RUIZ HERNANDEZ ALEXIS ADRIAN / DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

Alexis Adrian Ruiz Hernandez / 5CM1DIAGNOSTICO Y AUDITORIA ARCHIVISTICA

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

11/09/2024

Índice

03. Administración Pública Local: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados Archivos privados de interés

02. Administración Pública Federal: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados

01. El diagnóstico documental

05. Propuesta de resultados Estudio de viabilidad

04. Recursos Archivísticos a diagnosticar Etapas del diagnóstico Planeación Desarrollo Análisis FODA

Promueve y facilita la formulación de programas Correctivos basados en el reconocimiento de las deficiencias, para priorizar aquellas cuyos resultados arrojados son más relevantes y por ende deben ser mejorados. El diagnóstico de archivo contribuye sustancialmente a la planificación estratégica y operativa del archivo, para proyectar un mejoramiento real y acorde a la situación del mismo, asegurando la eficiencia y eficacia de servicio que se presta

01. DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

¿Que es el Diagnostico Documental?

La Aplicación del Diagnostico

• Procesos archivísticos.
• Pautas de conservación.
• Infraestructura de archivo.
• Tecnología de gestión.
• Cumplimiento normativo. Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura
• FODA(fortalezas,oportunidades,debilidades,amenazas).

Ayuda a las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos.. El diagnóstico documental toma como criterio y revisión los siguientes puntos:

02. Administración Pública Federal

¿Que es?

Conjunto de áreas del sector público del Estado que, mediante el ejercicio de la función administrativa, la prestación de los servicios públicos, la ejecución de las obras públicas y la realización de otras actividades socioeconómicas de interés público, trata de lograr los fines del Estado.

ORGANOS AUTONOMOS

Los órganos autónomos por Ley, entre los que se encuentran: Tribunal de lo Contencioso Administrativo; Instituto Electoral del Distrito Federal; Tribunal Electoral del Distrito Federal; Junta Local de Conciliación y Arbitraje; Comisión de Derechos Humanos del Distrito Federal.

PARAESTATALES

Son empresas de participación estatal mayoritaria las que determina como tales la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

• Centralizada: a) La Jefatura de Gobierno, las Secretarías, la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, la Oficialía Mayor, y b) Los Órganos Desconcentrados. II. Paraestatal:
• Los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal mayoritaria y los fideicomisos públicos.

03. Administración Pública Local

¿Que es?

Tiene como primera actividad contribuir al estado, que está dedicada a crear las condiciones que facilitan la perdurabilidad de la sociedad y generar las capacidades de desarrollo de los recursos que la componen la misma.

ÓORGANOS AUTONOMOS Y PARAESTATALES

• Los órganos autónomos por Ley, entre los que se encuentran: Tribunal de lo Contencioso Administrativo

• Administración pública paraestatal La prestación de un servicio público o social. La obtención o aplicación de recursos para fines de asistencia o seguridad social.

• Centralizado: es la ejercida por los órganos superiores de la administración (por ejemplo: un ministerio o una secretaría).

• Desconcentrada cuando es ejercida por órganos inferiores dentro de la administración centralizada.

CENTRALIZADOS Y DESCENTRALIZADOS

04. RECURSOS ARCHIVISTICOS A DIAGNOSTICAR

4.- Analizis de la Informacion

Una de las herramientas para recolectar información del diagnóstico integral de archivos es la matriz FODA.

3.- Procesamiento de la Informacion

La información recolectada, deber ser evaluada y analizada mediante el uso de herramientas estadísticas, u otras metodologías, que permitan evidenciar los riesgos de deterioro de los archivos, y consolidar un informe a partir del cual se puedan establecer las necesidades de conservación, para buscar alternativas de solución a las diferentes problemáticas.

2.- Recopilacion de Informacion

Capacitar al personal encargado de recopilacion de la informacion. Supervisar el proceso de levantamiento de la información.

Etapas del Diagnóstico

1.- Diseño del Diagnóstico

Se propone diseñar un instrumento para recopilar la información, en este caso un cuestionario como documento fuente, para la integración del diagnóstico.

Planeación

El plan de diagnóstico es la ruta a seguir, debe contener la información necesaria y suficiente de tal manera que te permita desarrollar el diagnóstico sin contratiempos, fluido y de manera concertada.

Desarrollo del Diagnostico Documental

CREACIÓN DE UN COMITE INTERNO DE ARCHIVO

Asignacion de lideres para crear el comité interno, con el fin de tomar decisiones relevantes en materia de gestion documental.

RECOPILACION DE DOCUMENTOS

La recolección y uso de documentos existentes para analizar los datos y ofrecer resultados lógicos.

MEDICION DE LOS DOCUMENTOS

• Se deben identificar las áreas que producen la información, lugar en el que se encuentran, sus características y especificaciones. Esta clasificación de archivos se deriva del ciclo vital de los documentos, o sea es otro proceso de intervención e identificación.

• Dentro de este proceso también es importante recordar la digitalización de documentos, ya que estos también deben ser considerados dentro de la medición, tenga en cuenta que estas medidas no serían en metros lineales sino en megabytes o gigabytes, según corresponda.

• Al final de cada diagnóstico documental es necesario realizar un informe final que explique cada uno de los resultados obtenidos y análisis realizados

• Un Informe final es un documento escrito que se obtiene como producto de una investigación, donde se detallan los resultados obtenidos, así como el modo en el que fue realizado dicho estudio.

REPORTE FINAL

Desarrollo del Diagnostico Documental

REQUISITOS NORMATIVOS

Este es un punto clave dentro del proceso, ya que definirá el correcto cumplimiento de su propósito inicial: mostrar la condición en la que se encuentra su empresa en materia de archivos y gestión documental.

EVALUACI ÓN

Este último proceso evaluará y ayudará a crear un análisis sobre el sistema que ha estado utilizando la empresa para la organización de los archivos

Analisis FODA

El análisis FODA utiliza las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, como pilares que dan contexto a la situación de la empresa. A nivel interno se valoran las fortalezas y debilidades; a nivel externo, se considera el posible impacto de las amenazas y oportunidades.

05. Propuesta de Resultados

ESTUDIO DE VIABILIDAD

• Los estudios de viabilidad, a veces llamados análisis o informes de viabilidad, sirven para evaluar si el plan de un proyecto podría salir bien o no.

• Con los estudios de viabilidad se evalúa la practicidad del plan de un proyecto a fin de determinar si existe la posibilidad de avanzar o no con ese proyecto.

Conclusión

Un diagnostico bien formulado y estructurado siguiendo los pasos correctos y que estas ya estipulados, lleva a una mejorando en el Archivo, a que todos los procesos de gestrion documental sean llevados con orden, criterios y un analisis correcto de la documentacion que tiene el archivo.

En cuanto a lo mismo, hablando de materia archivistica, ahora en Administracion Publica, hace que estos organimos de caracter Federal y Local, y Privados, tengan una organizacion mejor, esto tambien puede ayudar en ese proceso de Transparencia y Acceso a la informacion y a la difusion tambien.

10. Bibliografía

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Graciaspor su atención