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EMPEZAR

Generalidades

Radicación

EMPEZAR

Generalidades

Radicación de incapacidades/licencias

12. Cargue

11. Enviar archivo

10. Responder al Cliente

9. Radicar en ESS para Cobro

8. Archivar documento

7. Registrar Información

6. Revisar resultado de la solicitud de Transcripción

5. Emitir respuesta a la solicitud de Transcripción

4. Radicar documento en la EPS para Transcripción

3. Revisar documento para transcripción

2. Revisar documento para devolución

1. Recibir solicitud

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7.2. Radicación de incapacidades/licencias para Cobro ante las ESS (Entidades de Seguridad Social)

Recibir solicitud.Recibir y asignar solicitud según el tipo, ver canales de recepción en anexo “Particularidades cliente”.Tipos de solicitud: a. Radicación de incapacidades/licencias: Recibir incapacidades para radicar y asignar al agente de radicación. Continúa actividad 2.b. Depuración de incapacidades/licencias: Asignar solicitud al agente de recobro. Los clientes envían solicitud de acuerdo con anexo “Particularidades cliente”. Continúa actividad 11. c. Consultas: Revisar solicitud y responderla.

Actividad 1

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Actividad 2

  • ¿Documentos con inconsistencias* para devolver al Cliente?
Si: continua actividad "7. Registrar información"No: continua actividad "3. Revisar documento para transcripción"Tipos de inconsistencias para devolver al Cliente: a. Incapacidades borrosas (Ilegibles) b. Documentos errados que no corresponden a una incapacidad. Por ejemplo: fotos, cartas, etc. c. No contiene la información mínima para radicación. Ver "Información mínima requerida en incapacidad y licencias" Notas: En caso que los documentos de incapacidades/licencias sean enviados por el cliente a través de un sistema propio como por ejemplo: SharePoint, Succes Factor, etc. se deben copiar y pegar todas las incapacidades recibidas en la carpeta del cliente en Aon e iniciar en la actividad 2.

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Revisar documento para transcripción.¿Incapacidad transcrita? Si: Continua en Actividad 7. No: Continua en Actividad 4. Revisar que el documento este en el formato de transcripción de cada EPS, No deben ser formatos de incapacidad de EPS.

Actividad 3

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Actividad 4

Radicar en pagina Web o por correo electrónico la incapacidad a la EPS correspondiente solicitando la transcripción de la incapacidad. Registrar información en "Base recobro incapacidades Cliente" o Aon Tools (Cuando aplique).Nota: a. Consultar ADRES para verificar la EPS del empleado, en caso de ser necesario. b. Algunas EPS cuando reciben la solicitud de transcripción generan la radicación para cobro inmediatamente, por lo que no es necesario en estos casos realizar la actividad 7 "Radicación de incapacidades para cobro". Por ejemplo: SURA, SANITAS (Clientes No VIP) y NUEVA EPS, se debe radicar para cobro después de transcribir la incapacidad.c. Algunas EPS requiere que se radique en un solo PDF toda la información otras se debe radicar cada documento por separado. (Ver Instructivos por aseguradora)

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Emitir respuesta a la solicitud de Transcripción.La EPS envía respuesta a través de sus Pagina Web, vía email a buzón centralizado Aon o vía email a buzón del Cliente. Cuando el Cliente recibe la reenvía a email centralizado de Aon

Actividad 5

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Actividad 6

¿ESS transcribe?: Si: Continua en actividad "7.Registrar información" No: ¿Respuesta es correcta? - Si es correcta: Comunicar al Cliente la respuesta de la transcripción para subsanar en caso que sea necesario. Por ejemplo: EPS niega transcripción por falta de historia clínica y efectivamente no se anexo a la solicitud. Continua actividad "7.Registrar información" - No es correcta: Solicitar de nuevo la transcripción, según el procedimiento de cada EPS que puede ser radicar una PQR o volver a radicar en pagina web/email. Por ejemplo: EPS niega transcripción por falta de historia clínica, pero esta si fue anexada a la solicitud. Actualizar "Base recobro incapacidades Cliente" o Aon Tools. Continua actividad "7.Registrar información"

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Registrar Información.Registrar información en "Base recobro incapacidades Cliente" o Aon Tools directamente (Cuanto aplique). Nota: Seguir las instrucciones documentadas en el "Base recobro incapacidades Cliente". Nota: 1. En caso de recibir un documento que no corresponda a incapacidad no se debe registrar (Por ejemplo: fotos, cartas...); sin embargo, si el cliente envía un listado relacionando esta incapacidad si se debe registrar la información, dejando en estado devuelto y en observación que no tiene adjunto o el adjunto es errado. Diligenciar campo observación: "// AAAAMMDD_ devuelta por (detalle de causa)". 2. En caso de usar Aon Tools para radicar o lograr identificar una prorroga, cargarla como tal. Se identifica si el documento menciona que es prorroga, incapacidades de un empleado con fechas consecutivas y el mismo diagnostico CIE.

Actividad 7

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Actividad 8

¿ESS transcribe?: Renombrar, convertir a pdf, agrupar y/o separar archivos pdf según el mecanismo de recepción de cada ESS y guardar información en la carpeta de cada Cliente. Ruta de SharePoint de cada Cliente: TBC. El archivo debe quedar renombrado así: N° Identificación + Fecha inicio incapacidad + Fecha Fin + Tipos Documento _DEVUELTO (Cuando aplique). Ejemplo: AAAAMMDD; ejemplo: 52568425_20240503_20240510_HC. (Esta nombre puede cambiar según las particularidades de cada Cliente) * Tipo de documento: INC: Incapacidad, HC: Historia Clínica, RC: Registro Civil, FI: Formato de Investigación, FURIPS: Formato Único SOAT, TRANS: Transcripción, NV: Nacido Vivo y otros requeridos por las ESS. Nota: a. En caso de recibir un documento que no corresponda a incapacidad no es necesario archivarlo (Por ejemplo: fotos, cartas...), si es una incapacidad Ilegible, incluir en el nombre del documento _DEVUELTO

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Radicar en ESS para Cobro.Radicar ante la EPS (Origen Común) o ARL (Origen laboral) la incapacidad/licencia transcrita para la gestión de cobro de prestaciones económicas a través de su pagina Web o por correo electrónico, incluyendo la información mínima para radicación, ver "Información mínima requerida en incapacidad y licencias". Ver "Instructivos por aseguradora". Nota: * En el caso de recibir 2 o mas incapacidades/licencias realizar esta actividad posterior al registro y archivo de todas las incapacidades (Actividades 7 y 8), para facilitar la radicación por EPS de cada Cliente, pues cada Cliente tiene un usuario y clave personal para el acceso a las paginas web.

Actividad 9

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Actividad 10

Según ANS de cada Cliente se responde sobre el resultado de la radicación de incapacidades/licencia para cobro, se debe incluir: 1. Estado de radicación. 2. Observaciones de radicación. 3. Evidencia de radicación cuando aplique (Imagen de la radicación y numero de radicación si la entidad lo emite) 4. En caso de rechazos, comunicar las causas y acciones esperadas del Cliente para lograr radicar de nuevo. Nota: - Si el cliente envía un listado con varias incapacidades incluir en este el resultado de la radicación, ver campos a incluir en "Base recobro incapacidades Cliente".

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Enviar archivo.Enviar o dejar en SP el archivo diario de "PL-FR-xx-CO Base recobro incapacidades Cliente" (En caso que no use Aon Tools)

Actividad 11

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Actividad 12

Cargar información diaria en Aon Tools o incluir "PL-FR-xx-CO Base recobro incapacidades Cliente" las solicitudes radicadas en el día. ¿Cliente tiene servicio de Depuración y gestión de cartera? Si: Continua en la actividad "14. Solicitar o descargar estado de incapacidades de las ESS" No: Finaliza el proceso.

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