Flujo de trabajo

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Flujo de trabajo

Calendarización del flujo

Simbología del color

Antes de iniciar, es importante conocer cómo funciona el sistema. En este apartado, aprenderás sobre la calendarización del sistema, lo que te ayudará a realizar la programación conforme a las fechas requeridas.

Equipo gestión de plantilla corp.

Simbología del color

Gerente de Tienda

Sistema

Colaborador

Jefe de Área

Jefes y subjefes de departamento

Inicio

Da clic en tu rol para conocer tus funciones

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Inicio

El calendario de trabajo te ayudará a comprender lo siguiente:

La forma en la que Logile construye los horarios.

Los tiempos de participación, es decir, en que semana ingresarás información para obtener los horarios de tu unidad de negocio.

Los tiempos de participación de los Jefes de Área, Jefes de Departamento, Subjefes de Departamento y Colaboradores.

Así que, para generar los horarios de la semana programada (0 semana actual), todos en tienda y Logile comenzarán la programación desde 4 semanas atrás (-4 semanas de planificación).

Da clic en la primera columna del calendario, para revisar el contenido.

-3 semanas de planificación

Fecha límite para solicitudes de disponibilidad

Labor previa a iniciar horarios

-4 semanas de planificación

10 PM

0 Semana Actual

Edición al pronóstico por el Gerente de Tienda

6 AM

3 AM

-1 semanas de planificación

Pronóstico métrico

4 AM

Labor previa para editar el pronóstico

3 AM

Fecha límite para cambiar la disponibilidad de colaboradores

10 PM

Mover pronóstico

3 AM

Inicializar horario

6 AM

Construcción de horarios

7 AM

El equipo de Gestión de Plantillas de Corp. ingresan etiquetas al sistema con aviso de los Gerentes

-2 semanas de planificación

12 PM

Publicación de horarios

9 AM

Periodo para hacer solicitudes de horario como "Reemplazo de turno, tomar turno, intercambiar turno y abandonar turno"

10 AM

6 PM

Periodo para aceptar o rechazar solicitudes de horario que envian los colaboradores

10 PM

6 PM

Envío de horarios a Kronos

5 AM

Semana programada

Gerentes de Tienda envían datos de etiquetas al equipo de Gestión de Plantillas de Corp.

12 PM

12 PM

La primera participación en el flujo de trabajo es tuya, ya que, lunes y martes, 4 semanas antes de la semana programada, tendrás que enviarle al Equipo de Gestion de Plantillas en Corporativo las ETIQUETAS.

Da clic en los recuadros de la derecha, para revisar los contenidos.

-4 semanas de planificación

Inicio

Volver

Gerente de Tienda y Equipo de Gestión de Plantillas

Sistema

-3 semanas de planificación

Volver

Edición al pronóstico por el Gerente de Tienda

6 AM

3 AM

Da clic en los recuadros de colores, para revisar los contenidos.

Labor previa para editar el pronóstico

3 AM

Volverás a participar tres semanas antes de la semana programada, editando el PRONÓSTICO.

Fecha límite para cambiar la disponibilidad de colaboradores

10 PM

Inicio

Fecha límite para solicitudes de disponibilidad

Labor previa a iniciar horarios

10 PM

12 PM

-2 semanas de planificación

Volver

Da clic en los recuadros rosas para revisar los contenidos.

Aquí solo participará el sistema de manera automática los lunes y martes.

Inicio

Construcción de horarios

7 AM

Mover pronóstico

3 AM

Inicializar horario

6 AM

Da clic en los recuadros de colores para revisar los contenidos.

-1 semanas de planificación

Aquí hay mayor participación por parte de los colaboradores y los niveles de jefatura.

Publicación de horarios

Volver

9 AM

Inicio

Envío de horarios a Kronos

5 AM

Periodo para hacer solicitudes de horario como "Reemplazo de turno, tomar turno, intercambiar turno y abandonar turno"

10 AM

6 PM

Periodo para aceptar o rechazar solicitudes de horario que envian los colaboradores

10 PM

6 PM

• Una vez que se identificaron y enviaron las etiquetas al Equipo de Gestión de Plantillas en Corporativo, ellos tendrán hasta el miércoles a las 12 p.m. para ingresarlas al sistema Logile.

Nota: También se pueden agregar etiquetas de eventos climatológicos inesperados después de la semana programada, pero respetando los horarios.

• Gerente de Tienda, tendrás los lunes y martes hasta antes de las 12 p.m. para identificar etiquetas y enviarlas al Equipo de Gestión de Plantillas en Corporativo.

Gerente de Tienda

Equipo de Gestión de Platillas en Corporativo

• NOTA: Considera que la sugerencia que da el sistema de Logile es el ideal para tu unidad de negocio, por lo que se recomienda no realizar cambios, a menos que sean necesarios o justificables.

En esta semana finaliza el proceso de Logile, ya que el principal objetivo de esta herramienta inteligente es planear y ayudarte a organizar los tiempos en tu unidad de negocio.

Semana actual

Semana programada

El viernes de esta semana, logile realizará automáticamente un pronóstico de ventas, tomando en cuenta las etiquetas que enviaste y datos históricos de venta. Este pronóstico estará disponible hasta las 4 am del viernes.

Dos semanas antes

Lunes

Es la fecha límite para que el Jefe de Departamento (JD) apruebe las solicitudes de disponibilidad y las programen en el sistema, hasta las 10 p.m. A partir de aquí, el sistema gestionará los cambios, por lo que es crucial que la información ingresada en las semanas -4 y -3 sea precisa y oportuna.

Domingo

Ediciones en la disponibilidad

Nota: El Jefe de Área (JA) participa cuando no se encuentra el Jefe de Departamento, por alguna situación particular, ejemplo: vacaciones o inasistencia.

Toca la participación de los colaboradores, quienes tienen hasta las 5 p.m. para informar a su jefe directo sobre cualquier cambio en su disponibilidad para la semana programada. Estos cambios pueden incluir eventos como graduaciones, ingreso a universidad o algún curso, citas médicas o cualquier evento que el colaborador conozca con tres semanas de antelación y que pueda impactar en la asignación del horario.

Viernes

Solicitud de disponibilidad del colaborador

El lunes, Logile comenzará a estimar las ventas y continuará trabajando hasta las 3 a.m.

Generar labor previo a ediciones del pronóstico

Lunes

Del miércoles a las 6 a.m. hasta el viernes a las 3 p.m., tendrás la oportunidad de editar el pronóstico de ventas. Puedes ajustar la estimación en un rango del 20% hacia arriba o hacia abajo, aunque lo ideal es mantener los datos originales.

Miércoles a viernes

Edición al pronóstico por Gerente de Tienda

Las ediciones que se hagan al pronóstico, el sistema las utilizará para los siguientes procesos.

Viernes

Así, el martes a las 7 a.m., Logile comenzará de forma automática a construir los horarios.

Martes

Dos semanas antes

El lunes a las 3 a.m., Logile hará los últimos ajustes en la estimación de ventas y comenzará a recopilar datos para los horarios. Es decir, ya le informaste a Logile las etiquetas, tiene la estimación de ventas y sabe cuáles son los colaboradores que tendrán algún evento especial.

Lunes

Dos semanas antes

Lunes

El lunes a las 8:55 a.m., Logile finalizará la edición de horarios de los departamentos. Así, el horario se publicará a las 9:00 a.m., permitiendo que el Gerente de Tienda, Jefes de Área, Jefes de Departamento y Colaboradores puedan visualizar el horario de la siguiente semana y planear sus actividades.

Publicación de horarios.

De lunes a jueves

A partir de este momento, los colaboradores con algún evento extraordinario que necesiten un cambio en su horario ya creado podrán solicitarlo. Los cambios deben realizarse hasta antes del jueves a las 6 p.m.

Solicitudes de horario

En aquellos casos que el colaborador envie solicitudes de horario, el Jefe de Departamento será el encargado de aceptar o rechazar dichas solicitudes.

De lunes a jueves

Aceptar o rechazar solicitudes

El viernes, el sistema enviará de manera automática los horarios con sus respectivos cambios a Kronos a las 5 a.m.

Viernes

Envío de horario a Kronos