ADMON DEL TIEMPO

Conceptos Básicos de Administración del Tiempo

• ANGELICA REYES ACEVEDO
• PAOLA ANGELES MARTINEZ
• YUNUEN GARAY MEZA

Índice

Administración del tiempo

Eficiencia y Efectividad

Control

Urgente e Importante

Mitos y Enemigos del Tiempo

Índice

Planeación del Tiempo

Herramientas de Planeación

Referencias

01

Administración del tiempo

+ INFO

administración del tiempo es...

Es una herramienta básica en la formación de directivos, ya que, la eficacia es la exigencia fundamental que se plantea a todo directivo, y al mismo tiempo es su aspiración suprema.

02

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

EFICACIA

Hace referencia a la capacidad para lograr lo propuesto.

Es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuantos de los resultados esperados se alcanzó.

eficiencia

Es la relación entre los re cursos utilizados en un proyecto (tiempo, recursos humanos, técnicos, etc) y los logros conseguidos con el mismo.

Se genera cuando:

EFECTIVIDAD

Involucra la eficacia y la eficiencia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles.

Hacer lo correcto con exactitud y sin ningún desperdicio de tiempo o dinero.

03

CONTRol

CONTROL

Obtención de información respecto al proceso empresarial.

Verificación y vigilancia del cumplimiento

+ INFO

+ INFO

Elemento real de nuestra vida que preocupa y afecta a personas.

+ INFO

Eustrés

Distrés

• Aumenta la capacidad de rendir y mejora nuestras habilidades. • Es una tensión necesaria. • Estimula la actividad y la energía. • Hace la vida más atractiva. • Sería la sal de la vida, cuestión de dosis. • La percepción es placentera. • Produce equilibrio y bienestar.

• La respuesta es inadecuada, evitable, desproporcionada.
• Disminuye la capacidad de resolver adecuadamente los conflictos.
• Produce desequilibrio y trastornos bio-psico-sociales.
• Tiene consecuencias en el organismo, alteraciones físicas y psíquicas que pueden conducir a enfermedades graves.

+ INFO

+ INFO

El manejo del estrés y la administración del tiempo

Para el control y la prevención del estrés es muy importante desarrollar la autorregulación emocional de la mente.

+ INFO

+ INFO

04

URGENTE E IMPORTANTE

Urgente e importante

IMPORTANTE

URGENTE

URGENTE

Esta se relaciona con las consecuencia o el logro de objetivos a corto o largo plazo. Se puede definir como la consideración que de forma subjetiva se le da a algo porque es conveniente o porque nos interesa para lograr nuestros objetivos.

Esta asociado con el tiempo, es decir, exigen una atención inmediata Se conoce por su necesidad, por el apremio que implica o por las consecuencia que puede generar su incumplimiento,

05

Mitos y ENEMIGOS DEL TIEMPO

MITOS DEL TIEMPO

Activismo

Tiempo enemigo

Centralismo

Datos completos

La puerta abierta

Energía en el desempeño laboral

La solución de problemas

La simplificación

ENEMIGOS DEL TIEMPO

EXTERNOS

INTERNOS

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PLANEACIÓN DEL TIEMPO

planeación del tiempo

La planificación del tiempo es una técnica clave en la administración del tiempo que se centra en organizar y estructurar las actividades y tareas para lograr una mayor eficiencia y efectividad.

Establece previsiones para alcanzar los objetivos deseados

Disminuir las incertidumbres que presenta el futuro

Anticiparse a los problemas

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HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN

LA AGENDA

Puntos a tomar en cuenta:

Es un instrumento de planificación y organización, por lo que es bueno sacarle el máximo partido.

No aplazar tareas

La tecnología actual, que además incorpora casi a diario innovaciones útiles, permite disponer de agenda electrónica disponible en cualquier parte: en el móvil, PDAs, tablets, aplicaciones de internet, etc..

Evita los ladrones del tiempo:

Agenda ejecutiva

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Cuadrante I: Importantes e Urgentes (Crisis)

Tareas prioritarias que deben realizarse de inmediato y son cruciales para la meta, pero por falta de planificación o imprevistos de última hora, son urgentes y en caso de que no se resuelvan tendrán consecuencias negativas.

Cuadrante II: Importantes pero No Urgentes (Planificación)

Tareas que se han contemplado y se pueden planificar la mayor parte del tiempo, ya que previenen crisis futuras y permiten avanzar o crecer de manera estable.

Herramienta diseñada para priorizar tareas y a su vez administrar el tiempo de manera efectiva basada en la Urgencia e Importancia.

Tareas que parecen que deben ser realizadas de inmediato, pero no tienen valor en el cumplimiento de la meta. Se debe delegar o minimizar estas actividades.

Cuadrante III: No importante pero Urgentes (Interrupciones)

Tareas consideradas distracciones y no contribuyen a la meta.

Cuadrante IV: No Importante y No Urgentes (Perdida de Tiempo)

Matriz de administración del tiempo

EJEMPLO

NO URGENTE

URGENTE

II

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

• Planificar las actividades de la próxima semana.
• Estudiar para el examen (apicación en dos semanas).
• Hacer ejercicio.
• Leer libro relacionado al desarrollo personal y profesional.

• Terminar informe para la junta de la tarde (fecha límite hoy).
• Resolver problema técnico que está bloqueando el trabajo del equipo.
• Asistir a reunión solicitada por el jefe.

IMPORTANTE

III

ACTIVIDADES

IV

ACTIVIDADES

• Responder llamadas que no estan relacionadas al trabajo.
• Responder a correo electrónico de compañeros solicitando ayuda en tareas menores.
• Resolver una consulta de última hora de un cliente que no tiene impacto inmediato.

• Ver TikToks
• Navegar por internet sin objetivo claro.
• Conversar horas en whatsApp sin relación al trabajo.

NO IMPORTANTE

Matriz de administración del tiempo

EJEMPLO

NO URGENTE

URGENTE

II

RESULTADOS

RESULTADOS

• Se realizan las actividades correctamente planificadas reduciendo actividades de crisis.
• Mejora la calidad de vida y menos estrés, ya que tiene el control de las tareas.

• Entrega el informe y resuelve problema técnico pero co una sobrecarga de estres y agotamiento.-
• Falta de tiempo para planificar, lo que lleva a más tareas se conviertan urgentes y críticas.

IMPORTANTE

III

RESULTADOS

IV

RESULTADOS

• Se respondieron llamadas y correos electronicos, se resolvieron consultas.

• Sensación de estar ocupado sin lograr avances con valor de acuerdo a la meta.
• Consumo de tiempo y energía sin geerar resultados significativos.

• Se respondieron llamadas y correos electronicos, se resolvieron consultas.

• Sensación de estar ocupado sin lograr avances con valor de acuerdo a la meta.
• Consumo de tiempo y energía sin geerar resultados significativos.

NO IMPORTANTE

Referencias

Bibliografía

• A., D., & S., K. (2011). Desarrollo de habilidades directivas. Ciudad de México: Pearson.
• Equipo Editorial, Etecé. (10 de septiembre de 2018). Concepto. Obtenido de https://concepto.de/control-en-administracion
• González, J. (12 de enero de 2011). Blogspot.com. Obtenido de https://jorgegonzalezq.blogspot.com/2011/01/agenda-ejecutiva.html
• Guzmán, Z. (2024). Scribd. Obtenido de https://es.scribd.com/doc/234973174/Agenda-Ejecutiva
• Mengual Recuerda, A., Juárez Varón, D., Sempere Ripoll, F., & Rodríguez Villalobos, A. (2012). Gestión del tiempo. Alicante: Área de Innovación y Desarrollo, S.L.
• Pérez Porto, J., & Gardey, A. (17 de julio de 2008). Obtenido de Definicion.de: https://definicion.de/control/
• Pochol, L. (2003). El libro de las actividades directivas. Madrid: Diaz de santos.
• RAE. (2017). Diccionario panhispánico del español jurídico - Real Academia Española. Obtenido de https://dpej.rae.es/lema/control

Se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo

Se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Son todas aquellas:

Interrupciones, actitudes, ruidos o sistemas deficientes que roban el tiempo o perjudican a la planeación de éste.

• Interrupciones del teléfono.
• Interrupciones por visitas inesperadas.
• Urgencias.
• Mobiliario incómodo.
• Incapacidad de los subalternos.
• Falta de información adecuada.
• Exceso de reuniones.
• Liderazgo deficiente.
• Trámites excesivos (burocracia).
• Ruidos y distracciones visuales.
• Sistemas de comunicación deficientes.
• Internet.

Dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.

“Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos.”

“Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido.”

Mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que depende para operar de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan las expectativas y las metas.

“Hay que analizar el empeño y esfuerzo para encontrar soluciones a los problemas que, por puesto, ya conocemos.”

“El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima.”

La presión de lo urgente es muy fuerte en nuestro trabajo y sus exigencias están en la base de muchos de los factores derrochadores e interruptores. Y podemos afirmar que lo urgente rara vez es importante y lo importante rara vez es urgente.

• No saber decir no.
• Querer acaparar actividades por no saber delegarlas.
• Sobreestimar las propias capacidades.
• Subestimar las propias capacidades.
• Aplazar, dejar las cosas para después.
• Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.
• Confusión y desorden en la propia oficina.
• Falta de motivación; indiferencia.
• Tensión y preocupaciones.
• Obsesión por lo trivial, meticulosidad.
• Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas.
• Cuando navega sin un fin

“Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor.”

Respuesta inespecífica del organismo ante cualquier exigencia, la tensión psicofisiológica que el organismo tiene que hacer para adaptarse a cualquier demanda del ambiente.

Capacidad positiva del ser humano de responder a un estímulo externo o interno que le demanda una respuesta fisiológica de un gran esfuerzo físico mayor del habitual y para cuyo desgaste está preparado puntualmente.

Una cierta dosis de estrés, adecuada a la demanda y a nuestras capacidades, es realmente positiva y beneficiosa, pues provoca un estímulo sano y atractivo de reto y aumenta nuestra autoestima

HABITOS DE VIDA SALUDABLE

• Respiración.
• Alimentación.
• Sueño.
• Ejercico físico.
• Actividades de ocio. (vacaciones, reunión con amigos, actividades al aire libre)
• Relajación

“El ejecutivo, jefe, directivo, debe estar siempre disponible para todo el mundo, listo para dialogar.”

Con la planificación se define qué se quiere hacer. El cuándo y los recursos necesarios forman parte de la programación:

“El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente.”

“Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles.”

Administración eficaz del tiempo

Casi todos sufren de vez en cuando de un sentimiento generalizado de estrés de tiempo. Junto con la era de la información, ha surgido la sensación cada vez más intensa de que nos es tamos quedando atrás.

El manejo del tiempo con un método de eficacia implica que: .1. Los individuos dediquen su tiempo a los asuntos importantes y no sólo a los asuntos urgentes. 2. Las perso nas sean capaces de distinguir claramente entre lo que consideran importante y lo que consideran urgente. 3. Las estrategias de administración del tiempo se enfoquen en los resultados más que en los métodos. 4. La gente tenga una ra zón para no sentirse culpable cuando debe decir “no”.

Si la presión es excesiva, dura demasiado tiempo o nos consideramos incapaces de responderla adecuadamente, se produce una deformación que es el distrés o estrés negativo.

Provocándonos un desgaste tremendo, llevándonos al deterioro físico y psicológico, con la aparición de enfermedades y trastornos psicosomáticos.

• Tener solamente una agenda
• Anotar solo horas reservadas
• Reservar para citas importantes los momentos de máximo rendimiento
• Contemplar los tiempos de preparación y síntesis, tiempos de desplazamiento, de descansos…
• Reagrupar citas al comienzo o final de la jornada

En muchas ocasiones se demoran las tareas que se han de realizar. Esto puede deberse a que:

• La tarea es desagradable.
• La tarea es difícil y no se sabe por dónde empezar.
• La tarea produce sentimiento de indecisión.

Las posibles salidas a este problema de aplazamiento de tareas son:

• Descomponer la tarea en partes más pequeñas.
• Fijar fechas límite para terminar la tarea.
• Programar la tarea en la agenda.
• Hacerla

E-mails, Redes sociales

Visitas

Llamadas telefónicas

Método que permite la complementación de tu agenda, que tiene como objetivo que organices tu día a través de la priorización de actividades, contemplando incluso las que surgen de manera imprevista

Se conoce tambien como "las ordenes del día". Se distribuye generalmente a los participantes de una reunión, antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán.

La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho.