Gestión de Documentos Electrónicos.

Grupo: 6CM1

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.

Castillo Tenorio Lorena.

Bibliografías.

Conclusiones.

Ventajas de la gestión electrónica de documentos.

Desventajas de la gestión de documentos.

Ventajas de la gestión de documentos.

Importancia de la gestión de documentos.

Etapas de ciclo de vida del documento electrónico.

Desventajas de Documentos Electronicos

Ventajas de Documentos Electronicos

Caracteristicas de Documentos Electronicos

ÍNDICE.

Documento electrónico.

Tipos de Documentos Electronicos

Metadatos.

Funciones de los metadatos.

Gestores de información.

Funciones de los gestores de Información.

Ciclo de vida del documento electrónico.

Gestión de documentos.

Gestión electrónica de documentos.

Sistema de gestión documental electrónica.

Documento electrónico.

Un documento electrónico, también conocido como "e-document" o "e-doc"; es todo contenido originalmente creado desde una aplicación electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o compartir información entre las partes. Estos instrumentos virtuales reemplazan a sus contrapartes físicas y, por lo general, tienen el mismo propósito, excepto que en formato digital. La naturaleza digital de estos documentos facilita compartir, organizar y colaborar. Dependiendo del sistema que utilicemos, podremos incluso controlar la versión, rastrearlos y firmarlos.

Formato.

Utilidad.

TipoS DE DocumentoS electrónicoS.

El registro y almacenamiento de información valiosa acerca de un trámite, proceso, acuerdo o cualquier otro evento que genere un compromiso puntual y pueda consultarse futuramente se considera un documento.

Fácil Acceso: Los documentos electrónicos pueden ser accedidos desde cualquier lugar y dispositivo, facilitando el trabajo remoto y la colaboración. Búsqueda y Recuperación Instantánea: La capacidad de buscar y recuperar información rápidamente es una ventaja significativa, mejorando la eficiencia y ahorrando tiempo. Integración con Otras Herramientas: Los documentos electrónicos se integran fácilmente con otras plataformas digitales, como APIs, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), optimizando así los flujos de trabajo.

Características Principales de los Documentos Electrónicos.

Ventajas de Documentos Electrónicos.

Acceso rápido:Se puede acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Seguridad:Los documentos electrónicos están protegidos y se pueden respaldar periódicamente. Trazabilidad:Se puede llevar un registro de cada detalle de la gestión. Control de acceso:Se pueden establecer derechos de acceso según el tipo de documento y el área de trabajo. Evita duplicados:No se generan archivos duplicados ni datos redundantes.

Ahorro de espacio Se reduce la necesidad de almacenar documentos en papel, lo que puede ahorrar dinero y liberar espacio de oficina. Firma electrónica Se pueden firmar documentos electrónicamente, independientemente de la ubicación de la persona que firma. Preservación de la información La digitalización de documentos garantiza que la información esté disponible para consultas futuras. Mejora del ambiente laboral Se reduce el riesgo de accidentes laborales y el estrés laboral de los trabajadores. Menores tiempos de respuesta Se puede encontrar un documento rápidamente con una palabra clave en el título o el contenido.

Dependencia de la tecnología:Si hay problemas con el hardware o software, es posible que no se pueda acceder a los documentos digitales. Riesgo de pérdida de datos:Si falla el sistema, la computadora o el disco duro, se corre el riesgo de perder la información. Amenazas de seguridad:Aunque se pueden proteger con contraseñas y encriptación, existe el riesgo de hackeo y robo de datos. Falta de elementos contextuales:Los documentos electrónicos carecen de los elementos que en los tradicionales permiten establecer su contexto funcional y administrativo.

Desventajas de los Documentos Electrónicos.

Son datos sobre datos es decir información que se usa para describir los datos contenidos en algo como una página web, documento, archivo o Otra forma de pensar en los metadatos es como una breve explicación o resumen de lo que son los datos.

Metadatos.

Evaluación: Los metadatos deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación

Archivo y conservación: los metadatos son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro (NISO, 2004).

Interoperabilidad: Los metadatos facilitan la interoperabilidad, puesto que se han definido estándares de metadatos y existen protocolos compartidos para el intercambio de esta información. Protocolos como el Z39.50 o el CSW han ayudado en búsquedas simultáneas de datos en sistemas distribuidos.

Transferencia: los metadatos deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas. Este componente incluiría información sobre el tamaño del conjunto de datos, y sus metadatos, la estructura tanto lógica como física de los datos y metadatos.

Recuperación: Los metadatos deben proporcionar información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés. Es toda aquella información que describe cómo localizar fuera de línea los datos, la persona de contacto, los formatos de distribución de los datos o cualquier restricción de acceso a los datos, así como la información sobre los costes.

Búsqueda: Los metadatos deben proporcionar suficiente información, bien para descubrir si existen datos de interés dentro de la colección de datos disponibles, o simplemente, para saber que existen.

Funciones de los Metadatos.

Los gestores de información son programas que permiten crear una base de datos de referencias bibliográficas.Un sistema gestor de bases de datos (SGBD) es un software constituido por una serie de programas dirigidos a crear, gestionar y administrar la información que se encuentra en la base de datos. Su principal objetivo es servir de interfaz entre los usuarios y las aplicaciones para facilitar la organización de los datos, garantizar su accesibilidad, calidad e integridad, brindando a su vez una manera eficaz de administrar esa información.

Gestores de información.

1. Contribuyen a la creación de bases de datos más eficaces y consistentes.
2. Determinan las estructuras de almacenamiento del sistema.
3. Facilitan las búsquedas de datos de cualquier tipo y procedencia a los usuarios de negocio.
4. Ayudan a mantener la integridad de los activos informacionales de la empresa.
5. Introducen cambios en la información, si es requerido.
6. Simplifican los procesos de consulta.
7. Controlan los movimientos que se observan en la base de datos.

Funciones de los Gestores de información.

Es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento (físico=papel, o digital), este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención, entendiendo como retención su archivo y el tiempo que debe durar el mismo.

Ciclo de vida del documento electrónico.

• Creación
• Aprobación
• Almacenamiento
• Distribución
• Recuperación
• Acceso
• Control de versiones
• Gestión de documentos

Algunas de las etapas del ciclo de vida de un documento electrónico son:

La gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y tecnologías utilizadas para administrar los documentos en una organización. Esto incluye tanto los documentos recibidos como los creados internamente. Es esencial para mantener la integridad, accesibilidad y eficiencia de la información en una organización. Un Sistema de Gestión Documental (DMS) es una solución que permite almacenar, organizar y gestionar digitalmente los documentos de una organización. Funciona como un sistema centralizado que reemplaza el uso de archivos físicos y promueve la digitalización de los documentos, facilitando su acceso y búsqueda. Además, ofrece funcionalidades como control de versiones, flujos de trabajo, colaboración en tiempo real, seguimiento de cambios y gestión de permisos de acceso.

Gestión de documentos.

• Evitar la duplicación, obsolescencia o inutilidad de documentos
• Eficientizar las operaciones administrativas
• Asegurar la seguridad de los documentos
• Controlar el acceso al almacenamiento
• Mantener la integridad y accesibilidad de la información
• Facilitar el uso racional de los recursos
• Mejorar la toma de decisiones

La Importacia de la gestión documental.

Organización y almacenamiento: La gestión documental permite organizar y almacenar los documentos de manera eficiente, clasificándolos, asignándoles metadatos y determinando su ubicación.Recuperación de información: Facilita la búsqueda y recuperación de datos relevantes, ya que los sistemas de gestión documental permiten buscar por palabras clave, fechas o categorías.Eliminación de documentos obsoletos: Identifica y elimina documentos que ya no son útiles o relevantes, lo que ayuda a mantener la eficiencia y evitar la acumulación innecesaria. Conservación a largo plazo: Se asegura de que los documentos más valiosos se conserven adecuadamente. Evita la pérdida de documentos: Las informaciones son catalogadas y esto facilita la trazabilidad. Control del acceso a los documentos: Se puede impedir que terceras personas entren.

Ventajas de la gestión documental.

Almacenamiento: Los documentos en papel pueden ocupar mucho espacio y la cantidad de papel aumenta con el tiempo. Seguridad: Los documentos en papel pueden ser robados, extraviados o dañados.Deterioro: Los documentos en papel pueden deteriorarse con el tiempo debido a la humedad, la luz, el polvo, los insectos, los microorganismos y los vertebrados.

Desventajas de la gestión documental.

Es un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y realizar copias de seguridad de los documentos e información de una empresa.

La gestión electrónica de documentos.

• Facilita la búsqueda, recuperación e intercambio de información
• Permite una gestión rápida y eficaz
• Facilita la gestión de versiones de documentos
• Promueve la eficiencia operativa
• Concentra toda la información comercial en un mismo sistema
• Hace que los datos sean más seguros
• Optimiza el trabajo diario, generando un impacto en la productividad y la eficiencia

Ventajas de la gestión electrónica de documentos.

Conjunto de reglas que rigen la producción, almacenamiento, uso, mantenimiento y disposición de documentos de archivo de un productor, además de las herramientas y mecanismos usados para implementar esas reglas.

Sistema de gestión documental electrónica.

• Sonoros: configura un contenido en formas auditivas y basado en expresiones sonoras o lenguaje oral como piezas musicales, expresiones de voz, podcasts o grabaciones de radio.
• Audiovisuales: mezclan elementos visuales y elementos sonoros, por ejemplo, videos, documentales, pel%C3%ADculas, entre otros.

• Texto: se registra un contenido particular a través del lenguaje escrito empleando letras, símbolos, números u otros caracteres.
• Fotográficos o imágenes: registro de la información mediante mapas, fotos, imágenes, dibujos, etc. Su connotación visual favorece el entendimiento de quienes los consultan.

Formato.

Implica la forma en la que se presenta un contenido:

Documentos financieros.

Políticas.

Contratos y acuerdos.

Planes.

Informes.

• Privados: Presentan acceso restricto a ciertas organizaciones o personas para proteger su contenido. Por ejemplo, contratos de negocio, datos bancarios, historias cl%C3%ADnicas, investigaciones cient%C3%ADficas.

• Públicos: Encontrados en diferentes canales abiertos al público, tanto impresos como digitales. Son registros que cualquier persona puede consultar. Por ejemplo, destacamos las publicaciones en periódicos, información de servicios públicos, informes, entre otros.

Utilidad.

En cuanto al uso que propuesto, existen documentos:

Los informes cuentan con abundantes datos sobre el funcionamiento de un negocio. Por lo cual, permiten analizar una gran cantidad de situaciones, ya sean reales o estudios de casos. Con la información disponible, los gestores pueden tomar decisiones más precisas y acertadas en las diferentes esferas corporativas: operativa, táctica y estratégica.

Informes.

Consisten en guías que orientan las actividades de un negocio. Es altamente recomendable que cada área corporativa cuente con un plan específico y que cada uno de esos documentos sea registrado en el plan estratégico del negocio.

Planes.

Con connotación legal y validez jurídica, son registros escritos de negocios, vínculos empresariales, tratos, relaciones laborales, entre otros eventos que demanden el cumplimiento de obligaciones. En efecto, sin los documentos adecuados, un negocio puede ir fácilmente a bancarrota por falta de cumplimiento con las normativas jurídicas vigentes. Entre los principales contratos y acuerdos que una empresa debe gestionar destacamos los contratos de compraventa, de renta, de trabajo, así como los acuerdos de fundadores y de accionistas. En cuanto a la legalidad de este tipo de documento ante la ley, a raíz del avance tecnológico, las versiones digitales son ampliamente utilizadas, ya que cuentan con validez jurídica. Es decir, consisten en recursos prácticos que ratifican un negocio o vínculo frente a la justicia.

Contratos y Acuerdos.

Una política es un documento en el que se registran reglas creadas por el cuerpo estratégico para orientar el comportamiento y desempeño de los profesionales dentro de la organización. Un ejemplo es la política de compliance que cuenta con directrices para promover el cumplimiento de forma satisfactoria y la política de servicio al cliente, abarcando instrucciones referentes a la atención y resolución de problemas.

Políticas.

Los comprobantes financieros permiten mantener el negocio activo, evitando pérdidas, gastos excesivos y un posible descontrol en sus cuentas. Son sumamente importantes para presentar en las auditorías y adecuar el pago de impuestos. Son algunos buenos ejemplos los estados de flujo de efectivo, los balances y los estados de resultados.

Documentos Financieros.

Como conclusión es de que la tecnología es buena para la manipulación de varias cosas que se realizan a día con día, pero también no hay que mantener tanta confianza de ella, ya que puede haber perdida de la información que se resguarda. Pero a la vez es muy útil para la creación de bases de datos para en nuestro caso los archivistas poderlos implementar en los archivos para la búsqueda sistematizada y rápida de la información que los usuarios puedan solicitar. En el caso de los metadatos es la identificación de una serie de datos que nos proporcionan, pero yo le entiendo más como los datos más exactos y no tan dispersos que se podrían proporcionar.

conclusión.

• ¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio? (2022c, julio 4). Docusign. https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos
• Tipos de documentos: legales, electrónicos y otros ejemplos. ¡Revisa la lista completa! (2022, 5 octubre). Docusign. https://www.docusign.com/es-mx/blog/tipos-de-documentos
• Open Geek. (s. f.). ¿Qué son y para qué sirven los metadatos? https://www.opengeekservice.cl/sitio/es/blog/67-%C2%BFqu%C3%A9-son-y-para-qu%C3%A9-sirven-los-metadatos.html
• Marina. (2022, 8 julio). Metadatos. Definición, funciones y ejemplos. Grupo Atico34. https://protecciondatos-lopd.com/empresas/metadatos/
• Gestor de Base de datos: Qué es, Funcionalidades y Ejemplos. (s. f.). Intelequia. https://intelequia.com/es/blog/post/gestor-de-base-de-datos-qu%C3%A9-es-funcionalidades-y-ejemplos#:~:text=Ejemplos%20de%20DBMS,la%20integridad%20de%20los%20datos.
• Save4print, & Save4print. (2022, 17 febrero). El ciclo de vida de un documento - save4print. save4print - The Real Experience of Printing. https://www.save4print.es/el-ciclo-de-vida-de-un-documento/
• Khaled, S. (2023, 13 abril). ¿Qué es la gestión electrónica de documentos (GED)? Seraphin.legal. https://seraphin.legal/es/ged-gestion-electronique-documents/#:~:text=La%20gesti%C3%B3n%20electr%C3%B3nica%20de%20documentos%20suele%20caracterizarse%20por%20varias%20etapas,visualizaci%C3%B3n%20y%20puesta%20en%20com%C3%BAn.
• Sydle. (2023, 10 diciembre). EDM: ¿Cómo funciona la gestión electrónica de documentos? Blog SYDLE. https://www.sydle.com/es/blog/edm-gestion-electronica-de-documentos-616dc243830b2541943e9f75
• Ayerdi, A. (2024, 21 junio). ¿Qué es la Gestión Documental? DocuWare. https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental#:~:text=La%20gesti%C3%B3n%20documental%20es%20el%20conjunto%20de,y%20eficiencia%20de%20la%20informaci%C3%B3n%20en%20una
• R, C. L. (2024, 17 junio). Documentos Electrónicos en México: Legalidad, Eficiencia y Transformación Digital. Mifiel Blog. https://blog.mifiel.com/documentos-electronicos/

Bibliografías.