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Jazmin Solar Adan

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GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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SA

Documento electrónico: Tipos y formatos

Documento Electrónico: Un documento en formato digital que se crea, almacena y gestiona mediante tecnología.Tipos:Documentos de Texto: Archivos como .docx, .pdf, .txt.Hojas de Cálculo: Archivos como .xlsx, .csv.Presentaciones: Archivos como .pptx.Imágenes: Archivos como .jpg, .png, .gif.Formatos:PDF: Portátil y universal para visualización y conservación.DOCX: Formato de Microsoft Word para documentos de texto.XLSX: Formato

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Metadatos :Funciones de los metadatos

Los metadatos son datos que describen otros datos. Se utilizan para proporcionar información adicional sobre los datos principales, facilitando su gestión, búsqueda y comprensión. Sus funciones principales incluyen: 1. Descripción: Ofrecen detalles sobre el contenido, formato y estructura de los datos, como el autor, la fecha de creación, el tipo de archivo, etc. 2. Organización: Ayudan a clasificar y organizar los datos de manera más eficiente, permitiendo una mejor gestión y recuperación de la información. 3. Búsqueda y Recuperación: Facilitan la localización de datos específicos mediante la inclusión de términos de búsqueda y etiquetas relevantes. 4. Interoperabilidad: Permiten que diferentes sistemas y aplicaciones comprendan y utilicen los datos de manera consistente. 5. Preservación: Contribuyen a la conservación de datos a largo plazo al proporcionar información sobre su formato y cómo deben ser gestionados. En resumen, los metadatos hacen que los datos sean más accesibles, manejables y comprensibles.

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Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

Los gestores de información son herramientas o sistemas que ayudan a organizar, almacenar y recuperar información de manera eficiente. Sus funciones principales incluyen: 1. Almacenamiento: Guardan datos de manera segura y estructurada. 2. Organización: Clasifican y organizan la información para facilitar su acceso y gestión. 3. Búsqueda y Recuperación: Permiten encontrar información específica rápidamente mediante consultas y filtros. 4. Seguridad: Protegen la información contra accesos no autorizados y pérdidas. 5. Actualización: Facilitan la modificación y mantenimiento de datos para mantenerlos relevantes y precisos. En esencia, los gestores de información optimizan el manejo de datos para mejorar la eficiencia y efectividad en el acceso y uso de la información.

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ROPA DE TRCiclo de vida del documento en el ámbito electrónico.ABAJO

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Se refiere a las etapas que atraviesa un documento digital desde su creación hasta su eliminación. Las principales etapas son: 1. Creación:Generación del documento en formato digital. 2. Captura:Digitalización y almacenamiento inicial en un sistema. 3. Organización: Clasificación y catalogación para facilitar su búsqueda y recuperación. 4. Uso:Acceso y modificación del documento según sea necesario. 5. Archivado:Almacenamiento prolongado para preservación y cumplimiento de normativas. 6. Destrucción: Eliminación segura cuando el documento ya no es necesario o ha llegado al final de su vida útil. En resumen, el ciclo de vida del documento electrónico cubre desde su creación hasta su eliminación, gestionando su manejo en cada etapa para mantener la eficiencia y seguridad.

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Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

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Gestión de Documentos: Es el proceso general de manejar, organizar y almacenar documentos en papel o digitales. Incluye la creación, clasificación, archivo y recuperación de documentos para asegurar que la información esté accesible y sea gestionada de manera eficiente.Gestión Electrónica de Documentos (GED): Es una subcategoría de la gestión de documentos que se enfoca en el manejo de documentos en formato digital. Utiliza software especializado para capturar, almacenar, buscar y recuperar documentos electrónicos, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y facilitando el acceso a la información.En resumen, mientras que la gestión de documentos abarca tanto documentos físicos como digitales, la gestión electrónica se centra exclusivamente en los documentos en formato digital.

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redes sociales

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica

Es una herramienta tecnológica que facilita la creación, almacenamiento, organización, búsqueda y recuperación de documentos en formato digital. Este sistema ayuda a las organizaciones a gestionar sus documentos de manera más eficiente y segura, reduciendo el uso de papel, mejorando la accesibilidad y garantizando el cumplimiento de normativas. En resumen, un SGDE optimiza la administración de documentos electrónicos, haciendo más ágil y eficaz el flujo de trabajo en una empresa o institución.

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