GERENCIA

Funciones deGERENCIA

"Guía Completa para el Éxito en el Rol"

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Empezar

FUNCIONES

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Proceso para solicitar facturas al área de contabilidad.

Solicitud de Facturas

Cómo preparar y enviar reportes semanales para la facturación.

Reportes Semanales de Cuentas

Instrucciones para enviar el corte de caja al final del día a la contadora.

Envío de Corte de Caja

Cómo llenar y mantener actualizado el reporte de gastos en una tabla.

Reporte de Gastos

Funciones clave incluyen supervisar el desempeño, mantener la motivación y asegurar la adherencia a los protocolos.

Supervisión de Personal

Detallar qué reportes enviar y a quién.

Envío de Reportes Diarios

FUNCIONES

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Procedimiento para revisar y responder todos los correos sin excepción.

Revisión de Correos

Importancia de que todo el personal se aprenda el speech y se mantenga activo.

Capacitación y Protocolos

Procedimiento para coordinar la fumigación del gimnasio.

Fumigación Mensual

Cómo y cuándo enviar el reporte de nómina a dirección.

Reporte de Nómina

Protocolo para enviar mensajes de seguimiento y atención a consultas de nutrición y nuevos usuarios.

Atención al Cliente y Mensajes de Seguimiento

Estrategias para el seguimiento diario de prospectos y mantener una alta tasa de efectividad.

Seguimiento de Prospectos

AGENDA

Describe el problema que vas a resolver y, sobre todo, el motivo por el cual tu idea es interesante

Para una gestión de tiempo y organización óptima, todo estará minuciosamente agendado en tu día a día a través de la aplicación "Todo Ist". Esta herramienta te permitirá planificar y priorizar tus tareas de manera eficiente, asegurando que cada actividad tenga su espacio adecuado en tu rutina. Con "Todo Ist", podrás mantener un control preciso sobre tus compromisos y objetivos, facilitando una administración del tiempo más efectiva y reduciendo el estrés asociado a una mala organización.

Descargala

La app se convertirá en tu aliada indispensable para maximizar tu productividad y lograr un equilibrio perfecto entre tus responsabilidades y tus momentos de descanso.

Frecuencia y Puntualidad:

Los reportes deben ser enviados al final de cada jornada laboral, sin excepción. La puntualidad es clave para mantener la eficiencia en la gestión y el seguimiento.

Envía el reporte diario a la dirección de correo electrónico: administración@rdzabogados.comCopia Visible: Asegúrate de incluir una copia del reporte en el correo del Lic. Francisco para que esté al tanto de todas las actividades y avances.

Formato de Envío:

Contenido del Reporte:

Incluye una descripción precisa de las actividades realizadas durante el día y Especifica la hora de inicio y finalización de cada tarea para proporcionar una visión clara de cómo se distribuye tu tiempo.

Envío de Reportes Diarios

Instrucciones para el Envío de Reportes Diarios

EJEMPLO

Para garantizar una gestión eficiente y un seguimiento adecuado de nuestras actividades, es esencial que los reportes diarios sean enviados de manera detallada y puntual. A continuación, se detallan las instrucciones que deben seguirse:

Instructivo para la Supervisión Efectiva

Objetivo:

Garantizar una supervisión efectiva que incluya la revisión del desempeño, la motivación del equipo y la adherencia a los protocolos establecidos.

Supervisión del Desempeño

Es fundamental monitorear de manera constante el desempeño de los miembros del equipo para identificar áreas de mejora y reconocer logros.

Mantener la Motivación del Equipo

Una motivación alta es crucial para el rendimiento óptimo del equipo y la consecución de objetivos.

Asegurar la Adherencia a los Protocolos

Es vital que todos los miembros del equipo sigan los procedimientos y políticas establecidas para asegurar la coherencia y la calidad del trabajo.

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• Confirma con la contadora que ha recibido los tickets.
• Asegúrate de que no haya problemas con la visibilidad o la calidad de las fotos.
• Guarda una copia de los tickets enviados hasta que confirmes que han sido recibidos y procesados.

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Instructivo para el Envío del Corte de Caja

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Finalización del Día

Al final del día, asegúrate de cerrar todas las transacciones en la terminal de punto de venta (TPV).Verifica que todos los pagos y ventas estén correctamente registrados.

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Captura de los Tickets

• Imprime el ticket general y el ticket a detalle. Deberías tener dos tickets: uno que muestra el total general y otro que desglosa cada transacción individual.
• Toma fotos claras y legibles de ambos tickets.
• Si el ticket es largo, toma varias fotos para asegurar que el ticket completo esté capturado.

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Verificación de la Información

• Revisa las fotos antes de enviarlas.
• Asegúrate de que ambas fotos (general y detalle) sean completas y legibles.
• Verifica que no haya partes cortadas o borrosas.

04

Envío del Corte de Caja

• Envía las fotos a la contadora.
• Utiliza el método de comunicación que prefiera la contadora (correo electrónico o whats).
• Asegúrate de que el envío se realice antes del final del día para cumplir con el plazo.
• Incluye una nota breve en el mensaje.
• Indica la fecha y cualquier comentario relevante si es necesario.

Confirmación de Recepción

Objetivo: Registrar los gastos en la tabla de Excel de manera precisa y sin redondeo, manteniendo la información clara y completa.

Instructivo para Llenar y Mantener Actualizada la Tabla de Gastos en Excel

01

Acceso a la Tabla

Abre el archivo de Excel con la tabla de gastos.

Asegúrate de tener acceso al archivo en una ubicación segura y que esté actualizado.

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Registro de Gastos

Accede a la fila correspondiente para agregar un nuevo gasto.

Añade una nueva fila debajo de los registros existentes para cada nuevo gasto.

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Revisión y Corrección

• Verifica que toda la información esté completa y precisa.

• Revisa que no haya errores tipográficos y que los montos sean correctos..

• Si encuentras errores, corrige la información en la misma fila sin modificar otros datos.

04

Actualización y Mantenimiento

Registra los gastos a medida que se producen para mantener la tabla al día.

Instructivo para la Solicitud de Facturas

Recepción de Solicitudes Internas

Preparación de la Solicitud

Envío de la Solicitud a Contabilidad

Guarda una copia de la factura en el sistema de gestión documental para futuras referencias y auditorías.

• El área de contabilidad revisará la solicitud para verificar que toda la información esté correcta y completa.
• Una vez revisada, el área de contabilidad procesará la factura y la enviará para su aprobación final si es necesario.

• El gerente deberá verificar que se haya reunido toda la información relevante, como datos del cliente y detalles de la transacción.
• Verifica siempre el CSF del cliente para asegurar que se emita la factura correcta.

Revisión y Aprobación por Contabilidad

Recepción y Distribución de la Factura

Archivo de la Factura

• El staff de recepción y ventas debe enviar al gerente todas las solicitudes de facturas que reciban de los clientes o que generen internamente.
• El gerente revisará estas solicitudes para asegurarse de que estén completas y contengan toda la información necesaria.

• Una vez aprobada, la factura será enviada al gerente.
• El gerente deberá distribuir la factura a los miembros del staff de recepción y ventas para que la entreguen al cliente o la gestionen según sea necesario.

• Incluye toda la documentación necesaria, como órdenes de compra, contratos, o cualquier otro documento pertinente y hazo llegar a la contadora.

Proceso para Preparar y Enviar Reportes Semanales de Cuentas

Recolección de Información:

Recopila y revisa los datos necesarios.

Preparación del Reporte:

Utiliza el formato estándar e incluye todos los detalles necesarios.

Envío del Reporte:

Envía el reporte a la contadora cada martes con el asunto claro y una copia adicional si es necesario.

Confirmación de Recepción:

Realiza un seguimiento para confirmar la recepción del reporte.

Envía el reporte sin falta cada martes para asegurar que la contadora tenga toda la información necesaria para la facturación a tiempo.Siguiendo estos pasos, garantizarás una gestión organizada y eficiente de los reportes semanales de cuentas, facilitando el proceso de facturación.

Atención al Cliente y Mensajes de Seguimiento

Uso de Plantillas:

Mantener una comunicación continua con los usuarios para asegurar su satisfacción y resolver cualquier duda que puedan tener.Ajusta las plantillas según sea necesario para personalizar los mensajes y adaptarlos a la situación específica de cada usuario.

Cronograma de Seguimiento:

Envía los mensajes según el cronograma establecido.

Personalización y Puntualidad:

Personaliza los mensajes y asegúrate de enviarlos puntualmente.

Siguiendo estos pasos, asegurarás una gestión eficaz de las consultas y la atención a nuevos usuarios, manteniendo una comunicación clara y continua.

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VIZUALIZA

Los asesores que mantengan el 80% de efectividad recibirán bono, es por ello que como gerente en la ultima tabla solo debes de observar que siempre esten en ese porcentaje.

80%

Evaluación de la Efectividad y Bonificación

CONTROL24

Tabla de Monitoreo de Progreso y Retroalimentación

Registro de Datos de Asesores

Tabla Dinámica de Seguimiento a Prospectos

Seguimiento de Prospectos

OBJETIVO

Optimizar el seguimiento de prospectos y asegurar una alta tasa de efectividad en la conversión de prospectos en miembros.

Esta tabla debe ser completada diariamente por cada asesor.

El gerente o supervisor deben registrar las actividades diarias de cada asesor de forma general diariamente.

Esta tabla permite el seguimiento del desarrollo y capacitación de los asesores.

RECUERDA QUE AQUI ESTA EL ARCHIVO COMPLETO PARA QUE LO LLENES TODOS LOS DIAS.

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Pasos a seguir:

• Para permitir tiempo suficiente para la revisión y procesamiento de los pagos.

¿Por qué?

Reporte de Nómina

¿Cuándo enviarlo?

Reporte

• Siempre dos días antes de la quincena.

• Revisa el reporte: Asegúrate de que todos los datos sean correctos antes de enviarlo.
• Envía el reporte: Utiliza el correo electrónico institucional para el envio adecuado.

Asegurar la correcta y oportuna gestión de los pagos, garantizando que se realicen sin inconvenientes y a tiempo.

CONTACTO

• Revisa el contacto de quien realiza la fumigación del gimnasio, solicita el gasto por correo electronico, se te hara llegar el monto o bien en su defecto se pagara y se te enviara el comprobante, siempre solicita factura sin excepción, y anota el gasto en tu archivo.

¡Recuerda la fumigación es mensual!

Mejora Continua

Aplicación

Rolplay Sorpresa

Capacitación

Inicio del Proceso

Capacitación y Protocolos

Revisión del Speech: El personal recibe y revisa el speech a aprender.

• Sesión de Entrenamiento: Formación sobre el contenido y práctica del speech.
• Evaluación: Pruebas para asegurar la comprensión y dominio del speech.

• Simulación Realista: Realización de un rolplay sorpresa para evaluar la aplicación del speech en situaciones prácticas.
• Retroalimentación Inmediata: Evaluación y comentarios sobre el desempeño durante el rolplay.

• Uso Activo: Implementación del speech en las interacciones con los clientes.
• Monitoreo Continuo: Supervisión del uso del speech y feedback regular.

• Retroalimentación: Recopilación de comentarios para ajustes y perfección del speech.
• Actualizaciones: Sesiones periódicas de actualización y refuerzo.

SPEECH

TABLA

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Procedimiento para Revisar y Responder Todos los Correos Sin Excepción

Establece un Horario Fijo para Revisar Correos:

Dedica tiempos específicos durante el día para revisar tu bandeja de entrada. Por ejemplo, al inicio y al final de tu jornada laboral.

Revisa la Bandeja de Entrada:

• Prioriza los Correos: Identifica los correos urgentes y los que requieren respuesta inmediata.
• Lee Detenidamente: Asegúrate de comprender el contenido y la acción requerida en cada correo.

Responde de Manera Eficiente:

• Sé Claro y Conciso: Redacta respuestas claras y directas, aborda todos los puntos necesarios en una sola respuesta para evitar correos adicionales y siempre se amable.
• Incluye Información Relevante: Asegúrate de incluir toda la información que el remitente pueda necesitar en tu respuesta.

Sigue el Protocolo de Respuesta:

• Plazos de Respuesta:

Clientes: Responde a los correos de clientes dentro de un plazo de 4 horas. Este margen asegura una atención oportuna sin comprometer la calidad de la respuesta.Miembros de la Empresa: Responde a los correos internos dentro de 1 hora. Esto facilita una comunicación ágil y efectiva dentro del equipo.Confirma Recepción: Si no puedes proporcionar una respuesta completa de inmediato, envía una confirmación de recepción y una estimación de cuándo podrás proporcionar una respuesta completa.

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Contactame sin tienes dudas.

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¡Listo, éxito en el rol!

Revisiones Regulares: Programa reuniones individuales y de equipo para discutir el progreso, establecer metas y proporcionar retroalimentación constructiva.Evaluaciones de Desempeño: Realiza evaluaciones periódicas para medir el rendimiento en relación con los objetivos y expectativas.

Recuerda que en el archivo control 24 se lleva este seguimiento

Acciones Clave:

Revisa el video para entender a gestionar la app

Acciones Clave:

Capacitación Continua: Asegúrate de que el equipo reciba formación regular sobre los protocolos y procedimientos.Monitoreo de Cumplimiento: Realiza auditorías internas para verificar que se están siguiendo los protocolos y toma medidas correctivas cuando sea necesario.

CATEGORÍA: Selecciona o escribe la categoría adecuada del gasto (por ejemplo, “Suministros”, “Viajes”).SUBCATEGORÍA: Si aplica, especifica la subcategoría relevante (por ejemplo, “Papelería” bajo “Suministros”).FECHA: Introduce la fecha en que se realizó el gasto. Usa el formato de fecha estándar (por ejemplo, DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA).DETALLE: Proporciona una descripción breve del gasto (por ejemplo, “Compra de papel para impresora”).IMPORTE: Ingresa el monto exacto del gasto sin redondeo. Asegúrate de que el formato sea correcto, con los decimales necesarios (por ejemplo, 123.45).FACTURADO: Indica si el gasto ha sido facturado. Puedes usar “Sí” o “No” o cualquier otro valor que indique el estado de facturación.

Completa cada columna con la información del gasto:

Acciones Clave:

Reconocimiento y Recompensas: Reconoce los logros y ofrece incentivos para mantener el entusiasmo y la moral del equipo alta.Comunicación Abierta: Fomenta un ambiente de trabajo donde los miembros del equipo se sientan escuchados y valorados.Consejo: Implementa un sistema de reconocimiento regular, como “Empleado del Mes” o premios por metas alcanzadas, para mantener la motivación.

• Guarda el archivo de Excel con frecuencia.

• Usa la opción de guardar en el menú de Excel para asegurar que no pierdas datos.
• Haz copias de seguridad del archivo.

• Guarda copias de seguridad en una ubicación segura (por ejemplo, en la nube o en un disco externo).
• Protege el archivo si es necesario.

• Considera proteger el archivo con una contraseña si contiene información sensible.

Respaldo y Seguridad

¿Sabías que...

La ventana permite añadir contenido más amplio. Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en el elemento interactivo.

Campos a Llenar:

• Fecha del Día: Mantener la precisión en la fecha para el seguimiento oportuno.
• Correo y Nombre del Prospecto: Para personalizar y dirigir la comunicación.
• Número de Contacto: Asegurar un contacto rápido y directo.
• Próximos Seguimientos: Programar y registrar próximos pasos para cada prospecto.
• Comentarios: Notas adicionales sobre la interacción con el prospecto.
• Fuente de Conocimiento del Gimnasio: Para evaluar qué canales de marketing son más efectivos.

Campos a Llenar:

Nombre del Asesor: Para identificar quién está realizando las actividades.Número de Contactos Hechos: Para medir la productividad.Número de Inscritos: Para evaluar el éxito en la conversión de prospectos en miembros.

Campos a llenar:

• Nombre del Asesor: Para asignar retroalimentación y planes de acción específicos.
• Fecha de Capacitación: Mantener un historial actualizado de la formación.
• Temas Observados: Detallar los puntos de capacitación para evaluar el enfoque de desarrollo.
• Plan de Acción: Basado en las áreas de oportunidad identificadas.
• Fecha de la Siguiente Capacitación y Evaluación: Programar futuros encuentros para asegurar la mejora continua.

¿Necesitas más motivos para crear contenidos dinámicos? Bien: el 90% de la información que asimilamos nos llega a través de la vista y, además, retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve.