CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CALIDAD

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CALIDAD

1 INDICE

OBJETIVO

ALCANCE

PROCEDIMIENTO

ANEXOS

GLOSARIO DE TERMINOS

REFERENCIAS

HISTORIAL DE CAMBIOS

2

3

4

5

6

7

8

Establecer los controles documentales que aseguren el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y garantice la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad de LD LOGÍSTICA FLEXIBLE.

2 OBJETIVO

Este procedimiento es aplicable a toda la información documentada que integra el Sistema de Gestión de calidad de LD LOGÍSTICA FLEXIBLE (Documentación interna y externa).

3 ALCANCE

4 PROCEDIMIENTO

4.1.1

4.1 Creación y Actualización

No.

Responsable

Responsable de proceso / Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

Al crear y actualizar la información documentada se asegura que sea por medio del método descrito en este procedimiento. La información documentada que cubre este procedimiento es elaborada por el responsable del proceso a documentar, con el objetivo de describir todas las actividades que desarrolla. Nota: En el caso de crear un formato nuevo, se revisará para su liberación en conjunto con el documento al que se encuentre ligado.

4.1.2

4.1 Creación y Actualización

No.

Responsable

Responsable de proceso / Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

En la creación de la información documentada cada responsable de proceso genera los registros necesarios que permitan evidenciar la conformidad con el producto y/o proceso en base a: • Solicitar y usar la plantilla correspondiente. (Instructivos, procedimientos, directrices). • Respetar el formato y estilo definido en la plantilla. • En los documentos que no exista plantilla o se requiera de un diseño especial, o sean formatos de libre diseño debe contar mínimo con: - Título - Logo de LD Logística Flexible - Código del documento (si es formato libre, no aplica) - Fecha, tiempos de retención - Número de Revisión. Nota: Se debe notificar e involucrar a Coordinador de Calidad de dicha creación para proporcionar código e integrar dicha información documentada en FO-CA-001 Lista Maestra de Control de Documentos.

4.1.3

4.1 Creación y Actualización

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

Los Procedimientos generales, instructivos de trabajo, directrices, deben contener los elementos descritos en el Anexo 1 de acuerdo con los siguientes criterios: • Procedimientos Generales, aplican TODOS los elementos • Instructivos de Trabajo, aplican: - Encabezado - Objetivo - Procedimiento - Anexos - Glosario de términos - Referencias - Historial de cambios • Directrices, aplican: - Encabezado - Autorizaciones

4.1.4

4.1 Creación y Actualización

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

El Tipo de letra debe ser: • Arial Narrow de 11 puntos. Nota: Las Directrices y formatos controlados y libres, por diseño del documento, puede variar el tamaño de letra, respetando el tipo de letra. La redacción debe ser en tercera persona, No colocar nombres de persona, se deben referenciar los nombres de cada puesto de acuerdo con el organigrama vigente.

4.1.5

4.1 Creación y Actualización

No.

Responsable

Responsable de proceso / Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

En la actualización o modificación de la información documentada, el responsable del proceso debe realizarlo conforme a los siguientes puntos: • Solicitar al Coordinador de Calidad el archivo electrónico editable, para hacer la revisión y cambios correspondientes. En la sección “Historial de cambios” se debe señalar en las casillas correspondientes, la fecha de la realización del cambio, número de Revisión consecutivo a la anterior indicada, descripción clara y concisa del cambio realizado, una vez que se revise y se modifique.

4.1.6

4.1 Creación y Actualización

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

La revisión, aprobación y/o adecuación se puede evidenciar mediante la firma física o autorización expresa por correo electrónico del responsable del proceso correspondiente en los documentos de nivel 3, 4 y por el director general en los documentos de nivel 1 y 2. (ver niveles documentales en 4.2)

4.2.1

4.2 Identificación y descripción

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

La información documentada vigente se encuentra identificada con su clave y Revisión actual en FO-CA-001 Lista Maestra de Control de Documentos, donde se agregan los documentos conforme se vayan generando. La descripción de la identificación de la información documentada es de la siguiente forma: Ejemplo: PR-CA-001.

4.2.1

4.2 Identificación y descripción

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

Los primeros 2 caracteres significan al tipo de documento de acuerdo con la siguiente tabla: Ejemplo: PR-CA-001.

4.2.1

4.2 Identificación y descripción

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

El tercer y cuarto carácter indican a que proceso pertenece la información documentada, de acuerdo con la siguiente tabla Ejemplo: PR-CA-001.

4.2.1

4.2 Identificación y descripción

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

Los siguientes tres dígitos después del guion medio, es el número consecutivo del documento de cada proceso. PR-CA-001 Rev. 00.Se indica el número de Revisión, iniciando con el número “00” (cero, cero) por ser la primera vez que se emite, y en caso de existir revisiones posteriores, se continua con el número siguiente que le corresponda (01, 02…).

4.3.1

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

La información documentada se encuentra disponible en los centros de consulta físicos de cada proceso y en la red en la siguiente dirección: \\SGC\documentos.

4.3.2

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad/TI

Descripción del proceso

El responsable del centro de consulta de cada proceso debe proteger y preservar en buen estado los mismos, durante el tiempo de resguardo evitando el daño o deterioro por condiciones del ambiente. En el caso de información documentada electrónica se debe proteger y resguardar directamente en los espacios de los servidores asignados para evitar cualquier pérdida.

4.3.3

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

La información documentada original, se resguarda en una carpeta física a la que solo tiene acceso el Coordinador de Calidad.

4.3.4

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

En caso de requerir una copia controlada del documento, solicita la misma al Coordinador de Calidad, mismo que debe registrar en el formato FO-CA-002 Lista de Distribución de copias controladas. Dicha copia se identifica con la leyenda. “Copia controlada”. Indicando la fecha en la cual se generó. Cuando por necesidad se solicite una copia No controlada de un documento, se debe solicitar al Coordinador de Calidad vía correo electrónico. La vigencia de las copias no controladas será de un máximo de 5 días hábiles, posterior a esta fecha, es responsabilidad del usuario el destruir el documento.

4.3.5

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad / Responsable del proceso

Descripción del proceso

Distribución: Publica el documento de forma física a través de los centros de consulta asignados y electrónica en la ruta de acceso \\SGC\documentos. La difusión de los movimientos documentales será realizada por el responsable del proceso con todas las partes interesadas en dicho documento.

4.3.6

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad / Responsable del proceso

Descripción del proceso

Almacenamiento:Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad deben ser legibles y almacenados cuidando su conservación y fácil consulta. Los medios utilizados pueden ser en formato electrónico, impreso o ambos; Los responsables de cada proceso definen los criterios de almacenamiento, acceso, clasificación y disposición de los registros que se generen en su área de trabajo según la necesidad, siempre y cuando que permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables.Todos los formatos del Sistema de Gestión de Calidad deben mostrar el código de identificación, seguido de la revisión y fecha en la cual el formato se ha emitido con la revisión nueva, deben señalar el tiempo de retención en área y el tiempo en archivo muerto, el cual es definido por el responsable de cada proceso.

4.3.7

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad

Descripción del proceso

Control de cambios:Una vez aprobado un documento, sea nuevo o haya sufrido modificaciones, el Coordinador de Calidad registra y actualiza la información en la FO-CA-001 Lista Maestra de Control de Documentos, resguardando el documento impreso y/o electrónico aprobado. Los documentos obsoletos impresos que se requieran guardar deben estar identificados adecuadamente a través de un sello en la portada de los mismos con la palabra “DOCUMENTO OBSOLETO” y la fecha en la que se retiró. Se mantendrá como mínimo en archivo muerto, la revisión inmediata anterior. Nota: En el caso de archivos electrónicos se guardarán de manera permanente y se podrán desechar con autorización del director general respetando los tiempos mínimos señalados en este mismo. Así mismo se debe actualizar el FO-CA-002 Lista de Distribución de Copias Controladas para remplazar quien posea copia controlada de documentos y entregar la nueva copia controlada siempre cuando sea requerida.

4.3.8

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad / Responsable del proceso

Descripción del proceso

Documentación externa:La documentación de origen externo para el sistema de Gestión de calidad, serán considerados todos aquellos que provengan de clientes o proveedores e interactúen con nuestro Sistema de Gestión de Calidad, como por ejemplo especificaciones técnicas, dibujos, formatos especiales, etc. El responsable de cada proceso que reciba documentación externa debe llevar un control interno donde asegure con la fuente de origen (cliente o proveedor), que se mantiene su última revisión y cuando el documento sufra cambios, debe sustituir la documentación afectada. Para su identificación se manejarán con su código original o nombre.

4.3.9

4.3 Control de la información documentada

No.

Responsable

Coordinador de Calidad /TI

Descripción del proceso

Conservación y recuperación:La información documentada que sea necesaria mantener en físico, los documentos originales y las copias controladas se mantendrán resguardados por el responsable del proceso asignado, asegurándose de salvaguardar la información y protegiéndola contra daños y/o deterioro y sean fácilmente localizables, de manera que se asegure de la disposición de la información documentada en los lugares de uso o consulta.La información electrónica del sistema de control de documentos es respaldada diariamente, esto con el objetivo de contar con un respaldo electrónico externo de acuerdo con el PR-TI-001 Procedimiento para Generación de Respaldos y Recuperación de Información.

5 ANEXOS

Sección del documento

Encabezado

Detalle

Requisito mínimo es logo de la empresa que aplica el documento, Titulo del documento, código (asignado por Coordinador de Calidad).

Objetivo

En el cual se establece el por qué y para qué de la existencia del documento.

2

No.

1

Alcance

En donde se establece el rango de aplicación en el proceso (desde-hasta).

3

Desarrollo de actividades

Define las actividades de forma cronológica; Así mismo los responsables asignados por cada punto.

4

5 ANEXOS

Sección del documento

Anexos

Detalle

Dentro de esta sección se podrán señalar complementos (tablas, gráficos, etc.) que faciliten la operación ya documentada; no es necesario agregar imagen de documentos que se encuentren controlados solo hay que hacer referencia al código, si no hay anexos, se escribe No aplica.

Glosario de términos

Señalar los términos o palabras que se utilicen dentro del procedimiento, consideradas de uso técnico o poco común., definiéndolas en palabras más básicas de fácil comprensión para el lector.

6

No.

5

Referencias

Se indican las referencias a los documentos con los que se relaciona el documento en cuestión, de acuerdo con su título y código. Para complemento del procedimiento.

7

Historial de cambios

En el caso de documentos de nueva creación en el apartado de “número de Revisión” se iniciará con 0 “cero”, así mismo en la sección de “fecha” se señalará la fecha en la que se creó el documento, en la parte de “sección (es) de (los) documento (s) afectada (s) por el cambio” se debe colocar “Todas” y en la “descripción del cambio” se debe colocar “Creación del documento”.

8

6 GLOSARIO DE TERMINOS

Termino:

Definición

Conjunto de elementos mutuamente relacionados entre sí para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Sistema de Gestión de Calidad

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Registro

7 REFERENCIAS

Clave

Título

Lista Maestra de Control de Documentos

FO-CA-001

Lista de Distribución de Copias Controladas

FO-CA-002

Procedimiento para Generación de Respaldos y Recuperación de Información

PR-TI-001

8 HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha

Revisión

0

01/12/2024

Sección afectada

Todas

Descripción del cambio

Creación del documento.

GRACIAS