CUENTAS POR PAGAR

ADMINISTRACIÓN

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

CUENTAS POR PAGAR

ADMINISTRACIÓN

1 INDICE

OBJETIVO

ALCANCE

PROCEDIMIENTO

ANEXOS

GLOSARIO DE TERMINOS

REFERENCIAS

HISTORIAL DE CAMBIOS

2

3

4

5

6

7

8

Describir las actividades que deben llevarse a cabo para mantener el apropiado funcionamiento, administración y control de las cuentas por pagar.

2 OBJETIVO

Aplica al proceso de cuentas por pagar de la compañía.

3 ALCANCE

4 PROCEDIMIENTO

4.1.1

4.1 Generación de CFDI o factura

No.

Responsable

KAM / Usuario

Descripción del proceso

Obtiene el CFDI o factura el cual debe ser pagado y lo envía a Contabilidad para validación. Nota: El CFDI se debe generar al término de la compra satisfactoria y debe contener el CEDI (almacén) en el cual se generó la compra.

4.2.1

4.2 Validación de CFDI o factura

No.

Responsable

Administración y Fiscal

Descripción del proceso

Valida los datos del CFDI o factura (razón social, método de pago, CEDI, etc). En caso de haber errores en el documento solicita la corrección al Usuario.

4.3.1

4.3 Registro de cuentas por pagar

No.

Responsable

Contabilidad

Descripción del proceso

Realiza el registro en el sistema comercial (CONTPAQ) de las diversas cuentas por pagar considerando las fechas de corte para cada tipo de cuenta.

4.4.1

4.4 Flujo de efectivo a 12 semanas

No.

Responsable

Tesorería

Descripción del proceso

De acuerdo con la cartera de cobranza recibida por parte de Facturación, genera un flujo de efectivo a 12 semanas, en el que incluirá la programación correspondiente a la semana de pago, el cual deberá enviar a su jefe inmediato para autorización.

4.5.1

4.5 Proceso de Autorización

No.

Responsable

Director General / Gerente General

Descripción del proceso

Autoriza la programación de pagos y el flujo a 12 semanas.

4.6.1

4.6 Fondeo

No.

Responsable

Director General / Gerente General

Descripción del proceso

De acuerdo con la programación semanal, realiza los traspasos entre cuentas en la banca electrónica.

4.7.1

4.7 Dispersión de pagos

No.

Responsable

Tesorería

Descripción del proceso

De acuerdo con la programación de pagos genera los layouts bancarios para cuentas del mismo banco e interbancarios.

4.7.2

Director General / Gerente General

Entra a la banca electrónica y autoriza el pago del layout.

4.7.3

Tesorería

Dispersa los layouts de nóminas, líneas de captura de impuestos federales, locales, previsión social y demás pagos solicitados.

4.8.1

4.8 Cierre de tesorería

No.

Responsable

Tesorería

Descripción del proceso

Cancela las cuentas por cobrar en el módulo de Bancos de impuestos, nóminas y previsión social, baja los comprobantes de pago de los pagos efectuados y los sube a sistema Teams.

4.8.2

Tesorería

Genera las consultas de los movimientos bancarios al finalizar la aplicación y los envía a Contabilidad.

4.9.1

4.9 Conciliación contable vs bancos

No.

Responsable

Contabilidad

Descripción del proceso

Realiza la conciliación entre los movimientos contables y el saldo obtenido de la banca electrónica.

No aplica.

5 ANEXOS

6 GLOSARIO DE TERMINOS

Termino:

Definición

Es el responsable de trabajar de los proyectos clave de la empresa y monitorear los resultados de sus proyectos cuidando la rentabilidad de los mismos.

KAM (Key Account Manager)

Archivo en formato Excel o TXT que satisface los requerimientos que el Banco o un proveedor establece para efectuar los pagos de forma masiva en la banca electrónica.

Layout

Señalar cualquier referencia a documento interno o externo

7 REFERENCIAS

8 HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha

Revisión

0

01/12/2024

Sección afectada

Todas

Descripción del cambio

Creación del documento.

GRACIAS