DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Instituto Politécnico Nacional

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

López López Bethzaida Actividad "Diagnóstico documental en los archivos"

Índice

Diagnostico documental

Ambito de aplicación del diagnostico documental

Recursos archivísticos a diagnosticar

Propuesta de resultados

Conclusiones

Bibliografía

El diagnostico documental

DiagnosticoAlude al análisis que se realiza para determinar cualquier tipo de síntoma que constituya expresión de problema o no concordancia entre un estado real y un estado deseado, así como su tendencia.Diagnostco documentalEs un estudio, que consiste en el análisis del entorno, para identificar las oportunidades y amenazas de la entidad pública, así como el análisis interno para reconocer las fortalezas y debilidades en una organización.

La evaluación de estos escenarios permite diseñar estrategias de maximización de oportunidades y de minimización de amenazas, haciendo uso eficiente de los recursos organizacionales.

Diagnostico documental

• Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.
• Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, para satisfacer necesidades puntuales, a fin de lograr la adecuada organización y conservación de los archivos que integran el sistema institucional de archivos de cada entidad pública.

• Establecer prioridades con el fin de planear actividades a corto, mediano y largo plazo.

• Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo

Objetivos del diagnostico documental

El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto a la situación real de los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública, incluyendo los servicios y el grado de implementación y madurez de los procesos de gestión documental.

Importancia del diagnostico documental

Órgnos autónomos

Son el conjunto de instituciones públicas constituidas al margen de los tres poderes de la Unión (legislativo, ejecutivo y judicial) en los que se deposita el gobierno de los Estados Unidos Mexicanos

Administración pública federal

Órgnos paraestatales

Categoría donde se incluye toda institución, organismo, empresa, agencia o agrupación que colabora con el Estado

Órgnos centralizados

Toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo en específico de individuos, a fin de optimizar el sistema de trabajo de una organización o administración de una empresa.

Órgnos descentralizado

Modelos de administración y control de la autoridad, que se contraponen, y que pueden ser aplicadas, una u otra, en una organización, departamento o sistema político.

Órgnos autónomos

Entidades de derecho público que gozan de personalidad jurídica propia y autónoma, tienen funciones específicas de interes público

Administración pública local

Órgnos paraestatales

Los paraestatales pueden ser creados por ley o por decreto del ejecutivo, y pueden tener diferentes formas jurídicas, como empresas públicas, sociedades anónimas o fundaciones.

Órgnos centralizados

Se caracteriza por su eficiencia y rapidez en la toma de decisiones, ya que no hay que consultar con otros órganos para tomar una decisión.

Órgnos descentralizados

El gobierno local no es el único que toma decisiones y ejecuta políticas públicas, sino que también hay otros órganos o instituciones que tienen poder para hacerlo.

Archivos privados de interes

El diagnóstico documental archivos privados de interés tiene como objetivo evaluar el estado de conservación de los documentos, identificar los que tienen valor histórico, cultural o informativo, y desarrollar un plan para su preservación y acceso

Recursos archivistícos a diagnosticar

Se realiza mediante una evaluación exhaustiva de su estado de conservación, que incluye el análisis de factores como la temperatura, la humedad, la luz, la presencia de plagas y hongos, y el estado físico de los materiales.

Recursos archivistícos a diagnosticar

Etapas del diagnostico

Análisis FODA

Planeación

Desarrollo

Etapas del diagnóstico

• Plaeación
• Desarrollo
• Evaluación de recursos y análisis de resultados
• Propuestas

Planeación

Deben plantearse una serie de estrategias reales y factibles que logren la conclusión del objetivo satisfactoriamente

• Delimita y analiza lo que se va hacer
• ⁠Los aspectos a evaluar

• Como se va a evaluar
• ⁠Propuestas sugerencias, recomendaciones y observaciones

Instrumentos de recolección de datos

Observación

Técnica de investigación que consiste en observar, registrar y analizar un fenómeno, hecho o caso

Cuestionario

Consiste en recopilar datos a través de un conjunto de preguntas estructuradas y organizadas

Entrevista

Se basa en una conversación estructurada y con un propósito determinado

Desarrollo

Resultado de una serie de interacciones continuas e integradas.

Información institucional

• Visión
• Como se ha desarrollado
• Cuales son sus actividades

Antecedentes institucionales

• Identificarlo

• Conocer las finalidades u objetivos

Estructura orgánica

Evaluación de resultados

Es el trabajo intermedio entre el diagnóstico aplicado y la propuesta que se haga.Redacta los resultados

Propuestas

Idea o plan que se ofrece a alguien para que lo considere y tome una decisión al respectoEl objetivo de las propuestas de resultados es garantizar que los documentos se gestionen de manera eficiente y eficaz, y que estén disponibles para los usuarios cuando los necesiten.

Paso 1

Seresvisuales

Paso 2

Seres narrativos

Analisis FODA

El análisis FODA (DAFO por sus siglas en español) te permite identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas de un proyecto específico o de tu plan de negocios general.

Una de las herramientas para recolectar información del diagnóstico de archivos es la matriz FODA.

Paso 3

Seres sociales

Paso 4

Seres digitales

Analisis FODA

Elaboración del informe

Se elabora un informe, cada parrafo se apoya con las fotografías recolectadas, tablas y datos estadísticos producto de la ejecución del diagnostico Eaboración del informe:

• Portada
• Índice
• Objetivo
• Desarrollo
• DiagnosticoInforme
• Propuesta de solución
• Tiempo
• Costos
• Anexos

Estudio de viabilidad

Se realiza generalmente en las primeras etapas de un proyecto de gestión documental, y su objetivo es ayudar a los responsables de la toma de decisiones a determinar si el proyecto es viable y si debe seguir adelante.

Conclusión

• Un diagnóstico en un archivo es esencial para asegurar su salud, eficiencia y cumplimiento de las normativas
• Diagnosticar los recursos archivísticos es una inversión a largo plazo que beneficia a la institución, a sus usuarios y a la sociedad en general. Al conocer el estado de salud de nuestros archivos, podemos tomar las decisiones necesarias para garantizar su preservación y accesibilidad.
• La Administración Pública Federal es fundamental para el buen funcionamiento del país, ya que garantiza el cumplimiento de la ley, mantiene el orden y la seguridad jurídica, promueve el desarrollo económico y social, defiende los intereses de México en el ámbito internacional.

• Es importante contar con una propuesta de resultados ya que es un documento fundamental que detalla los objetivos específicos que se pretenden alcanzar en un proyecto, programa o iniciativa

• (S/f). Gob.mx. Recuperado el 10 de septiembre de 2024, de https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf
• Diagnóstico integral de archivos . (Dakota del Norte). Compartir diapositivas. Recuperado el 11 de septiembre de 2024 de https://es.slideshare.net/slideshow/diagnostico-integral-de-archivos/75039797
• Tovar, J. (sin fecha). Diagnóstico y Planeación Documental . Afablemente. Recuperado el 11 de septiembre de 2024 de https://view.genially.com/6507decb2d6e6c0011a01cf1/presentation-diagnostico-y-planeacion-documental
• Raeburn, A. (2024, 1 de julio). Análisis FODA: qué es y cómo usarlo (con ejemplos) . Asana. https://asana.com/es/resources/swot-analysis

Bibliografía

Gracias