PRESENTACION

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA “DIAGNOSTICO Y AUDITORIA ARCHIVISTICA”

PPRESENTACION FILA 2 (GESTION Y TRAMITE, ORGANIZACION)

Profesora: Pineda Aguirre Angel LuisIntegrantes:

• Garcia Ramirez Maria Magdalena
• Guadarrama Ventura Jennifer
• Hernández García Yamile Itzel
• Lopez Lopez Bethzaida
• Mendoza Tellez Norma Gabriela

Turno Matutino Grupo: 5CM01 Fecha: 09/septiembre/2024

Índice

1. GESTION Y TRAMITE

2. ORGANIZACION

3. SITUADO EN EL VIDEO

4. REFERENCIAS A LA ARCHIVONOMIA

5. CONCLUSION

6. BIBLIOGRAFIA

GESTION Y TRAMITE

• Gestión: Acción para conseguir algo o tramitación de un asunto
• Trámite: Proceso que sigue un documento desde su recibo hasta su eliminación

• Gestión y trámite: La gestión se refiere al conjunto de actividades que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo específico; es decir poner en marcha algo y ya el trámite son los pasos o procedimientos formales que se deben seguir para llevar a cabo una gestión.

• Gestion Documental: La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas que permiten organizar, almacenar y recuperar la información de una empresa de manera eficiente. Esto incluye desde la creación de un documento hasta su eliminación final.
• Importancia:

-Organización: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos -Eficiencia: Automatiza tareas y reduce el tiempo dedicado a buscar información. -Seguridad: Protege la información de pérdidas y accesos no autorizados. -Cumplimiento legal: Ayuda a cumplir con las normativas y regulaciones aplicables.-Toma de decisiones: Proporciona información precisa y actualizada para la toma de decisiones.

ORGANIZACIóN

• Organización: Poner algo en orden

Ámbito archivistíco

• Organización: Se entiende como la forma en la que se disponen los documentos para su pronta localización y recuperación, a través de la realización de las labores de ordenación y clasificación, cuyo resultado final es generar una representación de las funciones y actividades institucionales, mejor conocida como cuadro de clasificación.

VIDEO

ORGANIZACIóN

GESTIóN Y TRAMITE

• Cuando se creo el Comite Interno de Archivos (Archivista, director de sistemas, jefe de gestion documental, directora de planeacion, directora de calidad, directora de control interno, abogado y el encargado del acta administrativo)
• Proyecto de organizacion de archivos
• Organizacion del fondo acomulado

• En la recepcion cuando el usuario (señor) llega a pedir documentacion para un tramite (pension) y el personal le dice que ya esta radicando su solicitud con el numero 39272585; siendo digitalizado en el sitema de gestion documental. Llendo despues con la doctora y a su vez le da la informacion para responder al señor Murillo.

AMBITO ARCHIVISTICO

• Creación: Se registra y documenta la información relevante.
• Clasificación: Agrupar los documentos de acuerdo a criterios establecidos (temático, cronológico, geográfico, etc.).
• Registro: Se ingresa y controla la documentación.
• Conservación: Aplicar las medidas necesarias para prolongar la vida útil de los documentos.
• Acceso: Se garantiza la disponibilidad y consulta de la documentación.

• Selección: Selección de documentos para conservación o eliminación.

• Organizacion: por principio de procedencia y orden original.
• Descripción: Elaborar instrumentos de descripción (inventarios, guías, catálogos) que permitan localizar y comprender los documentos.
• Eliminacion: Destruir o transferir los documentos que ya no tienen valor administrativo, legal o histórico.

• Digitalización: Conversión de documentos en formato digital.

Conclusión

• La gestión documental es esencial para cualquier organización.
• Al combinar gestión, trámites y organización, se logra un manejo eficiente de la información, tanto digital como física. Los sistemas de gestión documental automatizan y optimizan estos procesos, garantizando que los documentos sean:

-Accesibles: Fáciles de encontrar y consultar. -Íntegros: Sin alteraciones ni pérdidas de información. -Preservados: Protegidos a largo plazo.

• El video analizado demuestra la importancia de una gestión documental bien estructurada. Al seguir protocolos claros y contar con un equipo comprometido, se asegura el éxito de estos procesos.
• En resumen, la gestión documental es una herramienta clave para cualquier organización que busca optimizar sus procesos, mejorar su eficiencia y proteger su información valiosa.

BIBLIOGRAFIA

• Jordán H. (2003). Diccionario de términos archivísticos. del Sur.

• Didáctica empresarial. (2020, julio 7). Sistema de gestión documental. [Video] https://youtu.be/uxLwxvnG2NY?si=z69JyR9F9IJPLQAH

• Gestión documental y archivos. (s. f.). Infoem | Somos Tu Acceso A la Información. https://www.infoem.org.mx/es/contenido/iniciativas/gestion-documental#:~:text=Son%20instrumentos%20t%C3%A9cnicos%20que%20propician,el%20cat%C3%A1logo%20de%20disposici%C3%B3n%20documental.

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