Presentación De Auditoria aplicada a los archivos

AUDITORIA APLICADA EN LOS ARCHIVOS

Alumno: Gonzalez Pacheco Cesar Saul Grupo: 5CM1

Empezar

introduccion

Con esta presentacion veremos todo lo que se tiene que llevar a cabo para que el archivo funcione e manera correcta asi como su nombre lo dice elaborar un disgnostico del mismo.

índice

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA

PRESENTACION EJECUTIVA

EQUIPO AUDITOR

CEDULAS ANALITICAS

PLANIFICACION

PROCESO DE EJECUCION

RESUMEN EJECUTIVO

OBJETIVOS

NOTIFICACION

ALCANCES

EJECUCION

RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE RESULTADOS

CRITERIOS

Integridad: Los auditores deben actuar con honestidad y ética, evitando cualquier conducta que comprometa su profesionalismo. Pruebas y evidencia: La auditoría se basa en la recopilación de pruebas y evidencia suficiente y adecuada para formar una opinión sobre los estados financieros o los procesos auditados. Normas y regulaciones: La auditoría debe llevarse a cabo de acuerdo con normas establecidas, como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) o las normas locales pertinentes. Documentación: Es esencial documentar adecuadamente el trabajo realizado, las pruebas obtenidas y las conclusiones alcanzadas para proporcionar un respaldo a la opinión del auditor. Materialidad: Los auditores deben considerar la relevancia de los errores o irregularidades en el contexto de los estados financieros en su conjunto. Juicio profesional: Se requiere que los auditores apliquen su juicio profesional en situaciones donde no hay reglas estrictas o directrices claras. Mejora continua: La auditoría debe ser un proceso de mejora constante, buscando siempre optimizar los procedimientos y adaptarse a nuevos riesgos y entornos. Estos fundamentos son esenciales para garantizar que el proceso de auditoría sea efectivo, confiable y contribuya a la transparencia y la rendición de cuentas en las organizaciones.

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA

Los fundamentos de la auditoría se centran en varios principios clave que garantizan la efectividad y la integridad del proceso. Aquí tienes algunos de los más importantes: Independencia: El auditor debe ser independiente de la entidad auditada para asegurar objetividad y evitar conflictos de interés. Objetividad: Los auditores deben emitir juicios basados en evidencia objetiva y no en opiniones o percepciones personales. Confidencialidad: La información obtenida durante la auditoría debe ser manejada con confidencialidad y no divulgada sin autorización.

fPLANIFICACION:

La auditoría documental es un proceso de revisión y análisis de documentos y registros para evaluar la conformidad, precisión y efectividad de los procedimientos de una organización. Aquí tienes un resumen de sus aspectos clave: Objetivo: Verificar la integridad, validez y cumplimiento de documentos, políticas y procedimientos establecidos por la organización. Ámbito: Puede abarcar diversas áreas, como la gestión financiera, recursos humanos, calidad, cumplimiento normativo, entre otros. Proceso: Planificación: Definir el alcance, los objetivos y los criterios de la auditoría. Recopilación de información: Obtener documentos relevantes, como informes, políticas, registros contables y manuales. Análisis: Revisar y evaluar los documentos para identificar irregularidades, inconsistencias o áreas de mejora. Informe: Elaborar un informe con los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Beneficios: Mejora la transparencia y la rendición de cuentas. Identifica riesgos y áreas de no conformidad. Facilita la toma de decisiones informadas. Consideraciones: La auditoría documental debe ser realizada por personal calificado y con independencia para asegurar la objetividad y la confianza en los resultados. En resumen, la auditoría documental es una herramienta valiosa para garantizar que los procesos internos y la documentación cumplan con los estándares y regulaciones establecidos, contribuyendo así a la eficiencia y efectividad organizacional.

objetivos

Datos relevantes

El diagnóstico documental es una práctica esencial en la gestión de la información que se aplica en diversos contextos, desde empresas hasta instituciones educativas y gubernamentales

En el ámbito empresarial, el diagnóstico documental se convierte en una herramienta clave para mejorar la eficiencia operativa.

Su objetivo principal es evaluar el estado de la documentación existente, identificar áreas de mejora y proponer estrategias que optimicen la gestión documental.

Las empresas generan y almacenan grandes volúmenes de documentos, desde informes financieros hasta manuales de procedimientos. Realizar un diagnóstico permite a las organizaciones conocer el estado de sus estrategias y prácticas de gestión documental, identificando falencias y aciertos en los procedimientos internos

Esto no solo ayuda a optimizar el acceso a la información, sino que también contribuye a la toma de decisiones informadas y a la reducción de costos asociados a la gestión ineficiente de documentos.

Las universidades y centros de educación también se benefician del diagnóstico documental. En este contexto, el diagnóstico permite evaluar la gestión de archivos académicos y administrativos, asegurando que la información relevante esté disponible y sea accesible para estudiantes y personal docente

La implementación de un diagnóstico en este ámbito puede contribuir a la normalización de procesos y a la mejora de la calidad educativa, facilitando el acceso a recursos que son fundamentales para la investigación y el aprendizaje

En el sector público, el diagnóstico documental es crucial para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. Las entidades gubernamentales manejan una gran cantidad de información que debe ser gestionada de manera adecuada para cumplir con normativas y estándares de acceso a la información

CRITERIOS

La auditoría archivística es un proceso fundamental para evaluar la gestión de documentos y archivos en una organización. Su metodología se basa en varios pasos clave que aseguran

Planificación de la Auditoría : Se inicia con la definición de los objetivos de la auditoría, que pueden incluir la evaluación de la calidad de los documentos, la eficacia de los procesos de gestión y el cumplimiento de las normativas vigentes. Es crucial establecer un plan de trabajo que detalle las actividades a realizar y los recursos necesarios. Recolección de Información : En esta fase, se recopilan datos relevantes sobre los archivos y documentos a auditar. Esto puede incluir la revisión de políticas, procedimientos y la observación directa de los procesos de gestión documental. La inspección de archivos es esencial para entender su funcionamiento y detectar áreas de mejora.

Evaluación de la Gestión Documental : Se analizan los procesos de creación, almacenamiento, acceso y disposición de los documentos. Esto implica verificar si se están siguiendo las políticas establecidas y si los documentos cumplen con los requisitos legales y normativos. La auditoría de documentos también debe considerar la producción de dispositivos electrónicos , dado su creciente uso en la administración moderna. . Informe de resultados : Al finalizar la auditoría, se elabora un informe que resume los hallazgos, identifica las deficiencias y propone recomendaciones para mejorar la gestión archivística. Este informe es crucial para la toma de decisiones y la implementación de mejoras en los procesos

Seguimiento y mejora continua : Finalmente, es importante establecer un mecanismo de seguimiento para asegurar que las recomendaciones se implementen y que se realicen auditorías periódicas para evaluar la evolución de la gestión documental. Esto fomenta una cultura de mejora continua en la organización. La auditoría archivística no solo ayuda a garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos, sino que también contribuye a la transparencia y eficiencia en la gestión pública y privada.

EQUIPO AUDITOR

En Tecnología de la Información : En el contexto de software y sistemas informáticos, el nivel estructural implica comprender la arquitectura interna de un sistema. Esto permite identificar puntos críticos que pueden afectar su rendimiento y prevenir fallos. La estructura del software es esencial para garantizar su funcionalidad y eficiencia

En Ingeniería y Construcción : En el ámbito de la ingeniería civil, el nivel estructural se relaciona con la integridad y el desempeño de las estructuras, como edificios y puentes. Se evalúa cómo estas estructuras responden a fuerzas externas, como terremotos, y se analiza su capacidad para soportar cargas y resistir fallos.

PROCESO DE EJECUCION

El nivel documental se refiere a la organización y representación de la información contenida en documentos, facilitando su acceso y comprensión. Este concepto es esencial en el ámbito de la bibliotecología y la gestión de la información, y se centra en cómo se estructuran y describen los documentos para satisfacer las necesidades informativas de los usuarios.

Definición y características : Un resumen documental es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin incluir interpretaciones o críticas. Su objetivo es transmitir de manera objetiva la esencia del documento original, permitiendo a los usuarios evaluar rápidamente su relevancia. .

Tipos de Resúmenes : Existen diferentes tipos de resúmenes documentales, que pueden clasificarse según su función y profundidad. Estos incluyen resúmenes indicativos , informativos , analíticos y críticos , cada uno diseñado para cumplir con distintas necesidades de información.

Análisis de la Información En esta etapa, se realiza un análisis exhaustivo de los documentos recopilados. Esto implica evaluar la calidad, la pertinencia y la utilidad de cada documento en relación con los objetivos establecidos. Se pueden utilizar diversas herramientas y técnicas de análisis, como matrices de evaluación o criterios de calidad, para facilitar este proceso.

Identificación de Problemas y Oportunidades A partir del análisis, se procede a la identificación de problemas y oportunidades. Esta etapa es crucial, ya que permite detectar áreas de mejora en la gestión documental y resaltar oportunidades que pueden ser aprovechadas para optimizar procesos o innovar en la organización.

Importancia en la Gestión de la Información : El nivel documental es crucial para la cadena documental , ya que el resumen actúa como un punto de partida para las operaciones documentales. Facilitar la identificación y representación del contenido, lo que es fundamental para investigadores y profesionales que buscan información específica

Proceso de elaboración : La creación de un resumen documental implica un proceso de análisis que extrae el mensaje clave del texto original. Este proceso es valorado por los usuarios, ya que les permite acceder a la información de manera más eficiente. . En resumen, el nivel documental es un componente esencial en la organización de la información, asegurando que los documentos sean accesibles y comprensibles para los usuarios, lo que a su vez mejora la eficacia de la gestión documental en diversas instituciones

NOTIFICACION

El nivel normativo se refiere al conjunto de normas y regulaciones que rigen el comportamiento de individuos y organizaciones dentro de un marco legal específico. Este nivel es fundamental para garantizar el orden y la justicia en la sociedad, y se estructura en diferentes jerarquías que determinan la validez y aplicación de las normas.

EJECUCION

Estructura del Sistema Normativo : El sistema normativo se compone de diversas categorías de normas, que incluyen leyes, reglamentos y disposiciones administrativas. Estas normas pueden clasificarse según su ámbito de aplicación, como el derecho federal, local, y los tratados internacionales, que tienen un impacto directo en la legislación nacional.

Interacción entre Niveles Normativos : Es importante destacar que las normas internacionales y europeas influyen en la legislación nacional, lo que implica que el cumplimiento de estas normas es obligatorio para las entidades nacionales. . Esto crea un marco normativo interconectado donde las leyes nacionales deben alinearse con los compromisos internacionales

Función de las Normas : Las normas tienen como objetivo conductas regulares, proteger derechos y establecer procedimientos. Por ejemplo, en el ámbito laboral, las normativas buscan promover la igualdad y prevenir la discriminación, asegurando que todos los trabajadores tengan acceso a condiciones laborales justas.

Importancia del Cumplimiento Normativo : El cumplimiento de las normas es esencial para la estabilidad social y el respeto a los derechos humanos. La falta de adherencia a estas regulaciones puede resultar en sanciones legales y en la erosión de la confianza pública en las instituciones.

En resumen, el nivel normativo es un componente clave en la estructura legal de cualquier sociedad, proporcionando un marco que guía el comportamiento y asegura la justicia y el respeto a los derechos de todos los individuos.

INFORME DE RESULTADOS

La auditoría archivística es un proceso esencial para evaluar y mejorar la gestión de documentos y archivos en una organización.Objetivo de la Auditoria : El principal objetivo es verificar y evaluar los procesos relacionados con la clasificación, organización, seguimiento, localización, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos. Esto asegura que la gestión documental cumple con las normativas y estándares establecidos.

Planificación : Antes de iniciar la auditoría, es fundamental desarrollar un plan de trabajo que defina el alcance, los recursos necesarios y el cronograma de actividades. Esto incluye identificar los documentos y archivos que serán objeto de la auditoría. Recolección de Información : Se debe recopilar información relevante sobre los procedimientos actuales de gestión documental. Esto puede incluir la revisión de políticas, manuales de procedimientos y la observación directa de las prácticas archivísticas en la organización.

Evaluación de procesos : Analizar los procesos de gestión documental implica verificar si se están siguiendo las políticas establecidas y si los documentos cumplen con los requisitos legales y normativos. Es importante identificar áreas de mejora y posibles riesgos en la gestión de archivos. Informe de resultados : Al finalizar la auditoría, se debe elaborar un informe que resuma los hallazgos, identifique deficiencias y proponga recomendaciones. Este informe es crucial para la toma de decisiones y la implementación de mejoras en la gestión documental.

Seguimiento : Es esencial establecer un mecanismo de seguimiento para asegurar que las recomendaciones se implementen y que se realicen auditorías periódicas para evaluar la evolución de la gestión documental. Esto fomenta una cultura de mejora continua en la organización. Capacitación y Sensibilización : La capacitación del personal en temas de gestión documental y la importancia de la auditoría archivística es fundamental para garantizar el éxito del proceso. La sensibilización sobre la relevancia de mantener un sistema de archivos eficiente contribuye a la mejora de la calidad de la información gestionada. En resumen, la auditoría archivística es una herramienta clave para garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos en una organización, promoviendo la transparencia y la eficiencia en la gestión de la información.

PRESENTACION EJECUTIVA

La entrevista en sitio es un método de recopilación de información que se lleva a cabo en el lugar donde se encuentra el entrevistado, lo que permite una interacción más directa y contextualizada. Este tipo de entrevista es común en diversas áreas, como la investigación social, la evaluación de proyectos y la selección de personal.

Características principales : La entrevista en sitio se caracteriza por su inmediatez y contextualización , ya que permite observar el entorno del entrevistado y cómo esto puede influir en sus respuestas. Esto proporciona un contexto más rico y detallado que puede ser crucial para la interpretación de la información. Objetivos : El objetivo principal de una entrevista en sitio es obtener información detallada y específica sobre un tema o situación particular. Esto puede incluir la evaluación de procesos, la comprensión de comportamientos o la recopilación de opiniones sobre un tema relevante.

Estructura : Aunque la estructura puede variar, generalmente incluye una introducción donde se establece el propósito de la entrevista, un cuerpo donde se realizan las preguntas y se exploran los temas de interés, y una conclusión que resume los puntos clave y permite al entrevistado expresar cualquier comentario adicional.

Técnicas de entrevista : Durante la entrevista, el entrevistador debe crear un ambiente de confianza, lo que facilite que el entrevistado se sienta cómodo y dispuesto a compartir información. Esto puede lograrse a través de la empatía, la escucha activa y la formulación de preguntas abiertas que fomentan la discusión.

Ventajas : Las entrevistas en sitio permiten una recopilación de datos más rica y matizada , ya que el entrevistador puede captar no solo las palabras del entrevistado, sino también su lenguaje corporal y las dinámicas del entorno. Esto puede resultar en una comprensión más profunda de la situación o tema en cuestión.

En resumen, la entrevista en sitio es una herramienta valiosa para la investigación y la evaluación, proporcionando un enfoque directo y contextual que enriquece la calidad de la información recopilada.

En Medicina : En el contexto médico, la inspección física es el primer paso en un examen clínico. Consiste en observar al paciente para detectar características físicas significativas, como anomalías en la piel, postura, movimientos y otros signos visibles de enfermedad. Este método se basa en la observación visual y puede incluir la evaluación de la iluminación y el entorno del paciente para obtener información adicional sobre su estado de salud.

CEDULAS ANALITICAS

La inspección física es un proceso de evaluación que implica la observación directa y el examen de un objeto, persona o entorno para determinar su estado, calidad o conformidad con ciertos estándares. Este método se utiliza en diversas disciplinas, incluyendo la medicina, la auditoría de activos y el control de calidad.

En Auditoria de Activos : En el ámbito de la auditoría, la inspección física se refiere a la verificación de la existencia y el estado de los activos de una organización. Esto incluye comprobar la ubicación, cantidad, calidad y funcionalidad de los bienes. Este proceso es crucial para asegurar que los registros contables reflejen con precisión los activos reales de la empresa

CEDULAS ANALITICAS

En Control de Calidad : En la industria, la inspección física se utiliza para examinar y medir las características de calidad de productos y materiales. Este proceso ayuda a identificar defectos y asegurar que los productos cumplan con los estándares establecidos antes de ser distribuidos al mercado. En resumen, la inspección física es una herramienta fundamental en diversas áreas, permitiendo una evaluación precisa y objetiva que contribuye a la toma de decisiones informadas y a la mejora continua en la calidad de servicios y productos.

RESUMEN EJECUTIVO

Objetivos del PADA : Eficiencia en la Gestión Documental : El PADA tiene como objetivo principal regular y eficientar el manejo de los archivos, promoviendo prácticas que faciliten la organización y el acceso a la información. Mejora Continua : Se busca establecer un marco que permita la evaluación y mejora continua de los procesos archivísticos, adaptándose a las necesidades cambiantes de la organización. Componentes del Plan : Diagnóstico Inicial : Se realiza un análisis del estado actual de la gestión documental, identificando fortalezas y debilidades en los procesos existentes. Actividades Programadas : El plan incluye una serie de actividades específicas que se llevarán a cabo durante el año, tales como la capacitación del personal, la implementación de nuevas tecnologías y la mejora de los sistemas de archivo. Cronograma : Se establece un cronograma detallado que indica los plazos para la ejecución de cada actividad, asegurando un seguimiento adecuado del progreso.

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es una herramienta de planificación estratégica diseñada para mejorar la gestión y administración de archivos en una organización. Este plan busca optimizar el manejo de documentos y expedientes, asegurando su organización, conservación y acceso eficiente.

Beneficios esperados : Acceso Rápido a la Información : Una gestión archivística eficiente permite un acceso más rápido y fácil a la información, lo que mejora la toma de decisiones. Conservación de Documentos : Asegura la preservación de documentos importantes, garantizando su disponibilidad a largo plazo. Cumplimiento Normativo : Facilitar el cumplimiento de normativas y regulaciones relacionadas con la gestión de documentos y archivos. En resumen, el Plan Anual de Desarrollo Archivístico es una herramienta clave para cualquier organización que busque mejorar su gestión documental, asegurando que los archivos sean manejados de manera eficiente y efectiva, lo que a su vez contribuye a la transparencia y la responsabilidad institucional.

Implementación y Seguimiento : La implementación del PADA requiere la colaboración de todos los niveles de la organización. Es fundamental que el personal esté capacitado y comprometido con los objetivos del plan. Se deben establecer mecanismos de seguimiento y evaluación para medir el impacto de las acciones implementadas y realizar ajustes según sea necesario.

Principios Fundamentales : Entre los principios que sustentan la normatividad archivística se encuentran el principio de procedencia , que establece que los documentos deben ser organizados según su origen, y el principio de orden original , que sugiere que los documentos deben ser mantenidos en el orden en que fueron creados o recibidos Obligaciones del Estado y Entidades : La normatividad establece que el Estado y las entidades públicas tienen la obligación de crear, organizar y preservar archivos, asegurando que se sigan los lineamientos establecidos para la gestión documental. Esto incluye la implementación de políticas que regulan el ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su disposición finalObligaciones del Estado y Entidades : La normatividad establece que el Estado y las entidades públicas tienen la obligación de crear, organizar y preservar archivos, asegurando que se sigan los lineamientos establecidos para la gestión documental. Esto incluye la implementación de políticas que regulan el ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su disposición final.Reglamentos y Códigos de Ética : En muchos países, se han promulgado leyes específicas que regulan el ejercicio profesional de la archivística, incluyendo códigos de ética que definen las responsabilidades y deberes de los archiveros. Estos documentos son esenciales para garantizar que los profesionales actúen con integridad y responsabilidad en la gestión de la información

SOLUCIONES BASADAS EN RESULTADOS

La normatividad archivística se refiere al conjunto de leyes, regulaciones y directrices que rigen la gestión de archivos y documentos en una organización o entidad. Esta normatividad es fundamental para asegurar la correcta organización, conservación y acceso a la información, así como para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en la administración pública y privada. Importancia de la Normatividad Archivística : La normatividad archivística proporciona un marco legal que guía a los archiveros ya las entidades en la creación, organización y preservación de archivos. Esto es crucial para mantener la legalidad, veracidad y calidad de la información que se maneja.

CONCLUSION

YA QUE HEMOS ELABORADO ESTA INVESTIGACION PODEMOS CONCLUIR EN QUE TODOS ESTOS ASPECTOS Y CADA UNO DE ELLOS SON IMPORTANTES PARA LLEVAR A CABO EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DENTRO DE UN ARCHIVO O INSTITUCION, YA QUE PODEMOS OBSERVAR EN CADA UNA DE LAS PLANTILLAS EL FUNCIONAMIENTO DEBIDO DE TODOS ESTOS PASOS PARA QUE TODO SALGA CONFORME A LO PLANEADO O ESPERADO

BIBLIOGRAFIAS

https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/estudio-de-viabilidad-de-proyectos-por-que-es-importante https://www.questionpro.com/blog/es/estudio-de-viabilidad/ https://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_de_viabilidad https://ugremprendedora.ugr.es/viabilidad-de-proyectos/ https://www.obsbusiness.school/blog/estudio-de-viabilidad-de-un-proyecto-estructura-e-importancia https://polipapers.upv.es/index.php/REDU/article/view/5549 https://revistas.usantotomas.edu.co/index.php/signos/article/view/8248 https://www.scribd.com/document/450622380/Analisis-de-resultado-y-presentacion-de-propuestas-de-solucion https://www.scribd.com/document/450622380/Analisis-de-resultado-y-presentacion-de-propuestas-de-solucion. https://slideplayer.es/slide/7328091/

Presentación DE LA AUDITORIA APLICADA EN LOS ARCHIVOS

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