Correos eficientes

Lo primero que debemos conocer es que la escritura también puede transmitir un tono determinado.

• Comprender lo que quiere transmitir el remitente
• Contestar con tranquilidad: Respirar, caminar, tomar tiempo en contestar.

Controla tus emociones

Estructura lo que vas a decir en tu correo electrónico. Los correos efectivos casi siempre siguen este patrón:

Estructura

• Haz obvia y visible la información clave

• Reduce el nivel de lectura
• Repasa el texto

Recomendaciones

• Primero que nada

• Destinatarios

• Tiempo de respuesta

TIPS

Algunos tips

¿Cómo debo responder a los correos?

Tiempo de respuesta

1. Plazo máximo 24 horas. Aquí es importante que distingas lo urgente y lo importante.
2. Mejor en cuestión de minutos. Contesta inmediatamente aquellos correos con los que no te vas a entretener más de unos pocos minutos. Evita bandeja se llene y puedes dedicarte a lo urgente.
3. Da señales de vida. Si la respuesta a un correo implica un análisis o una gestión previa, no desaparezcas en combate hasta que tengas todo hecho. Contesta en los plazos explicando que te vas a demorar en la respuesta.

Destinatarios

• Utiliza campo “Para” para escribir la dirección de correo de los destinatarios que están directamente afectados por el correo.
• El campo ”cc” o “copia de carbón” es para los destinatarios que necesitan conocer la información, pero no están afectados directamente ni tienen que intervenir en la comunicación.
• Utiliza en campo “cco” o “copia de carbón oculta" cuando desees enviar un correo a un gran número de personas, pero no quieras revelar los nombres y direcciones de correo electrónico de todos los usuarios que están en la lista.

Estructura de respuesta

1. Empieza hablando del problema: ¿Qué paso?2. Motivo: ¿Por qué? ¿cómo? ¿cuando?3. Da una solución: ¿Qué nececitamos?¿Cuando lo necesitamos?4. Consecuencias: ¿Qué pasa si no se soluciona?5. Haz listas: Enumera si son varios temas que tienen que ser revisados

Reduce el nivel de lectura

• Haz la lectura sencilla
• Evita parrafos largos y textos complicados
• Resume la información correctamente
• Ahorra tiempo de lectura

información clave

• Ten claro cual es el objetivo de la comunicación y hazla evidente:

Destaca: Elige bien lo que destacas para no desviar la atención de lo imporante.

• Que alguien que ojea sepa de qué va el mail
• Pon atención a las primeras y últimas frases del email.

Antes de nada

• Asunto: Colocar el asunto puede ayudar a que no olvides la intención del mensaje
• Archivos Adjuntos: Puedes hacerlo incluso antes de rellenar el asunto para evitar que se vaya el mensaje sin los archivos
• Mejor en PDF: todo archivo es mejor enviarlo en este formato para evitar alteraciones al mismo y darás una imagen más profesional

Repasa el texto

• Acostúmbrate a repasar el mail antes de enviar y considera este acto parte de la elaboración del propio correo electrónico.
• Una sintaxis mal elaborada o una estructura desordenada puede hacer que no se entienda lo que quieras decir.
• Las faltas de ortografía provocan desconfianza, escasa credibilidad y mala imagen en general.
• Hazlo en Word.