Presentación Moderna

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Ramirez Mendez Mercedes Evelyn

Unidad I

ÍNDICE

El diagnóstico documental

Ámbito de aplicación del diágnostico documental

Recursos Archivísticos a diagnosticar

Etapas del diagnóstico

¿Qué vamos a evaluar?

Análisis FODA

Propuesta de resultados

Lo que nos va a permitir la propuesta

Estudio de viabilidad

Tipos de viabilidad

Conclusiones

Referencias

¿qué es el diagnóstico documental?

Es la revisión minuciosa de los documentos que maneja una unidad de información, es efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado. Así como verificar que:

• Las áreas de archivo se encuentren organizadas y en buenas condiciones
• Conocer el tipo de documentos
• Saber el volúmen con el que cuentan y sí es el adecuado
• Garantizar fácil acceso

+ info

Diagnóstico documental••

Es el proceso de verificación del estado que guarda la gestión documental en una entidad pública, considerando aspectos administrativos, archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad, en torno al cumplimiento de la función archivística.

Ámbito de aplicación del diagnóstico documental

Administración Pública••

La administración pública constituye la actividad del Estado que está encaminada a producir las condiciones que facilitan la perpetuación de la sociedad y crear las capacidades de desarrollo de los elementos que la constituyen.

pARAESTATALES

El sector paraestatal es una parte del sector público que tiene mayor autonomía y colabora con los objetivos del gobierno, compuesta por organismos descentralizados, empresas que tienen una participación estatal mayoritaria, instituciones nacionales de crédito, instituciones nacionales de seguros y fianzas y los fideicomisos.

son entidades de derecho público, con personalidad jurídica propia, tesorería y patrimonio propios y autonomía en su gestión, que desarrollan actividades propias de la Administración Pública

ÓRGANOS aUTÓNOMOS

DESENTRALIZADOS

Son aquellas entidades cuyo objetivo principal sea el ejercicio de funciones administrativas, la prestación de servicios públicos o la realización de actividades industriales o comerciales con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio.

Son aquellas en las que la toma de decisiones y la autoridad se concentran en un punto central o en un pequeño grupo de individuos, generalmente en la cúspide de la organización.

CENTRALIZADOS

• Características de la documentación: hay que conocer el almacenamiento, aspectos archivísticos, conservación y preservación documental y el estado de los documentos.

• Identificación del Archivo: consiste en saber los datos del archivo, de qué entidad proviene, la administración del archivo y qué servicios brinda este archivo.

Recursos archivísticos a diagnosticar ••

• Infraestructura física del archivo: conocer las condiciones del edificio donde se encuentra el archivo, instalaciones, mantenimiento y prevención de desastres.

Etapas del diágnostico

PROCESO 1

Planeación

PROCESO 2

Desarrollo

PROCESO 3

Análisis del desarrollo

Diseñar un instrumentose sugiere elaborar un cuestionario como documento fuente, para la integración del diagnóstico

La información recolectada, deber ser evaluada y analizada mediante el uso de herramientas estadísticas, u otras metodologías, que permitan evidenciar los riesgos de deterioro de los archivos..

Etapas del diagnóstico ••

Diseño del cuestionario

Recopilación de la información

Procesamiento de la información

Elaboración del diagnóstico sobre la situación de la entidad pública

¿Qué vamos a evaluar?

La capacitación del personal

El estado de la infraestructura y la capacidad de espacio para almacenar.

Organización y conservación de los expedientes así como las medidas para preservarlos

Instrumentos de consulta y control archivístico

¿Qué vamos a evaluar?

Normatividad

Las condiciones para presservar la integridad de documentos físicos y electrónicos

Análisis FODA••

El Análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una unidad de información, así como su evaluación externa, es decir las oportunidades y amenazas.¡Lo que tú quieras!

FODA

fORTALEZAS

Función que realizan las unidades de manera correcta. Son los recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se tienen y actividades que se desarrollan positivamente.

VS

AMENAZAS

Situaciones que provienen del entorno (variables externas) y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización, difícilmente podemos incidir en estas, sin embargo es esencia conocerlas para minimizar la capacidad que tienen de afectarnos.

FODA

dEBILIDADES

Son los recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc. pero que podemos tener influencia sobre ellas al conocerlas, para reducir sus efectos en las unidades de información.

VS

OPORTUNIDADES

Variables que resultan positivas, favorables, explotables y que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la unidad de información, ya que permiten obtener ventajas competitivas con respecto a otras.

Propuesta de resultados

Nos va a permitir...

Identificación de problemas

Descripción de la situación actual

Evaluación de condiciones

Planificación para la toma de decisiones

Servicios eficaces y eficientes dentro de los archivos

Mostrar

Estudio de viabilidad

El estudio de viabilidad es una evaluación técnica que permite determinar la factibilidad de un proyecto. Se encarga de analizar los factores internos y externos, como plazos, presupuestos, requisitos legales, entre otros, que ayudarán a su éxito.

Técnico

Jurídica

Económica

Tipos de viabilidad

En archivo

Se debe asegurar el cumplimiento de todos los requisitos legales. Lo que incluye investigar si se aplica la normativa en materia legal tanto en las actividades para llevarlo a cabo como en los resultados del proyecto.

La más relevanteasignación de presupuestos para la compra de recursos, la contratación de personal.

Si cuenta con la tecnología y los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto.

Técnico

Temporal

Operativa

Tipos de viabilidad

En archivo

Para establecer la viabilidad temporal será necesario calcular el tiempo que llevará la ejecución del proyecto y precisar los plazos para su desarrollo.

Se refiere a la adecuación de un proyecto a la planificación de la capacidad, los recursos, las metas estratégicas y los objetivos

Para así lograr una propuesta de solución a problemas presentes como una prevención a futuros.

Conclusiones

El diagnóstico docuemntal es una herramienta que nos sirve para poder evaluar un archivo. Conocer los tipos de recursos con los que cuenta, y sí es adecuado para brindar un buen servicio.

Con el objetivo de realizar una propuesta que ayude a mejorar las condiciones en las que se encuentra el archivo tanto en estructura, mobiliario como en el personal y la misma gestión docuemntal.

• Administración Pública. COMECSO. https://www.comecso.com/disciplinas/administracion-publica
• (2023). ¿Cómo elaborar un diagnóstico integral de archivos?. Archivo General del Estado de México. https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-talleres/diagnostico_integral_archivo.pdf
• (2021). Estudio de viabilidad de un proyecto ¿cómo realizarlo?. Industrial Consulting. https://www.infinitiaresearch.com/noticias/estudio-de-viabilidad-de-un-proyecto-como-realizarlo/
• García A. (2021). Estudio de viabilidad en proyectos ¿por qué es importante?. OESAN. https://www.infinitiaresearch.com/noticias/estudio-de-viabilidad-de-un-proyecto-como-realizarlo/
• García T. Cano. M. (). EL FODA: UNA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS EN
• EL CONTEXTO DE LA PLANEACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. https://www.uv.mx/iiesca/files/2013/01/foda1999-2000.pdf

• (2024). Sector Paraestatal. BBVA. https://www.bbva.mx/educacion-financiera/s/sector_paraestatal.html
• Zea. E. y P. Ángel. ANTOLOGÍA Diagnóstico y Planeación Documental. https://drive.google.com/file/d/1lcrJ1YlUkFvIEBoOTBJxn8329drR_qDZ/view?hl=es

GRACIAS

Referencias

Del griego diagnostikós; a su vez, del prefijo día-, «a través» y gnosis, «conocimiento» o «apto para conocer»- alude al análisis