AULA INVERTIDA 1_GUADARRAMA JENNIFER_5CM1

INSTITUTO POLÍTICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA diagnóstico y auditoria archivísticaALUMNA: GUADARRAMA VENTURA JENNIFER MIREYA PROFESOR: l.c angel luis pineda aguirre“AULA INVERTIDA 1: DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS”GRUPO: 5CM1 TURNO MATUTINO CIUDAD DE MÉXICO, SEPTIEMBRE 10 DEL 2024

EMPEZAR

AULA INVERTIDA 1: DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

BIBLIOGRAFÍA

• 1.4 Propuesta de resultados

• 1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

• 1.2Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

1.1 El diagnóstico documental

ÍNDICE

CONCLUSIÓN

1.1 El diagnóstico documental

Unidad 1 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS

El diagnóstico documental:

El diagnóstico documental es un proceso que consiste en revisar los documentos de una institución para conocer su estado actual y los procesos de gestión documental. Este análisis debe ser realizado por un especialista en gestión documental.

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El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto a la situación real de los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública, incluyendo los servicios y el grado de implementación y madurez de los procesos de gestión documental.

El diagnóstico documental permité:

• Identificar el tipo de documentos que produce la empresa, la cantidad y su fecha de origen
• Determinar qué hacer con el archivo y su ciclo de vida
• Identificar anomalías y generar acciones para tener un proceso documental adecuado
• Controlar el flujo documental y las disposiciones convenientes

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Pasos a seguir para un buen diagnóstico documental:

• Tener acceso directo con las personas que efectúan la gestión documental en la compañía.
• La gestión documental es un proceso en donde participan muchas personas, es por esto que se debe realizar entrevistas individuales y en conjunto, identificando que documentos producen, como los gestionan y almacenan.
• Luego de las entrevistas, se debe analizar la información y la manera en que se encuentra organizada, basado en el organigrama, la estructura de la compañía y las normas del Archivo General de la Nación y otras Instituciones Gubernamentales que regulen la entidad.

Pasos a seguir para un buen diagnóstico documental:

• Evaluación de los documentos, donde se inspeccionen los distintos tipos de archivo con los cuales cuenta la compañía, los cuales se encuentran divididos en:
• El archivo histórico que como su nombre lo indica, es el que nunca se debería eliminar porque nos cuenta la historia de la compañía.

• Archivo central es el archivo que por sus cualidades ya no se encuentra en gestión inmediata, pero si se puede consultar con regularidad.

• Archivo de gestión es el archivo que gestionamos a diario, cuya función tiene que ver con los procesos que se efectúan en la compañía con inmediatez.

Para realizar un diagnóstico documental, se recomienda tomar una muestra representativa de los documentos, entre el 5% y el 10% del total del fondo documental. Con esta muestra se pueden evaluar los principios y métodos archivísticos de organización de documentos.

1.2 Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

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El diagnóstico documental

El diagnóstico documental en la administración pública permite conocer el estado actual de los archivos de una entidad pública, así como los servicios y el grado de implementación de los procesos de gestión documental.

• Administración Pública Federal: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados:

En la administración pública federal, los diagnósticos documentales se realizan mediante un proceso sistemático que busca evaluar la calidad, autenticidad, integridad y relevancia de los documentos. Aquí te presento los pasos generales que se siguen: 1. Identificación de los documentos: Se seleccionan los documentos que se van a evaluar, ya sean físicos o digitales. 2. Análisis de la estructura y contenido: Se examina la estructura y contenido de los documentos para determinar su relevancia y pertinencia. 3. Evaluación de la autenticidad: Se verifica la autenticidad de los documentos mediante la comprobación de firmas, sellos, fechas y otros elementos que garanticen su legitimidad.

Hacemos sabotaje al aburrimento

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4. Verificación de la integridad: Se comprueba que los documentos estén completos y no hayan sido alterados o modificados. 5. Análisis de la condición física: Se evalúa el estado físico de los documentos para determinar su conservación y preservación. 6. Evaluación de la relevancia: Se determina la relevancia de los documentos para la investigación, la toma de decisiones o la rendición de cuentas. 7. Clasificación y categorización: Se clasifican y categorizan los documentos según su contenido, fecha, autor y otros criterios relevantes. 8. Creación de metadatos: Se crean metadatos para describir los documentos y facilitar su búsqueda y recuperación. 9. Reporte y recomendaciones: Se elabora un reporte con los resultados del diagnóstico y se hacen recomendaciones para la conservación, preservación y acceso a los documentos.

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Administración Pública Local: Órganos autónomos, paraestatales, centralizados y descentralizados:

En la administración pública local, los diagnósticos documentales se realizan de manera similar a la administración pública federal, pero con algunas adaptaciones debido a la naturaleza y tamaño de las instituciones locales. A continuación, se presentan los pasos generales que se siguen:

Además, en la administración pública local, se consideran los siguientes aspectos:

- Participación de la comunidad: Se involucra a la comunidad local en el proceso de diagnóstico para asegurar que los documentos reflejen la historia y cultura local. - Colaboración con instituciones locales: Se colabora con instituciones locales, como archivos, bibliotecas y museos, para compartir recursos y conocimientos. - Uso de tecnología: Se utiliza tecnología para digitalizar y preservar documentos, y facilitar el acceso a la información. - Capacitación del personal: Se capacita al personal en la gestión documental y la conservación de documentos. - Integración con planes de gestión: Se integra el diagnóstico documental con planes de gestión municipal y planes de desarrollo local.

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Archivos privados de interés

En los archivos privados de interés, los diagnósticos documentales se realizan de manera similar a los archivos públicos, pero con algunas adaptaciones debido a la naturaleza privada de los documentos y la falta de regulaciones específicas. A continuación, se presentan los pasos generales que se siguen:

1.⁠ ⁠Identificación de los documentos: Se seleccionan los documentos relevantes para la investigación o el propósito específico. 2.⁠ ⁠Análisis de la estructura y contenido: Se examina la estructura y contenido de los documentos para determinar su relevancia y pertinencia. 3.⁠ ⁠Evaluación de la autenticidad: Se verifica la autenticidad de los documentos mediante la comprobación de firmas, sellos, fechas y otros elementos. 4.⁠ ⁠Verificación de la integridad: Se comprueba que los documentos estén completos y no hayan sido alterados.

Archivos privados de interés

5.⁠ ⁠Análisis de la condición física: Se evalúa el estado físico de los documentos para determinar su conservación. 6.⁠ ⁠Evaluación de la relevancia: Se determina la relevancia de los documentos para la investigación o el propósito específico. 7.⁠ ⁠Clasificación y categorización: Se clasifican y categorizan los documentos según su contenido, fecha, autor, etc. 8.⁠ ⁠Creación de metadatos: Se crean metadatos para describir los documentos y facilitar su búsqueda. 9.⁠ ⁠Reporte y recomendaciones: Se elabora un reporte con los resultados y se hacen recomendaciones para la conservación y acceso.

Además, en los archivos privados de interés, se consideran los siguientes aspectos:

•⁠ ⁠Digitalización y preservación: Se digitalizan y preservan los documentos para asegurar su acceso y conservación a largo plazo. •⁠ ⁠Políticas de gestión: Se establecen políticas de gestión documental para asegurar la organización y conservación de los documentos. ​

•⁠ ⁠Acceso restringido: Se restringe el acceso a los documentos según las políticas de la institución o el propietario. •⁠ ⁠Colaboración con expertos: Se colabora con expertos en la materia para evaluar la importancia y significado de los documentos.

•⁠ ⁠Confidencialidad: Se mantiene la confidencialidad de los documentos y la información contenida en ellos. •⁠ ⁠Propiedad intelectual: Se respeta la propiedad intelectual de los documentos y se obtienen permisos para su uso.

El diagnóstico documental en los archivos privados permite: • Conocer la situación actual de los archivos • Evaluar los riesgos de los documentos y su gestión • Identificar brechas • Tomar decisiones administrativas • Planificar la adquisición de insumos y materiales • Formular programas de conservación preventiva • Mejorar la prestación de servicios

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

1.3 Recursos Archivísticos a diagnosticar

Un diagnóstico archivístico es una evaluación de los sistemas de archivo de una empresa o entidad, que considera aspectos como la organización de los documentos, la estructura de los archivos, la gestión de la información y la capacidad de recuperación de datos.

Instrumentos

Para realizar el diagnóstico, se debe considerar:

El diagnóstico integral de archivos es un procedimiento que permite conocer el estado de los archivos y determinar los procesos archivísticos que se deben aplicar. Para realizarlo, se pueden seguir los siguientes pasos

• Planear el desarrollo archivístico• Establecer los instrumentos de control y consulta archivísticos • Considerar los recursos humanos • Definir las normativas archivísticas

Para realizar un diagnóstico archivístico, se puede recopilar información sobre la entidad, como

• Organigrama actual de la empresa• Documento de constitución de la empresa • Otros documentos relacionados con diagnósticos archivísticos anteriores • Fotos que evidencien el estado actual de los archivos • Etapas del diagnóstico

ASPECTOS A CONSIDERAR para una planeación

Otros aspectos a considerar:

• Mejoramiento de la actividad archivística• Modernización de sus esquemas de operación • Desarrollo de sus métodos • Crecimiento institucional • Adquisición de recursos materiales • Uso de las tecnologías de la información • Control y uso de los documentos, a lo largo de todo su ciclo vital • Desarrollo

Para realizar un diagnóstico archivístico, se puede recopilar información como:

• El organigrama de la empresa• El documento de constitución de la empresa • Otros documentos relacionados con diagnósticos archivísticos anteriores • Fotos que evidencien el estado de los archivos antes de realizar el diagnóstico

Algunos aspectos que se pueden considerar en un diagnóstico de archivos son:

• El total de metros lineales de documentos• El volumen de documentos electrónicos • El nivel de implementación de la gestión documental • Las condiciones de conservación de los documentos • Planeación

Recopilación de la información: -Explicar a las unidades administrativas de la entidad pública. -Capacitar al personal que se encargará del levantamiento de la información. -Supervisar el proceso de levantamiento de la información.- Establecer las directrices para las correcciones del proceso.- Recopilación de los cuestionarios-Validación de la información -Registro de la información -Sistematización de la información

El desarrollo del diagnóstico deberá efectuarse a partir de estas acciones consecutivas.

1. Diseño del cuestionario: Se tendrá que diseñar un instrumento para recopilar la información, se sugiere elaborar un cuestionario como documento fuente, para la integración del diagnóstico. El cuestionario es un instrumento de investigación, que se estructura con una serie de preguntas, u otro tipo de indicaciones, con el objetivo de recopilar información de los consultados.

¿QUÉ ES FODA?

ANÁLISIS FODA

Una de las herramientas para recolectar información del diagnóstico integral de archivos es la matriz FODA. La matriz FODA es una herramienta que se puede utilizar en el diagnóstico de archivos para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Esto permite obtener un diagnóstico real del archivo.

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Estudio de viabilidad

1.4 Propuesta de resultados

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No nos gusta aburrir. No queremos ser repetitivos.

¿Qué hacemos con la información recolectada?

La información recolectada, deber ser evaluada y analizada mediante el uso de herramientas estadísticas, u otras metodologías, que permitan evidenciar los riesgos de deterioro de los archivos, y consolidar un informe a partir del cual se puedan establecer las necesidades de conservación, para buscar alternativas de solución a las diferentes problemáticas.

Estudio de viabilidad

Los estudios de viabilidad, a veces llamados análisis o informes de viabilidad, sirven para evaluar si el plan de un proyecto podría salir bien o no. Con los estudios de viabilidad se evalúa la practicidad del plan de un proyecto a fin de determinar si existe la posibilidad de avanzar o no con ese proyecto.

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Se puede apreciar que tan importante es para el diagnóstico documental que mediante estos resultados se conozca la viabilidad de la creación del Archivo General como lugar de memoria colectiva o individual encargado de recoger, custodiar y preservar la memoria institucional y territorial de los archivos públicos y privados, importantes para la investigación científica, social, cultural y económica que contribuyen al desarrollo de la región y del país.

PERSONALES

CONCLUCIONES

En esta primera unidad de la materia “Diagnóstico y auditoria archivística”, es muy sencillo reconocer los temas que estamos tratando, pues anteriormente ya habíamos tratado con temas similares desde semestres pasados, entonces, resulta ser más familiar los términos que usamos y para que lo usamos, sin embargo, no somos expertos en el tema, aun nos falta un largo camino para manejarlo con destreza. En la administración archivística es muy importante saber de que tipo estamos hablando, si es publica, local o privada, pues, siendo la misma rama, la forma en la que se tratan los diferentes temas es muy importante identificarlos, así mismo como conocer la institución, con la finalidad de conocer la situación actual de los archivos en los que estamos trabajando, evitar los riesgos de un mal manejo documental, saber cómo tomar decisiones estratégicas, planificar las actividades y los suministros de insumos y materiales, hacer un programa de conservación preventiva y mejorar los servicios al usuario si así lo requiere. Nuestro objetivo principal es saber reflejar la situación organizacional en la archivística de la entidad pública, poder difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad pública y presentar los resultados de nuestro trabajo final.

• ADEA. (2024) “La gestión documental en la administración pública.” Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://www.adea.es/blog/la-gestion-documental-en-la-administracion-publica/ • Archivo General del Estado de México. (2023) “¿Cómo elaborar un diagnóstico integral de archivo?” AGEMEX. Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf • Barcell, M., Collado, J. (S/A) “La gestión documental en la administración pública.” Universidad de Cádiz. Consultado el 12 de septiembre del 2024 Recuperado de: https://rodin.uca.es/bitstream/handle/10498/16815/MCP017.pdf?sequence=1 • Grabando archivos. (2022) “¿Por qué es importante realizar un diagnóstico documental?” Grabando archivos. Consultado el 13 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://grabandoarchivos.com/diagnostico-documental/#:~:text=El%20diagn%C3%B3stico%20documental%20es%20la,de%20las%20necesidades%20de%20cada • Hernández, D. (S/A) “La importancia de realizar correctamente diagnósticos documentales”. Archivo General del Estado de Oaxaca. Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/la-importancia-de-realizar-correctamente-los-diagnosticos-documentales/ • Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. (2007) “Diagnóstico sobre la situación archivística de las dependencias y entidades de la administración pública federal: 2007” IFAI. Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://micrositios.inai.org.mx/gestiondocumental/wp-content/documentos/Diagnostico_Archivos.pdf

BIBLIOGRAFÍA

• Martinis, J. (2024) “Cómo aplicar un estudio de viabilidad en la gestión de proyectos”. ASANA. Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://asana.com/es/resources/feasibility-study• Sánchez, L., García, L. (2022) “Pautas para diagnóstico integral de archivos” Archivo General de la Nación Laboratorio de restauración. Consultado el 12 septiembre del 2024. Recuperado de: https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/2.%20planeacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS/PAUTAS%20PARA%20DIAGNOSTICO%20DE%20ARCHIVOS.pdf • Secretaría de Gobernación. (2018) “Resultados del Diagnóstico para conocer la situación actual de los archivos del país.” Archivo General de la Nación. Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://www.archivos.gob.mx/DatosAbiertos/SNA/An%C3%A1lisis_diagn%C3%B3stico.pdf#:~:text=Se%20trata%20de%20la%20estrategia%201.7%20del,de%20las%20instituciones%20p%C3%BAblicas%20en%20su%20conjunto. • Son papeles. (S/A) “[Herramienta gratis] Cómo hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos para identificar el estado actual Archivístico de tu empresa” Archivística memorable. Consultado el 12 de septiembre del 2024. Recuperado de: https://www.nosonpapeles.com/recursos/hacer-un-diagnostico-de-archivo/

BIBLIOGRAFÍA

¡GRACIAS!

La importancia de la organización, control y seguimiento de la información que trae consigo un sistema de gestión documental se hace máxima cuando la enmarcamos en el ámbito de la Administración Pública. Si hace años ya se percibían los beneficios operativos que podría traer, como una relación con el ciudadano más cercana, ágil y personalizada, con la llegada de nuevas tecnologías de automatización e Inteligencia Artificial (IA) han alcanzado cotas inimaginables en el pasado.

1. Identificación de los documentos: Se seleccionan los documentos relevantes para la gestión municipal o local. 2. Análisis de la estructura y contenido: Se examina la estructura y contenido de los documentos para determinar su relevancia y pertinencia. 3. Evaluación de la autenticidad: Se verifica la autenticidad de los documentos mediante la comprobación de firmas, sellos, fechas y otros elementos. 4. Verificación de la integridad: Se comprueba que los documentos estén completos y no hayan sido alterados. 5. Análisis de la condición física: Se evalúa el estado físico de los documentos para determinar su conservación. 6. Evaluación de la relevancia: Se determina la relevancia de los documentos para la toma de decisiones locales. 7. Clasificación y categorización: Se clasifican y categorizan los documentos según su contenido, fecha, autor, etc. 8. Creación de metadatos: Se crean metadatos para describir los documentos y facilitar su búsqueda. 9. Reporte y recomendaciones: Se elabora un reporte con los resultados y se hacen recomendaciones para la conservación y acceso.

Este proceso puede variar dependiendo de la institución y los requisitos específicos, pero en general, sigue estos pasos para asegurar la calidad y autenticidad de los documentos en la administración pública federal.

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El análisis FODA es una técnica que se utiliza para identificar estos elementos y desarrollar un plan estratégico. En el caso de los archivos, se pueden considerar los siguientes aspectos: • Fortalezas y debilidades internas • Impacto de las amenazas y oportunidades externas • Procesos documentales desde el contexto de los procedimientos de trabajo

Con los resultados se espera: 1. Reflejar la situación organizacional encontrada en el universo archivístico de la entidad pública. 2. Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad pública. 3. Los resultados deberán reflejarse en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).

¿Qúe es lo que hace el diagnóstico?

Este diagnóstico, constituye una herramienta muy útil para la conservación, preservación y restauración de los acervos, el evaluar los factores internos y externos que influyen en la conservación de los documentos es fundamental para la toma de decisiones futuras en el trabajo realizado con los archivos. La información requisitada en estos diagnósticos da la pauta para organizar los planes de trabajo a futuro, organizar al personal de acuerdo a los diversos perfiles que poseen y llevar un registro adecuado y detallado del nivel de deterioro de cada expediente, obra o libro.