Unidad I Diagnóstico documental en los archivos

Alumna: Angélica Vargas González. Profesor: Ángel Luis Pineda Aguirre Grupo: 5CM1Diagnóstico Documental en los Archivos

Escuela nacional de biblioteconomía y archivonomía

Bibliografía

Beneficios

Etapas

Conclusiones

Ánalisis FODA

Desarrollo

Propuesta de resultados

Ámbito de aplicación

¿Qué es un diagnóstico documental?

Objetivos

Diagnóstico doc.

Planeación

Diagnóstico documental

¿Qué es un diagnóstico?

índice

Diagnóstico Documental

¿Qué es un diagnóstico?

Es un estudio, que consiste en el análisis del entorno, para identificar las oportunidades y amenazas de la entidad pública, así como el análisis interno para reconocer las fortalezas y debilidades en una organización.

Diagnóstico documental.

Es el proceso de verificación del estado que guarda la gestión documental en una entidad pública, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, en torno al cumplimiento de la función archivística.

Diagnóstico documental.

El diagnóstico integral de archivos implica el análisis de los aspectos externos y su impacto en la entidad pública, equiparándolos a su vez, con los aspectos internos. La evaluación de estos escenarios permite diseñar estrategias de maximización de oportunidades y de minimización de amenazas, haciendo uso eficiente de los recursos organizacionales.

Diagnóstico documental.

Contribuye sustancialmente a la planificación estratégica y operativa del archivo, para proyectar un mejoramiento real y acorde a la situación de este, asegurando la eficiencia y eficacia de servicio que se presta (Zúñiga, 2018).

Diagnóstico documental.

El diagnóstico integral de archivos contribuye sustancialmente a la planificación estratégica y operativa del Sistema Institucional de Archivos, para proyectar un mejoramiento real, y acorde a la situación de los archivos de la entidad pública, asegurando la eficiencia y eficacia de los servicios informativos que prestan.

Diagnóstico documental.

°Conocer el estado y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.°Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, para satisfacer necesidades puntuales, a fin de lograr la adecuada organización y conservación de los archivos que integran el sistema institucional de archivos de cada entidad pública.°Establecer prioridades con el fin de planear actividades a corto, mediano y largo plazo, de esta forma, estimar y optimizar los recursos: humanos, materiales, financieros y tecnológicos.°Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo.

Objetivos del diagnóstico documental.

Beneficios del diagnóstico.

*Tener una visión integral de la situación y problemática archivística de las entidades públicas.*Disponer de la documentación, mediante un acceso más rápido y seguro.*Optimizar el espacio en las oficinas, para su mayor comodidad, y para custodiar adecuadamente la nueva documentación que se produzca. *Participar en el nuevo sistema archivístico, el éxito de este dependerá de su colaboración, entusiasmo y apertura al cambio.

Beneficios del diagnóstico.

Permite obtener una panorámica, respecto a la situación real de los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública, incluyendo los servicios y el grado de implementación y madurez de los procesos de gestión documental.

El diagnóstico documental se puede aplicar en diferentes ámbitos, como en entidades públicas y en empresas°En entidades públicas El diagnóstico documental permite conocer el estado actual de los archivos de una entidad pública, así como el grado de implementación de sus procesos de gestión documental. °En empresas El diagnóstico documental de una empresa permite entender las prácticas de gestión de la información y contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos.

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

La Administración Pública Federal es el conjunto de ministerios o despachos, dependencias federales, organismos descentralizados y empresas paraestatales que integran un grupo de colaboradores que asisten, para el desarrollo de sus atribuciones y funciones, al presidente de México • Administración Pública Local - Gobierno estatal- Gobierno municipal • Archivos privados de interés • Administración Pública Federal

administración pública federal

Son entidades, con personalidad jurídica, tesorería y patrimonio propio, que están destinados a desarrollar actividades de la administración, pero en calidad de ente instrumental de la misma. Estas actividades pueden consistir, en la gestión de servicios públicos. En el ámbito local cuentan con una regulación propia.

Órganos autonomos

Organismos paraestatalesSon aquellos organismos o personales morales que cuentan con personalidad jurídica y patrimonio propios, que componen la Administración Pública Paraestatal y cuyo objetivo es auxiliar al Poder Ejecutivo Federal en el manejo y desarrollo de las áreas que son consideradas por el Estado como estratégicas o prioritarias.

Órganos paraestatales

Organismos centralizados y descentralizados.Son órganos que dependen económicamente del Ejecutivo, no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propios. Se consideran así las secretarías de Estado, las cuales realizan actividades subordinadas al Ejecutivo.

Órganos Centralizados y descentralizados

Etapas del diagnóstico.

Tener acceso directo con las personas que efectúan la gestión documental en la compañía. La gestión documental es un proceso en donde participan muchas personas, es por esto que se debe realizar entrevistas individuales y en conjunto, identificando que documentos producen, como los gestionan y almacenan. Luego de las entrevistas, se debe analizar la información y la manera en que se encuentra organizada, basado en el organigrama, la estructura de la compañía y las normas del Archivo General de la Nación y otras Instituciones Gubernamentales que regulen la entidad. Evaluación de los documentos, donde se inspeccionen los distintos tipos de archivo con los cuales cuenta la compañía, los cuales se encuentran divididos en: El archivo histórico que como su nombre lo indica, es el que nunca se debería eliminar porque nos cuenta la historia de la compañía. Archivo central es el archivo que por sus cualidades ya no se encuentra en gestión inmediata, pero si se puede consultar con regularidad. Archivo de gestión es el archivo que gestionamos a diario, cuya función tiene que ver con los procesos que se efectúan en la compañía con inmediatez.

Etapas del diagnóstico.

Planeación.

En esta etapa se definen los objetivos del diagnóstico documental, se identifican los recursos necesarios y se establece un plan de trabajo. También se determina el alcance del diagnóstico, los métodos y técnicas que se utilizarán, y se designa el equipo responsable de llevar a cabo el proceso.

Planeación.

Desarrollo.

Recopilación de información: Se recopila toda la información relevante relacionada con la gestión documental de la organización. Esto puede incluir políticas y procedimientos existentes, inventarios de documentos, estructuras organizativas, sistemas de gestión documental, entre otros.

Desarrollo.

Implementación del plan de acción: Se lleva a cabo el plan de acción propuesto, que puede incluir la implementación de nuevas políticas y procedimientos, la adquisición de tecnología, la capacitación del personal, entre otras medidas.

Desarrollo.

Identificación de problemas y necesidades: Se determinan los problemas y las necesidades específicas en cuanto a gestión documental. Esto puede incluir problemas de acceso a la información, falta de políticas claras, deficiencias en los sistemas de clasificación y almacenamiento, entre otros.

Desarrollo.

Elaboración del informe final: Se elabora un informe que documenta los hallazgos del diagnóstico, las recomendaciones formuladas y el plan de acción propuesto. Este informe suele ser presentado a la dirección y otras partes interesadas de la organización.

Desarrollo.

Implementación del plan de acción: Se lleva a cabo el plan de acción propuesto, que puede incluir la implementación de nuevas políticas y procedimientos, la adquisición de tecnología, la capacitación del personal, entre otras medidas.

FODA significa fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Es muy importante analizar cada uno de estos factores para planificar correctamente el crecimiento de las organizaciones.

Ánalisis FODA.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

FORTALEZAS

Son las capacidades especiales con las que cuenta una organizacion, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

OPORTUNIDADES

Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas

DEBILIDADES

Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc

AMENAZAS

Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

Ánalisis FODA.

En un diagnostico documental el FODA, es identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en el manejo de la documentación, con el fin de proponer mejoras y optimizaciones en los procesos documentales.

Propuesta de resultados.

La información recolectada, deber ser evaluada y analizada mediante el uso de herramientas estadísticas, u otras metodologías, que permitan evidenciar los riesgos de deterioro de los archivos, y consolidar un informe a partir del cual se puedan establecer las necesidades de conservación, para buscar alternativas de solución a las diferentes problemáticas

Estudio de viabilidad

Un estudio de viabilidad es un análisis detallado que se realiza antes de emprender un proyecto, inversión o iniciativa, con el fin de determinar su factibilidad y evaluar si es viable desde diferentes perspectivas.El objetivo de un estudio de viabilidad es proporcionar información clave que permita a los interesados tomar decisiones informadas sobre la viabilidad de llevar a cabo el proyecto.

Estudio de viabilidad

Viabilidad técnica: Esto implica analizar la disponibilidad de recursos técnicos necesarios, la factibilidad de la tecnología requerida, los posibles desafíos técnicos y las soluciones disponibles.Viabilidad económicaSe examina si el proyecto es financieramente viable y si generará los ingresos necesarios para cubrir los costos y obtener beneficios.

Estudio de viabilidad

Viabilidad financiera: Se analiza la disponibilidad de financiamiento necesario para llevar a cabo el proyecto. Viabilidad legal y regulatoria: Se revisan y analizan las regulaciones, leyes y normativas aplicables al proyecto para garantizar su cumplimiento. .

Estudio de viabilidad

Viabilidad ambiental y social: Se evalúa el impacto del proyecto en el medio ambiente y en la comunidad circundante, así como las posibles repercusiones sociales y culturales. Viabilidad operativa: Esto garantiza que el proyecto pueda ser implementado y gestionado de manera efectiva y eficiente.

CONCLUSIONes

La diversidad de órganos y estructuras dentro de la Administración Pública Federal y Local refleja la complejidad y la flexibilidad necesarias para abordar las diversas necesidades y desafíos que enfrenta un país o una región. Desde los órganos autónomos, que actúan con independencia y especialización en áreas específicas, hasta las entidades paraestatales, centralizadas y descentralizadas, cada una desempeña un papel único en la prestación de servicios, la regulación y la gestión de recursos. A través de esta diversidad, se busca no solo una mayor eficiencia administrativa, sino también una mejor adaptación a las realidades locales y nacionales, promoviendo la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento de los objetivos de desarrollo.

CONCLUSIONes

Un estudio de viabilidad es un análisis exhaustivo que se realiza antes de iniciar un proyecto, inversión o acción importante para determinar si es factible y viable desde diferentes perspectivas, como la técnica, económica, legal, ambiental y social. Este tipo de estudio ayuda a evaluar los posibles riesgos y beneficios, así como a identificar los recursos necesarios y las posibles barreras que puedan surgir durante la implementación del proyecto.

• ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO. (2023). ¿CÓMO ELABORAR UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO?. de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf • Diagnóstico y propuesta de mejora en archivo y correspondencia, en los ámbitos de control y organización. (s. F.). Umsa. https://repositorio.umsa.bo/bitstream/handle/123456789/23220/TD-2045.pdf?sequence=1&isAllowed=y • Fuente: https://concepto.de/diagnostico/#ixzz8T5OtusZy • Loor, K., García, L. y Cobacango, J. (2021). Identificación de metodologías para el diagnóstico de la gestión documental en universidades. ReHuSo, 6, 120-130. Recuperado de: https://www.redalyc.org/journal/6731/673171216011/673171216011.pdf • Raeburn, A. (2021, 1 julio). Análisis FODA: qué es y cómo usarlo (con ejemplos) [2021] • Asana. Asana. https://asana.com/es/resources/swot-analysis

Bibliografía.