GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Diagnóstico de Necesidades de Formación y Capacitación en Archivonomía

13 de septiembre 2024

6EX01

ARCHIVONOMÍA

ALUMNA: MARÍA ELENA OSORNIO GARCÍA

PROFESORA: MTRA. EVELIN ADRIANA ZEA ELIZALDE

INTRODUCCIÓN

La Universidad Estatal del Valle de Ecatepec es una institución pública de educación superior que desempeña un papel crucial en la región. Como universidad estatal, su misión es brindar acceso a la educación universitaria a los residentes locales, fomentando el desarrollo intelectual y profesional de la comunidad. Su estructura organizativa está encabezada por un rector que supervisa diversos departamentos y facultades, cada uno con su propia especialización académica.

La unidad de archivo de la universidad juega un rol vital dentro de esta estructura, fungiendo como el custodio de los registros históricos, administrativos y académicos de la institución. Este departamento es responsable de organizar, preservar y facilitar el acceso a una vasta colección de documentos, fotografías, expedientes estudiantiles y otros materiales que documentan la trayectoria y evolución de la universidad a lo largo de los años. Al resguardar este patrimonio documental, la unidad de archivo contribuye a salvaguardar la memoria institucional y a apoyar las actividades de investigación, docencia y gestión administrativa de la universidad

En la Universidad Estatal del Valle de Ecatepec (UNEVE) la Unidad de Archivo tiene un papel fundamental en la gestión de la información y de la documentación de la misma, desarrollando el objetivo fundamental que busca prestar los servicios de información que dan apoyo a los planes y proyectos de las carreras que ofrece la universidad misma. A partir del desarrollo de sus funciones, esta unidad ofrece los servicios de información mediante el desarrollo de actividades de adquisición, organización y preservación de los materiales documentales que permiten conservar o difundir el material que se tiene.

FUNCIONES Y ESTRUCTURA

La unidad de archivo puede ser entendida como una unidad orgánica y funcional dentro del conjunto que forma la estructura universitaria. Lo cual implica que tiene un rango que le da el poder de coordinar y controlar la actividad de los archivos de gestión e, además, realizar la reunificación de los documentos transferidos a partir del momento que han terminado su trámite La eficacia de dicha unidad está relacionada directamente con su poder de organización y dirección de los archivos, lo cual es esencial en el funcionamiento administrativo de la universidad.

IMPORTANCIA EN LA EDUCACIÓN

La integración de la unidad de archivo no participa solamente en la gestión de los documentos, sino que es fundamental para el acompañamiento académico. Al proporcionar el acceso a la información preservada y organizada, la unidad da un importante aporte en la educación de los estudiantes y de los desarrollos de sus proyectos académicos, haciendo de ello un entorno académico mucho más efectivo y asequible para los usuarios

• NIVEL EDUCATIVO: Solo trabajan en esta oficina 2 personas una de las cuales es la directora de la carrera, Que tiene una Maestría en Educación, la cual no participa en ninguna de las tareas, y su asistente, la cual tiene una formación de bachillerato. • EXPERIENCIA PREVIA EN MANEJO DE ARCHIVOS: tiene 4 meses en la institución y conoce poco del manejo archivístico, peo refiere que le han dado 3 cursos en internet del Archivo General de la Nación.

Podemos estipular que la Unidad de Archivo de UNEVE es una parte sustancial que da el soporte para la gestión de la información de la universidad, apoyando a la administración fundamentalmente en cuanto a la comunidad estudiantil en aquellas necesidades administrativas y académicas de forma globa

La población es heterogénea en todas las áreas, coexisten trabajadores de diferente naturaleza, en todas las áreas se realizan diferentes procedimientos por lo cual, hay en términos de conocimientos previos, el director de área, normalmente con estudios sobre docencia, alguien especializado en contabilidad, 1 o 2 informáticos según la necesidad del departamento y de uno a 6 asistentes.

ACCESO A RECURSOS TECNOLÓGICOS: Cada Departamento o Dirección, tienen equipo básico de cómputo e impresión, así como scanner, para los diferentes procedimientos que se realizan día a día.

• NIVEL JERÁRQUICO DENTRO DE LA INSTITUCIÓN: Sólo el personal operativo participa en las labores de archivo, y de cada departamento de la universidad, hay un solo responsable que es el que lleva a cabo los procesos, los cuales serán supervisadas por el departamento de archivo una vez que tengan el nombramiento del titular y de su equipo de trabajo. •

DIAGNÓSTICO Desde siempre se ha llevado a cabo la labor archivística, sin embargo se ha vuelto evidente que la organización y clasificación es deficiente debido ha que no se había realizado de acuerdo a las indicaciones del Archivo General y la recuperación de datos, la conservación de documentos, es amenazada por deterioro por falta de conocimiento en métodos, ya diseñados para tal tarea, no se cuenta con la digitalización metódica, cada departamento, hace algún tipo de respaldo de sus documentos pero nada estandarizado, y por lo tanto el tema normativo apenas se esta estableciendo en las áreas debido a la reciente implementación en temas de archivística, que fue impuesto por el gobierno del Estado de México de forma reciente

JUSTIFICACIÓN: Se fundamenta en la identificación de problemas concretos en la gestión de los archivos que repercuten en la eficacia y en la eficiencia en la realización del trabajo del personal, como la correcta gestión documental, la pérdida de información en muchos casos valiosa, la dificultad para recuperar documentos, etc. La falta de conocimientos sobre: Una acción formativa en estos campos no solo contribuye a mejorar la competencia del personal sino también a mejorar la gestión de los archivos en la institución, estableciéndose así un manejo de documentos más eficiente, una preservación más eficaz de la información y un mejor cumplimiento.

2. Análisis Tecnológico o Evaluación de las herramientas y plataformas utilizadas para la creación, almacenamiento y gestión de documentos electrónicos. o Revisión de la seguridad en la gestión de metadatos y la protección de la información sensible

• En la Universidad Estatal del Valle de Ecatepec, donde apenas se está iniciando la instalación de la cultura archivística, es crucial determinar cuidadosamente el perfil de la población objetivo que participará en la formación o capacitación sobre estos temas. Dado que esta institución se encuentra en las primeras etapas de desarrollar sus prácticas y conocimientos en archivonomía, es importante considerar los diversos perfiles laborales, niveles de competencia y experiencia previa que tienen los posibles participantes.

• Por ejemplo, algunos de los grupos clave podrían incluir al personal administrativo que maneja los expedientes y registros de la universidad, como secretarias, asistentes y oficinistas. Estos individuos probablemente tengan cierta familiaridad con los procedimientos básicos de organización de documentos, pero carecen de una comprensión más profunda de los principios archivísticos. Otro grupo importante sería el personal encargado de los sistemas de información y bases de datos, quienes necesitarían capacitación sobre cómo integrar adecuadamente la gestión documental digital a sus responsabilidades

Además, sería valioso involucrar a los profesores y personal académico, ya que ellos generan y utilizan constantemente diversos tipos de registros e información que deben ser correctamente archivados y preservados. Finalmente, no se debe olvidar a los estudiantes, quienes en el futuro se convertirán en los futuros custodios de los archivos de la universidad. Entender los distintos niveles de conocimiento y experiencia de estos grupos clave permitirá diseñar programas de formación y capacitación archivística verdaderamente efectivos y adaptados a las necesidades de la comunidad universitaria.

• Acceso a Recursos Tecnológicos: En general, los participantes tienen acceso a recursos tecnológicos básicos, como computadoras y software de gestión documental. Sin embargo, el nivel de familiaridad con estas herramientas varía. Algunos pueden estar bien capacitados en el uso de software específico, mientras que otros pueden necesitar capacitación adicional para utilizar eficazmente las tecnologías disponibles.

Homogeneidad o Heterogeneidad en Conocimientos Previos Población objetivo heterogénea en Este perfil demográfico y profesional proporciona una base para diseñar un programa de formación que responda a las necesidades específicas de cada grupo dentro de la unidad de archivo,

Para realizar un diagnóstico efectivo de las necesidades formativas en la Universidad Estatal del Valle de Ecatepec, Áreas de Mejora en la Gestión de Archivos y soluciones para su desarrollo

. 1. Gestión Documental: Se ha observado que el personal enfrenta dificultades en la clasificación y organización de documentos. Esto se traduce en un acceso ineficiente a la información y en la posibilidad de pérdida de documentos importantes. o Necesidad de Formación: Capacitación en técnicas de gestión documental, incluyendo la implementación de sistemas de archivo eficientes y el uso de software especializado, esto deberá ser cubierto por mentorías personalizadas, por los operadores del área de archivística, además de los talleres que regularmente se dan en línea con personal calificado del Archivo General.

https://sarapaola22.wordpress.com/metadatos/

hts://www.docunecta.com/blog/que-son-los-metadatos

• Necesidad de Formación: Formación en métodos de conservación preventiva y restauración de documentos, así como en el manejo de materiales archivísticos. • Debido a la naturaleza de los documentos que se utilizan en la institución, se debe contar con talleres, y mentorías especializadas y presenciales, adecuadas a cada departamento

https://blog.powerdata.es/el-valor-de-la-gestion-de-datos/que--cual-es-su-utilidad

Digitalización: Aunque la universidad cuenta con algunas herramientas tecnológicas, el personal no está completamente capacitado en procesos de digitalización. Esto limita la capacidad de la unidad de archivo para modernizar su gestión y facilitar el acceso a la información. • Necesidad de Formación: Capacitación en procesos de digitalización, incluyendo el uso de equipos y software, así como en la gestión de archivos digitales. • Se deben solicitar mentorías personalizadas, debido a que cada departamento cuenta con equipos de cómputo, escaneo y digitalización diferentes, esto para homologar la forma en que debe de hacerse la actividad.

http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2218-36202020000100232

Normativas y Legislación Archivística: Existe una falta de conocimiento sobre las normativas vigentes relacionadas con la gestión de archivos y la protección de datos. Esto puede resultar en incumplimientos legales y en la falta de transparencia en la gestión documental. o Necesidad de Formación: Formación sobre las normativas archivísticas y la importancia de cumplir con las regulaciones vigentes. En esta parte la coordinación de archivos se ha estado preparando con talleres, mentorías y cursos en línea para poder al mismo tiempo, capacitar al personal de la universidad encargado de los procesos archivísticos.

JUSTIFICACIÓN GENERAL

La desorganización en la gestión documental ha llevado a retrasos en la recuperación de información, lo que afecta la toma de decisiones y la eficiencia operativa de la universidad. Una capacitación en gestión documental podría mejorar significativamente estos procesos

La falta de técnicas adecuadas de conservación ha resultado en la pérdida de documentos valiosos. La formación en conservación y restauración de documentos es esencial para preservar el patrimonio documental de la universidad.

Sin un conocimiento adecuado en digitalización, la universidad no puede aprovechar al máximo las tecnologías disponibles para mejorar el acceso a la información. La capacitación en este ámbito permitiría a la unidad de archivo modernizar sus procesos y ofrecer un mejor servicio a la comunidad universitaria.

La falta de conocimiento sobre normativas archivísticas puede llevar a la universidad a enfrentar problemas legales. La formación en este aspecto es crucial para garantizar que la gestión de archivos cumpla con las leyes y regulaciones pertinentes.

CONCLUSIONES

Debido a que no hay archiveros de profesión o con capacitación, pero realizan tareas diarias de gestión de documentos y también supervisores que apenas estan siendo capacitados que tienen responsabilidades de gestión y toma de decisiones. Esta jerarquía afecta las necesidades de formación, ya que los supervisores requieren capacitación en liderazgo y gestión de equipos, mientras que el personal operativo necesita formación técnica más específica.

La intervención formativa en estas áreas clave no solo mejoraría las competencias archivísticas del personal, sino que también optimizaría la eficiencia y efectividad de la gestión documental en la Universidad Estatal del Valle de Ecatepec. Esto, a su vez, contribuiría a una mejor administración de la información

La heterogeneidad es importante porque implica que el programa de formación debe ser adaptable y considerar las diversas necesidades y niveles de los participantes para ser efectivo. Un enfoque personalizado puede ayudar a asegurar que todos los participantes, independientemente de su nivel de conocimiento previo, puedan beneficiarse de la capacitación.

GRACIAS