DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS 1

Prof. Angel Luis Pineda Aguirre Alumna: Herrera Echeverria Sofia Natasha Grupo: 5CM01

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS

Referencias

1.4 Propuesta de resultados

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

1.2Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

1.1 El diagnóstico documental

Índice

Proceso sistemático y estructurado que busca evaluar y analizar la situación actual de la documentación y los archivos de una organización o institución, con el fin de identificar sus fortalezas y debilidades, y establecer un plan de acción para mejorar su gestión documental.El Diagnóstico es entendido como la búsqueda e identificación de problemas,oportunidades y objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidadesde información y mantenimiento del programa, además de planes de mejoramiento y planes de contingencia (Fernández, 2001).

1.1. Diagnostico documental

Identificar fortalezas y debilidades en la gestión documental

Mejorar la eficiencia y eficacia en la búsqueda y uso de la información.

Desarrollar políticas y procedimientos para la gestión de documentos.

Establecer un plan de acción para mejorar la gestión documental.

Detectar problemas y necesidades

El propósito del diagnóstico documental es:

• 1. Tipos de documentos y formatos.
• 2. Volumen y crecimiento de la documentación.
• 3. Sistemas de clasificación y organización.
• 4. Políticas de conservación y eliminación.
• 5. Acceso y uso de la documentación.
• 6. Infraestructura y recursos para la gestión documental.
• 7. Cumplimiento de normas y regulaciones.

El diagnóstico documental abarca aspectos como:

Considero que el diagnostico docuemntal es fundamental para cualquier institucion que busque optmizar su gestion documental asegurando así la integridad y autendiciadad de su documentacion

Conclusion del primer tema

Administracion Publica federal

Es el conjunto de órganos y entidades que integran el poder ejecutivo federal en México, encargados de implementar las políticas y programas del gobierno federal, y que tienen a su cargo la gestión de documentos y archivos que contienen información relevante para la toma de decisiones y el ejercicio de sus atribuciones.

1.2. Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Administración Pública Local

Es la gestión y organización de los recursos y servicios públicos a nivel municipal o regional. Su objetivo principal es satisfacer las necesidades de la comunidad local mediante la implementación de políticas y la provisión de servicios esenciales como la educación, la salud, la seguridad y la infraestructura.

Archivos privados de interés

Son aquellos que, aunque no pertenecen a entidades públicas, contienen información relevante para la sociedad, la cultura, la historia o la economía de una comunidad o país. Estos archivos pueden incluir documentos de empresas, organizaciones no gubernamentales, familias, y personas que han tenido un impacto significativo.

Son entidades que gozan de independencia y autonomía para tomar decisiones y realizar sus funciones, sin estar sujetas a la intervención directa del Poder Ejecutivo. Ejemplos: Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), Comisión Nacional de los Derechos Humanos (CNDH)

Organos autónomos

Son entidades que tienen cierta autonomía administrativa y financiera, aunque siguen estando vinculadas al Estado. Ejemplos: Universidades públicas y hospitales como como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE).

Descentralizados

Son aquellos que dependen directamente del poder ejecutivo y no tienen autonomía propia. Su estructura y funcionamiento están estrictamente controlados por el gobierno central.Ejemplos: Secretarías de Estado, como la Secretaría de Gobernación (SEGOB) y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

Centralizados

Son entidades que, aunque no forman parte directa del gobierno, realizan funciones de interés público y están vinculadas al Estado. Ejemplos incluyen empresas públicas y organismos descentralizados.Ejemplos: Petróleos Mexicanos (PEMEX), Comisión Federal de Electricidad (CFE).

Paraestatales

La Administración Pública es un sistema complejo que se adapta a las necesidades del país. Cada parte, desde los órganos autónomos hasta las entidades descentralizadas, contribuye con su expertise para brindar servicios, regular y gestionar recursos. Esta diversidad permite una mayor eficiencia y adaptabilidad, promoviendo la transparencia y el progreso.

Conclusion del segundo tema

• - Documentos y archivos físicos y digitales
• - Sistemas de gestión documental y archivística
• - Infraestructura y equipamiento para la conservación y preservación de documentos
• - Personal y capacitación en archivística

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

Etapas del diagnostico archivistico

En esta etapa se define el alcance del diagnóstico, se identifican los recursos necesarios y se establecen los objetivos y metas. Se elabora un plan de trabajo detallado que incluye cronogramas y asignación de responsabilidades

Planeacion

• La planeacion diagnostica

• Responde a las preguntas ¿qué se va hacer? y ¿cómo se va hacer?

• En la planeacion deben plantearse una serie de estrategias reales y factibles que logren la conclusión del objetivo satisfactoriamente.

• La planeacion diagnóstica está enfocada a: Delimitar y analizar lo que se va a hacer, los aspectos a evaluar, Como se va a evaluar, El método de análisis de la información y Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones.

Durante esta fase se recopila y analiza la información relevante. Esto incluye la revisión de documentos, entrevistas con el personal y la evaluación de los procesos y tecnologías utilizadas. Se documentan las observaciones y se identifican las áreas de mejora

Desarrollo

Se realiza un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) para identificar los aspectos críticos de la gestión documental. Este análisis ayuda a priorizar las acciones a tomar y a desarrollar estrategias para mejorar la gestión de los archivos

Análisis FODA

Escribe un título aquí

Es fundamental reconocer la importancia de cada una de las etapas y procesos involucrados en el diagnóstico documental. Sin embargo, para obtener resultados óptimos, es crucial familiarizarse con las diversas técnicas e instrumentos de recolección de datos. Esto permitirá una recopilación de información más efectiva y precisa, lo que a su vez contribuirá a un diagnóstico más exhaustivo y confiable

Conclusion del tercer tema

El objetivo de un estudio de viabilidad es proporcionar información clave que permita a los interesados tomar decisiones informadas sobre la viabilidad de llevar a cabo el proyecto.

1.4. Propuesta de resultados

la capacidad de un proyecto o propuesta para generar beneficios económicos y financieros suficientes para justificar la inversión. Incluye la evaluación de los costos, los ingresos, los beneficios y los riesgos financieros asociados con el proyecto.

Viabilidad economica

la capacidad de un proyecto o propuesta para ser implementado y ejecutado con éxito desde un punto de vista técnico. Incluye la evaluación de la factibilidad de los recursos, la infraestructura, la tecnología y los procesos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Viabilidad tecnica

Viabilidad Legal y regulatoria

Viabilidad Financiera

Evaluación de si un proyecto cumple con las leyes, regulaciones y normativas aplicables, incluyendo permisos, licencias y autorizaciones necesarias.

la capacidad de un proyecto para generar flujos de caja positivos y retornos sobre la inversión, considerando costos, ingresos y riesgos financieros

Evaluación de los impactos sociales de un proyecto, incluyendo la consideración de efectos en comunidades, grupos vulnerables y la sociedad en general.

Análisis de los impactos ambientales de un proyecto, incluyendo la evaluación de riesgos y efectos en el medio ambiente, y la identificación de medidas de mitigación.isto para contener creatividad, experiencias e historias geniales.

Viabilidad Social

Viabilidad Ambiental

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La viabilidad técnica y económica son fundamentales en la evaluación de proyectos. La viabilidad técnica se refiere a la capacidad de implementar y ejecutar un proyecto con éxito desde un punto de vista técnico, considerando recursos, infraestructura, tecnología y procesos. Por otro lado, la viabilidad económica evalúa si el proyecto generará beneficios financieros suficientes para justificar la inversión, considerando costos, ingresos, beneficios y riesgos

Conclusion del cuarto tema

Diagnóstico y propuesta de mejora en archivo y correspondencia, en los ámbitos de control y organización. (s. F.). Umsa. https://repositorio.umsa.bo/bitstream/handle/123456789/23220/TD-2045.pdf?sequence=1&isAllowed=yCruz Mundet, J. R. (2013). La gestión de documentos y archivos en las organizaciones. Editorial UOCARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO. (2023). ¿CÓMO ELABORAR UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO?. de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdfMallorquí, J. (2018). Derecho Administrativo Económico. Editorial Tirant lo Blanch.Brealey, R. A., Myers, S. C., & Allen, F. (2017). Principios de Finanzas Corporativas. McGraw-Hill Interamericana.Montes, M. A. (2017). El diagnóstico archivístico como herramienta para la mejora de la gestión documental. Revista de Archivística, 17(1), 35-50.Hernández, S. (2019). Análisis FODA en la gestión de documentos y archivos. Revista de Archivística, 19(2), 15-30.

Referencias

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