ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Tiempo es la medida del movimiento entre dos instantes Aristoteles ( 384 AC)

Enemigos del tiempo

Mitos del tiempo

Índice

Planeación del tiempo

Agenda ejecutiva

Matriz de administración de tiempo

Referencias

MITOS DEL HOMBRE EQUIPO

MITOS DE LA ACTIVIDAD

MITOS DEL TIEMPO

Consideramos que alguien es eficiente al realizar más actividades en menos tiempo. La anterior afirmación no es cierta, porque lo importante no es hacer muchas cosas, sino hacerlas bien hechas.Se ha descubierto que al final de una jornada de trabajo de 14 horas o más, el resultado es de mala calidad y aparte afecta la capacidad de creatividad, razonamiento, la salud física y salud mental de quien realiza la labor.

Muchas personas creen que no puede delegar las tareas creyendo que nadie lo hará más rápido. Sin embargo, los resultados son mejores al encomendar ciertas tareas a una persona con el conocimiento para realizar el trabajo. Es imposible estar en todo al mismo tiempo, por varias razones: se invaden labores de otras personas, hay agotamiento, irritabilidad, estrés y por ende baja calidad en la actividad y conflictos.

MITOS DEL INDISPENSABLE

MITOS DE LA de la decisión aplazada

MITOS DEL TIEMPO

Se considera que es un mito porque es difícil tener toda la información actualizada, teniendo en cuenta que puede surgir información nueva constantemente. Las consecuencias relacionadas con aplazar, pueden ser retrasos importantes en la actividad, además de que postergar la toma de decisiones, solo causa fatiga, estrés, ansiedad y preocupación.

Los resultados son directamente proporcionales a la cantidad de trabajo invertido, se cree que por trabajar mas horas esta mejor realizada la labor, al contrario, la calidad disminuye porque hay cansancio, se es más productivo si se tienen planeadas menos actividades.

mito de trabajar contra el tiempo

mito de ahorrar tiempo

MITOS DEL TIEMPO

Este mito se refiere a que se considera que se puede ahorrar tiempo haciendo solo las actividades más fáciles, pero esta misma facilidad de ahorrar tiempo puede generar más trabajo porque se pueden estar descuidando asuntos que requieren tiempo en la realización para garantizar calidad y éxito.

Muchas personas dicen que trabajan mejor contra el tiempo, es decir le echan la culpa al tiempo para justificar los retrasos en su actividad, lo que genera ansiedad y estrés.

Aquellas circunstancias que dependen al 100% de nosotros y no hay factores externos que nos influyan para robarnos nuestro tiempo

Son aquellos que roban tiempo y que vienen de situaciones ajenas a nosotros y no están en nuestra capacidad de control

Enemigos del tiempo

Son aquellos factores internos o externos que roban parte de nuestro tiempo para realizar las actividades del día a día

Ejemplos de enemigos del tiempo internos

Las creencias

Los pensamientos que tenemos sobre nosotros mismos y sobre la vida.

Las excusas

Son aquellas circunstancias que sirven como pretexto para evadir una obligación o actividad, (Diaz).

Indisciplina

Es la actividad de querer realizar todo a la vez y tener exceso de actividades, (Diaz).

Postergar

Es la acción de dejar todo al final y mayormente se ve acompañado o como consecuencia de las excusas, (Diaz).

Ejemplos de enemigos del tiempo externos

Teléfono móvil

La interrupción de tiempo se lleva a cabo cuando entra alguna llamada y se responde, lo mismo sucede con los mensajes de textos, (Barragán

Emails

Mayormente este tipo de distractor ocurre en el trabajo al momento de responder mientras se estaba realizando otra actividad, (Barragán).

Reuniones de trabajo

Cuando las reuniones programas no tienen un objetivo y se comentas temas irrelevantes, (Barragán).

Interrupciones

Ocurre cuando una persona o suceso requiere de nuestra atención cuando se está realizando una tarea o actividad, (Barragán).

Actividades para eliminar los enemigos del tiempo

PLANEACIÓN DEL TIEMPO

La planificación del tiempo se ocupa para planificar el tiempo disponible en un marco temporal definido. Por tanto, una condición implícita para la planificación del tiempo es la autogestión o gestión del tiempo de las personas, a las que a menudo se les asignan tareas y, en caso necesario, plazos de entrega en su trabajo diario, pero que son capaces de planificar la realización de estas tareas de forma autodeterminada..

Equilibrio entre trabajo y descanso

Revisión y ajuste continuo

Establecimiento de plazos

Uso de herramientas de gestión del tiempo

Flexibilidad

Asignación de tiempos realistas

División de tareas

Priorización de tareas:

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN DEL TIEMPO

Definición de objetivos claros

Propuestas sobre planificación del tiempo

• La creación de horarios semanales y diarios.
• Planificar un máximo del 60% del tiempo disponible
• Priorización de tareas
• La subdivisión de tareas
• Delegar tareas
• El uso de pausas, buffers u horas “solitarias”
• Evitar desplazamientos interminables
• Evitar distracciones y perturbaciones
• La transferencia de tareas inacabadas al siguiente cronograma diario

AGENDA EJECUTIVA

Concepto

Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”.

Objetivo

Registra propiedades enfocadas a la realización de tareas, juntas y objetivos deseados.Tiene como complemento tablas en función de lo importante y lo urgente.

Contenido

Es un medio de reuniones de negocio, también se puede conocer como las ordenes del día.Generalmente tiene como encabezado:* Fecha* Hora* Lugar de reunión* Orden de reunión* Lista de puntos específicos a ser tratados en la reunión* Fechas de la próxima reunion

1. Mantener la reunión enfocada en los temas a tratar.2. Reducir el tiempo dedicado a la reunión.3. Preparar a los participantes para analizar los puntos a tratar.4. Alentar la participación. 5. Dar prioridad a los temas más importantes.

Agenda ejecutiva de manera eficaz

Ventajas

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La Matriz de Eisenhower, también conocida como la Caja de Eisenhower o Matriz Urgente-Importante, es una poderosa herramienta de gestión del tiempo y productividad que te permite organizar y priorizar tus tareas diarias con mayor eficacia. Eisenhower solía decir: “Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante”, una filosofía que dio origen a esta metodología.

Para que sirve

Desventajas

Identificación de tareas relevantes y no relevantes.

planificar, priorizar, delegar tareas semanales y mensuales.

La clasificacion de las tareas puede ser en ocasiones difícil.

ELEMENTOS DE LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Cuadrante unoUrgente / Importante

Aquí cabe todo lo que debe realizarse lo antes posible y que no puede delegarse.

Cuadrante dosImportante / No urgente

Este espacio se asigna a aquello que debe cumplirse, pero no tiene una fecha inmediata.

Cuadrante tresUrgente / No importante

Quizá esta clasificación te parezca contradictoria, pero sí existen tareas que requieren resolverse de forma inmediata, pero no es tan relevante que lo soluciones tú mismo

Cuadrante cuatroNo urgente / No importante

En el día a día vamos a encontrarnos con este tipo de tareas que nos distraen demasiado o hacen que pospongamos una actividad

ejemplo de la matriz de administración del tiempo

Barragán, A. (s.f.). Alexandra Barragán coach. Obtenido de Ladrones de tiempo – Enemigos de la productividad: https://alexandrabarragan.coach/ladrones-de-tiempo/ Diaz, J. (s.f.). PDFCOFFEE. Obtenido de Mitos y Enemigos Del Tiempo: https://pdfcoffee.com/mitos-y-enemigos-del-tiempo-5-pdf-free.html(S/f). T2informatik.de. What is Time Planning? https://t2informatik.de/en/smartpedia/time-planning/ (S/f). Studocu.com. Recuperado el 12 de septiembre de 2024, de https://www.studocu.com/es-mx/document/universidad-tecnologica-fidel-velazquez/derecho-mercantil/tarea-1-administracion-del-tiempo/11864529?sid=01726097069&shared=n Arango, K. (2023b, marzo 18). Mitos y enemigos del tiempo. Psicocode. https://psicocode.com/productividad/mitos-y-enemigos-del-tiempo/ González J. (2024, Septiembre 11). Matriz de Eisenhower: Qué es y cómo usarla para aumentar tu productividad. HubSpot. https://blog.hubspot.es/sales/matriz-eisenhower

Referencias

JESÚS MORALES HERNÁNDEZ

IDALIA DENISE FUENTES GODINÉZ

DALILA IVETH MENDOZA LÓPEZ

ELABORADO POR:

ALEXANDRA MENDOZA VEGA