Presentación Décadas

6cm1

gestión de documentos

Villegas Cortes Alba Yeritzi.

Electronicos

8. Sistema de gestión documental electrónica

7. Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

5. Funciones de los Gestores de información

4. funciones de los metadatos

3. formatos

2. tipos

6. Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico

1. documentos elec.

Índice

documentos

Electronicos

documentos

Los documentos electrónicos son archivos que contienen información en formato digital, como textos, imágenes, audios y videos, que se pueden almacenar, procesar y transmitir a través de medios electrónicos como computadoras, dispositivos móviles y redes de comunicación

Electronicos

Son fáciles de crear, editar y compartir Pueden ser accedidos desde cualquier lugar con conexión a internetPermiten la colaboración en tiempo realPueden ser protegidos con medidas de seguridad como contraseñas y encriptación

Tipos

Tipos

Los documentos electrónicos pueden clasificarse en varios tipos, según su contenido y propósito

Imagenes

Son archivos que contienen imágenes, como fotografías, gráficos, etc.

Audios y Videos

Son archivos que contienen sonido o imagen en movimiento, como archivos de música, podcasts, videos, etc.

Documentos de texto

Son archivos que contienen texto, como documentos de Word, PDF, etc

Base de Datos

Son archivos que contienen información organizada en tablas y campos, como bases de datos de Access, etc.

Sitios Web

Son archivos que contienen información y enlaces a otros sitios web, como páginas web, blogs, etc.

Presentaciones

Son archivos que contienen diapositivas y texto, como presentaciones de PowerPoint, etc.

Formatos

DOCX

Es un formato de archivo de procesamiento de textos que se utiliza en Microsoft Word, y es compatible con la mayoría de los procesadores de textos

Microsoft Word

PDF

Es un formato de archivo que mantiene el diseño y la estructura del documento original, y es compatible con la mayoría de los dispositivos

Portable Document Formal

Hypertext Markup Language Es un formato de archivo que se utiliza para crear páginas web, y es compatible con la mayoría de los navegadores web

HTML

ODT

OpenDocument TextEs un formato de archivo de procesamiento de textos que es compatible con la mayoría de los procesadores de textos, y es utilizado en aplicaciones de código abierto

Microsoft PowerPointEs un formato de archivo de presentación que se utiliza en Microsoft PowerPoint, y es compatible con la mayoría de los programas de presentación

PPTX

XLSX

Microsoft Excel Es un formato de archivo de hoja de cálculo que se utiliza en Microsoft Excel, y es compatible con la mayoría de los programas de hoja de cálculo

Funciones de Metadatos

- Título y descripción del documento- Autor y fecha de creación- Palabras clave y categorías- Formato y tamaño del archivo- Información de derechos de autor y licencias- Metadatos de localización, como la ubicación geográfica donde se creó el documento

Metadatos

Los metadatos son datos que describen y proporcionan información adicional sobre otros datos, como documentos, imágenes, videos, etc. Los metadatos pueden incluir información como

Proporcionar información adicional para la preservación y conservación de los datos

Metadatos

utiles para:

Ayudar a la organización y clasificación de los datos

Proporcionar contexto y significado a los datos

Mejorar la accesibilidad y usabilidad de los datos

Facilitar la búsqueda y recuperación de información

Metadatos de preservación: proporcionan información para la conservación y preservación a largo plazo de los datos

Metadatos de estructura: proporcionan información sobre la organización y la relación entre los datos

Metadatos administrativos: proporcionan información sobre la gestión y el mantenimiento de los datos

Tipos

Metadatos descriptivos: proporcionan información sobre el contenido y la estructura de los datos

Gestores de la Información

Gestores

Los gestores de información son sistemas o herramientas que permiten la organización, almacenamiento, recuperación y manipulación de información.

de Información

Sistemas de gestión de registros (SGR):

Son software que permiten la creación, edición y gestión de registros electrónicos

Sistemas de gestión de contenidos (SGC):

Son software que permiten la creación, edición y gestión de contenido web

Sistemas de gestión de documentos (SGD):

Son software que permiten la creación, edición y gestión de documentos electrónicos

Sistemas de gestión de bases de datos (SGBD)

Son software que permiten la creación, modificación y consulta de bases de datos

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

El ciclo vital del documento en el ámbito eléctrico se refiere a las etapas que sigue un documento desde su creación hasta su eliminación o conservación.

El documento se edita y modifica según sea necesario

Revisión

El documento se revisa para asegurarse de que cumple con los estándares y requisitos necesarios

Edición

Creación

El documento se crea electrónicamente, ya sea mediante un procesador de textos, un programa de diseño o cualquier otra herramienta

El documento se distribuye electrónicamente a las personas o sistemas que lo necesitan.

Uso

El documento se utiliza para su propósito original, ya sea para la toma de decisiones, la planificación o la ejecución de tareas.

Distribución

Aprobación

El documento se aprueba para su uso y distribución

l documento se elimina de manera segura para proteger la información confidencial.

Conservación

El documento se conserva en un archivo o repositorio para su preservación a largo plazo

Eliminación

Actualización

El documento se actualiza periódicamente para reflejar cambios o mejoras.

Sistemas de Gestión Documental Electrónica

Sistema de gestión

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es un software que permite la creación, edición, gestión y conservación de documentos electrónicos

documental electrónica

Distribucion y colaboracion en la creacion de documentos

Acceso y seguridad de documentos

Bisqueda y recuperacion de documentos

Clasificacion y organizacion de documentos

Gestión de versiones y control de cambios

Creacion y edicion de documentos electronicos

Gestión Documentos

1. Creación: Crear documentos de manera clara y precisa.2. Almacenamiento: Guardar documentos en un lugar seguro y accesible3. Organización: Clasificar y ordenar documentos de manera lógica.4. Recuperación: Encontrar documentos cuando se necesitan.5. Eliminación: Eliminar documentos que ya no son necesarios o están desactualizados..

Gestión de documentos

La gestión de documentos es el proceso de crear, almacenar, organizar, recuperar y eliminar documentos de manera eficiente y segura.

Gestion de documentos

1. Mejora la eficiencia: Reduce el tiempo de búsqueda de documentos.2. Incrementa la productividad: Permite enfocarse en tareas más importantes.3. Reduce costos: Minimiza la pérdida de documentos y el espacio de almacenamiento.4. Mejora la seguridad: Protege la información confidencial.5. Facilita la colaboración: Permite compartir documentos de manera segura.

Gestión Electronica de Documentos

1. Digitalización: Convertir documentos en papel a formato digital.2. Almacenamiento: Guardar documentos electrónicos en un sistema de gestión de documentos.3. Organización: Clasificar y ordenar documentos electrónicos de manera lógica.4. Recuperación: Encontrar documentos electrónicos cuando se necesitan.

La gestión electrónica de documentos

5. Seguridad: Proteger la información confidencial y asegurar la integridad de los documentos.6. Acceso: Permitir el acceso a los documentos electrónicos a los usuarios autorizados.7. Conservación: Mantener los documentos electrónicos durante el tiempo necesario.

La gestión electrónica de documentos

muchas

GRACIAS

- Hernández, R. (2019). Gestión electrónica de documentos. En R. Hernández (Ed.), Tecnologías de la información y la comunicación (pp. 156-175). Madrid: Editorial Universitaria.- Martínez, F. J. (2020). Gestión de documentos electrónicos. En F. J. Martínez (Ed.), Tecnologías de la información y la comunicación (pp. 216-235). Madrid: Editorial Universitaria.-García, J. (2018). Sistemas de gestión de bases de datos. En J. García (Ed.), Tecnologías de la información y la comunicación (pp. 123-145). Madrid: Editorial Universitaria.-Hernández, R. (2019). Sistemas de gestión de documentos. En R. Hernández (Ed.), Tecnologías de la información y la comunicación (pp. 156-175). Madrid: Editorial Universitaria.-Sánchez, J. (2019). HTML: El lenguaje de marcado de hipertexto. En J. Sánchez (Ed.), Tecnologías de la información y la comunicación (pp. 236-255). Madrid: Editorial Universitaria.

referencias