DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Edith Lopez Herrera

Unidad 1 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS

EMPEZAR

1.4 Propuesta de resultados

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

1.2Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Unidad 1 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS

Índice

Es un estudio, que consiste en el análisis del entorno, para identificar las oportunidades y amenazas de la entidad pública, así como el análisis interno para reconocer las fortalezas y debilidades en una organización.

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

• Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.
• Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, para satisfacer necesidades puntuales, a fin de lograr laadecuada organización y conservación de los archivos que integran el sistema institucional de archivos de cada entidad pública.
• Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo.

= OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO =

• Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.
• Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, para satisfacer necesidades puntuales, a fin de lograr la adecuada organización y conservación de los archivos que integran el sistema institucional de archivos.
• Participar en el nuevo sistema archivístico, el éxito de este dependerá de su colaboración, entusiasmo y apertura al cambio.

BENEFICIOS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una compañía y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.

1.2Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

El diagnóstico deberá efectuarse a partir de cuatro etapas consecutivas

ETAPA4

Elaboración del diagnóstico sobre la situación de la entidad pública.

ETAPA 3

Procesamiento de la información.

Recopilación de la información.

Diseño del cuestionario

ETAPA2

ETAPA 1

+ info

+ info

+ info

+ info

Se tendrá que diseñar un instrumento para recopilar la información, se sugiere elaborar un cuestionario como documento fuente, para la integración del diagnóstico.

1.Diseño del cuestionario

7.Tecnologías de la información.8.Organización estructural.9.Recursos humanos.10.Recursos materiales e infraestructura.11.Planeación del desarrollo archivístico12.Normatividad archivística

1. Información general (entidad productora y Área Coordinadora de Archivos).2.Producción documental y organización.3.Instrumentos de control y consulta archivísticos.4.Descripción documental.5.Valoración y disposición documental.6.Conservación y preservación de archivos.

¿Qué debe incluir el cuestionario para el diagnóstico integral de archivos?

Establecer las directrices para las correcciones del proceso, especialmente ante la falta de respuesta al cuestionario o incongruencias en las respuestas.

Supervisar el proceso de levantamiento de la información.

Capacitar al personal que se encargará del levantamiento de la información.

Explicar a las unidades administrativas de la entidad pública, la naturaleza, propósitos y resultados que se esperan obtener con el levantamiento de la información.

2.Recopilación de la información

3.Registro de la información4.Sistematización de la información

1.Recopilación de los cuestionarios.2.Validación de la información.

3.Procesamiento de la información

Reflejar la situación organizacional encontrada en el universo archivístico de la entidad pública.Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad pública. Los resultados deberán reflejarse en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).

4.Elaboración del diagnóstico sobre la situación de la Entidad Pública

Conjunto de áreas del sector público del Estado que, mediante el ejercicio de la función adminis- trativa, la prestación de los servicios públicos, la ejecución de las obras públicas y la realización de otras actividades socioeconómicas de interés público, trata de lograr los fines del Estado.

Administración Pública Federal: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados

Descentralizada:Está conformada por organismos que tienen mayor poder y autonomía, como las empresas de participación estatal, las instituciones nacionales de crédito, las instituciones nacionales de seguros y de fianzas, y los fideicomisos.Centralizada.Está conformada por órganos que se encuentran en un nivel central o superior, co29mo la Oficina de la Presidencia de la República, las Secretarías de Estado y los Órganos Reguladores Coordinados. La centralización busca la unidad en la ejecución de las leyes y en la gestión de los servicios.

Órganos centralizados y descentralizados

Los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal, las instituciones nacionales de crédito, las organizaciones auxiliares nacionales de crédito, las instituciones nacionales de seguros y de fianzas y los fideicomisos, componen la administración pública paraestatal.

Órganos paraestatales

Los organismos autónomos son entidades de derecho público que realizan actividades propias de la Administración Pública, y que cuentan con autonomía en su gestión.

Órganos autónomos

Administración Pública Federal: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados

Conjunto de entidades y órganos administrativos que se encuentran en una demarcación administrativa inferior a la provincia, como los municipios o comunas. Se encarga de gestionar los servicios públicos y de ejecutar las leyes, con el objetivo de satisfacer el interés general.

Administración Pública Local: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados

Conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno.

Archivos privados de interés

La información recolectada, deber ser evaluada y analizada mediante el uso de herramientas estadísticas, u otras metodologías, que permitan evidenciar los riesgos de deterioro de los archivos, y consolidar un informe a partir del cual se puedan establecer las necesidades de conservación, para buscar alternativas de solución a las diferentes problemáticas.

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

Planeación: Revisa y valora la información en el contexto legal, técnico y funcional Es la primera fase del programa y comprende todas aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo.

Etapas del diagnóstico.

Análisis FODA:Una de las herramientas para recolectar información del diagnóstico integral de archivos es la matriz FODA

Etapas del diagnóstico.

M. A. (s.f.). Etapas y fases de la gestión documental. Obtenido de Etapas y fases de la gestión documental: https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion-documental ¿Cómo elaborar un diagnóstico integral de archivo? (s.f.). Obtenido de ¿Cómo elaborar un diagnóstico integral de archivo?: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf

Bibliografia

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