Presentación Económica

Gestión de documentos electronicos.

Unidad de aprendizaje.

Documento electrónico: Tipos y formatos

Unida 1.Alumna: Laura Moreno Granados.

Resumen

Los documentos electrónicos han transformado la manera en que manejamos la información.Su amplia variedad de tipos y formatos facilita el trabajo colaborativo, el almacenamiento y la distribución eficiente.Con la correcta elección de formato, podemos optimizar la gestión y seguridad de la información.Los metadatos son esenciales para organizar, describir y gestionar la información.Cumplen funciones clave como facilitar la búsqueda, el acceso y la gestión eficiente de los datos.

Índice

1 · Documento electrónico: Tipos y formatosDefinición de Documento Electrónico

2 · Importancia de los Documentos Electrónicos

3 · Tipos de Documentos Electrónicos

4· Principales Formatos de Documentos Electrónicos.

5 · Formatos de Imágenes y Multimedia.

6 · Características de un Buen Formato de Documento

7 · Tendencias en el Uso de Documentos Electrónicos.

8 · Metadatos. DefiniciónFunciones principales.

9 · Tipos de metadatos.

10 · Importancia de los metadatos

11 · AudioContextualiza tu tema

12 · Contenido insertadoContextualiza tu tema

13 · Pregunta interactivaContextualiza tu tema

14 · ConclusionesContextualiza tu tema

15 · CierreContextualiza tu tema

Definición de Documento Electrónico

Documento electrónico: Es un archivo digital que contiene información registrada de manera que pueda ser leída o visualizada por medios electrónicos.Se diferencia de los documentos físicos, ya que su creación, modificación, almacenamiento y distribución se hacen en formato digital.

Importancia de los Documentos Electrónicos

* Eficiencia en la gestión de la información.* Facilitan el almacenamiento y recuperación de datos.* Promueven la digitalización de procesos y la reducción del uso de papel.* Fomentan la seguridad y confidencialidad a través de firmas digitales y cifrado.

'Tipos de Documentos Electrónicos"Texto:Documentos escritos como informes, cartas, contratos.Ejemplo: Word, PDF.Presentaciones:Usados para transmitir ideas visuales.Ejemplo: PowerPoint, Prezi.Hojas de Cálculo:Estructura en tablas para manejo de datos numéricos.Ejemplo: Excel, Google Sheets.Imágenes:Información visual capturada en un archivo.Ejemplo: PNG, JPEG.*Multimedia:Combina imágenes, video y sonido.Ejemplo: MP4, WAV.

Principales Formatos de Documentos Electrónicos

1.-Formato de TextoDOCX: Formato nativo de Microsoft Word.PDF: Formato Portable Document Format, popular por su consistencia al ser visualizado en diferentes dispositivos.TXT: Archivo de texto simple, sin formato.2.- Formato de PresentaciónPPTX: Formato de PowerPoint para presentaciones.ODP: Formato de Open Document para presentaciones.3.-Formato de Hoja de CálculoXLSX: Formato nativo de Excel.CSV: Valores separados por comas, ideal para bases de datos simples.

Características de un Buen Formato de Documento

Compatibilidad: Que pueda abrirse en diferentes dispositivos y sistemas.Seguridad: Opciones de protección, cifrado o firma digital.Compresión: Balance entre calidad y tamaño del archivo.Accesibilidad: Fácil de compartir y almacenar.

Formatos de Imágenes y Multimedia

JPEG: Alta compresión, uso común en fotos.PNG: Soporta transparencia, ideal para gráficos web.

Imágenes

Video y Audio

MP4: Formato popular para videos.MP3: Común para archivos de audio.

Tendencias en el Uso de Documentos Electrónicos

Aumento del uso de archivos colaborativos en la nube (Google Docs, OneDrive).

Crecimiento en el uso de firmas electrónicas para validación de documentos.

Archivos inteligentes con capacidad de automatización y análisis de datos integrados.

Funciones Principales de los MetadatosDescripción1.- Proveen detalles sobre el contenido, autor, fecha de creación, formato y más.Ejemplo: Nombre de archivo, tamaño, tipo de archivo.Búsqueda y Recuperación2.- Facilitan la localización de información mediante palabras clave o criterios específicos.Ejemplo: Bases de datos o motores de búsqueda.Gestión3.- Ayudan en la organización y control de los datos.Ejemplo: Identificación de versiones, permisos de acceso.

Definición de Metadatos

Metadatos: Funciones de los Metadatos

Metadatos: Datos que describen otros datos. Funcionan como una "etiqueta" para organizar, identificar y gestionar la información.

Tipos de Metadatos

Metadatos DescriptivosInformación para identificar y encontrar el recurso (título, autor, resumen).Metadatos AdministrativosInformación para gestionar el archivo (fecha de creación, permisos, formato).Metadatos EstructuralesDescriben la estructura interna del recurso (índices, relaciones entre archivos).

Tipos de Gestores de Información

Gestores de Bases de Datos

Herramientas que manejan grandes volúmenes de datos estructurados.Ejemplo: MySQL, Oracle.

Sistemas de Gestión Documental

Gestionan documentos digitales y físicos.Ejemplo: SharePoint, Alfresco.

Sistemas de Gestión de Contenidos (CMS)

Facilitan la creación y manejo de contenido web.Ejemplo: WordPress, Drupal.

Importancia de los Metadatos

Optimización de la búsqueda de información.

Mejoran la organización y clasificación de datos.

Facilitan la interoperabilidad entre sistemas y aplicaciones.

Gestores de Información: Funciones de los Gestores de Información

SeguridadProtegen la información mediante controles de acceso, permisos y encriptación.Ejemplo: Gestión de usuarios y roles, autenticación.ActualizaciónFacilitan la modificación y actualización de los datos de forma centralizada.Ejemplo: Sistemas de gestión de contenido (CMS), software ERP.

AlmacenamientoGuardan y organizan los datos en sistemas estructurados para facilitar su acceso.Ejemplo: Bases de datos, almacenamiento en la nube.RecuperaciónPermiten la búsqueda y recuperación rápida de información específica.Ejemplo: Motores de búsqueda internos, consultas SQL.

Funciones Principales

Gestores de información: Sistemas o herramientas que permiten la captura, organización, almacenamiento, y recuperación eficiente de la información.Son fundamentales para el manejo y control de grandes volúmenes de datos.

Definición:

Importancia de los Gestores de Información

Mejoran la eficiencia en la gestión de datos.Aseguran la integridad, seguridad y confidencialidad de la información.Optimización de procesos organizativos al reducir tiempos de búsqueda y acceso.

Ciclo de Vida del Documento en el Ámbito Electrónico

'Ciclo de vida del documento: Se refiere a las etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su disposición final o archivo.En el ámbito electrónico, estas etapas están optimizadas por herramientas digitales que permiten una gestión más eficiente.

Vídeo.¿Qué es la gestión documental digital?

Etapas:

Retención o Disposición FinalEl documento puede mantenerse por un periodo específico o ser eliminado de acuerdo con las políticas de retención.Ejemplo: Archivos electrónicos, destrucción segura de documentos.

CreaciónEl documento es generado por medios electrónicos.Ejemplo: Creación de un archivo de texto, hoja de cálculo, presentación.

Revisión y ModificaciónLos documentos pueden ser editados, revisados o actualizados.Ejemplo: Versiones sucesivas del documento, correcciones o ajustes.

Aprobación El documento es revisado y aprobado por los responsables.Ejemplo: Firma digital, verificación de cambios.

DistribuciónEl documento es compartido con las partes interesadas.Ejemplo: Envío por correo electrónico, acceso en plataformas colaborativas.

AlmacenamientoSe guarda en sistemas electrónicos con fines de archivo o consulta futura.Ejemplo: Bases de datos, servidores en la nube.

Acceso y ConsultaEl documento está disponible para ser consultado según los permisos establecidos.Ejemplo: Acceso controlado a través de sistemas de gestión documental.

Importancia del Ciclo de Vida del Documento Electrónico

Mejora la seguridad y confidencialidad mediante controles digitales.Asegura el cumplimiento normativo en términos de retención y eliminación de documentos.

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico permite una gestión eficiente, segura y controlada de la información.

Optimización de la gestión documental.Facilita la trazabilidad y control de los documentos.

Cada etapa es clave para garantizar que los documentos sean manejados de manera adecuada durante su existencia digital.

Gestión de Documentos: Conjunto de procesos que garantizan la organización, almacenamiento, acceso y preservación de documentos físicos o digitales dentro de una organización. Incluye el manejo de documentos en papel y los procedimientos manuales para su control.Gestión Electrónica de Documentos (GED): Uso de herramientas y sistemas tecnológicos para la gestión de documentos de forma digital.Facilita la creación, almacenamiento, distribución y eliminación de documentos de manera automatizada.

Gestión de Documentos y Gestión Electrónica de Documentos

Funciones de la Gestion Electronica de Documentos. (GED)DigitalizaciónConvierte documentos en papel a formatos electrónicos.AutomatizaciónLos procesos como la revisión, aprobación y distribución se hacen de forma automatizada.SeguridadIncluye control de acceso, encriptación y auditoría de documentos electrónicos.Búsqueda y RecuperaciónPermite encontrar documentos fácilmente a través de metadatos, palabras clave o filtros.

Funciones de la Gestión de Documentos y funciones de la GED

Funciones de la gestión de documentos. AlmacenamientoAsegura que los documentos se conserven de forma adecuada, ya sea física o digitalmente.ClasificaciónOrganiza los documentos para un fácil acceso.AccesoDefine quién puede consultar o modificar los documentos.RetenciónMantiene los documentos por el tiempo necesario según regulaciones o políticas internas.

Diferencias Clave entre Gestión Tradicional y Electrónica…

Almacenamiento: En la gestión tradicional, los documentos físicos ocupan espacio. En la gestión electrónica, los documentos están en servidores o la nube.
Acceso: La gestión electrónica permite acceso remoto y en tiempo real, mientras que la gestión física requiere la presencia en un lugar específico.
Eficiencia: La GED automatiza procesos, reduciendo tiempos de búsqueda, revisión y distribución.

'La gestión electrónica de documentos ofrece grandes ventajas en términos de eficiencia, seguridad y accesibilidad frente a la gestión tradicional.Implementar una gestión electrónica de documentos mejora la productividad y facilita el control sobre grandes volúmenes de información.'

Sistema de Gestión Documental Electrónica

Definición:Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGD): Software que permite crear, almacenar, organizar, gestionar y controlar documentos en formato digital a lo largo de su ciclo de vida.Facilita la digitalización de documentos y su acceso seguro desde cualquier lugar.

Funciones Principales de un SGD

Almacenamiento Centralizado

Los documentos se guardan en un repositorio digital único, accesible desde diferentes dispositivos.

Clasificación y Organización.

Permite etiquetar, categorizar y organizar los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.

Control de Acceso

Define permisos y roles para garantizar que solo usuarios autorizados accedan a ciertos documentos.

Automatización de Procesos

Automatiza flujos de trabajo como la revisión, aprobación y distribución de documentos.

Beneficios de un Sistema de Gestión Documental Electrónica

Mejora la productividad

Ofrece protección mediante encriptación, autenticación de usuarios y copias de seguridad.

Seguridad

Elimina la necesidad de buscar documentos en archivos físicos, acelerando la recuperación de información.

Ahorro de Espacio

Almacena documentos en formato digital, reduciendo el uso de espacio físico para archivos.

Cumplimiento Normativo

Ayuda a cumplir con las normativas legales respecto a la retención y disposición de documentos.

Componentes Clave de un SGD

Sistema de Búsqueda AvanzadaHerramientas que permiten buscar documentos por palabras clave, fechas, tipos o metadatos.

Gestión de VersionesPermite llevar un control de las diferentes versiones de un documento y los cambios realizados.

Repositorio de DocumentosEspacio digital donde se almacenan los documentos..

Integración con Otros SistemasSe puede integrar con software como correo electrónico, CRM o ERP para una gestión más eficiente.

Conclusiones

UUn Sistema de Gestión Documental Electrónica mejora la eficiencia, seguridad y organización en el manejo de documentos digitales.Es una herramienta esencial para las organizaciones que buscan digitalizar y automatizar sus procesos documentales.

¡Gracias!

* ISO 15489:2001 - Information and Documentation — Records Management. International Organization for Standardization (ISO), 2001.Proporciona directrices para la gestión de documentos, incluyendo documentos electrónicos, su creación, almacenamiento y preservación.Watt, Andrew (2013). Beginning Document Formatting and Processing. Apress.* Una guía técnica sobre el procesamiento y formato de documentos electrónicos, con ejemplos detallados en diferentes tipos de archivos.Adobe Systems Incorporated (2020). Portable Document Format (PDF) Reference.* Detalles sobre el formato PDF y su uso en la creación y gestión de documentos electrónicos.Microsoft Corporation (2021). Introduction to Microsoft Office Formats.* Documento técnico sobre los formatos nativos de Microsoft Office como DOCX, XLSX y PPTX.International Electrotechnical Commission (IEC) (2018). IEC 82045-1: Document Management.* Estándar internacional para la gestión de documentos, incluyendo aquellos en formato digital.Gallo, Carmine (2014). The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience. McGraw-Hill.* Un enfoque sobre la creación de presentaciones efectivas, con énfasis en el uso de formatos de presentación digital.IEEE Computer Society (2020). Digital Object Identifier (DOI) System.* Describe los estándares y tecnologías utilizados en la creación de identificadores únicos para documentos electrónicos.OpenDocument Format for Office Applications (ODF) (2019).* Especificaciones técnicas del formato ODF utilizado para hojas de cálculo, texto y presentaciones en software libre como LibreOffice.Gómez, Juan Carlos (2016). Gestión Documental Electrónica: Principios y Herramientas. Editorial Alfaomega.* Un libro sobre la gestión y uso eficiente de documentos electrónicos en empresas y organizaciones.

Bibliografía.

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