Presentación 80s

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS UNIDAD 1

Dafne Guadalupe Martinez Aguilar

1.4 Propuesta de resultados

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

1.2 Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

1.1 DIAGNOSTICODOCUMENTAL

Índice

• Evaluar el estado de los documentos: Se verifica que los documentos estén en buen estado y organizados según las necesidades de la empresa.
• Identificar anomalías: Se detectan y reportan cualquier irregularidad en la gestión de los documentos.
• Proponer acciones correctivas: Se generan recomendaciones para mejorar el proceso documental y asegurar su eficiencia y accesibilidad1.

El diagnóstico documental también ayuda a las organizaciones a conocer los tipos de documentos que producen, su volumen y su estado actual, lo que es crucial para determinar su ciclo de vida y garantizar su conservación adecuada

diagnostico documental

El diagnóstico documental es un proceso esencial para la gestión adecuada de los archivos en una organización. Consiste en una revisión minuciosa de todos los documentos que maneja una empresa, realizada por un especialista en gestión documental1. Este proceso tiene varios objetivos clave:

diagnostico documental

objetivo principal del diagnóstico documental Es identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en el manejo de la documentación, con el fin de proponer mejoras y optimizaciones en los procesos documentales.

Es un proceso sistemático de análisis y evaluación de la gestión documental de una organización. Consiste en examinar detalladamente todos los aspectos relacionados con la creación, uso, mantenimiento, y disposición de los documentos en una empresa o entidad.

diagnostico documental

Contribuye sustancialmente a la planificación estratégica y operativa del archivo, para proyectar un mejoramiento real y acorde a la situación de este, asegurando la eficiencia y eficacia de servicio que se presta (Zúñiga, 2018).

diagnostico documental

EL DIAGNÓSTICO DOCUMENTALpermite identificar las necesidades específicas de los documentos y archivos, lo que ayuda a priorizar acciones y asignar recursos de manera efectiva. Al evaluar el estado de los documentos y archivos, se pueden identificar áreas donde se necesita mejorar la gestión documental, como la organización, la catalogación y los procedimientos de conservación.

AMBITO DE APLICACION DEL DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

El ámbito de aplicación del diagnóstico documental se refiere a los contextos y situaciones en los cuales se realiza una evaluación y análisis de documentos para identificar sus características, necesidades, y posibles áreas de mejora. Este tipo de diagnóstico se utiliza para evaluar la calidad, organización y eficiencia de la gestión documental en diferentes entornos. Aquí algunos ejemplos de ámbitos donde se puede aplicar:Empresas y Organizaciones: Evaluar la gestión de documentos y archivos, la eficiencia en la documentación de procesos, y el cumplimiento de normativas de archivo y protección de datos.Instituciones Académicas: Revisar y mejorar la gestión de documentos académicos, expedientes estudiantiles, y archivos de investigación para garantizar la integridad y accesibilidad de la información.Administraciones Públicas: Evaluar la organización de documentos y registros públicos, asegurando el cumplimiento de leyes y normativas sobre acceso a la información y transparencia.Salud: Analizar la gestión de expedientes médicos y otros documentos clínicos, garantizando la confidencialidad, precisión y accesibilidad de la información del paciente.Legal: Revisar la gestión de documentos legales y judiciales, asegurando que se cumplan los estándares de conservación, accesibilidad y protección de datos.

Administración Pública Local

Administración Pública Federal La Administración Pública Federal es el conjunto de ministerios o despachos, dependencias federales, organismos descentralizados y empresas paraestatales que integran un grupo de colaboradores que asisten, para el desarrollo de sus atribuciones y funciones, al presidente de México • Administración Pública Local - Gobierno estatal - Gobierno municipal • Archivos privados de interés • Administración Pública Federal

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Órganos autónomos Son entidades, con personalidad jurídica, tesorería y patrimonio propio, que están destinados a desarrollar actividades de la administración, pero en calidad de ente instrumental de la misma. Estas actividades pueden consistir, en la gestión de servicios públicos. En el ámbito local cuentan con una regulación propia.

Administración Pública Federal

Órganos Autónomos:Definición: Entidades que, aunque forman parte del gobierno federal, tienen independencia operativa y administrativa para cumplir sus funciones.Ejemplos: Comisión Nacional de Derechos Humanos (CNDH), Instituto Nacional Electoral (INE).Aplicación del Diagnóstico Documental: Evaluar la gestión documental para asegurar transparencia, eficiencia y cumplimiento normativo en la administración y custodia de documentos sensibles y oficiales.Paraestatales:Definición: Entidades que realizan funciones públicas bajo la supervisión del gobierno federal pero tienen personalidad jurídica propia.Ejemplos: Pemex, CFE (Comisión Federal de Electricidad).Aplicación del Diagnóstico Documental: Revisar y optimizar la gestión de documentos relacionados con sus operaciones, contratos y cumplimiento regulatorio.

Administración Pública Federal

Centralizados:Definición: Dependencias y entidades que forman parte directamente del gobierno federal sin autonomía operativa.Ejemplos: Secretarías de Estado, departamentos gubernamentales.Aplicación del Diagnóstico Documental: Asegurar la correcta organización, archivo y accesibilidad de documentos oficiales y administrativos.

Descentralizados:Definición: Entidades que, aunque pertenecen al gobierno federal, tienen una estructura más flexible y autónoma en su operación.Ejemplos: Institutos Nacionales de salud, universidades públicas.Aplicación del Diagnóstico Documental: Evaluar la eficiencia en la gestión documental y garantizar la correcta integración y conservación de información.

Administración Pública Local

Órganos Autónomos:Definición: Entidades en los niveles estatales o municipales que operan con independencia administrativa para cumplir con sus funcionesEjemplos: Comisión Estatal de Derechos Humanos, Instituto Electoral Local.Aplicación del Diagnóstico Documental: Revisar la gestión de documentos para asegurar el cumplimiento de la normativa local y mejorar la transparencia y accesibilidad.

Paraestatales:Definición: Entidades con función pública a nivel estatal o municipal, que operan bajo la supervisión del gobierno local.Ejemplos: Empresas estatales de agua, entidades de transporte público.Aplicación del Diagnóstico Documental: Evaluar la organización y manejo de documentos relacionados con sus funciones y servicios, garantizando la eficiencia y conformidad con las normativas locales.

Administración Pública Local

Centralizados:Definición: Dependencias y entidades de los gobiernos estatales o municipales sin autonomía operativa.Ejemplos: Secretarías estatales, departamentos municipales.Aplicación del Diagnóstico Documental: Asegurar una correcta gestión de la documentación administrativa y oficial, promoviendo la eficacia y el cumplimiento de procedimientos internos.

Descentralizados:Definición: Entidades que tienen cierta autonomía operativa a nivel local.Ejemplos: Universidades estatales, institutos de cultura.Aplicación del Diagnóstico Documental: Revisar y mejorar la gestión documental para asegurar la eficiencia en el manejo de información y el cumplimiento de políticas y normativas locales.

Archivos Privados de Interés

Definición: Archivos mantenidos por entidades privadas que tienen relevancia para la historia, cultura o investigación.Ejemplos: Archivos de empresas históricas, colecciones privadas de documentos históricos o culturales.Aplicación del Diagnóstico Documental: Evaluar la organización, conservación y accesibilidad de documentos de interés histórico o cultural, garantizando su preservación y correcta gestión para su uso futuro.

Recursos Archivísticos a diagnosticar

Es la actividad donde se revisa de manera detallada los documentos que maneja una compañia, organización, institución y empresa, la cual debe ser efectuada por un especialista en gestión documental quien comprueba que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que lleven una buena organización, así mismo reporta anomalias que se identifiquen y generando acciones para tener un buen proceso documental.

Etapas del diagnóstico*Planeación*Desarrollo*Análisis FODA

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar Etapas del diagnóstico Planeación Desarrollo Análisis FODA

Las etapas del diagnóstico documental pueden variar según el enfoque y la metodología utilizada, pero en general, pueden incluir las siguientes

Uno de sus objetivos en en caso del diagnóstico en archivos seria el de fortalecer la gestión documental de mediante la creación y actualización de políticas, planes, programas e instrumentos archivísticos que permitan dar cumplimiento al contexto administrativo, legal, funcional y técnico según la normatividad vigente. (Ministerio de Vivienda, 2020)

planeacion

Establecer las acciones que se deben desarrollar para intrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada , tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos (Ramos et, al. 2017)

planeacion

La planeacion diagnostica Responde a las preguntas ¿qué se va hacer? y ¿cómo se va hacer? En la planeacion deben plantearse una serie de estrategias reales y factibles que logren la conclusión del objetivo satisfactoriamente. La planeacion diagnóstica está enfocada a: Delimitar y analizar lo que se va a hacer, los aspectos a evaluar, Como se va a evaluar, El método de análisis de la información y Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones.

Si existe desviación alguna por algún factor que no haya sido contemplado o que sea una variante, es el momento oportuno para ajustar lo planeado.

Su estructura está basado en el orden, parte de lo general a lo particular.

El desarrollo del diagnóstico está sustentado en los planes, métodos y estrategias que se planearon previamente.

desarrollo

Desarrollo significa crecimiento, aumento, reforzamiento, progreso, desenvolvimiento o evolución de algo. Designa la acción y efecto de desarrollar o desarrollarse. El concepto de desarrollo hace referencia a un proceso en desenvolvimiento, sea que se trate de un asunto de orden físico, moral o intelectual, por lo cual puede aplicar a una tarea, una persona, una sociedad, un país o cualquier otra cosa.

desarrollo

El desarrollo del diagnóstico se lleva a cabo con estrategias prediseñadas, aunque suelen suscitarse obstáculos, lo recomendable es que se establezca un plan de contingencia que solucione los improvistos, ya que de no contar con él, es probable que ocasione un diagnóstico poco confiable quedando condicionado y sin alcanzar su objetivo.

Thompson (1998) establece que el análisis FODA estima el hecho de que una estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación de carácter externo; es decir, las oportunidades y amenazas.

foda

Es una de las herramientas más respetadas y prevalentes de la planificación, permite que la categorización de problemas en fortalezas,debilidades, oportunidades y amenazas (Oña et,al., S.F).

foda

En archivo es una herramienta para conocer la situación actual del archivo y determina medante una cadena de valor, las actividades internar del archivo y si éstas generan valor al usuario final del servicio. Propone implementar un sistema de gestión documental para mejorar la unidad (Calluchi, 2015)

AMENAZAS

Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso la permanencia de la organización.

DEBILIDADES

Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc

OPORTUNIDADES

Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explorables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la organización, y que permiten obtener ventajas competitivas

FORTALEZASSon las capacidades especiales con que cuenta la organización, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actvidades que se desarrollan prositivamente, etc..

foda

PROPUESTA DE RESULTADOS

Estudio de viabilidad Los estudios de viabilidad, a veces llamados análisis o informes de viabilidad, sirven para evaluar si el plan de un proyecto podría salir bien o no. Con los estudios de viabilidad se evalúa la practicidad del plan de un proyecto a fin de determinar si existe la posibilidad de avanzar o no con ese proyecto. (Martins, 2023)

Propuesta de resultados Estudio de viabilidad

OBJETIVO PRINCIPAL

El objetivo de un estudio de viabilidad es proporcionar información clave que permita a los interesados tomar decisiones informadas sobre la viabilidad de llevar a cabo el proyecto.

Algunos de los aspectos que suelen abordarse en un estudio de viabilidad incluyen:

Propuesta de resultados Estudio de viabilidad

Viabilidad técnica: Esto implica analizar la disponibilidad de recursos técnicos necesarios, la factibilidad de la tecnología requerida, los posibles desafíos técnicos y las soluciones disponibles.

Viabilidad económica:Se examina si el proyecto es financieramente viable y si generará los ingresos necesarios para cubrir los costos y obtener beneficios.

Propuesta de resultados Estudio de viabilidad

Viabilidad financiera: Se analiza la disponibilidad de financiamiento necesario para llevar a cabo el proyecto.

Viabilidad legal y regulatoriaSe revisan y analizan las regulaciones, leyes y normativas aplicables al proyecto para garantizar su cumplimiento.

Conclusiones

• En conclusion, hacer un diagnóstico documental es esencial para mejorar cómo se gestionan los archivos en diferentes áreas. Ya sea en el gobierno federal o local, o en archivos privados, este proceso ayuda a organizar y conservar la información de manera efectiva. Se analiza todo desde la planificación hasta la implementación de soluciones, usando herramientas como el análisis FODA para identificar qué funciona y qué necesita cambiar. La clave es encontrar soluciones viables que realmente puedan aplicarse y traer mejoras reales en la gestión documental.

bibliografias

ATS Gestión documental. (2018). ¿Cómo realizar el diagnóstico documental de una empresa'. Consultado el 28 de febrero del 2024 a las 2:00 pm. Recuperado de: https://atsgestion.net/diagnostico-documental-empresa/ Archivo General del Estado de México. (2023). ¿Cómo eleborar un diagnóstico integral de archivo?. Consultado el 28 de febrero del 2024 a las 2:00 pm. Recuperado de: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf Zúñiga, R. (2018). Propuesta de modelo de diagnóstico integral para archivos históricos. Ministerio de vivienda. (2020). Procedimeinto: Planeación documental. Consultado el 28 de febrero del 2024 a las 3:14 p.m. Recuperado de: https://minvivienda.gov.co/sites/default/files/procesos/GDC-P-08%20Planeaci%C3%B3n%20Documental%201.0.pdfRodríguez, Múgica, Diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en la Universidad Central Marta Abreu de las Villas. Cuba: Caso de estudio, 2012, Revista Española de Documentación Científica, 35, 4, octubre-diciembre, 573-598, 2012 ISSN: 0210-0614. doi: 10.3989/redc.2012.4.883, Consultado el día 20/02/24 a las 9:20pm. file:///C:/Users/toshiba/Downloads/764- Texto%20del%20art%C3%ADculo%20(necesario)-1262-1-10-20121128.pdf Recuperado de: Advanz Logistics, Diseñada por PyM Digital (2021) Articulo ¿Cuál es el propósito del diagnóstico documental empresarial? https://www.advanz.com.co/diagnostico-documental-empresarial/