que crea el documento y desea transmitir una determinada información. • Mensaje: La información que se quiere comunicar a través del documento. • Código: El sistema de signos (lenguaje, símbolos, imágenes) utilizado para expresar el mensaje. • Canal: El medio físico a través del cual se transmite el mensaje (papel, soporte digital, etc.). • Receptor: La persona o entidad que recibe y decodifica el mensaje.

• Formal: Se caracteriza por su rigor y estructura, como informes, contratos, leyes, etc. • Informal: Más flexible y espontánea, como correos electrónicos, mensajes de texto, notas, etc. • Técnica: Utiliza un lenguaje especializado y se dirige a un público específico, como manuales técnicos, artículos científicos, etc. • Divulgativa: Busca transmitir conocimientos de forma clara y sencilla a un público amplio, como libros de texto, revistas, etc.

Tipos de Comunicación Documental

• Preservación del conocimiento: Los documentos actúan como cápsulas del tiempo, preservando la memoria de sociedades, organizaciones e individuos. • Facilitación de la toma de decisiones: La información contenida en los documentos es fundamental para evaluar situaciones y tomar decisiones informadas. • Colaboración y trabajo en equipo: Los documentos permiten compartir información y colaborar con otras personas, sin importar la distancia geográfica. • Desarrollo de la investigación: La comunicación documental es esencial para el desarrollo de la investigación científica y académica.

La Importancia de la Comunicación Documental

la comunicación documental es un proceso fundamental en nuestra sociedad. A través de los documentos, las personas se comunican, comparten información, construyen conocimiento y transmiten su legado a futuras generaciones. La evolución hacia la era digital ha transformado radicalmente la forma en que creamos, almacenamos y compartimos documentos, presentando nuevos desafíos y oportunidades.

La Comunicación Documental en la Era Digital

La era digital ha revolucionado la comunicación documental. Los documentos digitales ofrecen ventajas como:• Acceso instantáneo: La información está disponible en cualquier momento y lugar con conexión a internet.• Almacenamiento eficiente: Los documentos digitales ocupan menos espacio físico. • Facilidad de búsqueda: Los motores de búsqueda permiten encontrar información rápidamente. • Colaboración en tiempo real: Herramientas como Google Docs permiten trabajar en documentos de forma simultánea. Desafíos de la Comunicación Documental • Gestión de la información: La gran cantidad de información digital puede dificultar su organización y gestión.• Seguridad de la información: La protección de los documentos digitales es crucial para evitar pérdidas o accesos no autorizados. • Obsolencia tecnológica: Los formatos digitales pueden quedar obsoletos con el tiempo, dificultando la lectura de documentos antiguos.

2) CONCEPTO DE COMUNICACIÓN DOCUMENTAL

El concepto de comunicación documental se refiere al proceso mediante el cual la información contenida en documentos se gestiona, organiza y transmite de manera efectiva para facilitar su acceso y comprensión por parte de los usuarios. En otras palabras, es la manera en que los documentos —que pueden ser físicos (como libros, informes y archivos) o digitales (como archivos electrónicos, bases de datos y páginas web)— son creados, organizados y difundidos para asegurar que la información contenida en ellos sea accesible y útil.

COMUNICACION DOCUMENTAL CONCEPTO

La comunicación documental se manifiesta en una amplia variedad de formatos, tanto físicos como digitales, cada uno con sus propias características y usos específicos.

3) FORMAS DE COMUNICACIÓN DOCUMENTAL

• Documentos electrónicos: Versiones digitales de documentos físicos (PDF, Word, Excel). • Páginas web: Sitios web que contienen información organizada de forma hipertextual. • Blogs: Diarios personales en línea donde se publican entradas sobre diversos temas. • Wikis: Sitios web colaborativos donde los usuarios pueden crear y editar contenido. • Bases de datos: Colecciones organizadas de información, accesibles a través de sistemas informáticos. • Presentaciones: Diapositivas con texto, imágenes y otros elementos visuales para comunicar ideas. • Infografías: Representaciones visuales de información compleja de forma sencilla y atractiva. • Videos: Grabaciones audiovisuales que pueden transmitir información de manera dinámica y visual. • Podcasts: Programas de audio descargables que se pueden escuchar en cualquier dispositivo.

Formas Digitales de Comunicación Documental

• Libros: La forma más tradicional y conocida. Pueden ser de ficción, no ficción, académicos, técnicos, etc. • Revistas: Publicaciones periódicas que contienen artículos sobre diversos temas. • Periódicos: Publicaciones diarias o semanales que informan sobre noticias actuales. • Informes: Documentos formales que presentan resultados de investigaciones, análisis o evaluaciones. • Cartas: Comunicación escrita entre personas, utilizada para transmitir información personal o profesional. • Documentos administrativos: Facturas, contratos, actas, etc., utilizados para gestionar trámites y operaciones. • Mapas y planos: Representaciones gráficas de espacios geográficos o de construcciones.

Formas Físicas de Comunicación Documental

• Por su finalidad: Informativa, persuasiva, instructiva, etc. • Por su soporte: Física o digital.

•Por su formato: Texto, imagen, audio, video, etc.

Clasificación de la Comunicación Documental

• Por su público objetivo: General, especializado, académico, etc

La comunicación documental ha evolucionado significativamente con el avance de las tecnologías de la información y la comunicación. La digitalización ha permitido un acceso más rápido y fácil a la información, así como nuevas formas de crear y compartir documentos.

Evolución de la Comunicación Documental

Algunos aspectos clave de esta evolución son: • Mayor velocidad de difusión: La información se puede compartir a nivel global en cuestión de segundos. • Mayor interactividad: Los documentos digitales permiten una mayor interacción con el usuario. • Mayor capacidad de almacenamiento: Se pueden almacenar grandes cantidades de información en dispositivos cada vez más pequeños. • Nuevas formas de colaboración: Herramientas de colaboración en línea facilitan el trabajo en equipo en documentos. La comunicación documental es un campo en constante evolución que abarca una amplia gama de formatos y medios. La elección de la forma de comunicación más adecuada dependerá del mensaje que se quiera transmitir, del público al que se dirige y de los recursos disponibles.

Comunicación del Documento: Transmitiendo Información de Forma EfectivaLa comunicación del documento se refiere al proceso de transmitir de manera clara y concisa la información contenida en un documento a un público objetivo específico. Es la culminación de un proceso que comienza con la creación del documento y culmina con su recepción e interpretación por parte del lector.

4) COMUNICACIÓN DEL DOCUMENTO

Comunicación del Documento

Elementos Claves para una Comunicación Efectiva del Documento • Claridad y Concisión: El mensaje debe ser directo y fácil de entender, evitando ambigüedades y tecnicismos innecesarios. • Coherencia: Las ideas deben estar conectadas de manera lógica y seguir un hilo conductor claro. • Estructura: El documento debe tener una estructura organizada (introducción, desarrollo, conclusión) que facilite la comprensión. • Lenguaje Adecuado: El lenguaje utilizado debe adaptarse al público objetivo y al contexto del documento. • Formato y Diseño: El formato y diseño visual del documento deben ser atractivos y facilitar la lectura. • Canales de Distribución: La elección del canal de distribución adecuado (correo electrónico, plataforma online, impresión) es fundamental para llegar al público objetivo. Tipos de Comunicación Documental • Informativa: Transmite conocimientos o datos de manera objetiva. • Persuasiva: Busca influir en las opiniones o comportamientos del lector. • Instructiva: Explica cómo realizar una tarea o proceso. • Creativa: Expresa ideas originales y estimula la imaginación.

Comunicación del Documento

Desafíos en la Comunicación Documental • Sobrecarga de Información: La gran cantidad de información disponible puede dificultar la comunicación efectiva. • Diferentes Públicos: Adaptar el mensaje a diferentes públicos con necesidades e intereses variados. • Barreras Lingüísticas y Culturales: La comunicación puede verse obstaculizada por diferencias lingüísticas y culturales. • Cambios Tecnológicos: La constante evolución de las tecnologías exige una actualización constante de las habilidades de comunicación. Herramientas para Mejorar la Comunicación Documental • Redacción clara y concisa: Utilizar un lenguaje sencillo y directo. • Edición y revisión: Revisar cuidadosamente el documento para detectar errores y mejorar la claridad. • Diseño atractivo: Utilizar elementos visuales que complementen el texto. • Pruebas de lectura: Solicitar la opinión de otros para identificar posibles áreas de mejora. • Herramientas digitales: Utilizar software de diseño y edición para crear documentos profesionales

Comunicación del Documento

Ejemplos de Comunicación Documental • Informes: Presentan resultados de investigaciones o análisis. • Presentaciones: Utilizan diapositivas para comunicar ideas de forma visual. • Manuales de usuario: Explican cómo utilizar un producto o servicio. • Artículos académicos: Presentan investigaciones originales y sus resultados. • Informes de prensa: Difunden noticias a los medios de comunicación. La comunicación del documento es un proceso fundamental para transmitir información de manera efectiva. Al comprender los elementos clave y los desafíos involucrados, podemos crear documentos más claros, concisos y persuasivos.

El Puente entre Emisor y Receptor

La comunicación de la información es el proceso mediante el cual se transmite un mensaje desde un emisor hacia un receptor, con el objetivo de compartir conocimientos, ideas, sentimientos o cualquier otro tipo de contenido. Este proceso es fundamental en todas las áreas de nuestra vida, desde las relaciones personales hasta el ámbito profesional.

5) COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Elementos Clave en la Comunicación de la Información • Emisor: La persona o entidad que inicia el proceso de comunicación y codifica el mensaje. • Mensaje: La información que se quiere transmitir, ya sea verbal, escrita, visual o auditiva. • Canal: El medio a través del cual se transmite el mensaje (voz, texto, imagen, etc.). • Código: El sistema de signos (lenguaje, símbolos) utilizado para codificar el mensaje. • Receptor: La persona o entidad que recibe y decodifica el mensaje. • Contexto: El entorno en el que se produce la comunicación, que influye en la interpretación del mensaje. • Retroalimentación: La respuesta del receptor al emisor, que permite verificar si el mensaje ha sido comprendido correctamente. Tipos de Comunicación • Verbal: Se utiliza el lenguaje hablado o escrito para transmitir información. • No verbal: Se utiliza el lenguaje corporal, los gestos, las expresiones faciales y otros signos para comunicar. • Visual: Se utiliza la imagen para transmitir información (infografías, diagramas, fotografías). • Auditiva: Se utiliza el sonido para transmitir información (música, sonidos naturales).

La comunicación de la información es un proceso complejo y multifacético que requiere de habilidades tanto verbales como no verbales. Al comprender los elementos clave y los desafíos de la comunicación, podemos mejorar nuestras habilidades y establecer relaciones más sólidas y productivas con los demás.

COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La Importancia de la Comunicación Efectiva Una comunicación efectiva es esencial para: • Establecer relaciones interpersonales: Fortalecer vínculos y construir confianza. • Resolver conflictos: Facilitar la comprensión mutua y encontrar soluciones. • Transmitir conocimientos: Educar y capacitar a otros. • Motivación: Inspirar y motivar a otros a alcanzar objetivos. • Toma de decisiones: Facilitar la colaboración y el consenso.

Barreras en la Comunicación Existen diversos factores que pueden obstaculizar la comunicación efectiva, como: • Ruido: Interferencias que distorsionan el mensaje. • Filtros perceptivos: Las creencias, valores y experiencias personales pueden influir en la interpretación del mensaje. • Emociones: Las emociones fuertes pueden dificultar la comunicación clara. • Falta de claridad: Un mensaje ambiguo o confuso puede generar malentendidos. • Diferencias culturales: Las diferencias culturales pueden generar interpretaciones distintas del mismo mensaje.

Herramientas para Mejorar la Comunicación • Escucha activa: Prestar atención al emisor sin interrumpir y demostrar interés. • Empatía: Ponerse en el lugar del otro para comprender su perspectiva. • Claridad y concisión: Expresarse de manera clara y directa. • Feedback constructivo: Proporcionar retroalimentación útil para mejorar la comunicación. • Comunicación no verbal: Utilizar el lenguaje corporal para reforzar el mensaje.

Referencias

• (S/f). Unirioja.es. Recuperado el 13 de septiembre de 2024, de https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=1986742 De la comunicación documental informativa
• Giani, Carla (8 de julio de 2024). Proceso de comunicación. Enciclopedia Concepto. Recuperado el 31 de agosto de 2024 de https://concepto.de/proceso-comunicativo/.
• Lifeder. (20 de julio de 2021). Elementos de la comunicación. Recuperado de: https://www.lifeder.com/ejemplos-elementos-comunicacion/.
• Educación, L. [@lifederedu]. (s/f). HISTORIA DE LA COMUNICACIÓN desde sus inicios (prehistoria, papel, imprenta, imágenes, hoy en día). Youtube. Recuperado el 13 de septiembre de 2024, de https://www.youtube.com/watch?v=jPAPOnxt1o0
• Aguado Terrón, J. M. (2004). Introducción a las teorías de la comunicación y la información. Departamento de Información y Documentación, Facultad de Comunicación y Documentación, Universidad de Murcia.
• Delgado, I., & De, E. (2013, septiembre 23). Comunicación. Enciclopedia Significados. https://www.significados.com/comunicacion/
• Prieto Morillo, J. (Año 2006). De la comunicación documental informativa a la comunicación cognoscitiva. Perspectivas teóricas de los procesos de mediación en las organizaciones de conocimiento. Escuela de Bibliotecología y Archivología, Universidad del Zulia.
• Gavilán, C. M. (2009). Lenguajes documentales: Principales tipos de clasificación; Encabezamientos de materia; descriptores y tesauros. Recuperado de Repositorio UDGVirtual.
• Baratz. (2021, marzo 18). Los 7 procesos de la gestión documental en empresas y organizaciones. Comunidad Baratz; Baratz. https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-7-procesos-de-la-gestion-documental-en-empresas-y-organizaciones/
• DOCUMENTACIÓN EN COMUNICACIÓN. (2022, abril 23). Traficantes de Sueños. https://traficantes.net/libros/documentaci%C3%B3n-en-comunicaci%C3%B3n
• La comunicación digital comienza por organizar el archivo personal: escanea tus documentos. (s/f). Gob.mx. Recuperado el 13 de septiembre de 2024, de https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/la-comunicacion-digital-comienza-por-organizar-el-archivo-personal-escanea-tus-documentos/

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